Be Contable S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO OPERACIONAL DE CAJA Y BANCOS
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FECHA DE ELABORACIÓN 15 MAYO 2023
| FECHA DE REVISIÓN 16 MAYO 2023 | CODIFICACIÓN 0016-00036 1/12
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CARÁTULA |
OBJETIVO: PREVENIR FRAUDES, DESCUBRIR ROBOS Y MALVERSACIONES, OBTENER INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA, CONTABLE Y FINANCIERA CONFIABLE, LOCALIZAR ERRORES, PROTEGER Y SALVAGUARDAR EL EFECTIVO Y DETECTAR FILTRACIONES DE CAJA Y BANCOS, ASÍ COMO PROMOVER LA EFICIENCIA DEL PERSONAL.
ALCANCE: - DEPARTAMENTO DE FINANZAS
- DEPARTAMENTO GENERAL
- DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
- DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
- DEPARTAMENTO DE VENTAS
- DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
- DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y FINANZAS
DOCUMENTOS: - ARQUEOS DE CAJA
- REGLAS DE TRABAJO PARA LOS CAJEROS
- NOTA DE VENTA
- TICKET DE COMPRA
- LISTA DE CLIENTES
- LISTAS DE COBRO
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Be Contable S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO OPERACIONAL DE CAJA Y BANCOS |
FECHA DE ELABORACIÓN 15 MAYO 2023 | FECHA DE REVISIÓN 16 MAYO 2023 | CODIFICACIÓN 0016-00036 2/12 |
DESCRIPTIVO |
No. Act. | Departamento/Área Persona | Descripción de la actividad | Tiempo |
1 | GERENTE DE FINANZAS | - IDENTIFICAR PRESUPUESTOS PARA DEFINIR EL FONDO FIJO DE CAJA Y LOS SALDOS INICIALES EN BANCOS
| 2 horas |
2 | GERENTE GENERAL
GERENTE ADMINISTRATIVO
GERENTE DE FINANZAS
| - ABRIR CUENTA BANCARIA CON FIRMAS MANCOMUNADAS PARA EXPEDIR CHEQUES QUE AVALEN LA RESPONSABILIDAD DE LOS REPRESENTANTES LEGALES DE LA EMPRESA.
- EXPEDIR CHEQUES BANCARIOS CON FIRMAS MANCOMUNADAS
- ELABORACION DE CONCILIACIONES BANCARIAS DIARIAS PARA IDENTIFICAR LOS SALDOS Y MOVIMIENTOS
| 4 horas |
3 | GERENTE DE FINANZAS | - CREAR Y VIGILAR EL FONDO FIJO DE CAJA CHICA
- EXPEDIR CHEQUE NOMINATIVO A NOMBRE DEL CAJERO
- COTEJAR LOS SALDOS DE LOS DEPOSITOS DIARIOS HECHOS POR EL SUPERVISOR
- CHECAR QUE EL DEPOSITO COINCIDA CON LAS ENTRADAS A CAJA PARA EVITAR JINETOS, FRAUDES, ROBOS O MALVERSACIONES.
| 20 minutos |
4 | SUPERVISOR | - REALIZAR ARQUEOS DE CAJA SORPRESA
- REVISAR LOS CORTES DE CAJA PERIODICOS
- INVESTIGAR DISCREPANCIAS AMPLIA Y SATISFACTORIAMENTE
- DEPOSITAR EN EL BANCO LAS ENTRADAS DIARIAS A CAJA AL DIA SIGUIENTE DE SU PERSEPCIÓN
| 30 minutos |
5 | GERENTE ADMINISTRATIVO | - AFIANZAR AL PERSONAL DE CAJAS
- REDACTAR REGLAS DE TRABAJO PARA LOS CAJEROS
| 2 días |
6 | CONTABILIDAD | - REAILIZAR EL PROCEDIMIENTO PARA LOS COBROS POR VENTAS AL CONTADO DIRECTO
- PROVEER A CADA VENDEDOR EN LE NEGOCIO DE NOTAS DE VENTA FOLIADAS Y REQUISITADAS PREVIAMENTE
| 20 minutos |
7 | VENDEDOR | - REALIZAR LA VENTA
- LLENAR LA NOTA DE VENTA, EL ORIGINAL PARA EL CLIENTE, UNA COPIA PARA CAJA, COPIA PARA VENDEDOR Y OTRA COPIA PARA EMPAQUETADO
- ENVIAR LA MERCANCIA AL DEPARTAMENTO DE EMPAQUETADO
| 20 minutos |
8 | CLIENTE | - PASAR A PAGAR A CAJA DONDE LE ENTREGAN EL ORIGINAL DE LA NOTA DE VENTA, EL TIKET DE PAGADO
- PASAR AL ÁREA DE EMPAQUETADO A RECOGER LA MERCANCIA, MUESTRA EL TICKET DE PAGADO.
