Proceso Administrativo y áreas funcionales

        Introducción

Desde sus orígenes, el hombre ha luchado por persistir en el mundo, y que mejor que trabajando. De esta manera se comenzaron a llevar a cabo las primeras actividades administrativas.

 La administración toma como lugar de origen a la época primitiva, durante aquella época la forma de administrar era algo diferente a la nuestra pues, el hombre ha tenido en su naturaleza el pensar para su organización, el tomar decisiones es parte de ella,  ya que, de esta manera se ejecutan los planes cuyo propósito es satisfacer sus necesidades y es por ello que el nómada para su organización opto por dividir sus tareas por edad y sexo; la mujer y los niños se dedicaban a la recolección de frutas, frutos secos, hojas, granos, tallos, raíces e insectos (también se dedicaban a la casa pero de animales pequeños). Los hombres y jóvenes se unían en grupo para la caza (Mamut); los adultos mayores eran bien conocidos como los sabios de la tribu.

 En el periodo agrícola el hombre nómada dio paso al sedentarismo y trajo consigo la agricultura. Aún seguían conservando algunos aspectos, como lo es la división del trabajo y es debido a esto que nace lo que conocemos hoy como el patriarcado. Surgen las formas de gobierno y con ello inician las primeras civilizaciones del mundo. Comenzaron a aparecer los sabios, desarrollándose así la ciencia, la literatura, la religión, la escritura, el urbanismo y la organización política.  

Antigüedad Grecolatina, la época que aparece en conjunto con el esclavismo, la estrategia administrativa de esta época consistía en una estricta supervisión del trabajo y el maltrato corporal como castigo o medida correctiva. Durante el feudalismo, todo dependía de la palabra del señor feudal, surge la servidumbre que en otros términos era un equivalente del esclavo. El esclavo paso a ser siervo, este ya no se encontraba ligado al amo, pero si a la tierra. Por consiguiente, si la tierra cambiaba de dueño el siervo cambiaba de amo.

En el feudo, el papel del señor feudal dentro de la administración consistía en ejercer un control de lo que producía el siervo. Aquí el siervo presta sus servicios a cambio de la protección del señor feudal. La época feudal llegó a su fin con la aparición de los gremios. Es entonces que aparecen los talleres artesanales, es aquí donde se ve por primera vez el concepto de patrón – trabajador. Se desarrolla el comercio, desaparecen los talleres familiares y llegan las corporaciones y gremios (sindicatos).  

Nuevamente la ciencia toma lugar en Inglaterra y esta vez con más fuerza pues, comienza a reinar el capital, las máquinas y los trabajadores. Surgen nuevas empresas. Comienza la producción masiva, sistematizan prácticas para lograr una efectiva actividad productiva. A este proceso económico – social se le conoce como Revolución Industrial. Trayendo consigo la explotación inhumana de trabajadores, hombres mujeres y niños. Eran obligados a trabajar largas jornadas sin descanso y en el peor de los casos sin luz al comenzar el anochecer pues, según los grandes empresarios de esa forma no gastaban de forma innecesaria en electricidad.

Los ideales de Frederik Taylor tomaron lugar y de esta manera aparece una forma de organización del trabajo que va a efectuar a los trabajadores de manera significativa. Sin duda alguna la Revolución Industrial marco un antes y un después.

Siglo XX, tiempo en que la ciencia y la tecnología tuvo una evolución significativa, al igual que la administración, puesto que todas las organizaciones se fueron volviendo aún más complejas. Llegan numerosos investigadores de la administración, teniendo esta un desarrollo y proyección definitiva.

Si bien en lo anterior se expuso información histórica de la administración también se pudo conocer un poco del desarrollo que tuvo en diferentes épocas del mundo. Ahora bien, enfocándonos en América latina, esta se divide en cuatro épocas. Surge durante la época Prehispánica, como ya se ha mencionado antes la evolución de la administración obligó al hombre a mejorar, superarse, esforzarse dentro del grupo social y como consecuencia trajo el desarrollo de grandes civilizaciones. Se desarrollaron 3 grandes civilizaciones: la del altiplano mexicano, la del área maya y la de la región inca. Surge el intercambio de productos de diferentes regiones ecológicas, la administración de los estados, grupos colectivos de trabajo, los tributos y los mercados.

Época Colonial; Durante este periodo, con la llegada de los españoles se dio paso a una nueva época para México ya que los españoles se apropiaron de las riquezas que para ese entonces no eran importantes para subsistir.

Nuevamente surgen otros tipos de gobierno por medio de la colonización de parte de los españoles y es aquí donde surge la esclavitud para el hombre latino.

El siglo XIX, se caracterizó por la inestabilidad administrativa de los gobiernos. Se administraron las fábricas de acuerdo con sistemas vigentes en occidente. La administración comienza a ser dependiente de las técnicas utilizadas en EU, principalmente. Teniendo lugar durante el siglo XX.

La administración es el proceso cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad. Interdisciplinariedad; La administración es todo aquel conocimiento y experiencia proveniente de otras ciencias con el fin eficaz de la ejecución de un objetivo.  Cabe mencionar que dentro de la administración la universalidad nos deja en claro lo imprescindible que puede llegar a ser dentro del funcionamiento de un órgano social, aunque claro está que sea más necesaria en grupos grandes, simplifica el trabajo, la buena aplicación de una administración que aporta productividad y eficacia. Desde el comienzo la administración ha contribuido al bienestar de la comunidad, al aprovechamiento de recursos, en la mejoría de las relaciones humanas y en el generar empleos. Es necesario considerar tanto los orígenes del pensamiento administrativo como su aplicación en la práctica laboral a través de una herramienta fundamental el proceso administrativo, aquí precisamente se manifiesta más el fenómeno administrativo. También entendió que no podía hacerlo soló, por lo que se organizó en grupos para alcanzar sus objetivos. Esto le significo aplicar de alguna manera la administración y conforme fue evolucionando sus procesos también lo hicieron. Esta dinámica ya se percibe actos administrativos (planeación, organización, dirección, control) para satisfacer de manera más eficiente las necesidades básicas. También concibió a la organización como una entidad abstracta (dirigida por un sistema racional de reglas y autoridad) que justifican su existencia a través del cumplimiento de los objetivos y para lograr debe coordinar sus recursos. El encargado de llevar acabo esta actividad es el administrador quien hará las tareas de prever, organizar, mandar, coordinar y controlar, independientemente del lugar y tipo de empresa (universalidad del proceso administrativo). En consecuencia, examinar la administración como un proceso nos permite dividirla, analizarla y describirla en sus partes fundamentales, pero solo para su estudio, ya que, en la práctica en mayor o menor medida, estas etapas se ejecutan simultáneamente.

 En este contexto la administración permite a todo profesionista desarrollar tanto su pensamiento, como sus funciones y responsabilidades dentro de las organizaciones de una manera exitosa. La administración se caracteriza por su universalidad presente en cualquier grupo social, esta se puede aplicar en distintos ámbitos como empresas, hospitales, eventos deportivos, entre otros. Tiene valor instrumental es un medio práctico para lograr resultados; busca obtener ciertos objetivos. Su unidad temporal para fines didácticos se distingue por diferentes niveles o etapas en el proceso administrativo. La amplitud de ejercicio es aplicable en todo nivele o subsistema de cualquier organización formal. Es especifica, por lo que, aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias, por ende, no puede confundirse con otras disciplinas. Es interdisciplina ya que la administración se fundamenta de las ciencias y técnicas relacionadas con la eficacia en el trabajo. Es flexible en principios administrativos para adaptación a necesidades de cada grupo social. La rigidez es inoperante. Es importante exponer argumentos relevantes que justifiquen la importancia de esta disciplina.

