PROCESOS ADMINISTRATIVOS

MODELO ADMINISTRATIVO DE CLINICA CHICLAYO S.A.C

1. PLANIFICACIÓN

Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan o lógica. Los planes establecen los objetivos de la organización y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Además los planes son la guía para que la organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos.

1.1. IMPORTANCIA

La planificación permite diseñar un ambiente en el cual las personas que trabajan en grupos tengan un desempeño eficaz. Les permite comprender los propósitos y objetivos del grupo, saber lo que se espera de ellas y conocer los métodos que se utilizarán para lograrlo.

Por lo anterior, se proponen en los puntos siguientes, las bases de la planificación para ser aplicadas en CLINICA CHICLAYO S.A.C

1.2. MISIÓN

“Somos la clínica con mayor experiencia en la zona norte que proporciona servicios médicos hospitalarios eficientes con personal altamente calificado y tecnología moderna, de acuerdo a los más altos estándares de calidad en beneficio de la población en general.”

1.3. VISIÓN

“Ser el hospital privado líder al ofrecer servicios integrales de salud a la población lambayecana, contribuyendo al desarrollo biopsicosocial de la misma, a través de un equipo de profesionales altamente calificado empleando tecnología moderna.”

1.4. VALORES

“Lograr una mística de servicio y trabajo en equipo basada en la atención integral, respeto, ética profesional y eficiencia con una máxima optimización de recursos disponibles”.

1.5. OBJETIVOS GENERAL DE CLINICA CHICLAYO S.A.C

Ofrecer servicios integrales de salud contribuyendo al bienestar y recuperación de los pacientes a través de los cuidados médicos y de enfermería, así como la atención administrativa.

1.6. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Incorporar nuevos conocimientos científicos, metodología y aplicación de tecnología para mejorar la atención de la salud de la población.

• Administrar adecuadamente los recursos humanos, materiales, económicos y financieros para el logro de la misión y objetivos institucionales.

• Apoyar la formación y especialización del personal y fomentar valores que impulse el espíritu laboral y de armonía en la empresa.

• Promover la participación de los empleados en la toma de decisiones.

• Implementar un plan de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos e infraestructura para una máxima optimización de los recursos de CLINICA CHICLAYO S.A.C.

• Mantener un sistema de publicidad permanente a través de los diferentes medios de comunicación: Televisión, Periódicos, Radio.

1.6. POLÍTICAS GENERALES

1. Mantener un adecuado aseo de todas las áreas del hospital y una impecable limpieza dentro de estrictas normas de higiene.

2. No incorporar ningún recurso humano sin una previa selección, evaluación e inducción para un mejor desempeño en las labores asignadas.

3. Asignar los Recursos Humanos idóneos de acuerdo a los cargos establecidos.

4. Promover a empleados que según su desempeño y capacidad en su área de trabajo lo amerite.

5. Ofrecer una remuneración acorde a las evaluaciones de desempeño del personal.

6. Adquirir equipos médicos de alta tecnología y materiales en general, para brindar servicios de calidad a los usuarios.

9. Ofrecer precios competitivos y servicios profesionales de calidad para garantizar la preferencia de los usuarios.

1.7. REGLAS GENERALES PARA EL PERSONAL DE CLINICA CHICLAYO S.A.C

1. Se prohíbe a los empleados realizar transacciones de tipo económica con los pacientes, familiares, o con el mismo personal.

2. Ningún empleado deberá aceptar la custodia de dinero y objetos de valor de pacientes ingresados, a los cuales se les indicará que deben depositarse en la caja de seguridad, o en su defecto entregarlos a los parientes.

3. Cada empleado tendrá que comunicar a su jefe inmediato para ausentarse temporalmente de su área de trabajo.

4. Todo el personal deberá vestir adecuadamente su uniforme según el área a la cual pertenece.

5. El uso del teléfono está reservado para las necesidades del servicio; en caso de recibir una llamada telefónica de urgencia, será atendida en forma breve.

6. Queda prohibido fumar dentro de CLINICA CHICLAYO S.A.C, o consumir cualquier tipo de golosinas en pasillos, estaciones de enfermeras o cuartos de pacientes.

7. Se deberá de llamar a los pacientes por su nombre y apellido y no por su número de cama o de registro, respetando su individualidad y absteniéndose de hacer comentarios respecto a su padecimiento, tanto en su presencia, como con sus compañeros de trabajo y familiares.

8. Prohibido proporcionar cualquier información acerca del estado de salud o evolución clínica de los pacientes, si no corresponde a su función.

2. ORGANIZACIÓN

Para cumplir con los objetivos de la organización se deben tomar en consideración las actividades a realizar elaborando un listado de ellas y agrupándolas según su afinidad, para establecer su funcionalidad.