| 10 minutos |
9 | CAJA | - REGISTRA LA VENTA EN MÁQUINA REGISTRADORA
- ENTREGA EL TICKET AL CLIENTE
- SEÑALAR AL CLIENTE QUE PASE A RECOGER SU MERCANCIA AL ÁREA DE EMPAQUETADO
| 10 minutos |
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Be Contable S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO OPERACIONAL DE CAJA Y BANCOS |
FECHA DE ELABORACIÓN 15 MAYO 2023 | FECHA DE REVISIÓN 16 MAYO 2023 | CODIFICACIÓN 0016-00036 3/12 |
DESCRIPTIVO |
No. Act. | Departamento/Área Persona | Descripción de la actividad | Tiempo |
10 | ÁREA DE EMPAQUETADO | - SOLICITAR AL CLIENTE EL TICKET DE PAGO
- ENTREGAR LA MERCANCIA
| 10 minutos |
11 | SUPERVISOR | - CHECAR CON EL CAJERO AL FINAL DEL DÍA EL CORTE DE CAJA POR VENTAS AL CONTADO
- CHECAR EFECTIVO COBRADO QUE COINCIDA CON LO REGISTRADO EN LA MAQUINA REGISTRADORA
- CONCILIAR DISCREPANCIAS
- ANOTAR EN EL SALDO OBTENIDO “VENTAS AL CONTADO DIRECTO”
- DEPOSITAR AL FINAL DEL DÍA O AL DÍA SIGUIENTE, SEGÚN LAS POLÍTICAS DE LA EMPRESA.
| 30 minutos |
12 | CONTABILIDAD | - REGISTRAR EN CUENTA COLECTIVA “C.O.D. EN PLAZA LOS COBROS POR VENTAS AL CONTADO
- ABRIR CUENTAS AUXILIARES CON NOMBRE DE CLIENTES
- CHECAR NOTAS DE VENTA QUE NO FUERÓN LIQUIDADAS POR LOS CLIENTES
- CUIDAR LAS ANOTACIUONES INCORRECTAS Y VERIFICAR QUE LAS CUENTAS QUEDEN SALDADAS
- CHECAR QUE LAS NOTAS DE VENTAS ESTEN ENUMERADAS EN FORMA PROGRESIVA
- COTEJAR QUE COINCIDAN LAS SALIDAS DE ALMACÉN
- ABRIR EN EL LIBRO MAYOR CUENTA “CLIENTES C.O.D FUERA DE PLAZO” PARA ANOTAR SALDOS DE MERCANCIA NO PAGADA EN ESE MOMENTO (MENOS DE UNA SEMANA)
- ABRIR CUENTA AUXILIAR CON EL NOMBRE DE CADA CLIENTE COD FUERA DE PLAZO Y ANALIZAR EL SALDO
- CHECAR FECHAS DE OPERACIONES, NUMERO DE NOTAS DE VENTA, NOMBRE DEL COMPRADOR O CLIENTE Y SU FIRMA
- CHECAR FECHA DE COBRO Y LA FORMA DE PAGO EN CHEQUE, TRANSFERENCIA Y SI SE TRATA DE CONTADO O CRÉDITO
| 2 horas |
13 | SUPERVISOR | - CHECAR LAS VENTAS QUE NO SE HAN COMBRADO, POR LAS QUE NO HA ENTRADO A CAJA EL IMPORTE RELATIVO
- HACER EL DEPOSITO EL MISMO DÍA, ANOTANDO QUE SE TRATA DE “VENTAS FUERA DE PLAZO”
| 2 horas |
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Be Contable S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO OPERACIONAL DE CAJA Y BANCOS |
FECHA DE ELABORACIÓN 15 MAYO 2023 | FECHA DE REVISIÓN 16 MAYO 2023 | CODIFICACIÓN 0016-00036 4/12 |
DESCRIPTIVO |
No. Act. | Departamento/Área Persona | Descripción de la actividad | Tiempo |
14 | CONTABILIDAD | - CONTROLAR Y ENTREGAR LISTAS DE CLIENTES A DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA, CONTRARECIBOS (original departamento de contabilidad, copia para el cobrador y copia para crédito y cobranza) NUMERADOS Y DOCUMENTOS O TITULOS DE CRÉDITO (COMO PAGARÉS (original para el cliente, después de que realice su pago) Y/0 FACTURAS (el triplicado para crédito y cobranza, el duplicado en poder del cobrador y original en caja).
