PRESUPUESTOS POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD

PRESUPUESTOS

POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD.

 INTRODUCCION

En la estimación programada en forma sistemática de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado es la idea de un presupuesto.

El presupuesto es la expresión cuantitativa de un plan de acción y una ayuda la coordinación y la ejecución. Los presupuestos se pueden crear para la organización en general o para cualquier subunidad.

El presupuesto es la estimación programada en forma sistemática de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado considerado como la expresión cuantitativa de un plan de acción y una ayuda la coordinación y la ejecución. Los presupuestos se pueden crear para la organización en general o para cualquier subunidad.

Los sistemas de elaboración de presupuestos son más comunes en las compañías mayores en donde con frecuencia existen técnicas concretas d apoyo a la administración. A pesar de ello las pequeñas empresas también usan presupuestos. En las empresas pequeñas existen una tasa de fracaso relativamente alta. El uso mas amplio de los presupuestos en estas empresas obliga a los empresarios a cuantificar sus sueños y enfrentar directamente las incertidumbres de sus negocios. Los gerentes tienen que luchar con las incertidumbres tanto si tienen un presupuesto como también si carecieran del mismo. Quienes están a favor de los presupuestos afirman que los beneficios de elaborar presupuestos casi siempre exceden a sus costos.

Objetivos del presupuesto.

Previsión y planeación, disponer de los conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles.

Organización.- estructura las relaciones entre funciones, niveles, y actividades.

Coordinación.-dirección, equilibra las diferentes secciones que integran la organización.

Control.- acción de apreciación si los planes y objetivos se están cumpliendo.

Ventajas del presupuesto

Los presupuestos son una característica importante de la mayor parte de los sistemas de control. Cuando se administran con inteligencia los presupuestos:

a) obligan a la planeación

b) proporcionan criterios de desempeño

c) fomentan la comunicación y la coordinación

Teniendo la nueva concepción de la Administración y de la Contabilidad plasmadas, el paso siguiente, por consecuencia, es El Presupuesto por Áreas y Niveles de Responsabilidad, debido a que los resultados y las responsabilidades se van a cuantificar, ya no con intangibles, sino con realidades, que con El Presupuesto sólo se lograrán cuando existan las áreas funcionales convertidas a rubros cuantificables, que a su vez sean también por niveles. Todo lo expuesto suena bien, pero es preciso aclarar que ni la Contabilidad, ni El Presupuesto por Áreas y Niveles de Responsabilidad, organizan a la Institución, sino que para su implantación, la Empresa necesita estar organizada bajo la filosofía citada, por lo que es necesario explicar que, en primer lugar, debe existir una división funcional, con un responsable, de acuerdo a las funciones y con autoridad precisa e individual, basado en los principios de: "División del Trabajo" y "Unidad de Mando", ya que las áreas y niveles, delinean y delimitan funciones, autoridad, y responsabilidad para lograr el o los objetivos.

El presupuesto por áreas y niveles de responsabilidad es una técnica básicamente de planeación, dirección y control sin faltar la previsión, coordinación y organización de predeterminación de cifras financieras, de condiciones de operación y de resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en se divide una entidad, os distintos jefes de departamento son responsables de las operaciones a su cargo, el Contralor se encarga de recopilar, afinar, coordinar y administrar, por medio de un comité de Presupuestos.

 ANTECEDENTES

• Administración por áreas de responsabilidad

En la evolución dela administración tradicional, con el objetivo de llevarla a efecto “por excepciones”, primero y segundo conocer y responsabilizar el personal, respecto a sus niveles y áreas, para que tuvieran mayor conciencia de lo que desarrollaban y ejercicio, dio lugar a la administración por áreas de responsabilidad, con un adelanto y éxito enormes, además delo enunciado, en el control, abatimiento de gastos y superación de las actividades en forma racional.

• Administración por objetivos

La administración por objetivos se basa en la participación directa de los funcionarios para fijar las metas del puesto, sin romper el principio de que: “la persona se debe adaptar al puesto y no el puesto a la persona”.