Luego, se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. De la estructura establecida, es necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. Se puede decir que el resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa denominada Organigrama.

2.1. ORGANIGRAMA

El organigrama de CLINICA CHICLAYO S.A.C se divide en dos grandes áreas que son Área Técnica y Administrativa, los cuales a su vez se subdividen en otras dependencias denominadas unidades obedeciendo a la funcionalidad y la relación que existe en cada una de ellas.

ORGANIGRAMA CLINICA CHICLAYO S.A.C

2.2. FUNCIONES PRINCIPALES POR UNIDADES

Las funciones que a continuación se detallan se han agrupado basándose en la natura-leza de las mismas y la jerarquía tomando en cuenta las líneas de mando.

2.2.1. MÉDICO COORDINADOR

RELACION DE AUTORIDAD

1. Depende de: Junta Directiva

2. Integrado por: Unidad Médica

Unidad de Enfermería

Unidad de Tratamiento de Diagnóstico

Unidad de Tratamientos Auxiliares

FUNCIÓN GENERAL

Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar las diferentes actividades realizadas por el personal a su cargo así como evaluar los resultados obtenidos por éstos, mediante análisis de informes.

FUNCIONES ESPECÍFICAS.

• Organizar los puestos bajo su responsabilidad de CLINICA CHICLAYO S.A.C

• Planificar con los jefes de los diferentes puestos del área médica las normas y procedimientos correspondientes a las actividades de cada uno de ellos.

• Velar por cumplimiento de las normas y reglamentos del personal bajo su responsabilidad.

• Supervisar que al paciente se le brinde atención integral.

• Realizar reuniones periódicas con el personal bajo su cargo.

• Informar permanentemente a la Junta Directiva de las actividades desarrolladas en el área médica.

• Representar a la institución en eventos que sean de su competencia.

• Coordinar horarios con personal del área técnica.

2.2.1.1. UNIDAD MÉDICA.

RELACIÓN DE AUTORIDAD

1. Depende de: Médico Coordinador

2. Integrado por: Médicos Residentes

Médicos Especialistas

Sala de Operaciones

Emergencias

FUNCIÓN GENERAL

Es la responsable de la prevención, recuperación y rehabilitación de la salud de los pacientes que demanden los servicios de CLINICA CHICLAYO S.A.C.

FUNCIONES ESPECÍFICAS.

• Informar a la unidad de suministros sobre la necesidad de los insumos, medicamentos y equipos médicos para la atención de los pacientes de CLINICA CHICLAYO S.A.C.

• Proponer y ejecutar procedimientos de atención médica integral y especializada orientados a proporcionar un servicio eficiente y eficaz a los pacientes

• Asegurar el cumplimiento de las normas de bioseguridad.

• Participar en el establecimiento de las normas de las actividades de la unidad de

enfermería, así como la programación de horarios del personal de esta unidad.

• Apoyar las actividades de prevención, diagnóstico y tratamiento de las unidades

auxiliares como de Rayos X, Mamografía, Cuidados Intensivos, Intermedios

Hemodiálisis, con el propósito de extender la calidad de vida del paciente.

2.2.1.2. UNIDAD DE ENFERMERÍA

RELACIÓN DE AUTORIDAD

1. Depende de: Médico Coordinador

2. Integrado por: Jefe de Enfermeras

Enfermeras Graduadas

Auxiliares de Enfermería

Sala de Operaciones

Arsenal

FUNCIÓN GENERAL

Es la unidad encargada de ejecutar las acciones y procedimientos de enfermería que aseguren la atención integral e individualizada del paciente de acuerdo a su grado de dependencia, diagnóstico y tratamiento médico.

FUNCIONES ESPECÍFICAS.

• Brindar atención integral de enfermería a los pacientes de CLINICA CHICLAYO S.A.C según las normas que establezca CLINICA CHICLAYO S.A.C.

• Participar en las acciones de salud dirigidas a lograr el bienestar físico y mental del paciente.

• Administrar las prescripciones médicas y tratamientos a los pacientes de manera eficiente.

• Realizar reportes e informes de pacientes en forma adecuada para facilitar el diagnóstico y tratamiento de los mismos.

• Proveer a los pacientes de vestuario y ropa de cama en condiciones asépticas.

• Proponer, ejecutar y evaluar protocolos y procedimientos de enfermería, orientados a proporcionar un servicio eficiente y eficaz a los pacientes

• Programar y evaluar la atención integral de enfermería en las habitaciones y la atención durante las 24 horas en hospitalización y emergencia, en coordinación con las unidades correspondientes para el cumplimiento de los objetivos de CLINICA CHICLAYO S.A.C

2.2.1.3. UNIDAD DE TRATAMIENTO Y DIAGNÓSTICO.

RELACIÓN DE AUTORIDAD

1. Depende de: Médico Coordinador

2. Integrado por: Laboratorio Clínico

Tomografía Axial Computarizada (TAC)

Mamografía

Ultrasonografía

Electrocardiografía

FUNCIÓN GENERAL

Es la unidad encargada de brindar la ayuda para la prevención, el diagnóstico y tratamiento de las enfermedades y la investigación mediante el empleo de radiaciones, ondas ultrasónicas, asimismo la realización de los estudios analíticos adecuados en las determinaciones bioquímicas, inmunológicas, hematológicas y microbiológicas.

