Plan De Trabajo

Estos consejos se dirigen a coordinadores y gerentes, para facilitar su trabajo con el personal o sus clientes. Sin embargo, la redacción de planes de trabajo no es específicamente única, y las orientaciones que aquí se dan pueden ser útiles para planificadores, administradores e implementadores de ministerios gubernamentales, ONG y organizaciones del sector privado.

Si involucra a su personal en la creación o diseño de un plan, puede entregarles este documento para que les ayude a aprender lo necesario para iniciar un proceso participativo de gestión. El plan es la guía para la organización, y cuando el personal participa en su preparación, es más probable que sientan que «es suyo» y lo utilicen en la implementación.

1.2: Qué NO son los planes de trabajo:

Desde el primer momento, es importante eliminar dos presunciones sobre los planes de trabajo: (a) que un plan de trabajo consiste sólo en un presupuesto, y (b) que un plan de trabajo consiste sólo en un calendario. Muchos administradores se disgustan cuando ven sus planes de trabajo rechazados por haberse basado en estas dos falsas conjeturas.

Muchas instituciones financiadoras y ejecutoras exigen un plan de trabajo para poder justificar la concesión de fondos para el periodo en cuestión. Por esta causa, muchos administradores asumen que el presupuesto es el elemento esencial (o único) del plan de trabajo. Nada más lejos de la realidad. El presupuesto es necesario, por supuesto, pero todos los componentes del presupuesto tienen que estar justificados. Esta justificación es el texto del propio plan de trabajo (mientras que es mejor incorporar el presupuesto como apéndice del plan de trabajo), tema de este documento.

La otra falsa suposición es que el calendario es un plan de trabajo. Un coordinador puede esforzarse en preparar un calendario, listando las tareas a hacer, día a día, para el periodo en cuestión. Aunque un calendario es útil, por supuesto, no es un plan de trabajo (es decir, no establece los objetivos y resultados que se quieren conseguir, ni cómo, ni por qué). Aún más, aunque se pretenda que un calendario sea una lista de actividades día a día, en la vida real una lista tan precisa no puede llevarse a cabo. Pueden surgir otras tareas urgentes, pueden aparecer visitantes inesperados (por ejemplo, donantes o personas ilustres), las reuniones planeadas pueden sufrir retrasos porque los otros asistentes tengan tareas o visitantes inesperados, etc, etc. En lugar de un calendario rígido, este documento recomienda que se adjudique a cada uno de los resultados u objetivos un periodo de tiempo en el que se puede esperar su conclusión, lo que resulta en un planteamiento natural y flexible en lugar de la vía mecánica de preparación de un calendario.

Una vez descartadas estas dos falsas suposiciones, es posible comenzar a preparar un plan de trabajo real. Los puntos siguientes proporcionan orientaciones para hacerlo.

2. ¿Qué es un plan de trabajo?

Un plan de trabajo es una exposición: se escribe para planear las actividades de un periodo de tiempo dado, primero para convencer de su aprobación a los que toman las decisiones, luego como documento guía de las actividades a efectuar durante ese periodo. Este capítulo tiene tres partes:

¿Para qué redactar planes de trabajo?

¿Qué es una exposición? y

Periodo de tiempo que cubre un plan de trabajo.

2.1: ¿Para qué preparar un plan de trabajo?

Un plan de trabajo tiene varios propósitos. Sin embargo, el principal se olvida con frecuencia. Es un instrumento (herramienta) de planificación y gestión que proporciona las condiciones para planificar el trabajo, y es la guía para llevar a cabo ese trabajo durante el periodo en cuestión. También lo utilizan las agencias financiadoras y ejecutoras como documento para justificar la concesión de fondos (y esta es la causa de que se olvide su propósito principal: algunos administradores lo ven como un inconveniente necesario, en lugar de una útil herramienta para su propio trabajo). También es un documento que contribuye activamente a la transparencia, ya que se pueden repartir copias del plan de trabajo a las personas u organizaciones que tengan la necesidad o el derecho de saber lo que se hace, y por qué, durante el periodo determinado.

El plan de trabajo es, en algunas cosas, muy similar a una propuesta. La diferencia es que un plan de trabajo se refiere a un proyecto ya aprobado, y determina un segmento de tiempo dentro del proyecto o programa. Identifica (como metas) los problemas a solucionar, los convierte en objetivos precisos y verificables, indica los recursos necesarios y los obstáculos a contrarrestar, esboza una estrategia e identifica las acciones que hay que emprender para conseguir los objetivos y completar los resultados. Una propuesta tiene mucho de esto, pero se refiere al tiempo total del proyecto, y se redacta antes de la aprobación del proyecto para justificar esta aprobación.

Para conseguir los recursos, incluyendo la financiación necesaria indicada en el presupuesto, el plan de trabajo sirve como justificación para la concesión de fondos. Cuando se aprueba, el plan de trabajo sirve como guía de las acciones a emprender para alcanzar los objetivos (por escrito para que sean transparentes para todos), y dentro o fuera del grupo que lo implementa, para describir estos objetivos y resultados, y justificar las acciones.

Por lo tanto, un plan de trabajo satisface las necesidades de los implementadores, grupos de destino (beneficiarios), gerentes, planificadores, comités y juntas, a los donantes, no sólo de proyectos, sino también de programas, y a las organizaciones que trabajan independientemente en documentos de programas.

2.2 ¿Qué es una exposición?

Un plan de trabajo es una exposición. Una exposición es un orden lógico de enunciados enlazados, donde cada uno se deriva de forma lógica del anterior. La lista de capítulos que se describe a continuación es una lista de tipos de enunciados vinculados que forman en su conjunto la exposición completa.

Para elaborar una argumentación simple y sencilla de leer, en el texto del plan de trabajo se escribe sólo la exposición, y todos los detalles anexos se añaden como apéndices al final del documento.

El plan de trabajo, como exposición, se puede describir de la manera siguiente: (a) existe un problema o problemas (elegidos por razones lógicas); (b) necesitan una

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