 La administración es esencial para el buen funcionamiento social y simplifica el trabajo mediante principios y métodos eficaces. La productividad empresarial depende de una buena administración que optimiza recursos, mejora relaciones humanas y genera empleos para beneficio de la comunidad. Las escuelas de la teoría administrativa son las diversas corrientes o enfoques a través de los cuales se concibe a la administración; algunas son de ámbito relativamente amplio y otras tienden a la especialización. Después de esto, podemos decir que en este campo existen diferentes campos o criterios, por lo que hasta la fecha no existe una teoría especifica a la administración, es por ello que resulta de suma importancia el estudio de las escuelas, pues forman una excelente herramienta de comprensión para el concepto y aplicación administrativo. Frederick Winstow Taylor y los esposos Gilbreth y Henry L. Gantt, fueron los creadores de la Administración Cientifica a principios del siglo XX, en Estados Unidos determinaron las bases de dicha escuela. Está, nos decreta principios y normas que permiten mayor rendimiento de la mano de obra y el ahorro de materiales. En otros términos, estudia los tiempos, selección de obreros, métodos de trabajo, incentivos, especialización e instrucción. Recibe por nombre administración científica debido a la relación que lleva con los métodos de ingeniería aplicados a la administración. Autores mencionan que es un error llamarlo ciencia ya que, carece de bases fisiológicas y psicológicas, solo se trata de un método con un sistema perfeccionado para aumentar al máximo el rendimiento de la mano de obra. La escuela del sistema social o relaciones humanas está enfocado primordialmente en el reconocimiento de la importancia de la organización informal de los niveles, estatus y símbolos de sus integrantes y su efecto en un punto, el sistema social o relaciones interculturales, por otro lado intenta combinar la estructura formal con el aspecto humano así como también la organización empresarial con el sistema social, dando como resultado una sociología que analice a una empresa a través de sus diferentes relaciones. Sus principales representantes son: Max Weber, Chester Bernard, Edagar Schein, Frank Oliver Sheldon y Chris Argyris. La escuela estructuralista pretende equilibrar los recursos de la empresa, prestando tanto a tu estructura como al recurso humano, abordando aspectos tales como la correspondencia entre la organización formal e informal. Sus principales protagonistas fueron Ralf Dahrendorf y Amitar Etzioni. La escuela Neo Humano Relacionismo da inicio en el año 1940, esta considera que la administración debe adaptarse a las necesidades de los individuos que integran dicha empresa, en este enfoque no puede ser casual debe fundamentarse por medio de estudios psicológicas del individuo sus necesidades y motivaciones pues su factor humano es de suma importancia en la empresa. Douglas Mc Gregor, gracias a un análisis comparativo de las formas tradicionales de dirección de empresas, llego a la conclusión de la importancia del hombre y sus necesidades dentro de la organización, también nos dice que una persona privada de satisfacer sus necesidades en el trabajo se conduce a la pasividad, indolencia, falta de responsabilidad, etc. En otros términos, escaso rendimiento productivo. La escuela de administración de empresas es la concepción de multidinarias actividades con las cuales se maneja cualquier organización. La organización no se diseña con la tradicional división de departamental por funciones de una empresa, sino con la base de los requerimientos de los sistemas individuales. Implica el análisis de la organización como un todo y no de sus partes aisladas asi como la interrelacion entre todos los componentes del sistema.  Cuenta con los autores más connotados como: Norber Wiener, March y simon Murdick, Joel Roos y West Churchman. El desarrollo organizacional surge como una respuesta a las características de continuo cambio en las organizaciones en la actualidad. El desarrollo organizacional se basa en que en cada época crea la forma de organización más acorde con sus características y necesidades, la única forma de cambiar las organizaciones cosiste en modificar la cultura organizacional, es decir, el conjunto de valores, necesidades, expectativas, creencias, políticas y normas aceptadas practicadas en una organización y, por último, las personas deben poseer una nueva conciencia social. Sus principales representantes son: Warren Bennis y Richard Beckhard. La implantación de la estrategia del diseño organizacional parte de la diferencia entre los sistemas de administración tradicional y los sistemas orgánicos; los sistemas mecánicos se caracterizan por dar importancia al individual, sus relaciones de autoridad – obediencia, adhesión rígida a la responsabilidad delgada y dividida, estricta división de trabajo y supervisión jerárquica, centralización de la toma de decisiones y solución de conflictos por medio de la imposición de la autoridad. Por otro lado, los sistemas orgánicos se caracterizan por dar importancia a las relaciones dentro de los grupos, confianza mutua, interdependencia y responsabilidad compartida, pertenencia a muchos grupos con las consiguientes responsabilidades, responsabilidad y control y, por último, solución de conflictos por medio de la negación o el proceso de solución de problemas. El proceso de mejoramiento de la calidad es una cultura que surgió en las empresas japonesas al finalizar la segunda guerra mundial y que ha redituado impresionantes resultados en cuanto en incrementos de calidad y productividad en Japón y empresas de occidente. Aunque el control estadístico del proceso fue una aportación del doctor Edwards Deming, es indudable que la filosofía de la calidad total surge y se desarrolla en Japón. El éxito de las organizaciones japonesas es fundamental en la cultura del pueblo japonés ya que el sentido del honor y la lealtad y el nacionalismo son valores inherentes a la mayoría de los individuos que conforman la sociedad. Just In Time o Justo a Tiempo, tiene como objetivo producir los elementos que se necesitan, en las cantidades que se necesitan, en el momento en que se necesitan. La producción JIT es simultáneamente una filosofía y un sistema integrado de gestión de la producción, que evolucionó lentamente a través de un proceso de prueba y error a lo largo de un período de más de quince años. Así, después del éxito de las compañías japonesas durante los años que siguieron a la crisis de los setenta, investigadores y empresas de todo el mundo centraron su atención en una forma de producción que, hasta ese momento, se había considerado vinculada con las tradiciones tanto culturales como sociales de Japón y, por tanto, muy difícil de implantar en industrias no japonesas. Sin embargo, más tarde quedó demostrado que, si bien la puesta en práctica de los principios y técnicas que sostenían los sistemas de producción JIT requerían un profundo cambio en la filosofía de producción, no tenían como requisito imprescindible una forma de sociedad específica. El proceso administrativo es un conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. La concepción de como se puede definir el proceso administrativo es muy sencilla, ya que al estudiar la unidad temporal de la administración se comprendieron varias fases, así como también funciones con el objetivo de tener un conocimiento y experiencia exhaustiva con la finalidad de aplicar los métodos, principios y las técnicas de esta disciplina. Así como para comprender mejor este concepto el cual es que el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se da la administración y con la misma que se interrelacionan y forman un proceso integral, hay que analizar y tras el análisis se compara al organismo o grupo social correspondiente que es donde se manifiesta la administración como un organismo animal. Si se observa cómo se desarrolla la vida de cualquier ser vivo, se podrá distinguir fácilmente dos etapas o fases primordiales las cuales son las siguientes: La etapa de estructuración la cual consiste en la construcción del organismo, y así se van diferenciando y desglosando los tejidos y órganos hasta conseguir un bien y terminar la construcción del organismo. La segunda por su parte consta de la operación la cual dice y consiste en que hay que tener en cuenta que en el momento en el que se ha estructurado completamente el organismo, este posteriormente se desarrollara para cumplir las funciones inherentes. Así por igual esto se da en los grupos sociales, en los cuales el fenómeno se manifiesta al administrar de manera similar. Algunas de las características del proceso administrativo son: Planeación; la cual desde el principio hace cuestiones como las siguientes ¿Qué se quiere hacer? Así como también ¿Qué se va a hacer? Teniendo como base la metodología, estrategia y uso de la razón para pensar y reflexionar que es lo que se busca realizar. Organización; En este punto se analiza brevemente lo ya propuesto en la planeación y mediante un breve estudio se empieza a distribuir actividades a los subordinados. Dirección; Aquí mediante un jefe, y un supervisor o director se observa que todo se esté realizando todo lo pedido. Control; Aquí es la parte más importante ya que una vez realizado todo, en este punto se observa cómo se ha hecho, en que puede mejorar, que no se hace bien, y con esto y con lo ya planeado, se puede hacer una nueva planeación teniendo una visión con más expectativas y así se repite el ciclo. Así en pocas palabras todas estas fases o etapas llevan un orden también traen consigo mayor claridad para realizar y conseguir algo con más orden y aunque se empiece desde cero, se tenga claro cómo se va a trabajar. Empezando con lo que es la primera función administrativa. La planeación consiste en analizar la situación de la organización, define los objetivos o metas, establece la estrategia