FUNCIONES ESPECÍFICAS.

• Realizar exámenes analíticos de laboratorio bioquímico, hematológico, inmunológico y microbiológico en sangre, líquidos corporales y excreciones orgánicas con fines de diagnóstico, tratamiento e investigación de las enfermedades.

• Interpretar los estudios utilizando las radiaciones y ondas ultrasónicas que requieran los pacientes del hospital con fines de diagnóstico o tratamiento.

• Hacer uso adecuado de las radiaciones para la determinación correcta del diagnóstico.

• Efectuar pruebas y procedimientos mediante la utilización de radiactivos.

• Asegurar el cumplimiento de las normas de bioseguridad, brindando a los pacientes la protección respectiva.

• Velar por el mantenimiento de los equipos y material médico asignado a la unidad, promoviendo su adecuado manejo por el personal encargado.

• Programar y evaluar el servicio en el horario establecido y las 24 horas en emergencia para el cumplimiento de los objetivos de CLINICA CHICLAYO S.A.C

2.2.1.4. UNIDAD DE TRATAMIENTOS AUXILIARES

RELACIÓN DE AUTORIDAD

1. Depende de: Médico Coordinador

2. Integrado por: Cuidados Intensivos

Cuidados Intermedios

Hemodiálisis

FUNCIÓN GENERAL

Es la unidad encargada de brindar atención y tratamientos especializados al paciente que se encuentra en cuidados intensivos o críticos, cuidados Intermedios y hemodiálisis con el propósito de extender la calidad de vida del paciente.

FUNCIONES ESPECÍFICAS.

• Proporcionar la vigilancia continua del paciente que se encuentra en cuidados intensivos o cuidados intermedios.

• Reducir la morbimortalidad de los pacientes que se encuentran en cuidados intensivos

• Acortar el período crítico de las enfermedades agudas.

• Racionalizar los altos costos del diagnóstico, monitoreo y tratamiento.

• Velar por el buen uso y mantenimiento de los equipos e insumos utilizados en tratamientos de hemodiálisis, diálisis y los utilizados en cuidados intensivos o intermedios.

• Programar y evaluar la atención especializada.

2.2.2. GERENTE ADMINISTRATIVO

RELACIÓN DE AUTORIDAD

1. Depende de: Junta Directiva

2. Integrado por: Asistente Administrativo

Jefe Unidad Financiera Contable

Jefe Unidad de Recursos Humanos

Jefe Unidad de Mercadotecnia

Jefe de Suministros Generales

Jefe Unidad de Servicios Generales

FUNCIÓN GENERAL

Planificar, organizar dirigir y controlar las actividades administrativas y lograr que el hospital cuente con los recursos humanos, materiales y económicos necesarios, así como del mantenimiento y servicios generales para el cumplimiento de sus objetivos.

FUNCIONES ESPECÍFICAS.

• Proponer políticas, objetivos y normas de la gestión y asignación de recursos humanos, materiales y financieros con base al presupuesto institucional, así como en los procesos planificación, organización, financiamiento y logística correspondiente.

• Gestionar para que se realicen estudios sobre necesidades de reparación, ampliación o remodelaciones de CLINICA CHICLAYO S.A.C.

• Establecer y ejecutar las actividades de soporte logístico, asepsia, seguridad, mantenimiento y servicios generales.

• Supervisión y control de personal.

• Ejecución del proceso de pagos a médicos.

• Supervisión y control de servicios contratados.

• Aprobación de cotizaciones y/o compras de medicamentos, materiales, equipos y otros a proveedores.

• Participar en reuniones de las diferentes unidades.

• Revisar y aprobar informes de entrada y salida de materiales de CLINICA CHICLAYO S.A.C.

• Participar en el reclutamiento y selección del personal de nuevo ingreso.

2.2.2.1. UNIDAD FINANCIERA CONTABLE.

RELACIÓN DE AUTORIDAD

1. Depende de: Gerente Administrativo

2. Integrado por: Jefe de Contabilidad

Auxiliar Contable

Caja

FUNCIÓN GENERAL

Responsable del manejo eficiente del recurso financiero y de la aplicación correcta del sistema contable de modo que refleje transparencia en las operaciones de CLINICA CHICLAYO S.A.C, así como la elaboración y presentación de estados financieros a la junta directiva y otras instancias que lo requieran.

