PROYECTO PRACTICAS EMPRESARIALES EPS Famisanar SAS

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PROYECTO PRACTICAS EMPRESARIALES

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO EN LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Y PAGO DE NOMINA EN EPS FAMISANAR.

PRESENTADO POR: SEBASTIAN NARANJO RODRIGUEZ

ASESOR:

OSCAR JAVIER PARRA ORTEGA

INSTITUCIÓN  UNIVERSITARIA  POLITÉCNICO  GRANCOLOMBIANO FACULTAD DE INGENIERÍA, DISEÑO E INNOVACIÓN

ESCUELA DE OPTIMIZACIÓN, INFRAESTRUCTURA Y AUTOMATIZACIÓN 2019

1. Tabla de Contenido

2. TITULO DE LA PROPUESTA        3
3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA        3
4. OBJETIVO GENERAL        4
5. OBJETIVOS ESPECIFICOS        4
6. JUSTIFICACION        5
7. MARCO TEORICO        6
8. ESTADO DEL ARTE        11
9. METODOLOGIA        13

1. DESCRIPCIÓN ACTUAL DE LOS PROCESOS EN CUESTION        13
2. DIAGRAMAS DE PROCESOS        17
3. DIAGNOSTICO        21
4. DIAGRAMA DE PARETO        23

1. PROPUESTAS Y CONCLUSIONES        24

1. PROPUESTAS        24

1. Proceso de contratación de personal        24
2. Proceso de retiros de personal        26
3. Proceso de pago de nómina        27

1. CONCLUSIONES        28

1. CRONOGRAMA        29
2. BIBLIOGRAFIA        29

1. TITULO DE LA PROPUESTA

Propuesta de mejoramiento en los procesos de Administración de personal y pago de nómina en EPS Famisanar.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

EPS Famisanar SAS, es una empresa del sector salud colombiano que es la responsable de la afiliación y el registro de sus afiliados y del recaudo de sus cotizaciones, nace de una alianza estratégica entre Cafam y Colsubsidio en el año 1995. Es una empresa que gestiona el riesgo en salud de sus afiliados con enfoque preventivo; de forma amable, confiable y eficiente. Esta categorizada como la EPS número uno en Bogotá y espera ser reconocida como número uno a nivel nacional para el año 2020.

El área de Gestión humana donde se desarrolla la práctica es un área de las más importantes en una empresa, ya que son los encargados de prácticamente todo el personal o empleados de la compañía, los que seleccionan el personal, contratan, se encargan de la formación y desarrollo, así como del bienestar social y demás; Los procesos allí son muy meticulosos y deben ser muy rápidos, pero a la vez muy detallados, de mucha responsabilidad y confidencialidad. Lo que hace que los procesos tengan que ser muy metodológicos y muy controlados, todos los procesos en detalle deben llevar un control, que tenga un control por varias personas para todas apoyarse en los procesos de cada jefatura.

Una posible causa del problema es que no se tienen unos procesos claros y organizados que garanticen la mayor eficiencia, la disminución de problemas directos e indirectos con los de más procesos en general de todo el Área de Gestión Humana y problemas secundarios con otras Áreas de la empresa y al ser temas tan delicados y de mucho cuidado el error debe ser mínimo. Dichos procesos están documentados, descritos detalladamente y tienen su flujograma correspondiente al proceso, aunque no están del todo actualizados y estos sirven como base para identificar y entender los problemas que conlleva y así poder proponer las mejoras necesarias para volverlo un proceso más controlado.

El no llevar un control estricto de cada paso dentro de cada proceso que se realiza, ocasiona incertidumbre y errores que no se pueden cometer, el no seguir una metodología clara, ha conllevado a que dentro de los procesos se cometan errores mínimos pero que tienen un impacto claro; conllevan a perdidas de dinero, a retrasos en cuanto a tiempo y a procesos consiguientes de otros.

De acuerdo a lo anterior dichos procesos se deben rediseñar o aclarar puntos donde se requiere un control estricto por varias personas, la persona encargada del

procedimiento, el que revisa y verifica el procedimiento y el jefe que rectifique todo y dé el visto bueno.