general que permita alcanzar esos objetivos y desarrolla planes de acción que señalen cómo implementar las estrategias. Así es como la planeación establece todo lo necesario para así determinar el elemento de riesgo y minimizarlo. Los autores de planeación son los siguientes: Agustín Reyes Ponce, Burt K. Scalan, Ernest Dale, George R. Terry y José Antonio Fernández Arenas. Para tener una definición completa y mas clara, se presentan los siguientes elementos, son otra parte de la planeación analizándolos detenidamente; Objetivo; siendo con lo que se obtienen los resultados deseados por medio de un aspecto fundamental al planearlo. Cursos Alternativos de Acción; siempre es importante planear y determinar diversos caminos, formas de acción o estrategias nuevas para conseguir los objetivos. Elección; aquí la planeación implica la determinación, el análisis y la selección, de la decisión más adecuada dependiendo de la situación. Futuro; siendo una planeación en la cual se busca prevenir fallos o de manera concreta, estar preparado para resolver algún fallo o anticiparlo para evitar hechos inciertos, preparándose siempre para las contingencias y trazar actividades futuras. La planeación siempre será fundamental para que todo marche y avance de alguna manera con orden y de manera fluida, ya que sin una estrategia, y hacer todo improvisado, podría funcionar, pero que tan lejos puede llegar una persona que todo el tiempo se desgasta pensando a la mera hora como solventar lo que es una falla, sin ya improviso como hacerlo, así que con esto que es la planeación se puede predecir y adecuar el funcionamiento de cualquier grupo social, estableciendo medidas para afrontar cualquier situación. Por otro lado, mantiene principios los cuales hay que seguirlos al pie de la letra ya que es la manera por la cual se rige una serie de ellos y su aplicación es indispensable para lograr una administración racional. Teniendo Factibilidad, Objetividad y Cuantificación, Flexibilidad, Unidad y Cambio de estrategias. Con todo esto consiguiendo una mejor optimización y uso de los recursos con principios, los cuales a veces se asimilan con políticas, también es importante tenerlas en cuenta. La tipología de los planes es un requisito para entenderla en el aspecto de la planeación, es necesario estudiar el concepto de plan y su clasificación en cuanto tiempo. Es muy importante en cuanto el periodo establecido para su realización para lo cual existen 3 clasificaciones. Corto Plazo: Estas son las metas por realizarse en un periodo igual o menor a 1 año. Lo que nos dice que puede ser de manera Inmediata siendo realizables en 6 meses y los Mediatos que se fijan para realizarse entre 6 y 12 meses sin superar esta cifra. Mediano Plazo: Estos tienen una duración media la cual está dada por tener una duración de 3 años para la realización de lo planificado. Largo Plazo: En esta se estipula la duración de lo planificado a un rango de tiempo mayor a los 3 años siendo esta la más larga de las 3 para realizar lo solicitado. Para solventar y hacer todo esto algunos autores indican y se refieren a la planeación como Planeación Integral o Planeación Total, en algunos casos en los que en la empresa abarca dicha planeación se integran todo tipo de planes para la organización como lo son: Estratégica: Estableciendo lineamientos generales de planeación, sirviendo de base a todos los demás planes ya sean Tácticos y Operativos para facilitar mediante una jerarquía de la empresa. Táctica o Funcional: Determina planes más específicos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa logrando así que se subordinen los directivos del nivel medio en este entran Gerentes Funcionales. Operativo: Aquí existe un régimen de acuerdo con los lineamientos establecidos por la planeación táctica y también con su función formulando y así distribuyendo actividades detalladas que deben ejecutar los últimos niveles en la jerarquía de la empresa, siendo estos los que debe desarrollar el elemento humano y siendo los objetivos a corto plazo. Es básico que la planeación sea un punto de partida en el cual existe directriz primordial en todas las actividades administrativas integrando las siguientes etapas: Propósitos: Estos planteando una sencilla pregunta, ¿Qué queremos hacer? Con esta se establece que los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser. Siendo así las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que existe y persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social. Como lo son las Planeaciones Gral. Planeación Táctica y Planeación Operacional. En los propósitos se proporcionan las metas para así diseñar un plan estratégico. Se expresa genéricamente y la determinación de esta se establece por medio de una función reservada a los altos funcionarios de la empresa, los cuales tomaran decisiones para planear de manera efectiva, siendo una duración ilimitada la duración en el futuro. Así toda organización debe establecer si o si los propósitos como base para la formulación de un plan, razonando todas las posibles soluciones y la manera más sencilla de llevarlos a cabo. Investigación; Este proceso mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos, teniendo como base primordial la indagación de diversas fuentes, observar el entorno en el que nos queremos establecer y hacer una pequeña reflexión para ver si fuese rentable o no. Así la investigación aplicada a la planeación consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como saber la manera más fácil y rápida para conseguir lo propuesto. En este proceso de investigación científica está estructurada por las siguientes etapas: Definición del problema: Aquí se plantea determinando y analizando el problema que se desea resolver siendo una incógnita de no definición exacta del problema así implicando esfuerzos inútiles, a lo cual una correcta definición del problema facilitara por mucho obtener con mayor facilidad lo deseado. Obtención de la información: Es necesario recopilar el mayor número de datos a fin de visualizar el problema y proponer una solución la manera de obtener esta información es indagando en varias fuentes, explorando la zona y mirando si existe una rivalidad entre otra empresa que quiera realizar objetivos similares, para así ser competente.  Observación: Enfocada en observar más allá de los hechos o heurística, así como también puede ser un tipo de documental, refiriéndose al análisis de los registros como también de informes, estadísticas, etc. Así con la finalidad de este aspecto de tener un análisis concreto de laboratorio; monumental, de conductas que simplemente se dividen en: participante y no participante. Encuesta: Aquí entra en papel muy importante un individuo el cual se encargue de recopilar datos a través de la aplicación del cuestionario y entrevista siendo herramienta que son de gran ayuda para el administrador. Muestreo: Esta es la parte más importante ya que hay que hacer un análisis a profundidad mediante técnicas probabilísticas a una población la cual es una pequeña parte de un todo para determinar resultados representativos. Uno de ellos seria la Determinación de la Hipótesis: Siendo una idea o proposición o respuesta tentativa de uno mismo al analizar una solución de un problema, misma que debe ser probada para comprobar su efectividad. Comprobación o Desaprobación de la Hipótesis: Consiste en someter a prueba la hipótesis planteada, mediante una rigurosa aplicación de técnicas mencionadas, a fin de comprobar su valides o sencillamente rechazarla. También pueden existir hipótesis alternas Presentación del Informe: Tras realizar y comprobar la hipótesis se realiza un informe de resultados en el cual se transcribe de manera detallada para que se cuente con bases objetivas para así tomar decisiones. Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran el curso en que va a desarrollarse cualquier plan con esta definición se puede establecer una manera para contrarrestar dichos efectos. Las premisas de acuerdo con su naturaleza pueden llegar a ser: Internas; En esta se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos, en ocasiones de ellas son: Variaciones de capital, ausentismo, rotación de personal, accidentes, siniestros, innovaciones, reacciones del personal ante los sistemas organizacionales, prestigio de los jefes ante el personal, puntos fuerte y débiles de los altos ejecutivos, de aquellos que lo controlan accionistas y a menudo de subordinados. Externas; Siendo estas más amplias y factores o condiciones cuyo origen es ajeno o fuera de la empresa, pero no siendo menos importante pudiendo llegar a tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que por lo mismo deben tomarse en cuenta al planear. Algunas de ellas pueden ser: carácter político, carácter legal, tendencias legislativas, carácter económico, carácter social, técnicas y otros factores. Los objetivos son aquellos propósitos que establecemos en el momento que iniciamos o establecemos una empresa, y con esto debemos de tener siempre presentes y estar dispuesto a avanzar y ampliarse para que las premisas no impidan dicho logro, así indicando los resultados o fines que la o las empresas desean lograr en un determinado tiempo, Una forma fácil de describirlo o definirlo fácilmente seria decir que los objetivos son implicaciones y acciones o también fines que determinaran hacia el futuro, y así como se puede definir también tiene su palabra orígenes latinos de la palabra objetivo teniendo el significado “cosa que se arroja adelante” dando a entender que los objetivos siempre definen hasta donde queremos llegar. Entre los objetivos representando los resultados que la empresa espera obtener, también tiene dos características: Se establecen a un tiempo específico, este primer punto da o deja establecido desde que arrancamos y empezamos los negocios dentro y fuera de la empresa tenemos que dejar establecido cuanto tiempo necesitaremos para alcanzar ese objetivo, también