FUNCIONES ESPECÍFICAS.

• Registro de operaciones y revisión de movimientos contables de la institución.

• Coordinar con la unidad de Recursos Humanos para el pago de sueldos y salarios.

• Elaboración de planilla de pago para el personal.

• Mantener al día todos los libros contables de ley.

• Conciliaciones bancarias.

• Generar información contable para toma de decisiones.

• Supervisar y controlar todas las operaciones contables.

• Brindar asesoría en aspectos contables y tributarios.

• Contar con manuales de procedimientos contables.

2.2.2.2. UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS

RELACIÓN DE AUTORIDAD

1. Depende de: Gerente Administrativo

2. Integrado por: Asistente de Recursos Humanos

Secretaria

FUNCIÓN GENERAL

Planificar, organizar, desarrollar, coordinar y controlar técnicas capaces de promover el desempeño eficiente del personal de CLINICA CHICLAYO S.A.C.

FUNCIONES ESPECÍFICAS.

• Establecer y ejecutar la planificación, reclutamiento, selección, contratación, registro, asignación, e inducción del personal para cumplir los puestos requeridos por el hospital.

• Contar con un sistema de administración de salarios de acuerdo al análisis y evaluaciones de puesto.

• Sistematizar y mantener actualizado el registro de información de los empleados de CLINICA CHICLAYO S.A.C para la toma de decisiones y la planificación del desarrollo de los recursos humanos.

• Responsable del control y custodia de los expedientes del personal.

• Promover y desarrollar programas de capacitación hacia el personal para un mejor desempeño en su puesto de trabajo.

• Propiciar un clima laboral adecuado donde los empleados se sientan satisfechos.

2.2.2.3. UNIDAD DE MERCADOTÉCNIA

RELACIÓN DE AUTORIDAD

1. Depende de: Gerente Administrativo

2. Integrado por: Ejecutivo de Relaciones Públicas

Compras

FUNCIÓN GENERAL

Es la unidad encargada de promocionar los servicios y la tecnología con que cuenta CLINICA CHICLAYO S.A.C a través de los diferentes medios de comunicación, proyectando la imagen institucional ante la sociedad. Asimismo comprar en forma oportuna, eficiente, y adecuada los medicamentos y productos destinados a recuperar y

conservar la salud de los pacientes según prescripciones médicas, así como los materiales para un adecuado mantenimiento del edificio.

FUNCIONES ESPECÍFICAS.

• Implementar un sistema de promoción de los servicios y la tecnología con que cuenta CLINICA CHICLAYO S.A.C.

• Identificar los medios de comunicación idóneos, y de costos razonables para publicitar los servicios de CLINICA CHICLAYO S.A.C

• Realizar investigaciones de mercado.

• Proyectar la imagen de CLINICA CHICLAYO S.A.C

• Monitorear el servicio al cliente.

• Elaborar lista de productos o medicamentos, suministros y materiales requeridos y sus respectivos proveedores por cada área de CLINICA CHICLAYO S.A.C.

• Programar y requerir a la administración y al médico administrador la autorización para el abastecimiento necesario para lograr el suministro oportuno de medicamentos a los servicios brindados por el hospital durante las 24 horas del día, asegurando el stock de reserva según la naturaleza y el comportamiento de la demanda.

• Garantizar y controlar la calidad de los medicamentos que distribuyen las farmacéuticas.

• Controlar y supervisar la dispensación de drogas y narcóticos de uso controlado por la ley.

2.2.2.4. UNIDAD DE SUMINISTROS

RELACION DE AUTORIDAD

1. Gerente Administrativo

2. Integrado por: Abastecimiento de Medicamentos

Auxiliares

FUNCIÓN GENERAL

Es la unidad encargada de mantener la existencia adecuada de medicamentos, instrumentos médicos, de laboratorio y otros para proveer oportunamente a los solicitantes.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

• Contar con un stock adecuado de medicamentos, materiales, equipo y otros de acuerdo a las necesidades de CLINICA CHICLAYO S.A.C.

• Tener controles para la entrada y salida de los bienes que se manejan en almacén a través de un sistema computarizado.

• Implementar un sistema de control de información eficiente.

• Supervisar las funciones que se realizan en la unidad.

• Reportar oportunamente las necesidades de reabastecimiento.

• Establecer medidas para la conservación y custodia de medicamentos, materiales y equipos.

2.2.2.5. UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES

RELACIÓN DE AUTORIDAD

1. Depende de: Gerente Administrativo

2. Integrado por: Nutrición y Dietas

Limpieza

Lavandería y Costurería

Vigilancia y Portería

Recepción y Conmutador

Mantenimiento

Motorista

FUNCIÓN GENERAL

Es la unidad de apoyo encargada de lograr que el hospital cuente con el soporte de servicios de alimentación, limpieza, seguridad, mantenimiento y otros servicios generales necesarios para su buen funcionamiento.

