Presupuesto Por áreas De Responsabilidad

PRESUPUESTOS POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD

INTRODUCCION

El presupuesto es la estimación programada en forma sistemática de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado. El presupuesto es la expresión cuantitativa de un plan de acción y una ayuda a la coordinación y la ejecución. Los presupuestos se pueden crear para la organización en general o para cualquier subunidad. El presupuesto por áreas y niveles de responsabilidad es una técnica básicamente de planeación, dirección y control sin faltar la previsión, coordinación y organización de predeterminación de cifras financieras, de condiciones de operación y de resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en que se divide una entidad.

Los distintos jefes de departamento son responsables de las operaciones a su cargo, el Contralor se encarga de recopilar, afinar, coordinar y administrar, por medio de un comité de Presupuestos.

A continuación se da a conocer la clasificación, las características, los objetivos generales, y funciones de la herramienta que representa el control interno, como una base para poder cuantificar y explicar o justificar las desviaciones de un presupuesto.

PRESUPUESTOS POR ÁREAS Y NIVELES DE RESPONSABILIDAD

I. ANTECEDENTES

1.- administración por áreas de responsabilidad

Es el que se ejerce de acuerdo al orgranigrama y a las funciones que realizan con el objetivo de responsabilizar el personal, respecto a sus niveles y áreas, para lo cual es importante hacerlo de su conocimiento, y ésta técnica, se desarrollo para que el mismo personal tuviese conciencia de lo que estaba ejerciendo como gasto y como ahorro, al final derivó en lo que hoy conocemos como administración por áreas de responsabilidad, con un éxito en el control, abatimiento de gastos.

2. administración por objetivos

La administración por objetivos se basa en la participación directa de los funcionarios para fijar las metas del puesto, sin romper el principio de que: “la persona se debe adaptar al puesto y no el puesto a la persona”.

La participación directa en la fijación de los objetivos del puesto, es una motivación para el personal y esto es primordial de lo que se busca en el presupuesto por áreas y niveles de responsabilidad que a través de su participación en la elaboración de los presupuestos, se interese a la gente encarada de observarlos también.

3. contabilidad por áreas de responsabilidad

Esta fase de la contabilidad se ha derivado de la administración por áreas de responsabilidad, antecedente que la viene a situar como herramienta a la administración.

La contabilidad tiene el fin de proporcionar información veraz, amplia y a tiempo de las operaciones realizadas. Cuando se hace referencia a los aspectos comunes de procedimientos, registros e informes, s ele conoce con el nombre de contabilidad general o tradicional pero cuando cambia el sentido de la información que proporciona, busca identificar los ingreso y los costos con los niveles y las áreas funcionales en que se divide una entidad para realizar sus operaciones, para medir la actuación de los funcionarios responsables de duchas divisiones, s ele conoce como contabilidad por áreas de responsabilidad. Esta nueva modalidad es de un verdadero auxilio al control interno, que pretende identificar quien incurre en el gasto y por qué.

II. CONCEPTO

El presupuesto por niveles y áreas de responsabilidad es una técnica básicamente de planeación, dirección y control, sin faltar la previsión, la coordinación y la organización, respecto a la predeterminación de cifras financieras, de condiciones de operación y de resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y los niveles en que se divide una entidad.

Es una medida de eficiencia, y una pauta de autocontrol, una guía de acción para quien asume la responsabilidad de una función.

Es una herramienta de motivación, al a hacer partícipes a los responsables de la fijación de sus objetivos y de la elaboración del presupuesto.

Es una herramienta de la administración y la contabilidad financiera, importante para la planeación la toma de decisiones y el control.

3. CLASIFICACIÓN

Desde luego que se encuadra en la gran gama presupuestal, aunque por las finalidades que pretende, es una verdadera nueva aportación, ya que es promotor de eficiencia y rendimiento, sin descuidar la demás bondades del presupuesto tradicional.

4.- FINALIDAD

La clasificación anterior, se debe a que tiene un objetivo especifico, que es el de ejercer control sobre los costos, las operaciones y la eficiencia imputable a los funcionarios, en términos individuales.

5. CARACTERISTICAS

El presupuesto por áreas y niveles de responsabilidad:

a) Motiva: pues permite que los empleados participen en la fijación de los objetivos de presupuesto, y por lo tanto, de su área haciéndolos reducir los costos, incrementar la productividad, los ingresos y subsanar anomalías funcionales y organizacionales, así como alcanzar los objetivos del presupuesto, que están basado en las finalidades de la entidad.

b) Ejerce control positivo, así como comunicación con y entre los empleados.

c) Identifica los ingresos y las erogaciones con las personas que los realizan, dando lugar al reconocimiento personal, evitando responsabilidades ocultas.

d) Elabora los presupuestos con ayuda de quienes los ejecutan.

e) Hace jueces de sus propias decisiones a quienes las tomas, además de encausarlos en este sentido.

f) Retroalimenta e informa acerca de la actualización de los encargados de área.

g) Evita que los objetivos funcionales sean manipulados por los encargados.

h) Consolida la estructura organizacional, delimitando autoridad y responsabilidad, mas no organiza.

i) Anticipa información de actuación: periódica y oportuna.

j) Mide y controla:

1. La efectividad de las utilidades.

2. La eficiencia de las ventas

3. La productividad

4. La eficiencia de cada departamento y su personal

5. El tiempo perdido y los descuidos

6. El material o los productos desperdiciados.

7. La rotación y el ausentismo del personal

8. El número de accidentes

9. El nivel de cooperación interdepartamental

10. Los gastos innecesarios

11. Promueve la eficiencia

12. Obtiene variaciones o desviaciones oportunamente

13. Ayuda a la administración en la toma de decisiones

6. OBJETIVOS GENERALES

Los objetivos en general son:

a) Pronosticar cifras, condiciones de operación y resultados, en términos de responsabilidad.

b) Mediar y promover la eficiencia.

c) Motivar al personal al mejor desempeño.

d) Hacer ver méritos y fallas

e) Ayudar a los interesados, a lograr sus objetivos (empresas y empleados)

f) Guiar en su función a los responsables de área y nivel

g) Coordinar funciones, niveles y áreas.

h) Controlar los ingresos y los costos.

i) Apoyar y dar elementos suficientes a la dirección en la toma de decisiones, además de la previsión, la planeación, la organización, la coordinación, la integración, la dirección y el control.

7. OBJETIVOS Y FUNCIONES COMO HERRAMIENTA DEL CONTROL INTERNO.

El presupuesto se implanta para controlar:

a) A los individuos responsables de áreas y según su nivel.

b) Los costos, las operaciones, la eficiencia que generan y desempeñan los individuos responsables; ya que su actividad los determina.

c) Los objetivos institucionales así, no serán manipulados por alcanzar los personales (el control debe procurar que se logren los dos tipos, como parte de su acción motivadora).

d) La coordinación e interacción de las actividades de los responsables.

e) Los déficits para que sean mínimos, o no existan.

f) Los problemas que pueden surgir en las funciones, previéndolos y minimizándolos, así como a sus efectos.

g) Que el Capital de Trabajo sea el adecuado.

h) Que el rendimiento sea el mejor.

i) Que la productividad sea la óptima.

j) Que haya información veraz, suficiente y a tiempo, para la Toma de Decisiones.

k) Y salvaguardar las inversiones.

Para que se realicen los objetivos del Control Interno, el Presupuesto por Niveles y Áreas de Responsabilidad, ayuda con las siguientes funciones:

a) Previsión

b) Planeación

c) Programación

d) Coordinación

e) Dirección

f) Supervisión

g) Comparación

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