Caja Chica

Caja Chica:

La Caja de una empresa es el lugar donde se deposita el dinero disponible, que existe en la misma por aportes de sus dueños o por ingresos derivados de su actividad. Esos recursos, en general, se depositan o guardan en lugares seguros, y no están a disposición directa de quienes manejan la entidad. En toda empresa, pública o privada se asignan recursos dinerarios para afrontar los gastos diarios no previstos en el presupuesto habitual, con el fin de resolver situaciones cotidianas urgentes, que no permiten seguir trámites habituales de autorización de gastos; y que por ser de poco monto, deben resolverse de inmediato evitando perjuicios mayores, y para hacer más ágil ciertas gestiones. En general los fondos disponibles en Caja Chica son reducidos, y cada institución determinará su monto máximo.

La caja chica es un fondo que la empresa emplea para los gastos menores de la empresa que no se debita cada vez que entra dinero a la caja chica.

Como se crea la caja chica:

La caja chica se crea para efectuar gastos menores en efectivo, el monto se establece según criterio de la administración. Es necesario crear un reglamento para el manejo del fondo. En el cual se hará mención del valor limite a pagar con el fondo de caja chica, el valor mínimo gastado para solicitar reembolso. La persona encargada de autorizar los desembolsos la responsabilidad es del encargado de manejar el fondo.

Procedimientos contables para crear la Caja Chica:

 Creación de la Caja Chica.

Cuando la Caja chica se establece se le da un cargo a la cuenta de caja chica por el monto establecido el cual va a servir para realizar pagos. Se abona a la cuenta banco, ya que debe hacerse a través de un cheque emitido por el dueño o el administrador de la empresa, el cual debe ser cobrado por el cajero responsable de manejar o administrar este fondo fijo de Caja Chica.

 Realización de Pagos.

Después que el cajero realiza los pagos este debe guardar todas las facturas o recibos correspondientes, debe llevar un control de estas cancelaciones y estar pendiente cuando llegue al mínimo de efectivo establecido, para solicitar una reposición o reembolso de caja chica, la cual consiste en presentar los comprobantes junto con la relación anexa

 Reembolso o reposición de la Caja Chica.

Una vez que el cajero presenta la relación de gastos junto con los comprobantes, y el administrador le emite un cheque por el monto total del reembolso este debe hacerlo efectivo para poder disponer del monto establecido en la Caja Chica para realizar los pagos. Este reembolso no se debe hacer con dinero efectivo, sino a través de un cheque. El asiento para registrar el reembolso, consiste en cargar todas aquellas cuentas que se afectan con dicha factura o recibo entregado junto con la relación hecha por el cajero y se abona el total a la cuenta de banco.

Como se Repone el fondo de la caja chica:

La reposición del fondo de Caja Chica se realizará cuando los egresos hayan superado el 75% del monto asignado. La persona asignada para el manejo del fondo deberá presentar obligatoriamente el cuadro “Resumen de Caja Chica”, adjuntando todos los documentos de respaldo. Luego el departamento de Contabilidad revisará la documentación, observando que no haya documentos con fecha anterior a la última reposición, ni posteriores a la solicitud de reposición del fondo.

Asientos:

Cuando aumenta:

Aumenta cuando esta recibe dinero.

Cuando disminuye:

Disminuye cuando la empresa paga con dinero en efectivo.

Como se arquea:

Las condiciones para realizar un arqueo de caja chica son:

* Se debe hacer en cualquier momento y sin previo aviso

* El delegado debe tener la suficiente capacidad profesional y moral.

* El delegado debe estar desprovisto de prejuicios y poseer suficiente independencia

* El delegado debe tener los documentos técnicos para practicar el arqueo (acta, formato y soporte).

Procedimientos para realizar arqueo de caja chica:

1. Recibir delegación de la autoridad competente para efectuar el aqueo respectivo.

2. Solicitar la presencia del custodio de la caja y del delegado.

Cuando cierra:

El cierre de la caja chica:

El proceso de cierre contable es la etapa final del proceso contable referido a un periodo o ejercicio terminado al 31 de Diciembre, que permite el cierre de los libros contables. Este proceso tiene fases, siendo estas:

A) Saldar las cuentas de ingresos y gastos

B) Efectuar los asientos correspondientes a la participación de trabajadores, impuesto a la renta o reserva.

C) Cerrar las cuentas permanentes del balance general cargando y abonando los saldos acreedores y deudores respectivamente.

Ejercicio:

La empresa El Acordeón, S.A. estableció su fondo fijo de caja chica el 1 de enero de 2015.

El 14 de enero el custodio presentó el siguiente resumen de la caja chica:

Papelería 3400

Gasolina 6350

Vales de caja chica 80

Servicio telefónico 1100

Vale provisional por la compra de repuestos 900

El efectivo disponible era de 3170.

En esta oportunidad no hubo faltantes si sobrantes.

El 31 de enero de 2015, el resumen de gastos que presentó el custodio fue el siguiente:

Papelería 4210

Servicio eléctrico 1360

Gasolina 900

Vale provisional para la compra de papelería 3000

El

...