GUÍA DE MANEJO PARA REEMBOLSO DE CAJA MENOR Y ANTICIPOS
gpherrera1990Trabajo2 de Diciembre de 2020
2.330 Palabras (10 Páginas)197 Visitas
NIT. 830.055.897-7[pic 1] | GUÍA DE MANEJO PARA REEMBOLSO DE CAJA MENOR Y ANTICIPOS |
Vigente desde: 25 de Noviembre de 2020 Versión: 01 | Página de |
- OBJETO:
Darle a conocer a los diferentes funcionarios a servicio de la copropiedad los parámetros establecidos por el consejo de administración con respecto al manejo de las cajas menores, reembolsos de cajas, anticipos y legalización del mismo, para así asegurar el correcto uso de los recursos asignados, ya sea en los fondos de las cajas menores como en los dineros entregados para uso exclusivo de las actividades propias de la copropiedad.
- ALCANCE:
Esta guía aplica para el control de los reembolsos de cajas y anticipos solicitados para las diferentes actividades desarrolladas en el marco de cada una de las necesidades de la copropiedad.
- AUTORIDAD:
Consejo de Administración: Aprobar la apertura o incremento de los montos de caja menor, aprobar las excepciones a que den lugar y los anticipos solicitados.
Administración: Asegurar el seguimiento, cumplimiento de las directrices dispuestas en esta guía e implementar los mecanismos de control en caso de incumplimiento.
Funcionarios autorizados para aprobar Reembolsos de caja menor: La aprobación de los reembolsos de Caja Menor serán autorizados por el revisor fiscal, a falta de este por cualquier motivo, podrá ser autorizado por el Consejo de administración.
- RESPONSABILIDAD:
Consejo de Administración: Autorizar y aprobar apertura de caja menor y/o anticipos.
Administrador o Responsable de caja menor y de anticipos: Ejecutar el proceso establecido referente a los fondos asignados de acuerdo con las políticas e instrucciones establecidas en este documento.
Contador: Revisar y registrar todos los soportes de gastos entregados físicamente, teniendo en cuenta que estos cumplan con los parámetros contables y tributarios y que a la vez estén acorde con las políticas internas de la compañía administrativa.
Registrar todos los soportes de gastos y costos entregados físicamente por el Contador, lo cual ya debe de estar avalado con respecto a los criterios contables y tributarios.
Todo el Personal: Presentar los soportes correspondientes de los gastos y/o costos incurridos ya sea que se trate de los soportes de cajas menores o de lo legalizado de los anticipos, teniendo en cuenta que esto cumplan con las políticas internas de la copropiedad.
- GENERALIDADES:
Caja Menor: Fondo de efectivo fijo y renovable que se asigna a un funcionario con el objetivo de tener recursos disponibles para atender los pagos de compras de elementos y servicios de necesidad inmediata, y que por su baja cuantía no ameritan la generación de un cheque o transferencia.
Anticipo: Monto entregado a nombre de un empleado que se utilizará para compras menores, transporte, combustible, alimentos y todos aquellos elementos o servicios de carácter menor requerido para dar respuesta a un compromiso de la organización el cual debe ser soportado cuando sean agotado los recursos.
Soportes: Documentos que justifican la acusación de los gastos y/o costos atendidos por la caja menor, pueden ser facturas, cuentas de cobro, vales, tiquetes, documento equivalente a una factura etc.
Factura: es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de pago, además de indicar la cantidad a pagar.
Recibo de Caja Menor: Soporte que registra la salida de dinero de la caja menor, discriminando fecha, el valor en número y letras, concepto, beneficiario y autorizador del gasto.
Comprobante de Egreso: Documento contable que detalla la fecha, a quién se paga, el concepto, el valor y las cuentas que son afectadas por un pago.
Transferencia: Operación por la que una persona o entidad (el ordenante) da instrucciones a su entidad bancaria para que envíe, con cargo a una cuenta suya, una determinada cantidad de dinero a la cuenta de otra persona o empresa (el beneficiario).
- POLÍTICAS DE LA GUÍA:
Para que a un empleado pueda asignársela el manejo de una caja menor, no puede haber tenido defase durante los seis (6) meses anteriores a la asignación.
El fondo debe estar siempre representado por dinero en efectivo, vales provisionales, facturas, cuentas de cobro, tiquetes, tirillas de pago, todo documento equivalente que se asemeje con una factura y que cumplan con las mismas características, según el caso teniendo en cuenta que deben de venir a nombre del CONJUNTO RESIDENCIAL TUCAN.
