Presupuestos. OBJETIVOS DE ELABORAR UN PRESUPUESTO

PRESUPUESTOS

Un presupuesto muestra el curso que debe seguir una empresa al señalar los planes del negocio en términos financieros.  Un presupuesto ayuda a dirigir el curso de la compañía y reduce los resultados negativos.

OBJETIVOS DE ELABORAR UN PRESUPUESTO

La elaboración del presupuesto implica:

1. Establecer metas especificas para operaciones futuras  (planeación de la administración).
2. Ejecutar planes para alcanzar las metas (dirección de la administración).
3. Comparar periódicamente los resultados reales con las metas. ( control de la admon).

PLANEACION:

Es necesario contar con un conjunto de metas para guiar y enfocar las acciones individuales y de grupo. Estas metas a su vez motivan a los individuos y grupos para que alcancen altos niveles de desempeño.

La planeación no solo motiva a los empleados para alcanzar las metas, si o también  mejora de toma de decisiones en general.  La elaboración de presupuestos puede revelar oportunidades o amenaza que eran desconocidas hasta antes de llevar acabo el proceso de la planeación del presupuesto.

DIRECCION:

        Una vez trazado el plan, se dirigen y coordinan las operaciones a fin de alcanzar las metas propuestas. El presupuesto es una forma de dirigir y coordinar las actividades y unidades de una empresa para lograr las metas establecidas.  Las unidades presupuestarias de una organización reciben el nombre de centros de responsabilidad. Cada uno de estos centros esta bajo la dirección de un gerente, que tiene autoridad sobre el desempeño de la unidad y es responsable de la misma.

CONTROL

A medida que pasa el tiempo, el desempeño real debe ser  comparado con las metas planeadas. Esto proporciona a los empleados una rápida retroalimentación sobre su propio rendimiento. La retroalimentación no solo es útil para los individuos, si no puede reorientar también a toda una organización.

EL COMPORTAMIENTO HUMANO Y LOS PRESUPUESTOS

En el proceso de la elaboración de presupuestos se establecen las metas de la empresa, de los equipos y de los individuos. Se pueden presentar problemas de comportamiento humano cuando:

1. La meta del presupuesto es imposible de alcanzar
2. La meta del presupuesto es muy fácil de alcanzar.
3. Las metas presupuestarias de la empresa están en conflicto con los objetivos de los empleados.

1. La meta del presupuesto es imposible de alcanzar: la gente se puede sentir desalentada si son demasiado altas las expectativas de desempeño establecidas.

En este caso el presupuesto desalienta a los empleados y estos ya no intentan alcanzarlas, por otra parte, las metas determinantes, pero factibles, pueden estimular a los empleados a lograrlas. Por lo tanto, es importante que los empleados participen para establecer estimaciones presupuestarias razonables.  La participación de todos los empleados estimula la cooperación, tanto dentro de la organización como en cada departamento.

1. Establecimiento de metas presupuestarias demasiado fáciles: este tipo de holgura del presupuesto se conoce como exceso presupuestario. Este se puede evitar si se les exige a los gerentes de nivel bajo y medio que respalden sus requisitos de gasto con planes de operación.
2. Establecimiento de metas presupuestarias conflictivas: el conflicto de metas se presenta cuando el interés del individuo es diferente de los objetivos de la empresa. Esto puede ocurrir cuando la gerencia establece metas individuales que están en conflicto con los objetivos generales de la cia. El conflicto de metas puede ser evitado si se eligen metas cuidadosamente a fin de que sean consistentes en todas las áreas de la organización.

SISTEMAS PRESUPUESTARIOS

Los sistemas presupuestarios varian entre las distintas empresas a causa de factores tales como la estructura organizacional, la complejidad de las operaciones y la filosofía de la gerencia. Las diferencias en los sistemas presupuestarias son aun mas importantes entre los didtintos tipos de negocios, por ejemplo entre las manufactureras y de servicios. Sin embargo, los conceptos presupuestarios básicos ilustrados en los siguientes párrafos se aplican a todos los tipos de empresas y organizaciones.

          El periodo presupuestario para las actividades de operación consiste normalmente en el año fiscal de la empresa. Un año es lo suficientemente corto como para que las operaciones futuras sean estimadas con demasiada precisión pero muy largos para su mayor comprensión, sin embargo para lograr un control eficaz, los presupuestos anuales suelen estar subdivididos en periodos de tiempo mas cortos , como trimestre, meses o semanas del año.

           Una variante del presupuesto basado en un año fiscal, conocida como presupuesto continuo mantiene una proyección que abarca 12 meses futuros. El presupuesto de 12 meses se revisa continuamente, suprimiendo los datos de cada periodo que acaba de terminar y añadiendo los datos del presupuesto estimado.