FUNCIONES ESPECÍFICAS.

• Preparar alimentos de acuerdo al diagnóstico de salud y requerimiento nutricional de cada paciente

• Contar con existencia adecuada de alimentos e ingredientes en la despensa.

• Mantener en condiciones higiénicas utensilios de cocina, de mesa y mobiliario para su disponibilidad

• Supervisar las técnicas de preparación de alimentos.

• Vigilar que el almacén de alimentos se encuentre en condiciones de seguridad, limpieza, organización y protección.

• Supervisar la higiene, manipulación y conservación de alimentos preparados en el hospital.

• Lograr que se mantenga higiene en todas las áreas del hospital.

• Disponer de materiales, repuestos y herramientas necesarias para la realización de actividades.

• Proporcionar mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura, mobiliario, equipos, ambulancia y otros vehículos del hospital.

• Mantener un buen funcionamiento de los equipos e instalaciones de CLINICA CHICLAYO S.A.C.

• Ofrecer la seguridad física del personal, así como la del material, instalaciones y equipos del hospital.

• Llevar registro y control de todos los pacientes que ingresan a CLINICA CHICLAYO S.A.C

• Supervisar que se atiendan de manera amable y oportuna las llamadas telefónicas, así como las que sean solicitadas por las diferentes áreas.

• Contribuir a que los sistemas de seguridad proporcionen confiabilidad, protección a pacientes, trabajadores y público en general.

• Reportar cualquier producto dañado descompuesto o de dudosa utilización y tomar las medidas preventivas y correctivas necesarias.

• Llevar control de combustible y kilometraje de los equipos de transporte.

3. DIRECCIÓN

La Dirección es el proceso por medio del cual se influye en las personas para que contribuyan en favor de los objetivos organizacionales.

Los administradores dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización, los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.

La dirección incluye elementos importantes como la motivación, liderazgo y comunicación.

3.1. MOTIVACIÓN

Con el propósito de que los empleados se sientan identificados y que forman parte de CLINICA CHICLAYO S.A.C se desarrolla a través de la administración lo siguiente:

• Proporcionar a los empleados las condiciones físicas y ambientales adecuadas para la realización de su trabajo.

• Promover entre los empleados de CLINICA CHICLAYO S.A.C una alta valoración de sentido de justicia y equidad evitando toda clase de discriminación sexual en el desempeño de los roles profesionales, compensaciones económicas, promociones y ascensos.

• Ofrecer a los empleados de CLINICA CHICLAYO S.A.C un plan de protección que garantice la higiene y seguridad en el trabajo.

• Propiciar condiciones que fomenten una mejor calidad de vida en el trabajo.

Entiéndase por calidad de vida en el trabajo: satisfacción con el trabajo ejecutado, posibilidades de futuro en la empresa, reconocimientos por los resultados obtenidos, salarios recibidos, beneficios ofrecidos, relaciones humanas en el grupo y con la organización, ambientes psicológico y físico, libertad de decidir, posibilidad de participar entre otros.

• Implementar un plan de relaciones públicas internas y externas que contribuya a mejorar la imagen empresarial de CLINICA CHICLAYO S.A.C e incremente su grado de implicación e identificación tanto con el cliente externo como interno.

4. CONTROL

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Para comprender mejor la actividad de control en un hospital, es necesario tener en cuenta todo el proceso de formulación e implementación de las decisiones que se desea controlar, pues el control bien ejecutado permite conocer sobre el potencial de la organización, de corregir y alterar su rumbo, respondiendo a las exigencias y a los apoyos externos.

4.1. CONTROL DE RECURSOS HUMANOS

Para llevar un adecuado control del personal en CLINICA CHICLAYO S.A.C, es necesario que exista el área de Recursos Humanos, ésta tiene como función principal lo que corresponde a la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento, aplicando técnicas de reclutamiento y selección, capacitación y desarrollo, motivación, sueldos y salarios, seguridad e higiene y prestaciones, así como la responsabilidad del perfil requerido para cada una de las áreas de CLINICA CHICLAYO S.A.C.

4.1.1. RECLUTAMIENTO

1. Este se hará mediante un proceso que permita identificar a candidatos capacitados para llenar las vacantes.

2. Se implementa utilizando solicitudes espontáneas, anuncios, asociaciones de profesionales y buscando recursos dentro del mismo centro hospitalario que reúnan el perfil.

3. La solicitud de empleo tendrá que ser retirada en el área de Recursos Humanos y por lo menos deberá contener: Datos personales, Preparación Académica, Antecedentes Laborales, y Referencias Personales.

