CAJA CHICA

CAJA CHICA

La caja menor, caja chica o simplemente caja, es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.

La forma más común de contabilizar gastos es el uso del sistema de fondo fijo. El fondo inicial se crea mediante la emisión de un cheque por la cantidad deseada. La entrada para este fondo inicial sería debitar caja menor y acreditar efectivo.

Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsará a los empleados y emitirá un recibo de caja menor. En cualquier momento el efectivo total más los recibos emitidos deben igualar la cantidad inicial del fondo.

Cuando el efectivo se hace bajo, el administrador entrega todos los recibos de reembolso. Si la cantidad fuera por ejemplo $200.000 y la mayoría de los gastos fueron para suministros de oficina, entonces se emite un cheque por $200.000 el cual se debita a la cuenta de suministros de oficina. Una vez el cheque se hace efectivo, el administrador vuelve a tener la cantidad original en efectivo.

PROCEDIMIENTO Y RECOPILACIÓN

El procedimiento deberá revisarse cuando menos una vez al año o antes si hubiere modificaciones en la normativa que rige la materia o en el sistema administrativo y operativo del Ministerio del Poder Popular para el Deporte.

Formulario 1 Constitución del Fondo de Caja Chica FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/01/08-09

Formulario 2 Adelanto de Efectivo FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/02/08-09

Formulario 3 Ejecución del Fondo de Caja Chica FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/03/08-09

Formulario 4 Estado de Disponibilidad del Fondo de Caja Chica

FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/04/08-09

Formulario 5 Reintegro a Funcionarios

con Cargo al Fondo de Caja Chica FORMULARIO/MINDEPORTE/OAF/DF/05/08-09

DOCUMENTOS APLICABLES

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Reposición del Fondo de Caja Chica

Entradas del Proceso: Solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica

Salidas del Proceso: Pago para reponer el Fondo de Caja Chica por la cantidad solicitada

REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

Unidad Administrativa Solicitante 1. Inicia trámite de reposición, al consumirse el 75% del Fondo asignado, a los efectos de que no se agote la disponibilidad del mismo.

2. Organiza las facturas del gasto realizado con cargo al Fondo de Caja Chica y llena los Formularios relacionados con su manejo y reposición.

- Ordena Facturas en función de la imputación presupuestaria.

- Llena y suscribe Formulario "Ejecución de Fondos de Caja Chica".

- Llena y suscribe Formulario "Estado de Disponibilidad del Fondo de Caja Chica".

3. Remite documentos originales a la Dirección de Finanzas y se queda con copia, para alimentar el Expediente de seguimiento y control que reposa en la Unidad.

Dirección de Finanzas 4. Recibe documentos de Solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica, revisa e instruye revisión y registro del gasto.

Dirección de Finanzas/

Grupo de Trabajo encargado de Emisión de Pagos

5. Recibe y revisa los documentos y trámites realizados, a los efectos de verificar el cumplimiento de la norma legal y procedimientos internos.

6. Realiza los registros contables y de control que proceden según el tipo de gasto.

7. Emite el cheque por el monto de la Reposición del Fondo.

8. Ubica las firmas autorizadas que suscriben el cheque.

9. Notifica al Beneficiario (a).

10. Recibe cheque y procede al cobro del mismo.

Unidad Administrativa Solicitante 11. Incorpora copia del cheque al Expediente de control y seguimiento del Fondo que debe llevar el (la) responsable del Fondo.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Finiquito del Fondo de Caja Chica

Entradas del Proceso: Solicitud de Finiquito del Fondo

Salidas del Proceso: Otorgamiento de Finiquito

FINIQUITO DEL FONDO DE CAJA CHICA

Unidad Administrativa Solicitante 1. Inicia trámite de Finiquito del Fondo, atendiendo a cualquiera de los supuestos establecidos en las presentes normas, para proceder en estos casos.

2. Organiza las facturas del gasto realizado con cargo al Fondo de Caja Chica y llena los Formularios relacionados con su manejo:

- Ordena Facturas en función de la imputación presupuestaria.

- Llena y suscribe Formulario "Ejecución de Fondos de Caja Chica".

- Llena y suscribe Formulario "Estado de Disponibilidad del Fondo de Caja Chica", haciendo la indicación en la casilla Nº 8 del Formulario que se corresponde con el FINIQUITO del Fondo.

3. Remite documentos originales a la Dirección de Finanzas y se queda con copia para alimentar el Expediente de seguimiento y control que reposa en la Unidad.

Dirección de Finanzas 4. Recibe documentos de Solicitud de Finiquito del Fondo de Caja Chica, revisa e instruye revisión y registro del gasto.

Dirección de Finanzas/

Grupo de Trabajo encargado de Emisión de

Pagos 5. Recibe y revisa los documentos y trámites realizados, a los efectos de verificar el cumplimiento de la norma legal y procedimientos internos.

6. Realiza los registros contables y de control que proceden según el tipo de gasto.

7. Prepara Memorando de Notificación para la firma de Director (a)

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