La participación directa en la fijación de los objetivos del puesto, es una motivación para el personal y esto es primordial de lo que se busca en el presupuesto por áreas y niveles de responsabilidad que a través de su participación en la elaboración de los presupuestos, se interese a la gente encarada de observarlos también.

• Contabilidad por áreas de responsabilidad

Esta fase de la contabilidad se ha derivado de la administración por áreas de responsabilidad, antecedente que la viene a situar como herramienta a la administración.

La contabilidad tiene el fin de proporcionar información veraz, amplia y a tiempo de las operaciones realizadas. Cuando se hace referencia a los aspectos comunes de procedimientos, registros e informes, s ele conoce con el nombre de contabilidad general o tradicional pero cuando cambia el sentido de la información que proporciona, busca identificar los ingreso y los costos con los niveles y las áreas funcionales en que se divide una entidad para realizar sus operaciones, para medir la actuación de los funcionarios responsables de duchas divisiones, s ele conoce como contabilidad por áreas de responsabilidad. Esta nueva modalidad es de un verdadero auxilio al control interno, que pretende identificar quien incurre en el gasto y por qué.

 CONCEPTO

El presupuesto por niveles y áreas de responsabilidad es una técnica básicamente de planeación, dirección y control, sin faltar la previsión, la coordinación y la organización, respecto a la predeterminación de cifras financieras, de condiciones de operación y de resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y los niveles en que se divide una entidad.

Es una medida de eficiencia, y una pauta de autocontrol, una guía de acción para quien asume la responsabilidad de una función.

Expresa el costo pronosticado de las funciones del funcionario o empleado, evidencia los méritos de su acción, su contribución por incrementar los ingresos, reducir los costos, aumentar la eficiencia, alcanzar o lograr los objetivos institucionales, departamentales o específicos como los primeros (reducir costos incrementar ingresos)

Es una herramienta de motivación, al a hacer partícipes a los responsables de la fijación de sus objetivos y de la elaboración del presupuesto.

Es una herramienta de la administración y la contabilidad financiera, importante para la planeación la toma de decisiones y el control.

 CARACTERISTICAS

Presupuesto por áreas y niveles de responsabilidad

Motiva: Permite que los empleados participen en la fijación de los objetivos de presupuesto, y por lo tanto, de su área haciéndolos reducir costos, incrementar la productividad, los ingresos y subsanar anomalías funcionales y organizacionales, así como alcanzar los objetivos del presupuesto, que está basado en las finalidades de la entidad

Ejerce control positivo, así como comunicación con y entre los empleados

Identifica los ingresos y las erogaciones con las personas que lo realizan, dando lugar al reconocimiento personal, evitando responsabilidades ocultas

Elabora los presupuestos con ayuda de quienes lo ejecutan

Hace jueces de sus propias decisiones a quienes las toman, además de encausarlos en este sentido

Retroalimenta e informa acerca de la actualización de los encargados de área

Evita que los objetivos funcionales sean manipulados por los encargados

Consolida la estructura organizacional, delimitando la autoridad y la responsabilidad, más no organiza

Anticipa información para que sea periódica y oportuna

Mide y controla:

o Efectividad de las utilidades

o Eficiencia de las ventas

o La productividad

o La eficiencia de cada departamento y su personal

o El tiempo perdido y los descuidos

o El material y los productos desperdiciados

o La rotación y el ausentismo del personal

o El número de accidentes

o El nivel de cooperación interdepartamental

o Los gastos innecesarios

o Promueve la eficiencia

o Ayuda a la administración en la toma de decisiones

 OBJETIVOS.

La clasificación anterior, se debe a que tiene un objetivo especifico, que es el de ejercer control sobre los costos, las operaciones y la eficiencia imputable a los funcionarios, en términos individuales.

OBJETIVOS GENERALES

Los objetivos en general son:

a) Pronosticar cifras, condiciones de operación y resultados, en términos de responsabilidad.

b) Mediar y promover la eficiencia.

c) Motivar al personal al mejor desempeño.

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