PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS

PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS

1. OBJETIVO

Establecer los procedimientos a seguir para desarrollar un Proceso de Compras que además de garantizar el abastecimiento planificado y oportuno de las necesidades de Terminales Portuarios Peruanos SAC, proteger a la empresa de amenazas y riesgos asociados a robos, estafas, tráfico de drogas y otros delitos conexos.

1. ALCANCE

Se aplica a la gestión de compras de productos y servicios de Terminales Portuarios Peruanos, con las consideraciones de Seguridad y Salud para las personas que intervienen en el proceso.

1. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Los documentos de referencia se encuentran dentro de la Plataforma del SIG

1. DEFINICIONES

1. PROVEEDOR CRÍTICO: Es aquel Proveedor que por la naturaleza del Producto o nuestros Productos, el mismo que debe estar aprobado por la gerencia del área usuaria.
2. PRODUCTO CRITICO: Es aquel producto cuya carencia afecta el desarrollo de las operaciones y/o servicios que brinda Terminales Portuarios Peruanos SAC.
3. STOCK DISPONIBLE: Cantidad de productos en almacén necesarios y a disposición del área que los solicite.
4. SISTEMA DE INVENTARIOS SAP: Sistema de Control de inventarios SAP utilizado por el área de compras para controlar el movimiento de los productos en almacén.
5. COMPRAS DE URGENCIA: Son Compras de Urgencia aquellas que deben ser atendidas inmediatamente después de presentada la necesidad del producto, en un plazo máximo de 24 horas.
6. COTIZACION: Documento enviado por el proveedor a solicitud del área de compras. El documento debe contener la información necesaria para la toma de decisión de la compra.
7. SOLICITUD DE COMPRAS: Solicitudes realizadas por cada usuario a través del módulo SAP
8. ORDEN DE COMPRA (PEDIDO): Documento enviado al proveedor que certifica la aceptación de los términos establecidos en la cotización recibida.
9. USUARIO: Es la persona que utiliza y/o trabaja con el producto solicitado y encargado de ofrecer las especificaciones técnicas para la compra de un producto.

1. RESPONSABILIDADES

1. USUARIOS: Son responsables de realizar las solicitudes de compra y respetar lo indicado en el presente documento.
2. JEFE DE ADMINSTRACION: Es responsable de aprobar el presente procedimiento.
3. SUPERVISOR DE ADMINISTRACION: Es responsable de supervisar y ejecutar lo indicado en el procedimiento según corresponda
4. COORDINADOR DE COMPRAS: Es responsable de la ejecución del presente procedimiento según corresponda
5. ASISTENTE DE COMPRAS: Tiene la responsabilidad de cumplir y hacer cumplir los lineamientos que quedan establecidos en este procedimiento.

1. GESTIÓN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES

La matriz de riesgos y oportunidades se encuentra en la plataforma del Sistema integrado de Gestión.

1. DESARROLLO

1. ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE COMPRA

1. El personal de compras recibe las solicitudes de compra que se ejecutan según el formato, a través del correo electrónico.
2. El usuario puede sugerir proveedores para ser evaluados de acuerdo al Instructivo de Homologación de Proveedores
3. Los usuarios tienen la facultad de realizar solicitudes de compra de productos sin stock, previa autorización de su Jefatura o Gerencia. En el caso de productos con stock, la entrega será efectiva.

1. SOLICITUD DE COTIZACIONES

1. El Asistente de compras realiza la cotización del producto con 2 proveedores como mínimo.
2. En caso de no contar con proveedores para un nuevo producto o servicio que haya sido requerido, deberá realizar las búsquedas en diversas bases de datos.
3. Todos los proveedores críticos deben pasar previamente la homologación respectiva.
4. Las cotizaciones recibidas deben contar con la siguiente información:

1. Razón social y RUC del proveedor.
2. Descripción del producto o servicio (el proveedor debe adjuntar ficha técnica del producto de ser necesario).
3. Forma de pago.
4. Tipo de moneda.
5. Debe indicar si el precio del producto lleva o no incluido el IGV.
6. Tiempo de entrega.