analizando que se pueda cumplir, ya que hay que establecer objetivos cortos, y también objetivos largos dependiendo del tiempo o el tamaño de la empresa. Se determinan cuantitativamente, en términos simples la meta que queremos alcanzar debemos tomar nota de todas las premisas ya que para alcanzarlos con rapidez necesitamos no solamente tener un tiempo establecido, si no también tener un margen en el cual podamos contabilizar y observar que es lo que podemos obtener con nuestros recursos, y con ayuda de métodos tradicionales “encuestas”, y otras formas poder obtener datos precisos en todos los ámbitos. También existe otro apartado el cual es, la Clasificación de Objetivos, en este se encontra que en función del área que abarquen y del tiempo al que se establezcan puedan ser los siguientes: Estratégicos o Generales: Comprendiendo en su totalidad a la empresa y esto se establecen a largo plazo, abarcando periodos mayores a los 3 o más años, siendo su nombre un punto clave ya que al ser General tiende a abarcar una gran cantidad de premisas. Tácticos o departamentales: Refiriéndose a un área como su nombre lo indica Departamental de la Empresa, aquí se subordinan los objetivos generales antes mencionados, y se suelen establecer de Mediano a Corto Plazo. (Incrementar las ventas totales a 3 Millones de pesos Mensuales, en el presente año). También existen los Operacionales o Específicos: Los cuales se dividen y establecen respecto a la clasificación Departamentales y también Generales, aquí se centra a actividades más detalladas, y estas son puestas a corto plazo. Se subdividen en Seccionales y en Individuales. En el primero es enfocado al ámbito o sección grupal. Teniendo como ejemplo vender Medio Millón de pesos semanales, de x producto por medio del grupo de ventas de la zona centro. La segunda se enfoca en metas personales. patrón o plan principal para establecer metas y políticas de recursos en una organización, y establece una secuencia coherente de las acciones a realizar. En cuanto al ámbito administrativo es la aplicación de estrategias que nacen como respuesta para afrontar retos que implican tener que superar a la competencia y la vida de la empresa, siendo esta ultima un problema muy común, al no analizar bien el entorno externo a la empresa. Estas más a detalle son cursos de acción general, porque se establecen a nivel estratégico, lo que quiere decir que en estas acciones se analiza más allá de las premisas, ya que no solo es ver estas últimas, ya que para que tengan un efecto positivo y visible tiene que efectuarse en emplear recursos, puesto que esto se efectúa en otras etapas de la planeación tales como los programas, presupuestos, y los procedimientos. Si bien al contar con una amplia gama de estrategias o alternativas por seleccionar, ayuda a elegir la más adecuada para así minimizar las dificultades y no entorpecer ni ralentizarse en los logros de los objetivos. También hay tres etapas recomendadas a seguir. Determinación de los cursos de Acción o Alternativas: En este aspecto consiste en buscar el mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos. Evaluación: En esta característica hay que analizar cada una de las alternativas propuestas ya que hay que tomar en cuenta lo que son las ventajas y desventajas de dichos Planes, tomando como referencia la investigación y el uso de técnicas operacionales, como un árbol de decisiones. Selección de Alternativas: Aquí hay que tener una consideración de las alternativas más idóneas en cuanto a lo que es factibilidad y ventajas ya que si una alternativa presenta más desventajas que ventajas no es ni sería recomendable usarla. Un área clave de resultados varía entre empresas, entre los más usuales encontramos, rentabilidad sobre inversión, posición o participación del mercado, productividad, desarrollo de personal, capacidad de producción e innovación. Estas áreas claves son las más comunes entre empresas ya que si no fueran de gran impacto o apenas empezaran tendrías estas características menos desarrolladas, o con menos experiencia, también como base de estas áreas encontramos que se deben determinar las estrategias y posterior el proceso de control que se verá después, para asegurarse de que sea una estrategia factible. Entre el cambio constante hay una gran diversificación de alternativas o estrategias que tienen como finalidad facilitar la toma de decisiones siendo estas las que pueden abarcar una sola sub-estrategia o las dos todo depende de las presentes ventajas y desventajas, así como los recursos disponibles y capacidad de comprometerse. Suponiendo que una empresa establece el objetivo de obtener 15 millones durante los próximos años. Para que esto se lleve a cabo la propia empresa decide que sus productos no solo se vendan a intermediarios si no que es necesario hacer una penetración de mercado más amplia para que se le permita a la empresa alcanzar el objetivo más factible con mayor detalle de los cursos de acción probables utilizando el ya mencionado árbol de decisiones, en la cual se expone la penetración de mercado en forma ramificada. Para desarrollarse o establecerse en más lugares, así como hacerlo y donde hacerlo. Las estrategias son trascendentales (esto con la obligación de cubrir todas las necesidades empresariales). La palabra Política proviene del griego politiké con un significado sencillo, pero a la vez muy completo como lo es el arte de gobernar una nación en cuanto a lo que señala un diccionario se refiere a que esta es un arte o traza con que se maneja un asunto y así vez traza tiene el significado de plan para realizar un fin, además de ser una forma de manejar una entidad, pueblo o estado debe tener algún individuo capaz de poder expresar con total libertad ese arte con facilidad. Generalmente este vocablo tiene dos acepciones: El utilizado para la burocracia gubernamental y también otro donde es considerado como una etapa del proceso de la planeación y que será el utilizado en el texto para detallarlo en el ámbito administrativo. Otra característica de las políticas es que, entre políticas y reglas, las reglas son sumamente estrictas y conllevan a sanciones, mientras que en las políticas tienen un grado de toleración o son lo que se conocen como flexibles. En este sentido determina que las políticas son criterios generales de ejecución con la finalidad de auxiliar los logros de los objetivos y facilitar la implementación de las estrategias, habiendo sido establecidas en función de estas. En diversas ocasiones estas suelen ser confundidas con las reglas, ya que algunos creen que las reglas son mandatos precisos que determinan la disposición, actitud o comportamiento, todo esto se deberá seguir para evitar en situaciones específicas sancionar el personal de una empresa; de tal manera que mientras las reglas son estrictas, las políticas son flexibles, esto porque en una política si se viola o incumple la situación, no conlleva a una sanción importante, sino más bien una llamada de atención. 1. Aquí siendo más flexible, las comisiones de los vendedores siendo que pagaran de acuerdo con el volumen de ventas que ellos efectúen, lo que quiere decir que entre más preparado, rápido y audaz puede llegar a tener preferencia y ventajas respecto al resto del grupo al que pertenezca sin ser injusto ya que se les dará oportunidad a todos “Ya solo es cuestión de habilidad y experiencia”.  2. La selección de agentes vendedores será preferible que sean personas del sexo femenino, esto con la finalidad de que las mujeres tienen un punto a favor, ya que tienen una forma de expresarse más comprensible, y si requieren vender algo, se les puede facilitar más, pero a su vez no excluye al sexo opuesto, ya que, si un varón es hábil, también podrá incluirse, ya que solo es una preferencia. Fácilmente se nota que, en las reglas, las personas ejecutan las acciones y las deben cumplir tajantemente, queriendo decir que hay que seguirlas al pie de la letra. Son rígidas y determinan lineamientos muy precisos estas al no cumplirse, conllevan a una sanción. Por otra parte, las mencionadas políticas determinan limites más amplios y permiten mayor iniciativa por parte del personal que realiza la acción. Las reglas determinan un esquema estrecho de conducta que debe seguir el personal empresarial, como diferencia básica las políticas proporcionan libertad de reflexión y elección, mientras que las reglas no permiten ni dan margen de interpretación. Las políticas constan de 3 clasificaciones, las cuales son: Estratégicas o Generales; siendo estas las de mayor jerarquía y gerencia, siendo su principal función establecer y emitir lineamiento que guíen la empresa como una unidad siempre integrada. Tácticas o Departamentales; las cuales son formuladas como lineamientos específicos que se refieren a cada departamento de la empresa. Operativas o Especificas: Se aplican principalmente en las decisiones que tienen y deben ejecutarse, esto con una y cada una de las unidades con las que contiene un departamento, siendo común asignado a los niveles inferiores o rangos bajos de empleados. Los programas dentro del área administrativa juegan un papel importante ya que una vez determinadas las etapas anteriores en este punto es necesario y casi obligatorio establecer un programa el cual, puede definirse como un esquema en que se deben establecer: las secuencias de actividades específicas que deberán realizarse para alcanzar los objetivos y así de esta forma analizar la manera en que se tomara un tiempo específico para así asignar y efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecuencia. De esta manera con la correcta elaboración y organización se llevará a cabo el programa. Así como tienen una metodología a seguir todos pueden varias dependiendo de la finalidad requerida, ya que cada uno dependiendo de lo que se requiera tendrá su estructura propia y con esto puede establecer ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general. Así podremos establecer programas en los cuales pueden ir dirigidos a diferentes segmentos. Entre ellos encontramos que van a un Área General en la cual abarca una gran parte de lo que se quiere hacer, pero también contribuye a una mejor distribución, Mercadotecnia en este segmento tenemos que, en él, podemos encontrar y desglosar más allá de lo que puede ser vender un producto, ya que en la mercadotecnia hay varios puntos, uno de ellos puede ser hacer comerciales para dar a conocer un producto, teniendo así la publicidad la cual es un medio para vender productos y ganar clientes. Es importante tener una buena forma de elaborar técnicas de un programa, en las cuales deben apegarse a los procedimientos: 1. Identificar y determinar las actividades comprendidas. 2. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades. 3. Interrelacionar las actividades (Ver en qué orden van), como lo anterior hay que ver que las actividades tengan coherencia ya que, de no ser así no se puede llegar al objetivo. 4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios. Por ultimo y también importante hay que tener en cuenta que un programa tiene también un margen de tiempo para realizarse, pudiendo ordenarse de diversas maneras, pero de igual forma debe tener un tiempo el cual no debe excederse, dividiéndose en semanas, o meses, y en el transcurso de ese tiempo hay que realizar avances. Una manera fácil de ordenar los tiempos en los cuales se realizará un programa es por medio de la gráfica de Gantt, la cual tiene este nombre por el apellido de su autor, su funcionamiento está basado en dividir el tipo de actividad a la que se refiera, y de la misma manera se establece un tiempo, el cual durante el paso del tiempo se va completando. Así de dicha forma un programa establece la ejecución completa de las actividades. Pudiendo utilizar diversas técnicas las cuales pueden servir para elaborar un programa táctico, siendo así múltiples, aunque solamente los métodos PERT en el cual se hace una evaluación del programa, y el CPM que también se conoce como Método de Ruta Crítica, siendo estos los más aconsejables para cualquier aplicación que lo requiera. El éxito de los programas es directamente proporcional a la habilidad de poder jerarquizar y ordenar las actividades respecto a su grado y nivel de importancia también como respetar su ejecución en las fechas de iniciación y terminación de cada actividad. Hay también una Clasificación estando establecidos a un criterio: Tácticos: Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad. Operativos: Estos son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones que consta un área de actividad. Otro punto importante y también ejemplo de programa serían los programas operativos, estos últimos son de carácter específico que el táctico, su principal función consiste en establecer el programa a un área de actividad, siendo supervisado, coordinado para que absolutamente todo se realice de acuerdo con lo propuesto y establecido. Brevemente es necesario aclarar que un programa no se da en un nivel estratégico, ¿Por qué? Por la sencilla razón de que en dicho nivel se establecen lineamientos de orden general y no específicos. Estos al requerir demasiado tiempo en su formulación tienden obviamente a tener un dirigente a ese nivel, por lo que el tiempo para su elaboración no es tomado en cuenta, por lo cual Para la empresa en la cual no se conoce a fondo todas las actividades se utiliza este tipo de programas. De manera sintetizada, los programas de ambos lineamientos son parte de una estructura compleja y debido a esto se necesita conocer e informarse en cada una de sus partes para así conocer las características y determinar que tipos de programas se subordinan y afectan a otros, todos estos se interrelacionan con el plan general de la Organización. Los presupuestos son en detalle una manera de ver los gastos que se van a realizar siendo en esencia programas en los que se les asigna cifras a las actividades, básicamente se refiere al flujo de dinero dentro de cualquier organización; lo fundamental para establecer cualquier organización es tener capital, y así sacar una estimación de los costos, de ingresos de utilidades o productos que se requieran para lograr los objetivos. Este también puede tomarse como un plan de todas o algunas fases de la actividad de la empresa expresándolos en términos económicos. Dicho de otra forma es una manera de optimizar y financiar más rápidamente el flujo de dinero que entrara y saldrá de la propia empresa, marcando un punto inicial y un punto final, así de esta manera dichos presupuestos son un elemento indispensable al planear debido a que con ellos se proyectan cuantificadamente todos y cada uno de los elementos que necesitara tener en cuanto a capital para cumplir con cada uno de los objetivos; su principal finalidad consiste en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, al mismo tiempo que controla las actividades de la organización. Los presupuestos están relacionados con 3 niveles de jerarquización: Estratégicos o Corporativos: En este nivel de jerarquización se hace uso de métodos y estrategias, facilitando lo que es la asignación de todos los recursos de la organización o la empresa. Tácticas o Departamentales: Aquí en este nivel se formula cada una de las áreas de actividad de la empresa. Por programas: Aquí con base de programas se calcula cada una de las áreas de la empresa, con la finalidad de poder distribuir los recursos y que estos se dirijan hacia el sector en el que reditúen mayores beneficios. Así terminando, es importante que se haga una correcta elaboración de los presupuestos para que así a la hora de tener que realizar los objetivos, como pagar a los trabajadores, invertir en maquinaria, invertir en publicidad, etc., todos estos tienen en común que están dentro de lo que viene siendo el presupuesto. Un procedimiento es algo que se tiene que realizar teniendo un inicio y un final, en lo cual antes de iniciar ya se habrá estipulado la manera más segura de realizarlo, en tiempo y forma, lo que quiere decir que el procedimiento es realizar algo ya propuesto. En el ámbito empresarial no es muy diferente ya que se refiere a que se establecen respecto a la situación de la empresa, así de esta forma se da su estructura organizacional, clase de producto, turnos de trabajo la disponibilidad del equipo y material, incentivos y muchos factores más. Así también los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. Los procedimientos presentan un orden determinado al realizar el conjunto establecido de actividades. Es importante resaltar que no indican la manera en que deben realizarse, pues para eso están los métodos, pero de igual manera estos van implícitos y de la mano junto con los procedimientos. Así de esta forma estos dos están íntimamente relacionados ya que los primeros están encargados de determinar un orden lógico, y los segundos indican como efectuar dichas actividades, de tal forma que uno depende del otro para un funcionamiento correcto, ya que de no ser así podría afectar parcialmente el resultado, no en su totalidad, pero puede entorpecer y retrasar incluso generar gastos adicionales, los cuales no tendrían que pasar. El Método por su parte solamente indicara la forma en que se debe realizar cada una de las acciones, en este caso uno podría ser como hacer en que se debe realizar el corte y dobles de la lámina, la manera de llevar a cabo el fosfatizado, así como también la manera de realizar el ajuste, etc. Dadas estas características de los procedimientos en lo que se refiere a que son muy específicos y con gran nivel de detalle, prácticamente es la base en la que se realizaran las cosas. La organización juega un papel sumamente importante dentro de la administración ya que, desde el principio de los tiempo, o más bien desde siempre el ser humano ha estado consciente de que la forma más efectiva de obtener resultados eficaces, es a través de establecer un orden y una coordinación, con estas características se toma de manera racional todo tipo de recursos que forman parte del grupo social, esto nos dice que cada actividad es correspondiente a diferentes etapas en el proceso administrativo el cual se denomina como organización. De acuerdo con lo que ya se estableció en su momento con la cuestión, ¿Qué se quiere hacer? Dicho de otra forma, son los objetivos por alcanzar durante la etapa de planeación, con la cual será necesario determinar ¿Cómo hacerlo? ¿Qué medidas se pueden utilizar para lograr lo que se desea?, esto es muy fácil de realizar gracias a la organización. Dicha palabra tiene tres acepciones: Etimológica, proviniendo del griego Órganon, significando instrumento, otra refiriéndose a esta como una entidad o grupo social y otra más que nos dice que se refiere a que es un proceso. Analizando dichos significados nos podemos dar cuenta de que, en esencia involucran la idea de una estructura, que como bien sabemos es la base de la organización ya que gracias a este aspecto es como podemos distribuir todo mediante un proceso o etapa de la administración. Un claro ejemplo de lo explicado es que la organización es a la empresa lo equivalente a la estructura en un edificio, teniendo como factor importante la calidad de la organización, ya que de esta depende la solides y efectividad entre múltiples tareas que el grupo social debe llevar a cabo para así poder realizar los objetivos. De esta manera se puede prever la estructura necesaria a fin de coordinar eficazmente los recursos. Algunos de los personajes representativos son: Agustín Reyes Ponce, Eugenio Sixto Velasco, Robert Beckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet, Isaac Guzmán V., Joseph L. Massie, Lyndal Urwick. De manera breve tenía que la disposición y correlación de las actividades de una empresa son fundamentales para obtener resultados beneficiosos y eficientes. Todos estos personajes tenían en común en que existe una base sólida la cual