4.1.2. SELECCIÓN DE PERSONAL

1. Para seleccionar a la persona que ocupará una vacante se deberá realizar entrevistas, pruebas de idoneidad, verificación de datos y referencias y exámenes médicos a efecto de determinar la capacidad técnica y profesional, experiencia, honestidad y que no exista impedimento legal o ético para el desempeño del cargo.

2. Si la promoción es interna, por lo general no es necesario realizar nuevamente exámenes médicos o verificar referencias personales y entrevistas.

3. Si la selección de candidatos es externa es necesario aplicar los siguientes pasos:

3.1. Pruebas de idoneidad, para evaluar la compatibilidad del solicitante con los requisitos del puesto.

3.2. Entrevista de selección, plática formal profunda, conducida por el jefe del departamento solicitante para evaluar la idoneidad de la persona que aspira a cubrir la plaza vacante.

3.3. Verificación de datos y referencias para comprobar la veracidad de la información proporcionada por el solicitante.

3.4. Exámenes médicos tales como de Sangre, Prueba de Embarazo, examen de Pulmón, de VIH entre otros, con el objetivo de promover la salud institucional.

4.1.3. INDUCCIÓN

Los nuevos integrantes de una empresa habitualmente tienen una actitud permeable a lo nuevo y se interesan tanto por la información como por la formación que la organización le pueda brindar. Los programas de inducción permiten encausar el potencial del empleado en el mismo camino de los objetivos de la empresa.

4.1.3.1. BENEFICIOS DE UNA ADECUADA INDUCCIÓN

Uno de los principales beneficios derivados de una buena inducción estriba en la reducción del nivel de ansiedad del nuevo empleado. Cuando se reduce el nivel de ansiedad, es más probable que se desempeñen bien las nuevas responsabilidades, al sentirse mejor ubicado, el empleado requerirá menos atención por parte del supervisor. Asimismo, es menos probable una renuncia temprana.

4.1.3.2. PASOS BÁSICOS DE LA INDUCCIÓN

INDUCCIÓN GENERAL

La Unidad de Recursos Humanos es responsable de brindar al recién llegado (esta clase de inducción se aplica sólo a nuevos ingresos) información precisa acerca de los siguientes aspectos:

1. Historia y evolución de la organización, su estado actual, objetivos y posicionamiento en el mercado.

2. Puesto de trabajo que va a ocupar, características, funciones, relaciones con otros puestos, medios de trabajo que se utilizan, expectativas de desarrollo, salario (se recomienda la entrega de una copia de la descripción del puesto).

3. Reglamentos, códigos e instrucciones existentes

INDUCCIÓN ESPECÍFICA

La inducción específica se aplica a nuevos empleados y a todos los movimientos internos. (Transferencias y promociones) El jefe inmediato ejecutará esta inducción mediante las siguientes acciones:

1. Presentación entre los colegas

2. Mostrar el lugar de trabajo

3. Objetivos de trabajo del área, estrategias, etc.

4. Ratificación de las funciones del puesto.

5. Formas de evaluación del desempeño

6. Relaciones personales en lo referido al clima laboral, costumbres, relaciones de jerarquía, etc.

7. Métodos y estilos de dirección que se emplean en la empresa.

8. Mostrar principales instalaciones de la empresa.

4.1.4. CAPACITACIÓN

1. Cada tres meses la institución elaborará un diagnóstico que contenga las

necesidades de capacitación, objetivos y un sistema de evaluación y seguimiento.

2. Los jefes de cada área de CLINICA CHICLAYO S.A.C serán los responsables de verificar las necesidades de capacitación del personal bajo su responsabilidad según la evaluación del desempeño que éstos tengan.

4.1.5. EVALUACIÓN

1. El jefe de cada área en coordinación con la oficina de Recursos Humanos, será el responsable de la evaluación del personal a su cargo.

2. Se realizarán evaluaciones anuales para verificar el cumplimiento efectivo de las tareas encomendadas, ya que la sola presencia física del personal en horas laborales no significa que su desempeño sea satisfactorio.

3. La evaluación del desempeño y la verificación de las tareas encomendadas serán discutidas con el empleado para comprometer el cumplimiento a las recomendaciones que se le formulen.

4.1.6. CONTROL DE EXPEDIENTES E INVENTARIO DE PERSONAL

1. La Unidad de Recursos Humanos deberá mantener actualizados los expedientes e inventario de todo el personal, de manera que sirva para tomar decisiones cuando sea necesario.

2. Los expedientes deben caracterizarse por el orden, claridad y actualización permanente; contendrán los diferentes documentos entre los que se mencionan:

• Perfil del puesto requerido

• Curriculum Vitae o resumen de antecedentes

• Referencias o verificaciones

• Resultados de la Valoración Psicológica

• Resultados pruebas de conocimientos y/o habilidades (en caso de existir)

• Resumen Entrevista de Selección

• Solicitud formal de la empresa

• Antecedentes Penales

• Exámenes Médicos

• Resultados de Evaluación de Desempeño

• Diplomas de capacitaciones, Etc.

