PROCEDIMIENTO COMPRAS DE BIENES O SERVICIOS

PROCEDIMIENTO COMPRAS DE BIENES O SERVICIOS

COMPRAS DE BIENES O SERVICIOS

1. OBJETIVO.

Asegurar la confiabilidad y oportunidad de los servicios o bienes requeridos en la empresa.

2. ALCANCE / POLÍTICAS.

Este procedimiento aplica a todas las compras de bienes o servicios adquiridos de acuerdo a las necesidades propias de cada empresa del grupo MLG.

Las políticas a tener en cuenta son:

2.1. Toda compra de un bien o servicio debe ser soportada por una Orden de compra de Bien o servicio.

2.2. Todas las compras de bienes o servicios que se realicen requieren un mínimo de (2) cotizaciones, a excepción de la contratación de conductores y/o contratistas.

2.3. Todas las compras que sean por daños de infraestructura, mantenimientos o que se consideren de prioridad Alta serán aprobadas por la Gerencia financiera, Subgerencia Financiera o Jefe Financiera.

2.4. No se pueden aprobar compras a proveedores que no se encuentren creados en el sistema contable de la empresa.

2.5. La Matriz de Compras puede ser actualizada y revisada por los líderes de cada proceso de Gestión Operativa, Jefe Financiero y responsable del proceso de Medición y Control. La aprobación está a cargo del Gerente General.

2.6. La evaluación de proveedores será realizada por los cargos establecidos en la Matriz de Compras.

2.7. Las compras relacionadas con papelería operativa del proceso Gestión Operativa Agenciamiento Aduanero deberán ser desarrolladas según el Procedimiento de Administración y Control de Papelería Operativa.

2.8. Para ampliar detalles relacionados con las compras operativas de Agencia de Aduanas Merco S.A. Nivel 1 debe consultarse el Procedimiento de Solicitud de Servicios.

2.9. Para ampliar detalles relacionados con las compras operativas de Servitransa S.A. debe consultarse el Instructivo Planificación del despacho y contratación del vehículo.

2.10. Para ampliar detalles relacionados con las compras operativas de Merco Cargo S.A. puede tomarse como referencia la Guía para compras operativas Embarcador Internacional.

2.11. Para Opermerc Andinos S.A.S, las compras operativas mayores a $150.000.oo pesos serán autorizadas por el Gerente Operativo. En caso de presentarse algún imprevisto que impacte gravemente la prestación del servicio, la Gerencia Financiera podrá autorizar compras por montos mayores desembolsadas de la caja menor.

3. DEFINICIONES

• Solicitud de Compra: Documento en el que los usuarios o áreas solicitantes, especifican los artículos o servicios que requieren, indicando su justificación de compra y prioridad.

• Orden de Compra: Es el documento formal mediante el cual se le comunica al Proveedor la intención de compra de un bien ó contratación de un servicio.

• Prioridad de Compra ALTA: corresponden a todas aquellas compras de bienes o servicios requieren de 1 a 3 días para su adquisición o ejecución.

• Prioridad de Compra MEDIA: corresponden a todas aquellas compras que tengan un rango de espera de 4 a 10 días para su adquisición o ejecución.

• Prioridad de Compra BAJA: corresponden a todas aquellas compras que tengan un rango de espera de 11 a 20 días para su adquisición o ejecución.

4. PROCEDIMIENTO

ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

1 Seleccionar Proveedor Se selecciona el proveedor, según los criterios establecidos en la matriz de compras. Cargos Responsables Matriz de Compras Registro de proveedor

Verificación Datos conductores

2 Creación de Proveedor en Sistema Si el proveedor no se encuentra en el listado de Proveedores se debe crear en el sistema. Asistente Contable Listado de Proveedores Fomplus

Sistema SYSCOM

3 Generar Solicitud de Compra Una vez confirmada la no existencia de un bien, se diligencia la Solicitud de Compra en el cual se describen las diferentes cotizaciones de cada proveedor.

En ella se determina el nivel de prioridad de la compra para el proceso solicitante.

Las prioridades se determinan así: ALTA, MEDIA y BAJA. (Ver Definiciones).

La Solicitud debe estar revisada por el líder del proceso, quien ha recibido respuesta de la no existencia del bien en inventario por parte de la Gerencia Administrativa.

Compras Generales

(Puede aplicar a las 4 empresas)

Cargo Solicitante Solicitud de Compra

Solicitud de Servicios

Agencia de Aduanas Merco S.A. Nivel 1

Gerente o Jefe Operativo de Sucursal Solicitud de servicio, Correo electrónico o comprobante de entrega de mercancías al transporte

Merco Cargo S.A.

Gerente Comercial o Auxiliar Operativo Instrucciones de Embarque/ Reserva

Servitransa S.A.

Jefe Operativo / Jefe de Seguridad MUC, Orden de Carga (cuando sea aplicable)

Solicitud de Compra

Opermerc Andinos S.A.S

Asistente Administrativo Solicitud de Compra / Servicio

4 Aprobación de Compra Las compras serán aprobadas dependiendo del tipo de compra y de su urgencia (Ver políticas).

Si existen acuerdos previos formales obtenidos con los proveedores, este paso puede ser obviado, realizando directamente la orden. Gerente Financiera

Subgerente Financiera

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