Con todo esto, se espera poder proponer una mejora en cuanto a la metodología de cada proceso, proceso de contratación, procesos de retiros de personal y los procesos de nómina; con base a como se trabaja y a como están diseñados estos procesos, poder idear un procedimiento más metódico y más controlado, para no llegar a cometer errores que pueden tener un impacto critico dentro del área o inclusive de toda la empresa. Logrando así no tener perdidas de dinero más que todo en los procesos de nómina, y retrasos o complicaciones en los procesos de contratación y retiros de personal que también conllevan mucha responsabilidad.

Los elementos principales del problema se entienden como los puntos críticos donde se evidencian las consecuencias o dificultades que nacen debido a las malas gestiones o errores involuntarios dentro de los procesos, como, el no tener el completo control de soportes o archivo indispensable para la gestión del proceso, la organización y control del proceso para tener una metodología o serie de pasos a seguir para evitar confusiones y olvidos en el proceso que generan disgustos y perdidas.

1. OBJETIVO GENERAL

Desarrollar una propuesta de mejora en los procesos de contratación de personal, retiros de personal y pago de nómina; con el objetivo de localizar las fallas y encontrar una solución que permita mejorar el proceso, más eficiente, con el fin de reducir los problemas, las no conformidades y disminuya los errores que este genera dentro de la Jefatura de Administración de personal y remuneración.

1. OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Realizar el levantamiento actual de procesos para identificar y comprender las razones por las que existen demoras y perdidas en los procesos mencionados
• Realizar el diagnóstico preliminar del proceso actual, para identificar los

puntos en los que se ha fallado o cometido errores críticos.

• Diseñar una propuesta de mejoramiento con el fin de mitigar o disminuir los errores que se están cometiendo en los procesos para evitar los retrasos y las perdidas en los mismos.

1. JUSTIFICACION

Realizar una propuesta de mejora mediante el análisis, identificación y solución de la problemática que tienen los procesos actuales en el área, es bastante importante ya que generan retrasos y generan ciertas perdidas en los procesos que no deberían ocurrir. Se vuelve un tema de vital importancia ya que, si ocurren errores mediante la ejecución de estos, se afecta en si un proceso mayor que conlleva con varias áreas de la compañía, el hecho de que se presente un error en estos problemas hace que todo el proceso consiguiente en las demás áreas se retrase, y cause pérdidas de tiempo, dinero y eficacia.

Las pérdidas de tiempos, dinero y demás son causales de una mala gestión en el proceso, si se pierden soportes, se olvidan gestiones, no se tienen controles sobre la información ingresada o suministrada, por lo que se generan errores que conllevan retrasos en los procesos posteriores a estos que se ven afectados y puede retrasar inclusive procesos de diferentes áreas de la organización. Poniendo un ejemplo, hace unas semanas, cuando se paga la nómina, el no tener un buen control del proceso en contratación genero un retraso ya que no se controló ni se comprobó los números de cuentas de nómina, paso que se ingresó mal alguna y otra que se debía cambiar no se notificó, por lo cual se retrasó el pago y el proceso de nómina, ya que se rebota la cuenta y no se consigue generar el pago total hasta no arreglar los números de cuentas incorrectos, y hace que se genere de nuevo el proceso.

Es de mucha importancia acabar con estos problemas y mitigar estos errores ya que afectan directamente a los empleados de EPS Famisanar, tanto a los del Area como tal de Remuneración ya que son los directamente implicado, como a los demás empleados de toda la organización, ya que en el pago de nomina di se generan errores son para problemas con los trabajadores, si se les pago o no, si se pago lo que se tenía que pagar, etc. Si se ve por la parte del proceso de retiros de personal, encontramos implicados directos como el trabajador y los encargados de pagar liquidaciones y demás factores que se retrasan gracias a dichos errores involuntarios pero que suceden al no tener un proceso debidamente controlado.

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