4.1.7. CONTROL DE ASISTENCIA

1. La entrada y salida a CLINICA CHICLAYO S.A.C se registra a través del reloj marcador en una tarjeta de control para cada empleado.

2. contiene el registro diario de la entrada y salida de los empleados durante la jornada laboral en el cual se detallarán:

• Número correlativo de entrada o salida

• Nombre del empleado

• Hora

• Firma

3. Si por alguna razón temporalmente no es posible el control por medio del reloj marcador, éste deberá hacerse a través de un libro, el cual deberá ser ubicado en un lugar de fácil acceso, bajo la custodia y administración del Receptor y se colocará un reloj en un lugar visible que marcará la hora oficial.

Observación: Las llegadas tardías y ausencias del personal deberán ser reportadas a la jefatura en los formularios correspondientes durante los tres días hábiles posteriores a la finalización de cada mes.

4. Las inasistencias ocurridas por motivos de enfermedad se confirmarán con la constancia médica expedida por ESSALUD el cual se presentará en la Oficina de Recursos Humanos, o Área de Administración, según corresponda.

4.1.8. ROTACION DE PERSONAL EN PUESTOS AFINES

1. La oficina de recursos humanos deberá contemplar la conveniencia de rotar las labores entre quienes realizan tareas o funciones afines; siempre y cuando la naturaleza de tales labores permita efectuar tal medida, por lo cual deberán ser previamente instruidos a fin de que puedan desempeñarse con eficiencia en los nuevos cargos.

2. La rotación de labores permitirá la utilización efectiva de los recursos humanos en puestos afines.

3. Con la rotación se evita el acomodamiento y desgano en la realización de las actividades encomendadas.

4. Se disminuye el riesgo de encubrimiento, fraudes, errores, deficiencias administrativas y utilización indebida de recursos.

5. Los cambios periódicos de tareas con funciones similares permiten que los empleados adquieran experiencia en el desempeño de sus funciones y sean más productivos para la institución.

4.2. CONTROL DE SUMINISTROS

El control de suministros en CLINICA CHICLAYO S.A.C está diseñado del tal manera que posibilita la identificación de los mismos, ubicación y existencias para evitar cualquier tipo de inconvenientes en casos de emergencia.

4.2.1. REQUERIMIENTOS DE SUMINISTROS

El encargado de suministro de medicamentos debe mantener las condiciones óptimas que permitan a las unidades de apoyo de CLINICA CHICLAYO S.A.C contar en forma oportuna con los suministros necesarios para el cumplimiento de sus objetivos, por lo que se deberá planificar, dirigir y controlar el proceso de la recepción y distribución de medicamentos y material médico quirúrgico.

• La recepción de medicamentos consiste en recibir los pedidos de bienes a los cuales se le verificarán aspectos como cantidad, calidad, presentación y fecha de vencimiento.

• Al recibir cada entrega, esta deberá ser comparada con la documentación que la acompaña. Físicamente con la descripción de cantidad y tipo que aparece en la etiqueta y con la información en la orden de compra o nota de Remisión.

• Si el producto viene envasado en recipientes, éste debe ser cuidadosamente inspeccionado para evitar contaminación y daño.

• Cuando se reciba un pedido debe comprobar el cumplimiento de las especificaciones indicadas en el formulario como: código, dosificación, descripción del medicamento, costo unitario y costo total.

• Por ningún motivo se deben aceptar medicamentos que no cumplan con las especificaciones y debe elaborarse el informe, registro y guía de la recepción en el cual debe constar cualquier diferencia.

• Las muestras deben ser representativas de los lotes que fueron tomados.

• Los ingresos de medicamentos a CLINICA CHICLAYO S.A.C deberá hacerse a través del almacén de suministros.

4.2.2. ALMACENAMIENTO

• Disponer de espacios que permitan almacenar nuevos productos que puedan ingresar al hospital como compras urgentes.

• Los espacios fijos serán para ubicar determinados insumos que garanticen el almacenamiento de los mismos, de acuerdo al peso, volumen y embalaje, éstas pueden ser tarimas o estantes.

• El espacio físico tiene que definirse por categoría y respetarse, ya que ello garantizará el orden, accesibilidad, fácil ubicación y aprovechamiento del espacio.

• Desarrollar funciones de control o supervisión con integridad, conocimiento y experiencia necesaria.

• Facilitar la conservación de los medicamentos almacenados y protegerlos de todas las influencias dañinas como: variaciones drásticas de temperatura, humedad, polvo, olores, entrada de animales, plagas e insectos.

• Tener pisos de superficie lisa, de fácil limpieza y desplazamiento.