Nota: Al producirse variación en el precio de un producto aprobado cuya exclusividad de compra se de con un solo proveedor se procede de acuerdo al presente procedimiento desde el paso 7.2.2 para solicitar nuevos proveedores.

1. En caso de seleccionar a un proveedor que no está registrado en la base de datos de SAP, el asistente de compras deberá solicitar el registro y/o evaluación, de requerirse al Auxiliar de Administración, enviando el formato F-AFIADM-013 ACTUALIZACION DE DATOS PROVEEDORES

1. APROBACIÓN ORDENES DE COMPRA

1. El Asistente de compras genera el cuadro comparativo, en un plazo máximo de 48 horas de recibidas las cotizaciones. Los cuadros comparativos se almacenan de forma virtual en la carpeta compartida: ADMINISTRACIÓN -AFI.
2. El responsable autorizado del área usuaria, de acuerdo al presupuesto, escoge la mejor alternativa y autoriza la Compra.
3. Luego de la aprobación del área usuaria se genera el pedido correspondiente.
4. En el caso de costos operativos, las Órdenes de Compra se elaboran después que la jefatura o Gerencia aprueba la liquidación enviada por el proveedor.

1. ELABORACIÓN DEL PEDIDO (ORDEN DE COMPRA)

1. El Asistente de compras genera la orden de compra en el sistema SAP a partir de la solicitud de compra seleccionada.

1. ENVÍO DE ORDENES DE COMPRA AL PROVEEDOR

1. La Orden de Compra debe ser enviada al proveedor, vía mail, por el Asistente de compras dentro de las 24 horas posteriores a su emisión.
2. Para tener una trazabilidad respecto de las compras realizadas, se deberá anexar la cotización aprobada en la solicitud de compras del sistema SAP.
3. Las Órdenes de Compra se almacenan de forma virtual en la carpeta compartida: ADMINISTRACIÓN -AFI.

1. PAGOS AL CONTADO Y/O ANTICIPOS OTORGADOS

1. En el caso de que el pago al proveedor, sea con anticipo o pago al contado, deberá estar consignado la Orden de compra.
2. Si se requiere solicitar el pago al proveedor antes de la llegada del comprobante, se deberá enviar un correo al área de tesorería (tesoreria@tpp.com.pe) adjuntando la orden de compra.
3. El proveedor debe enviar la factura a recepción adjuntando la orden de compra, y según sea el caso:

Para productos: Guías de remisión

Para servicios de Infraestructura: Acta de conformidad

1. SEGUIMIENTO DE ÓRDENES DE COMPRA

1. El Asistente de compras realiza el seguimiento de las Órdenes de Compra de productos inventariados, hasta la entrega del producto en el almacén verificando en el sistema la conformidad.
2. En el caso que los productos comprados deban ser recogidos del establecimiento del proveedor, el recojo del mismo está bajo la responsabilidad de Compras, podrá solicitar apoyo al área operativa para el uso de la movilidad.
3. El ingreso de productos debe realizarse previa coordinación entre el Asistente de compras con el área de seguridad, de acuerdo al procedimiento P-SEGTER-001 Control de accesos peatonal y vehicular, para la autorización de ingreso, así como también con el auxiliar de compras, para la recepción de la mercadería.
4. El Asistente de compras debe realizar el seguimiento de la entrega de los comprobantes del proveedor, dentro del mismo mes en el cual se dio el ingreso de la mercadería al almacén, o concluyó el servicio.

1. CONFORMIDAD DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

1. El auxiliar de compras, recepciona el producto de acuerdo al Procedimiento P-ADMGEN-004 Control de Almacén
2. En el caso de que la mercadería no cumpla con las características detalladas en la Orden de Compra, el Auxiliar de compras, comunica vía correo electrónico al área de Compras el hecho y los motivos del rechazo.
3. El Asistente de compras se comunica con el proveedor para que realice las medidas correctivas y en caso esto no ocurra, se rechaza el comprobante de pago y se anula la Orden de Compra.
4. Los Servicios están conformes siempre y cuando cuenten con Acta de conformidad.

1. INDICADORES

1. COMPRAS PERFECTAS

(# de compras perfectas / # Total de compras).

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