Presupuesto Por Areas Y Niveles De Responsabilidad

PRESUPUESTO POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD

Antecedentes

• Administración por áreas de responsabilidad

Se derivó de la necesidad de conocer y responsabilizar al personal respecto a sus niveles y áreas, y de que tenga mayor conciencia de lo que debe desarrollar

• Administración por objetivos

Se basa en la participación directa de los funcionarios para fijar las metas del puesto, sin romper el principio de que la persona se debe adaptar al puesto y no el puesto a la persona. Esta participación motiva al personal

• Contabilidad por áreas de responsabilidad

Se deriva de la Administración por áreas de responsabilidad. A diferencia de la contabilidad tradicional cambia el sentido de la información, buscando identificar los ingresos y los costos con los niveles y las áreas funcionales en que se divide una entidad, para medir la actuación de los funcionarios responsables de dichas divisiones. Para estar en posibilidad de implantar este tipo de contabilidades es necesario que la empresa cuente con objetivos institucionales, organizacionales, departamentales, a corto y largo plazos, asímismo con estudios de las necesidades funcionales de la entidad y contar con la definición de jerarquías y responsabilidades.

Definición

• Es una técnica de planeación, dirección y control, respecto a la predeterminación de cifras financieras, condiciones de operación y de resultados, encaminada a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en que se divide la entidad.

• Expresa el costo pronosticado de las funciones del empleado o funcionario, así como expresa los méritos o la desviación en la contribución para aumentar los ingresos, reducir los costos, aumentar la eficiencia y alcanzar los objetivos institucionales, departamentales y específicos.

Características

• Motiva, al permitir que los empleados participen en la fijación de los objetivos del presupuesto y de su área e involucra al personal a participar activamente en la reducción de costos y el incremento de la productividad con la finalidad de lograr mayores ingresos para la organización menos anomalías funcionales y organizacionales y alcanzar los objetivos del propio presupuesto.

• Ejerce control positivo y permite la comunicación con y entre los empleados.

• Identifica los ingresos y las erogaciones con las personas que los realizan, dando lugar al reconocimiento personal.

• Se elaboran los presupuestos con ayuda de las personas que los ejecutan.

• Hace jueces de sus propias decisiones a quienes las toman

• Retroalimenta e informa acerca de la actuación de los encargados del área

• Consolida la estructura organizacional, delimitando autoridad y responsabilida

• Los objetivos son susceptibles de cuantificación, en términos de: Moneda,tiempo, unidades de producción, márgenes de contribución, estadística e índices de crecimiento.

Elaboración

1. Presupuestos por áreas y niveles de responsabilidad.

Es una técnica básicamente de planeación, dirección y control sin faltar la previsión, coordinación y organización de predeterminación de cifras financieras, de condiciones de operación y de resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en se divide una entidad.

1. QUIEN FORMULA EL PRESUPUESTO:

Los distintos jefes de departamento son responsables de las operaciones a su cargo. (señalan dentro de ciertas condiciones el volumen e importe de las operaciones que pueden desarrollar.

2. QUIEN ADMINISTRA EL PRESUPUESTO:

El Contralor se encarga de recopilar, afinar, coordinar y administrar, por medio de un comité de Presupuestos.

3. RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL (línea y asesoria):

El ejecutivo de mas alto nivel en la administración tiene la responsabilidad por la Planificación y Control de Utilidades (PCU).

Cada ejecutivo debe tener asignada un área de responsabilidad :

a) para que se incluyan en el plan las decisiones operacionales.

b) para la implantación

c) para el control.

El PCU debe establecerse sobre una base firme de responsabilidad de línea y de un compromiso de desarrollar, implantar y cumplir el papel de cada centro en cuanto se refiere al logro de los objetivos.

La responsabilidad de asesoria comprende:

a.-Diseñar y mejorar el sistema

b.-Supervisar y coordinar el funcionamiento delsistema

c.-Proporcionar asistencia técnica experta, línea

d.-Desarrollar y distribuir los informes de desempeño.