Por razones de seguridad, el dinero no debe colocarse en un sitio diferente al de la caja asignada. Ningún otro documento o cheque puede formar parte de la caja menor.
Por cada caja menor se atenderán pagos individuales por cuantía hasta del 10% del monto del fondo de Caja Menor asignado, de lo contrario si excede este monto debe de estar autorizado por el consejo de administración.
MONTO ASIGNADO EN CAJA MENOR | CANTIDAD MÁXIMA AUTORIZADA A INCURRIR POR SOPORTE |
$250.000 a $500.000 | Gastos $50.000 por soporte |
$500.001 a $1.000.000 | Gastos $100.000 por soporte |
Todos los fondos asignados podrán ser utilizados en los siguientes conceptos:
Gastos notariales u otros documentos legales
Útiles y papelería por cuantías menores
Correo y transporte de mercancías
Mantenimiento y repuestos menores
Mantenimiento de equipos electrónicos y de cómputo
Reparaciones Locativas de carácter urgente
Reembolso por gastos varios
Transporte / Mensajeros
Se prohíbe:
Avances o anticipos a empleados por concepto de préstamos o nómina
Cambiar cheques
El pago de vales con fechas posteriores a un mes de generado
Para tener en cuenta:
Las cajas menores deben cerrarse previo a las vacaciones legales del funcionario responsable y al momento que este renuncie o se despida.
El consejo de Administración coordinará con el revisor fiscal quien será la persona encargada en su momento para realizar los arqueos físicos de las cajas menores autorizadas, de acuerdo a la planeación de sus revisiones, o cuando lo considere conveniente.
- DESCRIPCIÓN DE LA GUÍA - PASO A PASO:
Ítem | Actividad | Descripción | Responsable | Registro |
1 | Identificar necesidad de asignar caja menor | Se manifiesta la necesidad de contar con una caja menor, con el fin de agilizar trámites o actividades fundamentales que generen gastos y/o costos menores, en donde para ello se debe solicitar mediante un correo electrónico consejo.tucan@gmail.com, dirigida a la Consejo de Administración. Así mismo debe de venir anexa carta de compromiso por responsabilidad de fondos y faltantes a cargo del Administrador de la Caja Menor, la cual debe estar firmada por el monto solicitado, este documento debe reposar en la copia del contrato. Cabe aclarar que sin este soporte no se realizará la asignación de caja. | Funcionario Responsable Consejo de Administración Revisor fiscal | R: Carta de compromiso por responsabilidad de fondos y faltantes |
2 | Apertura de la Caja Menor | Una vez se haya cumplido con el ítem No 1, el consejo de administración, emitirá autorización para proceder al monte de la transferencia esto se realiza, ya sea para asignación inicial, reembolse o anticipos solicitados. La entrega del dinero se soportará con el acuse de las transferencias emitido por la Entidad Bancaria. | Consejo de Administración Administrador de Caja Menor Revisor Fiscal | R: Apertura de Caja Menor R: Comprobante de Egreso/Nota Bancaria R: Acuse de Transferencia |
3 | Uso de la Caja Menor | Pasado el Ítem No 1 – 2 Los recursos de la Caja Menor transferido o consignado se podrán utilizar por conceptos de gastos menores autorizados en este documento. Estos gastos deberán estar soportados por Facturas, Vales, Tiquetes, Tirilla, todo Documento Equivalente que equivalga a una factura y que cumplan con los requisitos de esta, teniendo en cuenta que deben de venir a nombre de la copropiedad – CONJUNTO RESIDENCIAL TUCAN PH y no a nombre del responsable de la caja menor. Tener en cuenta que todo gasto y/o costo debe venir soportado por el RUT – Registro Único Tributario, el cual indica toda la información general del proveedor o prestador de servicio. Los datos importantes a tener en cuenta son la Razón social ya sea Persona Jurídica o Natural, Actividad Económica (acorde a lo comprado o servicio prestado), las actividades económicas deben de venir actualizada mínima a 31 de Diciembre de 2018. Si a falta de lo anterior no se aceptará el gasto o costo presentado. El administrador de la caja puede elaborar vales provisionales, cuando desconozca el valor de la compra, una vez recibida la factura de la compra o servicio, se procede a legalizarlo. La legalización consiste en devolver el vale provisional al beneficiario con el sello de “CANCELADO” y reemplazarlo por el soporte real de gasto, ya sea este una factura o cuenta de cobro los vales de caja menor, deben legalizarse en un plazo máximo de un día (1), es decir, a más tardar al día siguiente de la entrega de los recursos. | Administrador de Caja Menor | R: Vale de Caja Menor R: Facturas y Cuentas de Cobro R: Documento Equivalente a una Factura RUT (Actualizado) |