- CONTROLAR LISTAS DE COBRO EVENTUAL PARA LOS CLIENTES QUE PAGAN ANTICIPADAMENTE SUS CRÉDITOS Y SE VERIFICA CONTRA EL PAGO EN EFECTIVO DEL MISMO DÍA
| 20 minutos |
15 | SUPERVISOR | - VERIFICAR QUE LOS COBROS CON VENTAS A CRÉDITO EN PLAZA COINCIDAN: EL EFECTIVO EN CAJA, EL REGISTRO DE LA MAQUINA REGISTRADORA, LA SUMA DE LAS LIQUIDACIONES DE COBRO Y LAS LISTAS DE ORDENES DE COBRO EVENTUAL.
- INVESTIGAR Y ACLAR DISCREPANCIAS
- COORDINAR EL DEPOSITO BANCARIO ANOTANDO “COBROS POR VENTAS A CRÉDITO EN PLAZA”.
| 2 horas |
16 | AGENTE DE COBRO | - FIRMAR EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, DE RECIBIDO LOS DOCUMENTOS PARA COBRO (LISTAS DE COBRO, PAGA RÉS A ENTREGAR A LOS CLIENTES, CONTRARECIBOS Y FACTURAS PARA LOS CLIENTES QUE LIQUEDEN SU ADEUDO)
- AL COBRAR AL CLIENTE ELABRAR RECIBOS POR CUADRUPLICADO, EL ORIGINAL PARA EL CLIENTE, EL DUPLICADO SE LE ENTREGA AL CLIENTE PARA QUE LO ENVIE ALA EMPRESA PARA CONFIRMAR QUE YA PAGO, EL TRIPLICADO AL COBRADOR, EL CUADRUPLICADO ES PARA EL AGENTE.
- RENDIR CUENTAS DE LOS COBROS AL FINAL DEL DÍA AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA
- FORMULAR POR ESCRITO DOCUMENTOS PARA LOS COBROS NO PREVISTOS EN LAS LISTAS LLAMADAS ORDEN DE COBRO EVENTUAL.
- COTEJAR SUMAS DE DINERO CONTRA LA ENTREGA DE DOCUMENTOS COBRADOS Y LOS QUE NO SE LIQUIDARON EL MISMO DÍA
| 1 día |
17 | SUPERVISOR | - CHECAR SUMAS DE COBROS POR VENTAS A CRÉDITO, CONTRA LAS SUMAS DE LAS LIQUIDACIONES DE COBRO Y ORDENES DE COBRO EVENTUALES QUE COINCIDAN
- TRAMITAR CONTRA LA ENTREGA DE DINERO EL MISMO DÍA
- INVESTIGAR Y ACLARAR DISCREPANCIAS
- DEPOSITAR EN BANCOS Y ANOTAR “COBROS POR VENTAS A CRÉDITO FUERA DE PLAZA”
| 2 horas |
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Be Contable S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO OPERACIONAL DE CAJA Y BANCOS |
FECHA DE ELABORACIÓN 15 MAYO 2023 | FECHA DE REVISION 16 MAYO 2023 | CODIFICACIÓN 0016-00036 5/12 |
DESCRIPTIVO |
No. Act. | Departamento/Área Persona | Descripción de la actividad | Tiempo |
18 | DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA
| - REGISTRAR EN EL SISTEMA LA FECHA EN QUE SE RECIBE EL PAGO, REMITENTE, NUMERO DE CHEQUE, TRANSFERENCIA O PAGO CON TARJETA DE CRÉDITO O DÉBITO
- CHECAR FECHA DE VENCIMIENTO, NOMBRE DEL CLIENTE A QUIEN SE HARÁ EL ABONO DE SU DEUDA, VERIFICAR LA CANTIDAD
- ESTAMPAR EN TODOS LOS CHEQUES RECIBIDOS EL SELLO DE ENDOSO “Para abono en cuenta”
| 30 minutos |
19 | CAJERO | - REGISTRAR COBROS A EMPLEADOS Y DEUDORES DIVERSOS
- EXPEDIR RECIBOS ESPECIALES NUMERADOS (ORIGINAL PARA EL DEUDOR QUE PAGÓ EN CAJA Y EL DUPLICADO PARA LA EMPRESA CON FIRMA DEL DEUDOR).