4. ¿La Dirección De Presupuestos Es Staff?

A.- Las funciones del Director de Presupuestos en un programa de PCU son :

Asesorar al ejecutivo de mas alto nivel, a los comités.

Recomendar los procedimientos de planificación y control de utilidades.

Asumir responsabilidad ante la organización del programa y de los calendarios operativos.

Suministrar supervisión técnica general sobre el PPCU.

Diseñar y recomendar las cedulas, formas e informes pertinentes al PPCU.

El comité tiene la responsabilidad de desarrollar un plan sustantivo para cerciorarse de que todos los aspectos del plan de utilidades para las subunidades se combinen adecuadamente con el plan integral de utilidades de la compañía.

¨ Las responsabilidades de este comité son :

1.-Desarrollar un plan sustantivo.

2.-Recibir y revisar los planes de utilidades de los centros de responsabilidad y hacer recomendaciones para su mejoramiento.

3.-Recomendar decisiones sobre las partidas que se incorporen en los planes de utilidad y que puedan dar lugar a conflictos o falta de coordinación entre las divisiones funcionales de la empresa.

4.-Recomendar cambios para mejorar los procesos de planificación y control del PPCU

5.-recibir y analizar los informes periódicos de desempeño de las áreas de responsabilidad.

6.-considerar las distintas alternativas, hacer recomendaciones y tomar decisiones para la acción correctiva.

7.-hacer las recomendaciones procedentes para que se modifiquen los planes de utilidades, si así se requieren.

2. PRESUPUESTO BASE CERO

DEFINICION.- Es un proceso operativo de planificación y presupuestos que requiere cada gerente para justificar su demanda de un presupuesto completo en detalle a partir de cero y que transfiere la carga de la prueba a cada gerente para justificar por que tiene que erogar. Este enfoque requiere que se identifiquen todas las actividades en PAQUETES DE DECISIONES que se evaluaran mediante un análisis sistemático y se clasificaran por orden de importancia.

OBJETIVO.- Tratar de descubrir lo que realmente esta ocurriendo en una empresa (por que se esta haciendo lo que se hace, de que medios mejores se podría disponer y cuales son las actividades importantes y sus costos) . por lo anterior se tiene un medio poderoso de administrar y asignar los recursos para lograr los objetivos.

COMO SURGEN:

De varias técnicas presupuéstales:

1.- Presupuestos de gastos de capital (para satisfacer las necesidades del área)

2.- Programa, Planificación y Presupuestos:

a) Organización de gastos por programas

b) Programas hacia futuro

c) Sujetos a análisis riguroso, explicito y cuantitativo

3.- Administración del proyecto:

a) Incluir factores no económicos

b) Factibilidad técnica

c) Requisitos legales

d) Factibilidad operacional

e) Beneficios intangibles

f) Riesgos de no actuar.

4.- administración por objetivos:

a) traducción de objetivos previamente acordados

b) económicamente posibles

c) estrategias de un presupuesto operativo táctic

5.- Análisis del importe de los gastos generales:

a) programas y servicios en costo-utilidad

b) especificación de lo que se requiere

6.- Presupuesto de grupo:

a) presupuestos de línea

b) análisis estadístico

c) valorar la probabilidad del logro del beneficio.

Para que el presupuesto base cero funcione requiere adherirse a:

1) Definir los objetivos

2) Estructurar la estrategia de la ejecución

3) Desarrollar el sistema de apoyo

Un método redactado y documentado debe incluir:

A) una carta de información escrita por la alta dirección

B) una declaración del fin de los presupuestos base cero

C) una revisión económica de la empresa

D) un análisis de los Paquetes de Decisiones

E) un análisis del proceso de clasificación

F) un programa detallado

3. DIFERENCIAS ENTRE EL PRESUPUESTO TRADICIONAL Y EL PRESUPUESTO BASE CERO

El presupuesto es proyecto detallado de los resultados de un programa oficial

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