• Mantener una adecuada iluminación para que todas las operaciones se lleven a cabo con precisión y seguridad.

• Deben de tomarse precauciones especiales para el almacenamiento de materiales peligrosos y delicados como: líquidos y sólidos combustibles, gases bajo presión, narcóticos y otras sustancias, tales como los altamente tóxicos, materiales radioactivos y corrosivos.

• Se deben tomar en cuenta factores que faciliten la rotación, el despacho, control y la protección de los materiales por ejemplo:

SIMILITUD: Agrupar según acción farmacológica, forma farmacéutica por grupos o clasificación por categorías ABC.

DEMANDA: La ubicación debe facilitar la rotación de los productos.

CARACTERISTICAS ESPECIALES: Uso restringido, inflamables. Etc.; capacidad física del almacén (tamaño, altura del techo).

• Mantener un sistema de seguridad implementado medidas de protección del material contra incendios, evitar robos y extravíos, humedad, etc. Por ejemplo: mantener políticas de saneamiento y seguridad, identificación de los empleados, uso de uniformes y técnicas de limpieza en toda el área.

• Revisar en forma periódica la fecha de vencimiento de los productos para tomar medidas de cambio de mercancía antes del vencimiento y cambio de material de poca salida.

• Reflejar la existencia de productos por vencerse o ya vencidos promoviendo la movilización de la existencia con fecha de vencimiento más próxima.

• Descartar física y contablemente los medicamentos o insumos que se han deteriorado por encontrarse en condiciones inadecuadas de almacenamiento o manejo.

4.2.3. INVENTARIOS

• Para controlar cada medicamento se debe usar un sistema computarizado que facilite el ingreso y egreso de los mismos.

• Utilizar el sistema PEPS, es decir el primero en entrar, es el primero que sale, considerando la fecha de vencimiento de los productos.

• Elaborar inventarios de productos vencidos y proceder al descargo correspondiente con el objeto de manejar datos reales.

• Controlar los movimientos de entradas y salidas, niveles de existencias, necesidades de reposición y conocimiento anticipado del tiempo de reposición.

• Realizar control de inventario de los productos ya sean éstos periódicos (a intervalos de tiempo definidos), permanentes, (cada vez que se presente movimiento del producto) especiales (por razones especiales) o eventuales.

4.3. CONTROL DE MATERIALES

Debido al volumen de operaciones que se manejan tanto administrativas como financieras en un hospital como CLINICA CHICLAYO S.A.C, se realiza una adecuada administración de materiales, ya que ésta no solo cuida el correcto flujo de materiales que se utilizan en CLINICA CHICLAYO S.A.C, sino que también vigila la función de compras.

• No debe saturarse la bodega con materiales que realmente no utilizan, ya que en algunos de los casos, se realizan compras masivas por liquidación de inventario donde ofrecen precios más bajos, pero a la larga es pérdida para la empresa, pues se deterioran con mayor rapidez.

• No aceptar materiales que no han sido pedidos o que no están de acuerdo con las especificaciones de lo solicitado.

• Para realizar una compra, deberá hacerse a través de una orden la cual deberá firmar el jefe del área contable y administrador para su debida autorización

• Toda solicitud de material para cualquiera de las áreas de CLINICA CHICLAYO S.A.C deberán ir firmadas por el jefe, para verificar el uso racional de los materiales.

• El área para guardar los materiales deberá estar ventilada, seca y limpia para evitar deterioro de los mismos.

• Para evitar problemas de tipo administrativo, deberá existir una adecuada comunicación entre las áreas que requieren determinados materiales.

• Las facturas de compras realizadas deben guardarse en un lugar de fácil localización para consultas o futuros reclamos.

• Elaborar un presupuesto de los materiales principales que se utilizan en las diferentes áreas de CLINICA CHICLAYO S.A.C para garantizar el buen funcionamiento de la institución.

• Deberán realizarse inventarios periódicos con el propósito de determinar la existencia de materiales.

4.4. CONTROL DE EQUIPOS

• Elaborar un plan operativo anual por parte del Departamento de Servicios Generales para proporcionar el apoyo necesario a las diferentes áreas.

• Debe implementarse la codificación para facilitar la identificación de los bienes al momento de realizar inventarios.

• Contratar los servicios de empresas que proporcione mantenimiento preventivo y correctivo a los diferentes equipos de uso en CLINICA CHICLAYO S.A.C (Equipos

Médicos, Computadoras, Vehículos entre otros).

• El uso de los vehículos deberá ser de uso exclusivo para actividades de CLINICA CHICLAYO S.A.C y deberán portar en un lugar visible el distintivo que identifique a la empresa.

• El motorista que tenga asignada la responsabilidad del vehículo, tiene la obligación del cuido y conservación del mismo.

• Deberá reportar a quien corresponda cualquier anomalía o desperfecto del v

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