- AL CORTE DE CAJA LA SUMA DE LOS RECIBOS DEBE SER IGUAL QUE EL EFECTIVO EN CAJA Y EL REGISTRO EN LA MAQUINA REGISTRADORA.
- EXPEDIR RECIBO ESPECIAL PARA ENTRADAS DIVERSAS (VENTAS, REGALÍAS, PRIMAS DE SEGUROS CANCELADOS, VENTAS DE ACTIVO, DIVIDENDOS, ETC) NUMERADOS PROGRESIVAMENTE, ORIGINAL PARA LA PERSONA O EMPRESA QUE EFECTUO LA ENTRADA Y DUPLICADO PARA EL CAJERO
- CHECAR LA FIRMA DE AUTORIZACION DEL GERENTE EN LOS RECIBOS DE ENTRADAS ESPECIALES.
- CHECAR QUE EL RECIBO EN PODER DEL CAJERO TENGA LA FIRMA DE CONFORMIDAD DE QUIEN EFECTUO LA ENTRADA
| 1 día |
20 | SUPERVISOR | - COTEJAR QUE LOS INGRESOS A CAJA POR COBROS A DEUDORES Y LAS ENTRADAS DIVERSAS A CAJA AUTORIZADAS POR EL GERENTE COINCIDA CON LA SUMA DE DINERO AL FINAL DEL DÍA Y LOS RECIBOS FIRMADOS POR LAS PERSONAS QUE HICIERON LOS PAGOS
- DEPOSITAR LAS ENTRADAS A CAJA POR DEUDORES Y POR ENTRADAS ESPECIALES, DESCRIBIR COMO “ENTRADAS ESPECIALES A CAJA”
| 2 horas |
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Be Contable S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO OPERACIONAL DE CAJA Y BANCOS |
FECHA DE ELABORACIÓN 15 MAYO 2023 | FECHA DE REVISION 16 MAYO 2023 | CODIFICACIÓN 0016-00036 6/12 |
DIAGRAMA DE FLUJO |
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Be Contable S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO OPERACIONAL DE CAJA Y BANCOS |
FECHA DE ELABORACIÓN 15 MAYO 2023 | FECHA DE REVISION 16 MAYO 2023 | CODIFICACIÓN 0016-00036 7/12 |
DIAGRAMA DE FLUJO |
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Be Contable S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO OPERACIONAL DE CAJA Y BANCOS |
FECHA DE ELABORACIÓN 15 MAYO 2023 | FECHA DE REVISION 16 MAYO 2023 | CODIFICACIÓN 0016-00036 8/12 |
DIAGRAMA DE FLUJO |
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Be Contable S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO OPERACIONAL DE CAJA Y BANCOS |
FECHA DE ELABORACIÓN 15 MAYO 2023 | FECHA DE REVISION 16 MAYO 2023 | CODIFICACIÓN 0016-00036 9/12 |
DIAGRAMA DE FLUJO |
[pic 10][pic 11]
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Be Contable S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO OPERACIONAL DE CAJA Y BANCOS |
FECHA DE ELABORACIÓN 15 MAYO 2023 | FECHA DE REVISION 16 MAYO 2023 | CODIFICACIÓN 0016-00036 10/12 |
DIAGRAMA DE FLUJO |
[pic 12][pic 13]
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Be Contable S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO OPERACIONAL DE CAJA Y BANCOS |
FECHA DE ELABORACIÓN 15 MAYO 2023 | FECHA DE REVISION 16 MAYO 2023 | CODIFICACIÓN 0016-00036 11/12 |
DIAGRAMA DE FLUJO |
[pic 14]
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Be Contable S.A. de C.V. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO OPERACIONAL DE CAJA Y BANCOS |
FECHA DE ELABORACIÓN 15 MAYO 2023 | FECHA DE REVISION 16 MAYO 2023 | CODIFICACIÓN 0016-00036 12/12 |
SIMBOLOGÍA ANSI |
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