Planeacion Del Dpto. De Compras

INTRODUCCIÓN

El proceso de la planeación del área de compras se inicia con la información provenida de los pronósticos anuales de ventas, de producción y económicos en general.

La planeación comprende los pronósticos, objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuestos, bien sea para la empresa en su totalidad o para cualquier área de la misma.

LOS PRONÓSTICOS

La actividad comercial se reduce a una estrategia basada en las opciones que ofrecen diversas alternativas. Un gerente de Copras que tiene que tomar opiniones para determinar el curso a seguir, necesita mirar hacia el futuro en forma sistemática y constante para adelantarse a las oportunidades y a los peligros.

El Pronóstico de ventas proporcionará una medida total de los requerimientos materiales, productos y servicios que se deben comprar por el departamento de compras.

El Pronóstico de producción dará información sobre la localización en donde se requerirán materiales, los productos y los servicios en general.

El Pronóstico económico brindará información sobre las tendencias generales de precios, salarios y otros costos externos.

• Una vez teniendo un pronóstico general de cada uno se harán estimaciones mensuales y semestrales comparando con inventario y almacenes.

• Una vez analizadas las metas y objetivos del departamento de compras, seguido de los pronósticos de acción y recursos para alcanzar los mismos , se desarrollan y realizan Presupuestos, que se dividen en los siguientes:

Presupuestos para la compra (producción) de Materiales.

Este proceso se inicia con una estimación de la producción con los pronósticos y planes de venta:

• El programa de producción establece el número de unidades a completar y se desarrolla el plan de cantidades a comprar.

• El departamento de compras multiplica las cantidades compradas por el precio de compra anticipado para llegar al presupuesto total subdividido en el periodo de producción.

• Las cantidades se ajustan a los cambios planeados en los inventarios.

Presupuesto MRO

Este plan de compras, para poder abastecer mantenimiento, reparación y operación se basa en utilizar las proporciones de material comprado anteriormente, costo de la mercancía, ajustado por los cambios anticipados en el inventario y niveles de alza generales de precios.

Presupuesto de capital

Este plan presupuestal está sustentado por estrategias de la empresa referentes a las líneas de producción, segmentos de mercado y nuevos negocios. Se toma en cuenta las necesidades de producción, la obsolescencia del equipo actual o nuevas tecnologías, los planes de expansión, etc.

Presupuesto administrativo de compras

La planeación de este presupuesto se basa en salarios y sueldos; costos de espacio, incluyendo, electricidad, luz, aire acondicionado; costos todo el mobiliario y equipo de oficina, etc.

LA NECESIDAD DE COMPRAR

Toda actividad empresarial exige materiales y suministros para su funcionamiento. Para mantener una posición vendedora favorable, que pueda enfrentar a la competencia y rendir beneficios satisfactorios, hay que procurar materiales al precio más bajo que permitan las exigencias de calidad y servicio. El precio en la obtención de estos materiales y el de almacenamiento deberán mantenerse también a un nivel económico. Estas funciones constituyen la necesidad de comprar.

LOS OBJETIVOS

Obtener las partes necesarias para la integración de la producción al mejor precio, calidad, en las mejores condiciones de pago y entrega, en el volumen requerido, tiempo oportuno y lugar adecuado. Mejor precio: Este elemento requiere de una atención principal en la industria, ya que representa al constituir el costo de fabricación aproximadamente un 50% del precio de venta, por lo tanto, cualquier ahorro que se pueda obtener, considerando el alto volumen, repercute en beneficio de la empresa. En la integración del precio de compra podemos citar los siguientes factores:

- Costo de materiales.

- Costo de mano de obra.

- Costo de indirectos.

- Costo de operación.

- Volumen de compra.

- Facilidades de producción.

- Condiciones del mercado.

- Situación geográfica.

- Transportación.

- Situaciones no previsibles (huelgas, incendios, etc.)

Mejor calidad: La obtención de la mejor calidad es una de las metas básicas de Compras. Si bien el precio es sumamente importante, no significa obtener el más bajo, en determinadas circunstancias, en detrimento de la calidad. La recepción del material debe ser atendida también en cuanto a tipo de empaque y envase que salvaguarden la calidad e integridad de la mercancía.

Mejores condiciones de pago y entrega: La negociación de mejores condiciones de pago y entrega es otra de las funciones del departamento de comprar. Desde luego deben ser conforme a las políticas generales de la empresa y a las cuales debe ajustarse el comprador.

Volumen de compras: Es indispensable comprar el volumen requerido de acuerdo a los programas previstos. Una insuficiencia provoca el peligro de paro de la producción con los resultados consiguientes. Un exceso de material ocasiona sobrantes de producción, lo que significa un inventario excesivo que origina una inversión ociosa, gastos por manejo de materiales, seguros, mermas, etc.

CONCLUSIÓN

En las condiciones actuales en que viven los empresarios, todos y cada uno de ellos deben considerar las compras como una función vital para el éxito de cualquier empresa, sea esta industrial, comercial o de servicios. Por lo tanto, nunca está de más revisar paso a paso la planeación de dicho departamento para así, lograr llegar a los objetivos de la empresa.

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