define a la organización como algo con lo cual se puede con algunos métodos de administración cumplir los objetivos de manera sumamente efectiva. La organización se caracteriza por tener una estructura el cual se refiere al marco fundamental en el que habrá que hacer unas bases firmes y sólidas las cuales ayudaran en todo momento a la empresa a mantenerse siempre a un nivel óptimo, operando el grupo social, también estableciendo lo que es la disposición y también la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos, de manera correcta y sin contratiempos. Mantiene una sistematización que maneja absolutamente todo tipo de actividades, así como también lo que son los recursos todo con el fin de poder coordinarse de manera racional, con el objetivo de facilitar el trabajo y la eficiencia, teniendo un orden estricto. Agrupa y asigna actividades y responsabilidades, es el encargado de organizar, lo cual implica una necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización, manteniendo a cada trabajador en su punto fuerte, lo cual asigna a cada uno, de rango o jerarquía más alta, a la más baja, y al revés también, ya que también son importantes los trabajadores de entrada. Así como en el punto anterior, en la organización es importante tener bien estructurados los rangos más altos (jerarquía), ya que con esos se ve a la necesidad de establecer niveles de autoridad y de responsabilidad dentro de la empresa. Por ultimo la simplificación de funciones implica la necesidad básica de la organización ya que establece los objetivos por medio de métodos sumamente sencillos, con el fin de realizar el trabajo de la mejor manera posible, evitando contratiempos y también evitando esfuerzos innecesarios. Así de esta manera queda bien definido lo que es organización. Sus fundamentos básicos que dejan demostrada su importancia son los siguientes: Es prácticamente de carácter continuo; lo que quiere decir que no hay forma de decir que se ha terminado, esto debido a que la empresa y todos sus recursos están sujetos al cambio constante en todos los aspectos (Innovaciones, Mercado Cambiante, etc.) y esto obliga a que lo que obviamente redunda tener que efectuar cambios en la organización existente, con tal de mantenerse dentro de la línea positiva, que son ganancias para la empresa. Este se le denomina como medio en el cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos en un grupo social, distribuyendo, dependiendo el rango las actividades. Se encarga de minimizar esfuerzos mediante métodos en los cuales se pueda desempeñar de manera más eficiente las actividades. Incrementa la productividad evitando la lentitud e ineficiencia en las actividades, teniendo una ventaja la cual es reducir costos. Otro punto importante es el de reducir y eliminar la duplicidad de esfuerzos, lo cual es una desventaja ya que no es una competencia local de la empresa, si no que cada uno tiene que realizar una actividad distinta, y si se trabaja en grupo, deben realizar la actividad y completarla de manera correcta. En la organización existen 9 principios los cuales nos proporcionan básicamente en lo que consiste, proporcionando la pauta para establecer una organización racional y se relaciona mucho con los temas de administración, pero no hay que confundirlos porque no es lo mismo administrar que organizar.  Del Objetivo: A simple vista parece que es como la administración, pero hay que recalcar que no es así, ya que en este ámbito el cual es la organización tiene un significado diferente, ya que toma cada una de las actividades propuestas en la administración y todo lo que se relacione con los objetivos de la empresa. Especialización: Este principio en primer plano se estableció por Adam Smithhace en el Siglo XVIII, el cual decía que el trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible a la ejecución de una sola actividad, prácticamente dice que una persona debe estar de alguna forma sometida a hacer lo que sabe hacer, para lograr mayor eficiencia, y que solo se le puedan asignar dichas tareas que queden ampliamente relacionado con lo que sabe el o los individuos de cada especialidad. Jerarquía: Aquí entra en detalle un poco a nivel de rangos, por lo que es necesario tener un centro de autoridad bien establecido para que se emane rápida y de manera eficiente la comunicación necesaria para lograr los planes en los cuales la autoridad y responsabilidad fluyan de manera clara e ininterrumpida de manera que pase de mayor a menor, y se realice de menor a mayor. Paridad de Autoridad y Responsabilidad: De manera rápida y clara nos da a entender que la responsabilidad es correspondiente al grado de autoridad, ya que si se asigna a una autoridad debe ser capaz de conferir cada una de las responsabilidades a los individuos de menor rango. Unidad de Mando: En este principio se establece que al determinar un centro de autoridad, debe haber decisión para cada función, en la cual se debe asignar un solo jefe, teniendo la ventaja de que el maneja a voluntad y dirige la empresa teniendo toda la responsabilidad el, hacia el camino más conveniente, de no ser así puede ver un choque de ideas lo cual puede llevar a un dilema el cual es mejor evitar, ya que podría haber una fuga de responsabilidades, que de manera coloquial quiere decir que se echan la bolita, sin asumir sus responsabilidades de manera profesional. Difusión: Aquí cada puesto cubre una responsabilidad y también una autoridad las cuales deben estar publicadas, y también debe ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros que tengas relación con las mismas descripciones dentro de la empresa, para así maximizar las ventajas de la organización.  Amplitud o Tramo de Control: Aquí se delimita en cuanto al número de subordinados en el cual se limita el numero en el cual pueden reportarse a un ejecutivo, de tal manera en la que realicen todas sus funciones eficientemente, la limitante es que un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados, lo cual es beneficioso al estar más atentos, y no distraerse, y también tener en cuenta opiniones de manera rápida. De la Coordinación: Aquí se especifican las unidades de la organización las cuales siempre deberán mantenerse en constante equilibrio. ¿Esto para qué?, resulta que de no ser así no servirá de nada contar con departamentos de mercadotecnia muy eficientes, ya que si no hay coordinación difícilmente se puede llegar a la meta, ya que “es como realizar un trabajo y que uno de los compañeros por andar haciendo tarea de otra materia aún no termina lo que se le solicito” dicho de otra forma es como tener una mala trasportación de la compañía lo cual hace que difícilmente se trasladen sus mercancías. Por último la Continuidad: Teniendo ya todo en orden y bien establecida la estructura organizacional requiere que se mantenga, ya que si es eficaz es y será útil por el resto de la vida de la empresa, ya que si se tiene un alto nivel de precisión, eficiencia y mínimo esfuerzo, se puede dar lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo. En el proceso de organización existe una parte importante la cual es división del Trabajo.  Consiste en la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con mayor precisión, eficiencia y mínimo esfuerzo, esto al ser un proceso simplemente se realiza lo ya organizado y planeado y requiere de la siguiente secuencia de etapas. La jerarquización proviene del griego Hierarjes en nuestro vocablo seria jerarca, que significa superior y principal en la jerarquía eclesiástica. Este término fue empleado originalmente para derivar el sistema de gobierno de la iglesia que consta de sacerdotes escalonados en grados, lo que nos dice que es un sistema utilizado desde hace ya mucho tiempo. En pocas palabras la jerarquización es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia. Esto implica que la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad (comunicación) que se relacionan entre ellos con precisión. Contiene Reglas las cuales son las siguientes:  Existen niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social debe ser mínimo e indispensables para un correcto orden y funcionamiento.  Se debe desde un principio definir claramente el tipo de autoridad (lineal, funcional y staff) de cada uno de los niveles, para poder afrontar con seguridad y facilidad las situaciones.  Además de estas reglas también existe una subdivisión la cual es departamentalización, el cual permite lograr mediante una división orgánica que nos permite a la empresa desempeñar con gran eficiencia sus diversas actividades, ya que con grupos sociales que a lo que se refiere es más fácil realizar las actividades. Existe también una secuencia de la departamentalización la cual es la siguiente:  Listar todas las funciones de la empresa. Clasificarlas.  Agruparlas según un orden jerárquico.  Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos. Especificar las relaciones de autoridad. Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos. Con esto nos damos cuenta de que su lineamiento es sumamente especifico, y al tener un orden jerárquico se ordenan dependiendo del grado de importancia las funciones, ya que al abarcar todas se genera una amplia lista en la cual se pueden aplicar estrategias. Y otra división es la de Tipos de departamentalización, la cual alberga los tipos de departamentalización más comunes. Funcional:  Este aspecto es importante y también es común en las empresas, ya que al ser un ámbito funcional tiene la función de agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y con ello una mayor eficiencia del personal. Refiriéndose a que con esto puede una persona destacar en lo que sabe hacer. Por Productos: Esta característica de las empresas se especializa en dedicarse a la producción de diversas líneas de productos, los cuales en base a la demanda pueden vender o retirar, la departamentalización se hace con base en un producto o también puede ser en base de productos relacionados entre sí, como una línea de cosméticos, línea de jabones, línea de shampoos, etc. Geográfica o por Territorios:  Aquí entra más a nivel de departamentalización con más antigüedad, ya que para que esto sea posible es necesario que la empresa cuente con una antigüedad mínima de 5 años, claro que eso no significa que no pueda hacerlo antes, pero el riesgo es alto, esto se da cuando la empresa empieza a extender sus dominios los cuales gracias a su antigüedad puede en mayor o menor medida ampliarse distribuyéndose en sectores alejado físicamente o cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy extenso. Clientes:  Consiste en crear unidades cuyo interés principal es servir a los distintos compradores o clientes. Esto aplica en empresas comerciales, ya que se tiene que tomar en consideración lo que quiere y busca el cliente.  