4 | Manejo de los Anticipos, Reembolso s de Gastos y/o Legalizaciones | Para solicitar anticipos es necesario diligenciar el formato de Anticipo y/o Reembolso de Gastos sustentado el valor solicitado y autorizado por el consejo de administración, cabe aclarar que los montos solicitados no deberán exceder los valores establecidos en la Tabla de Tarifas. En el caso de los anticipos solicitados que se incurrirían para gastos los conceptos que pueden generarse son: Transporte e Imprevistos. En este caso, las legalizaciones se harán a más tardar al día 5to día hábil del retorno de la sede de trabajo, sin exceder al día 24 del mes, ni el año fiscal en el que fue generado, ya que por cuestiones tributarias hay que hacer cierre de mes y cierre fiscal anual. La legalización del anticipo solicitado se hará mediante un email al consejo de administración con copia al revisor fiscal y administración, solicitando Reembolso de gastos o Legalización correspondiente, Teniendo en cuenta que pueden presentarse dos (2) casos: 1- Legalización de anticipo entregado: Consiste en legalizar ante Contabilidad el dinero entregado anteriormente mediante una autorización por concepto de anticipo. 2- Reembolso de gastos: Legalización de gastos sin haber solicitado dinero alguno ante Consejo, el cual este caso sería para solicitar el reembolso el cual incurrió para un beneficio de la copropiedad y se necesita de forma inmediata. En los dos (2) casos anteriormente mencionados el procedimiento para su legalización es el mismo, mediante un email al consejo de administración y realizar una relación con la información de los gastos y/o costos incurridos, los cuales se alimentará con las fechas en orden cronológico, soportados también con el RUT correspondiente a la Actividad económica que se prestó. Por otro lado los soportes físicos deben de venir pegado en hojas reciclajes en el mismo orden en que se transcribieron. Una vez terminada la relación se informa a consejo de administración para su aprobación, luego se da también físicamente al auxiliar contador, quien recibiera para su revisión, luego a Contabilidad para su contabilización en Software contable y finalmente a revisor fiscal para firma ya sea para su reembolso de gastos o sino finalizaría en contabilidad. Para mayor control y protección de los registros, los vales o facturas deberán estar adheridos a una hoja reutilizable para facilitar su almacenamiento | Administrador de Caja Menor | Email: correo electrónico F: Reembolso de Caja Menor F: Legalización y/o Reembolso de Gastos R: Vale de Caja Menor R: Facturas y Cuentas de Cobro |
Solicitud de Reembolso de Caja Menor – Revisión. | Una vez se haya agotado el 70% del fondo de caja menor establecido deberá realizar el reembolso, mediante un correo, todos los vales deben tener el sello de “CANCELADO” por parte del administrador del fondo y haber sido debidamente aprobados por el personal autorizado según el caso. Después de tener en cuenta lo anterior, una vez se haya alimentado los soportes uno a uno se adjuntan los soportes escaneados, para que el Contador y / o revisor fiscal lo revise y lo apruebe, después de aprobado se envían físicamente al Departamento Financiero para revisión por el Contador, quien dará su Visto Bueno. Para mayor control y protección de los registros, los vales o facturas deberán estar adheridos a una hoja reutilizable para facilitar su almacenamiento. Cuando se presenten exceso de gastos el monto adicional deberá ser aprobado por el consejo de administración y reembolsado a la persona a cargo. | Administrador de la Caja Menor | R: Reembolso de Caja Menor | |
6 | Reembolso de Caja | Cabe anotar que el área financiera cuenta mínimo con 48 horas para realizar la Revisión – Contabilización y Reembolso, desde el momento en que se recibe en el correo para su revisión. Se debe tener en cuenta que no se puede contabilizar gastos generados en el año fiscal anterior. Una vez contabilizados los gastos y/o costos incurridos en la caja menor se archivarán en la Nota de Contabilidad correspondiente a su legalización con el sello de “PAGADO”, cada uno de ellos. La entrega del dinero se soportará con el acuse de las transferencias emitido por la Entidad Bancaria. | Contador Junior Director Financiero Contador | R: Reembolso de Caja Menor R: Comprobante de Egreso. R: Cheque R: Transferencia |
...