Planificación, Organización, Dirección y Control de una Reunión

República Bolivariana de Venezuela

Universidad de Oriente

Núcleo Anzoátegui

Dirección de Reuniones

Sección 06

C.I:

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Planificación, Organización, Dirección y Control de una Reunión

 •Profesora:                                                                                                                 •Estudiante:

Livia Subero                                                                                                    Alexander Ramírez

Control de una Reunión:

En primer lugar, es necesario tener definidos algunos parámetros que ayudarán a tener bajo control parte de los elementos importantes de una reunión.

•Agenda y Tiempo:

Con el fin de ser eficientes, sacando el máximo aprovechamiento del tiempo y día. El control de cuando se llevará el evento es un punto vital para poner al orden las preparaciones presenciales o virtuales en términos de elección de temas y preparación de ideas.

•Comunicación no Verbal:

El como presentas dependiendo la ocasión hablara sobre tu tipo de presencia durante una reunión. La vestimenta, el tono y las posturas que utilicemos al hablar también transmiten información y, en buena medida, pueden favorecer el objetivo de una reunión o ir en su detrimento.

•Postureo:

En algunas ocasiones, nos encontraremos en reuniones largas. Es inevitable. Sin embargo, lo que sí que deberíamos intentar evitar son las muestras evidentes de que nos estamos aburriendo o nos  interesa lo más mínimo de lo que se está hablando en ese momento.

•Protocolo:

Seguimiento y cumplimiento de los planes tomados en una reunión para dar orden a los temas por hablar, el como sobrellevar cada objetivo de manera ordenada y eficaz.

•Comunicación Verbal:

La comunicación verbal juega un papel muy importante en las reuniones remotas y todas las circunstancias que rodean a estas. Poniendo en práctica:

Transmitir las ideas por separado y adaptar nuestro lenguaje a este fin.

Modular el tono, ritmo y volumen de la voz para conseguir elaborar un discurso entendible.

Dirección de una Reunión:

Para llevar a cabo una reunión o junta, la importancia de saber direccionar una reunión se divide en:

•Establecer un Propósito:

Se refiere al porque se realiza la reunión y el tema al que se centrara entre ello se recomienda hacer una lluvia de ideas, hacer anuncios y tomar decisiones.

•Participantes:

La presencia lo es todo, la importancia del porqué y que afecto dará en una reunión la asistencia de cierta cantidad de usuarios, dependerá de la composición, la habilidad  y el tamaño de los mismos.

Homogeneidad-heterogeneidad: La homogeneidad producen menor conflicto y desacuerdo, pero sus resultados pueden ser mundanos y sin imaginación; La Heterogéneos: producen diferencias entre los individuos

Competencia-cooperación: Los grupos que trabajan por una meta común y que adoptan una posición de cooperación entre ellos se desempeñan en forma más eficaz.

Actividad-proceso: son más eficaces si tienen participantes que generen equilibrio tanto de actividades como de procesos.

•Planificación:

Se refiere a la preparación de la agenda de la junta. Con frecuencia se puede pensar que por el simple hecho de existir un problema al reunir a todos los participantes la reunión tiene que ser exitosa. Siguiendo las siguientes reglas: Agenda, Informes y Reparto.

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