La elaboración del presupuesto lo integra un comité que a menudo lo integra: el director de presupuestos y ciertos ejecutivos de alto nivel, como el contralor, el tesorero, el gerente de producción y el de ventas.  Una vez que el presupuesto ha sido aprobado, el proceso de su elaboración es vigilado y resumido por el departamento de contabilidad, el cual rinde cuentas al comité.

PRESUPUESTO BASE CERO:

Los gerentes hacen una estimación de las ventas, la producción y otros datos de operacion como si las operaciones fueran a ponerse en marcha por primera vez.

Hay 2 presupuestos básicos donde se emplea este método: estatico y flexible.

-PRESUPUESTO ESTATICO:

Muestra los resultados esperados de un centro de responsabilidad para un solo nivel de actividad. Una vez que el presupuesto ha sido determinado ya no se modifica, aunque cambie de actividad.

Una desventaja de este método es que nos e ajusta a los cambios en los niveles de actividad.

-PRESUPUESTO FLEXIBLE:

Muestran los resultados que se esperan de un centro de responsabilidad para varios niveles de actividad. Se puede pensar que un presupuesto flexible es una serie de varios estáticos para diferentes niveles de actividad. Esos presupuestos son especialmente útiles para estimar y controlar los costos y los gastos de operación de una fabrica.

CLASIFICACION DE PRESUPUESTOS:

1. PRESUPUESTO MAESTRO: Este presupuesto lo integra una serie de presupuestos que esan relacionados entre si.  Las principales partes del presupuesto maestro son las siguientes:

Ppto de venta

Ppto de costo de los bienes vendidos: ppto de producción

                                                                     Ppto de materiales directos

                                                                     Ppto de costo de M.O. directa

                                                                     Ppto de gto indirecto de fabricación.

Ppto de gasto de venta y de administración

Ppto de efectivo

Ppto de gastos de capital

El proceso de la elaboración del presupuesto comienza con una estimación de las ventas, y conforme a esta estimación se estima el presupuesto de producción y gastos de administración y de ventas. Este presupuesto de producción es utilizado después para elaborar  el presupuesto de materiales, mano de obra directa y de gtos indirectos de fabricación.

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Una vez elaborada el estado de resultados presupuestado, ya es posible prepapar el balance general presupuestado.

PRESUPUESTOS DEL ESTADO DE RESULTADOS

• PPTO DE VENTAS: indica generalmente la cantidad de ventas estimadas y el precio de venta unitario esperado para cada producto
• PPTO DE PRODUCCION: la producción debe coordinarse cuidadosamente con el ppto de vtas a fin de garantizar que la producción y las ventas se mantengan en equilibrio durante el periodo. El volumen presupuestado de producción se determina de la siguiente forma: unidades esperadas que se verán vendidas,mas unidades deseadas en el inventario final, menos unidades estimadas en el inventario inicial= total de unidades que serán producidas.
• PPTO DE COMPRA DE MATERIALES: representa el punto de partida para determinar las cantidades estimadas de materiales directos que será necesario comprar.  Cuando estas cantidades se multiplican por el precio de compra unitario esperado, se determina el costo total de los materiales directos que deberán comprarse.
• PPTO DEL COSTO DE M.O. DIRECTA: se basa en el ppto de producción , al multiplicar las horas de mano de obra de cada departamento por la tasa horaria estimada para cada uno, se obtiene el costo total de mano de obra directa por departamento.
• PPTO DE GTOS INDIRECTOS DE FABRICACION: este presupuesto incluye normalmente el costo estimado de cada rubro de gtos indirectos, como lo son: salario indirecto, supervisores, luz, depreciación material indirecto, mantenimiento, seguro, etc.
• PPTO DEL COSTO DE LOS BIENES VENDIDOS:
• PPTOS DE GTOS DE VTA Y ADMINISTRACION: este presupuesto es de mayor cuidado en su manejo por los gasos que ocasiona y su influencia en el gasto financiero.  Son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus diferentes unidades, buscando darle operatividad al sistema.
• ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADO:  los presupuestos de ventas, costo de los bienes vendidos y gasto de venta y administrativos, combinados con los datos de otros ingresos, otros gastos e impuestos sobre la renta, se usan para preparar el estado de resultados presupuestado.

Investigar

Al hacer planes para operaciones futuras, es necesario tomar decisiones. Para algunas decisiones los datos de ingresos y costos procedentes de los registros de contabilidad pueden ser útiles, aunque también estos datos son útiles al evaluar el curso de las operaciones futuras o para elegir entre diversas alernativas:

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