Por proceso o Equipo: Aquí entra en juego lo que es la fabricación de un producto, el proceso o el equipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales sobre todo si reporta ventajas económicas, como lo que es ahorro de tiempo, etc. Así que en este aspecto tener un buen equipo funcional garantizara un correcto proceso, en cualquier tarea o actividad que se presente.  Secuencia: En esta departamentalización se utiliza por lo general lo que son los niveles intermedios e inferiores, En los cuales en muchas empresas por razones técnicas o económicas las cuales se departamentalizan, por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo; así de esta manera la empresa puede llegar a trabajar por turnos sin interrupción, como lo son de día, tarde o noche, o también conocidos como Turno Matutino, Turno Vespertino y Turno Nocturno, en el cual aunque hay menos movilidad, no deja de trabajar la empresa o al menos el departamento. Hablando de lo que son las labores que maneja una gran cantidad de numero por letras por ejemplo un departamento de cobranzas maneja una infinidad de tarjetas de crédito a lo cual desde el principio establece diferentes secciones de acuerdo con la numeración o bien con los apellidos de los cuentahabientes, los cuales son los compradores, o también pueden ser vendedores, y estos al organizarse, se facilita su búsqueda, al estar automatizada. En la organización también se encuentra la Descripción de Funciones, Actividades y Obligaciones. En la cual después de tener establecido el y los niveles jerárquicos y departamentos de la empresa, se ve con la necesidad de definir con claridad todas las actividades y labores que tienen que realizar los diferentes grupos sociales, y departamentos. De tal manera que se lleve de manera óptima y adecuada el trabajo de estos grupos, así puede darse un análisis, en el cual podemos ver la distribución del trabajo o podemos hacer y observar un cuadro de distribución de actividades. La coordinación trata la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea, ya que si no se tiene la correcta coordinación no es posible llevar a cabo ninguna de las actividades anteriores plantadas, ya que a pesar de realizarlas si estas no llevan un orden no es posible llegar a un resultado, ya que por ejemplo si durante la primera etapa del proceso de organización se realiza la división del trabajo, con todas sus ventajas inherentes, es indispensable que esta se complemente con la coordinación, ya que no es lo mismo tener todo en tiempo y forma, que tener la mitad o solo una parte del trabajo, dejando inconclusa cualquier dipo de actividad. La eficiencia de cualquier sistema organizacional estará en relación directa con la coordinación misma que se puede obtener a través de amplias líneas de comunicación y autoridad fluidas. Que incentiven a todo trabajador a realizar sus labores para que no por uno paguen todos. La función básica de la coordinación es lograr la combinación y utilidad de esfuerzos, bien integrados y balanceados en el grupo social. La tipología de la organización se refiere a los diferentes sistemas, tipos o modelos de estructuras organizacionales existentes los cuales pueden implementarse en un organismo social. Gracias a estos se puede ahorrar un poco en usar el coco, pero no siempre es bueno, ya que es mejor tener y aprender por prueba y error. La determinación de la clase de organización mas adecuada depende de factores tales como el giro y magnitud de la empresa, así como manejar, recursos, objetivos, tipo y volumen de producción, teniendo siempre en claro, cuánto vamos a producir, hacer y reducir, manejando mas eficientemente en todos los aspectos. La organización lineal o militar se caracteriza por que la actividad decisional se concentra en una sola persona, la cual es la encargada de tomar decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando. El jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportan exclusivamente a un solo jefe. De ahí ellos dan la información a los subordinados y sigue la cadena, de tal manera que es un orden lineal. De manera clara De Izquierda a derecha es la autoridad y viceversa la responsabilidad. Lo cual nos dice que tratándose de Gerente – Genera, Supervisor - Empleados Teniendo todos los individuos un rol importante. Todo esto genera una gran ventaja trayendo consigo mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de estas.  No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.  Es claro y sencillo.  Útil en pequeñas empresas.  La disciplina es fácil de mantener. También tiene sus desventajas como todo en la vida:  No fomenta la especialización.  Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a las labores directivas si no solamente de operación. La organización funcional de Taylor, lleva el nombre de su creador (Frederick W. Taylor), quien mediante la observación de una organización lineal no propicia la especialización, propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre ocho especialistas, los cuales realizarían una actividad principal y que los ocho tuvieran autoridad, lo cual cada uno en su propio campo tendrá su propia autoridad. Entre el ámbito de obreros encontramos lo siguiente.  Toma de tiempos, Itinerarios de trabajo, Vigilancia de Disciplina, Abastecimiento, Control de Calidad, Adiestramiento, Mantenimiento, etc. Aquí hay ventajas claras:  Mayor grado de especialización. Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona.  La división del trabajo es planeada y no incidental.   El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.  Disminuye la presión sobre un solo jefe por el número de especialistas con que cuenta la organización.  La organización lineo-funcional se utiliza la combinación de dos tipos diferentes de organización estudiados y aprovechando las ventajas y evitando toda desventaja, de ahí su nombre. La organización staff surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles y de contar también con especialistas los cuales deben de ser capaces de proporcionar información experta y asesoría a los departamentos.  Puede existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal. Los comités como bien conocemos son organizaciones en las cuales se tratan asuntos administrativos, Como Tesorería etc. En este la organización de comités generalmente se da en combinación con otros tipos. En este debe existir un presidente el cual se apoya con Comités que son de Presupuestos y Mercadotecnia, y en base a estos se desglosa con lo siguiente, Producción, Mercadotecnia, Recursos Humanos, Finanzas, etc. Teniendo también una clasificación la cual las más usuales son de orden. Directivo: Representa a los accionistas de una empresa que se encargan de deliberar y resolver los asuntos que se origen de esta.  Ejecutivo: Es nombrado por el comité directivo, para que ejecute los acuerdos que ellos toman.  Vigilancia: Personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores de los empleados de la empresa.  Consultivo: Integrado por especialistas que por sus conocimientos o estudios emiten dictámenes sobre asunto que le son consultados. Gracias a esto pueden diversificarse y establecerse fácilmente. La organización matricial, también se conoce como organización de matriz, de parrilla, de proyecto o administración de producto. Esta simplemente consiste en combinar, así como en las anteriores funciones, las cuales dejarán y estarán a disposición de lo que es un gerente funcional el cual estará a cargo de las labores inherentes del departamento. Este tipo de organización puede adoptarse en un área o si se desea puede en toda la empresa ya que su implantación requiere un proceso largo de tiempo, recursos y esfuerzos, pero esto bien administrado puede mejorar la organización significativamente, a lo cual facilita la distribución desde lo que es el gerente general.  