PROCEDIMIENTO DE GESTION DE CALIDAD

1.0 OBJETIVO

Establecer los lineamientos  que serán aplicados por la Gerencia de Administración y Finanzas para el correcto control, registro y emisión  de las cuentas por pagar.

2.0 ALCANCE

Gerencia General y de Obras

Gerencia de Administración y Finanzas

Gerencia de Maquinaria Planta de Asfalto e Infraestructura Vehicular

Jefatura de Contabilidad y Finanzas

Departamento de Compras

3.0 REFERENCIAS

Manual de Gestión de la Calidad sección

GESTIÓN DE LOS RECURSOS, MGC-……

Procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS, PC-G-01

GESTION DE PRESUPUESTOS IC-D1-01

GESTION DE INGRESOS  PC-D1-02

GESTION FINANCIERA E IMPUESTOS PC-D1-04

Código Fiscal de la Federación

4.0 RESPONSABILIDADES

La Gerencia de Administración y Finanzas y el Departamento  de Contabilidad y Finanzas son responsables de la implantación, actualización y mantenimiento del presente instructivo, así como, de la emisión de Estados Financieros.

La Gerencia de Administración y Finanzas deberá asegurarse de que el presente Procedimiento sea implantado correctamente

El departamento de Contabilidad y Finanzas es responsable del registro y control de las cuentas por pagar así como la emisión de los pagos.

La autorización de la emisión de pagos es responsabilidad de la  Gerencia General y de Obras, y de la Gerencia de Administración y Finanzas.

5.0 GENERALIDADES

El departamento de Contabilidad y finanzas será responsable de la recepción de documentos tales como: facturas o comprobantes fiscales digitales de los diferentes proveedores de la organización,  solicitud de reposición de fondos por parte de los residentes de obra y/o personal enviado a comisión que tenga que realizar algún desembolso  y órdenes de compra formato…….. Directamente del departamento de compras.

Las facturas y comprobantes Fiscales Digitales deben cumplir con los requisitos establecidos en el artículo  29-A del Código Fiscal de la Federación.

Anexo a los requisitos anteriores las facturas y/o Comprobantes Fiscales deberán contener los siguientes requisitos:

•  Condiciones de pago (en parcialidades o una sola exhibición) de ser en  parcialidades desglosar en la parte inferior la fecha e importe del pago(s) realizado(s).
•  Incluir el soporte: orden de compra, conciliación debidamente firmada.
•  Sello de recepción de material en almacén (según sea el caso)
•  Leyenda “Recibí Original, sujeta a revisión” incluyendo fecha de recepción por parte del departamento de compras, respetando el plazo autorizado para la recepción de facturas que es de lunes a miércoles antes de las 4:00 pm.
•  Debe contener datos bancarios del beneficiario tales como: numero de cuenta, CLABE interbancaria, Banco y nombre del titular de la cuenta.

Cuando se reciba “Solicitud de Reposición de Fondos” (formato MHCGAF-06), esta deberá incluir la comprobación correspondiente que debe contener los mismos requisitos establecidos en el art. 29-A del CFF. Así como  no exceder el monto límite permitido que es: (dos mil pesos 00/100 MN).

Después de 30 días a partir de la fecha de expedición de los comprobantes presentados no se aceptara como soporte para su trámite de pago.

De no cumplir con los requisitos anteriores se devolverá a las áreas correspondientes o al proveedor para su corrección.

Si el producto o la prestación del servicio requieren pago previo se recibirá  pre factura o nota de remisión  para procesar pago.

Una vez verificadas y registradas en sistema (RAS) por el Jefe de Contabilidad y Finanzas  remitirá el “Reporte de Cuentas por Pagar” (formato MHCGAF-02)  al Gerente de Administración y Finanzas quien analiza, el grado de  importancia  de acuerdo a las necesidades de los diferentes departamentos, posterior a esto el Departamento de Contabilidad y Finanzas realiza el “Programa de Pagos Autorizados” (formato MHCGAF-03) que se entregara al Gerente General y de Obras para su evaluación y autorización.

En la etapa de autorización, el Gerente General y de Obras y el Gerente de Administración y Finanzas deben tomar en consideración los siguientes criterios:

• Costo- Beneficio según la naturaleza de los bienes o servicios.
• Antigüedad del pasivo.
• Disponibilidad de recursos y efecto en las finanzas de la empresa.
• Considerar el presupuesto autorizado para dicha partida.

Una vez autorizado  se enviara  al Gerente de Administración y Finanzas vía correo electrónico quien dará visto bueno y enviara al Jefe de Contabilidad y Finanzas para su tratamiento.

Cuando el Programa de Pagos sea modificado de acuerdo a la evaluación del GGO el GAF  informara al Jefe de Contabilidad y Finanzas para su respectiva modificación.

El Jefe de Contabilidad y Finanzas emitirá el pago de acuerdo al formato MHCGAF-003, aquellos que no se hayan autorizado se quedaran en el  archivo correspondiente en espera para su autorización. Los pagos se realizan cuando sea verificada la disponibilidad de los ingresos, tomando en consideración los días autorizados para la emisión de los mismos.

El departamento de Contabilidad y Finanzas ha establecido que los pagos se realizaran los días viernes, cuando por alguna causa ajena a la organización se retrase la percepción de los ingresos, los pagos autorizados se realizaran en cuanto los ingresos estén disponibles.

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