Presupuestos. OBJETIVOS DE ELABORAR UN PRESUPUESTO

PRESUPUESTOS

Un presupuesto muestra el curso que debe seguir una empresa al señalar los planes del negocio en términos financieros.  Un presupuesto ayuda a dirigir el curso de la compañía y reduce los resultados negativos.

OBJETIVOS DE ELABORAR UN PRESUPUESTO

La elaboración del presupuesto implica:

1. Establecer metas especificas para operaciones futuras  (planeación de la administración).
2. Ejecutar planes para alcanzar las metas (dirección de la administración).
3. Comparar periódicamente los resultados reales con las metas. ( control de la admon).

PLANEACION:

Es necesario contar con un conjunto de metas para guiar y enfocar las acciones individuales y de grupo. Estas metas a su vez motivan a los individuos y grupos para que alcancen altos niveles de desempeño.

La planeación no solo motiva a los empleados para alcanzar las metas, si o también  mejora de toma de decisiones en general.  La elaboración de presupuestos puede revelar oportunidades o amenaza que eran desconocidas hasta antes de llevar acabo el proceso de la planeación del presupuesto.

DIRECCION:

        Una vez trazado el plan, se dirigen y coordinan las operaciones a fin de alcanzar las metas propuestas. El presupuesto es una forma de dirigir y coordinar las actividades y unidades de una empresa para lograr las metas establecidas.  Las unidades presupuestarias de una organización reciben el nombre de centros de responsabilidad. Cada uno de estos centros esta bajo la dirección de un gerente, que tiene autoridad sobre el desempeño de la unidad y es responsable de la misma.

CONTROL

A medida que pasa el tiempo, el desempeño real debe ser  comparado con las metas planeadas. Esto proporciona a los empleados una rápida retroalimentación sobre su propio rendimiento. La retroalimentación no solo es útil para los individuos, si no puede reorientar también a toda una organización.

EL COMPORTAMIENTO HUMANO Y LOS PRESUPUESTOS

En el proceso de la elaboración de presupuestos se establecen las metas de la empresa, de los equipos y de los individuos. Se pueden presentar problemas de comportamiento humano cuando:

1. La meta del presupuesto es imposible de alcanzar
2. La meta del presupuesto es muy fácil de alcanzar.
3. Las metas presupuestarias de la empresa están en conflicto con los objetivos de los empleados.

1. La meta del presupuesto es imposible de alcanzar: la gente se puede sentir desalentada si son demasiado altas las expectativas de desempeño establecidas.

En este caso el presupuesto desalienta a los empleados y estos ya no intentan alcanzarlas, por otra parte, las metas determinantes, pero factibles, pueden estimular a los empleados a lograrlas. Por lo tanto, es importante que los empleados participen para establecer estimaciones presupuestarias razonables.  La participación de todos los empleados estimula la cooperación, tanto dentro de la organización como en cada departamento.

1. Establecimiento de metas presupuestarias demasiado fáciles: este tipo de holgura del presupuesto se conoce como exceso presupuestario. Este se puede evitar si se les exige a los gerentes de nivel bajo y medio que respalden sus requisitos de gasto con planes de operación.
2. Establecimiento de metas presupuestarias conflictivas: el conflicto de metas se presenta cuando el interés del individuo es diferente de los objetivos de la empresa. Esto puede ocurrir cuando la gerencia establece metas individuales que están en conflicto con los objetivos generales de la cia. El conflicto de metas puede ser evitado si se eligen metas cuidadosamente a fin de que sean consistentes en todas las áreas de la organización.

SISTEMAS PRESUPUESTARIOS

Los sistemas presupuestarios varian entre las distintas empresas a causa de factores tales como la estructura organizacional, la complejidad de las operaciones y la filosofía de la gerencia. Las diferencias en los sistemas presupuestarias son aun mas importantes entre los didtintos tipos de negocios, por ejemplo entre las manufactureras y de servicios. Sin embargo, los conceptos presupuestarios básicos ilustrados en los siguientes párrafos se aplican a todos los tipos de empresas y organizaciones.

          El periodo presupuestario para las actividades de operación consiste normalmente en el año fiscal de la empresa. Un año es lo suficientemente corto como para que las operaciones futuras sean estimadas con demasiada precisión pero muy largos para su mayor comprensión, sin embargo para lograr un control eficaz, los presupuestos anuales suelen estar subdivididos en periodos de tiempo mas cortos , como trimestre, meses o semanas del año.

           Una variante del presupuesto basado en un año fiscal, conocida como presupuesto continuo mantiene una proyección que abarca 12 meses futuros. El presupuesto de 12 meses se revisa continuamente, suprimiendo los datos de cada periodo que acaba de terminar y añadiendo los datos del presupuesto estimado.

La elaboración del presupuesto lo integra un comité que a menudo lo integra: el director de presupuestos y ciertos ejecutivos de alto nivel, como el contralor, el tesorero, el gerente de producción y el de ventas.  Una vez que el presupuesto ha sido aprobado, el proceso de su elaboración es vigilado y resumido por el departamento de contabilidad, el cual rinde cuentas al comité.

PRESUPUESTO BASE CERO:

Los gerentes hacen una estimación de las ventas, la producción y otros datos de operacion como si las operaciones fueran a ponerse en marcha por primera vez.

Hay 2 presupuestos básicos donde se emplea este método: estatico y flexible.

-PRESUPUESTO ESTATICO:

Muestra los resultados esperados de un centro de responsabilidad para un solo nivel de actividad. Una vez que el presupuesto ha sido determinado ya no se modifica, aunque cambie de actividad.

Una desventaja de este método es que nos e ajusta a los cambios en los niveles de actividad.

-PRESUPUESTO FLEXIBLE:

Muestran los resultados que se esperan de un centro de responsabilidad para varios niveles de actividad. Se puede pensar que un presupuesto flexible es una serie de varios estáticos para diferentes niveles de actividad. Esos presupuestos son especialmente útiles para estimar y controlar los costos y los gastos de operación de una fabrica.

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