Objetivos De Presupuestos Uno

DEFINICIÓN DE INFORMACIÓN Y DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

INFORMACIÓN: Es el resultado de haber organizado o analizado los datos de alguna manera y con un propósito y para ser información debe aportar conocimientos, debe servir para algo, debe ser innovador para la persona que lo recibe al entenderla y utilizarla.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN: es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto y que buscan un objetivo común. El cual les permite captar, almacenar y distribuir información del entorno de la institución y de sus operaciones internas; para apoyar la toma de decisiones, en las funciones o áreas, en la comunicación, coordinación control y análisis de la organización. Los sistemas de información se encuentran presentes en todas las organizaciones e instituciones incluyendo campos como: Entidades bancarias, restaurantes, redes hotelera, reservaciones en líneas áreas, entre otras.

Los sistemas de información cumplen con la función de transformar los datos puros en información útil, a través de actividades básicas que son:

• La alimentación o insumo: recibe datos de fuentes internas o externas de la organización. Es decir constituyen los elementos de entrada o ingreso de datos.

• Procesamiento: Actúa sobre los datos puros para producir la información útil; es el sistema generador de información que determinara como se elabora dicha información.

• Salidas o productos: Constituye la información ya procesada que será transferida para el futuro usuario, es decir a las personas o actividades en las que debe ser empleada.

En los sistemas de información también se requiere de una retroalimentación en donde se realizan las evaluaciones y las correcciones necesarias para que el insumo sea lo mas correcto.

TIPOS DE INFORMACIÓN

Información Financiera: Es la que centra específicamente la información para la identificación de reportes de ingresos y estados financieros; para así cumplir con el objetivo de elaboración del Estado de Resultados y el Balance General. Así como también sustentan el control y la toma de decisiones en la administración.

Esta información es de una trascendencia en todas las empresas ya que por ser cuantitativa ayuda a los gerentes, supervisores, administradores a conocer la situación financiera de la empresa a una fecha determinada; por medio de esta información se puede conocer lo vendido, gastado, ganado así como lo que se debe y lo que se tiene como inversión.

Información Administrativa: El nivel administrativo se ve presente en esta información y estos niveles pueden ser: alto, intermedio y operativo. Por lo tanto se necesita una información resumida donde se muestre los resultados generales y las tendencias de interés. Los administradores de alto nivel no tienen tiempo para deliberar acerca de todos los detalles, es decir, ellos necesitan identificar con precisión las cuestiones que demande su atención influyendo en la naturaleza de la información.

En el alto nivel existen siete tipos de información para la administración:

• La información de apoyo: Permite mantener a los administradores informados de la situación para conocer si se están cumpliendo con los objetivos o expectativas según el área. Como ejemplo el porcentaje de ventas que se obtuvo en la semana.

• La información de situación: Se le conoce también con el nombre de información de avance permite que los administradores estén al tanto de problemas, crisis o avances reportados con la finalidad de aprovechar de inmediato cualquier oportunidad. Ejemplo el progreso en la investigación de un nuevo producto.

• La información de advertencia: Presenta lo que está ocurriendo en el ambiente bien sea problemas que pueden afectar la empresa o oportunidades. Ejemplo las fluctuaciones en los precios de la materia prima.

• La información de planeación: Describe los principales desarrollos, programas que deben iniciarse en el futuro; es decir los planes anticipados a realizarse. Ejemplo participación en el mercado de la empresa en los próximos tres años.

• La información de operaciones internas: Indica el desempeño de la organización y las personas que pertenecen a ella, se evalúan los rendimientos reales con las expectativas para presentar informes. Ejemplo las ventas del mes reales respecto a la variación de los planes de ventas.

• La información confidencial: Representa una información externa de la empresa como rumores en la industria opiniones, informes en el entorno de la organización, que incluye el mercado financiero o las fluctuaciones políticas y económicas. Ejemplo predicciones de los expertos del comportamiento de la economía durante los próximos meses.

• La información difundida en el exterior: Esta información debe ser revisada por los ejecutivos antes de ser enviada a los accionistas o a los medios de comunicación. Ejemplo el informe sobre las utilidades de una organización durante un período.

EL NUEVO PAPEL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS

Existe hoy en día una interdependencia entre la relación de los sistemas de información y las empresas, ya que entre la estrategia de negocios, las reglas y los procedimientos, sí en los sistemas de información existen cambios en la estrategia se requiere de modificaciones en el hardware, el software, la base de datos y las Telecomunicaciones que forman parte los sistemas modernos de información.

Por lo tanto las empresas requieren de aliados en los sistemas de información para progresar y expandirse en la actividad en la que se desenvuelve.

Otro cambio en la relación de los sistemas de información y las empresas es la creciente complejidad y la visión de los proyectos de sistemas y sus aplicaciones.

A través de los sistemas de información en las empresas se puede:

Minimizar los costos operativos: Ya que el trabajo que antes lo realizaban varios empleados ahora lo puede realizar un solo, llevando a una reducción significativa en los costos e incentiva a la entidad para invertir en tecnología más actualizada y hacerla ganar más competitiva involucrando cambios administrativos e institucionales.

Maximizar las ganancias: Al conseguir minimizar los costos la oportunidad de maximizar las ganancias aumenta lo que trae consigo un mayor crecimiento de la empresa.

Esto es posible gracias a la interacción de la organización y los sistemas de información, Ya que por una área van las estrategias del mercado y los roles a desempañar y por la otra área van los equipos y los sistemas

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