La autoridad es aquella persona envestida dentro de una organización, esto con el fin de dar ordenes y exigir su correspondiente cumplimiento, a fin de que dichas acciones sean apropiadas y así se cumplan los objetivos del grupo. Mando: Ejercido de la autoridad. Delegación: La concesión de autoridad y responsabilidad por parte de un superior hacia un subordinado. Tipos de autoridad: Formal (Lineal y Funcional), técnica o staf, personal y técnicas de organización. Herramientas necesarias para la elaboración de una organización racional. Estas son indispensables durante su proceso y se aplican de acuerdo con la necesidad de cada grupo: Organigramas. También llamadas gráficas de organización o cartas de organización. Estas muestran las interrelaciones, funciones, niveles jerárquicos, obligaciones y autoridad existentes dentro de ella: Por su objetivo: Estructurales, funcionales y especiales. Por su área: Generales y departamentales. Por su contenido: Esquemáticos y analíticos. Existen cuatro formas de representarlos: verticales, horizontales, circular y mixtos. La dirección comprende la coordinación y organización de las actividades empresariales. Robert B. Buchele, Burt K, Scalan, Leonard J. Kazmier, Joel J. Lerner y H.A. Backer. La dirección consta de algunos elementos: Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, motivación, guía de conducción de los esfuerzos de los subordinados, comunicación, supervisión, alcanzar las metas de la organización. Con lo anterior mencionado podemos decir que la dirección es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social. Es importante esta etapa ya que, pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización. A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional. La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y en consecuente mente en la productividad, por ende, su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización y en la eficacia de los sistemas de control. Tambien se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione. Como se a visto, existen muchos criterios acerca de las etapas del proceso administrativo, pero en ninguno de ellos se excluye en elemento común: la dirección porque es la esencia misma de la administración. Toma de decisiones: La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo asi como “el motor de los negocios” y en efecto de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización. Sea cual fuese su implicación, al tomar decisiones es necesario. Definir el problema: para tomar una decisión es básico definir perfectamente cual es el problema que hay que resolver y confundirlos con los colaterales. Analizar el problema: una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución. Evaluar las alternativas: consiste en determinar el mayor número posible de alternativas de solución, estudiarlas ventajas y desventajas que implican. La evaluación se lleva a cabo a través de: análisis de factores tangibles e intangibles, análisis marginal, análisis costo-efecto. Elegir entre alternativas: una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la más idónea para las necesidades del sistema y la que reditué máximos beneficios. La base para elegir alternativas puede ser: experiencia, experimentación e investigación. Aplicar la decisión: consiste en poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. La integración de personas comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Existen ciertas reglas administrativas necesarias para lograr efectividad en la integración: reglas. 1. El hombre adecuado para el puesto adecuado: los hombres que desarrollan cualquier función dentro de una organización social deben reunir los requisitos para desempeñarla adecuadamente. 2. De la provisión de elementos necesarios: a cada miembro de la empresa debe proporcionársele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto. 3. De la importancia de la introducción adecuada: el momento en que el elemento humano que ingresa a la empresa es trascendental, la integración comprende cuatro etapas: Reclutamiento. -tención de los candidatos para ocupar el puesto de la empresa. Selección.- mediante la utilización de ciertas técnicas elegir entre los diversos candidatos el más idóneo para el puesto, de acuerdo con los requerimientos del mismo. Introducción o inducción.- articular o armonizar adecuadamente al nuevo elemento con los objetivos de la empresa y con el ambiente organizacional. Capacitación y desarrollo.- lograr el desenvolvimiento e incremento de las capacidades del personal para lograr su máxima efieficiencia. La motivación consiste en dejar constancia de las auténticas razones por las que la Administración adopta la decisión y tiene como fin permitir al destinatario poder enfrentarse y, en su caso, combatir, ese acto administrativo. En su acepción más sencilla motivar significa “mover, conducir, impulsar a la acción”. Múltiples son las teorías que existen en relación con la motivación, pero todas pueden agruparse en dos grandes tendencias: La teoría de contenido y la teoría de aprendizaje o del enfoque externo. Siendo una teoría básica de la dirección, la guía y motivación de los recursos humanos, todo administrador debe poseer conocimientos generales acerca de estas teorías. La teoría de contenido habla sobre especificar lo que impulsa la conducta. Esta tendencia abarca tres grandes corrientes:  Jerarquía de las necesidades de Maslow: Establece que la naturaleza humana posee, en orden de predominio, cuatro necesidades básicas y una de crecimiento que le son inherentes; Básicas: fisiológicas (aquellas que surgen de la naturaleza física), de seguridad (la necesidad de no sentirse amenazado por las circunstancias del medio), amor o pertenencia (los deseos de las relaciones afectivas con las demás personas) y de estimación (la necesidad de confianza en sí mismo, el deseo de fuerza, logro, competencia y la necesidad de estimación ajena, que se manifiesta en forma de reputación, prestigio, reconocimiento, atención, importancia, etc). Crecimiento; Relación personal: el deseo de todo ser humano de realizarse a través del desarrollo de su propia potencialidad. Cuando las personas han cubierto suficiente sus cuatro necesidades básicas es cuando se siente motivadas por la necesidad de crecimiento. La teoría de motivación e higiene de Herzberg, propone dos niveles de necesidades: Factores de higiene o mantenimiento y motivadores. En la motivación de grupo diversos autores establecen que para motivar a un grupo, es necesario varios factores tales como: Espíritu de equipo (El sentirse identificado con un grupo de trabajo para lograr fines comunes), identificación con los objetivos de la empresa (El coordinar los intereses de grupo con los individuales y todos con los de la organización, motivara al grupo), practicar la administración por participación (Lograr que el trabajo se integre emocionalmente y mentalmente a la situación del grupo de trabajo y a los objetivos de la empresa),  establecimiento de relaciones humanas adecuadas (La implementación de sistemas adecuados de comunicación y autorrealización dentro de la empresa promueve la eficiencia del personal) y eliminación de prácticas no motivadoras (Control excesivo, Poca consideración a la competencia, decisiones rígidas, no tomar en cuenta los conflictos, cambios súbitos). La teoría del enfoque externo, tambien llamada del aprendizaje o de la modificación de la conducta organizacional, parte del supuesto de que  la conducta observable en las organizaciones, así como sus consecuencias son la clave para explicar la motivación; relacionan los efectos que ejerce el ambiente sobre la conducta de los individuos. Los principales creadores de esta escuela son: Watson, Skinner, Luthans y Kreitner. Las tácticas y procedimientos básicos de modificación de la conducta más importantes son los siguientes: Estrategias de intervención: Refuerzos (Positivos y negativos), castigos, extinción; programas de refuerzos, discriminación y generalización, conductas encadenadas, moldeamiento y moldeado. La comunicación es un aspecto clave en proceso de dirección. La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social. Su importancia es tal que algunos autores sostienen que es casi imposible determinar todos los canales que transmiten y reciben información de una organización. La comunicación consta de tres elementos básicos: Emisor, donde se origina la información; transmisor, a través del cual fluye la comunicación; Receptor, que recibe y debe entender la información. Todo esto con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicación se menciona su clasificación más sencilla: Formal (Aquella que se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales) e Informal (surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organización). Este tipo de comunicación es de gran importancia, ya que por su carácter no formal puede llegar a influir más que la comunicación formal e inclusive ir contra de esta. Estos dos tipos de comunicación a su vez pueden ser: Vertical, horizontal, verbal y escrita. Una buena comunicación implica la existencia de los siguientes requisitos: Claridad: La comunicación debe ser clara. Integridad: La comunicación debe ser como lazo integrador entre los miembros de la empresa para lograr el mantenimiento de la cooperación necesaria para la realización de los objetivos. Aprovechamiento de la organización informal: La comunicación es más efectiva cuando la administración utiliza la comunicación informal para suplir canales de información de la organización formal. Equilibrio: Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan de comunicación para quienes resulten afectados. Moderación: la comunicación debe ser estrictamente necesaria y lo más concisa posible ya que el exceso de información puede ocasionar burocracia e ineficiencia. Difusión: Preferentemente toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar solo a través de los canales estrictamente necesarios. Evaluación: Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse periódicamente. Una autoridad desempeña un papel importante detro de la administración y este es el poder correspondiente a una tarea o función que permite a quién desempeña, tomar decisiones por sí mismo, o bien descargar sus deberes y responsabilidades en otras personas. Es el derecho de mandar y poder de hacernos obedecer (Mando y delegación). Existen 3 tipos de autoridad: Formal, lineal y funcional. El mando es el ejercicio de la autoridad o mando asume dos formas: Ordenes.- Es el ejercicio de la autoridada, de este modo debe efectuar diversos factores como: Aspectos motivacionales que deben emplearse al transmitir la orden, Transmitirla adecuadamente, Explicar y fundamentar la necesidad de que se cumpla la orden y Oportunidad de elegir el momento y lugar más apropiados para transmitir la orden. Instrucciones. Es en la delegación donde se manifiesta claramente la esencia de la dirección y el ejercicio de la autoridad ya que si administrar es “hacer a través de otros”. Requisitos para delegar: a) Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada preferentemente por escrito. b) Especificar claramente, metas y objetivos de la función delegada. c) Capacitar al personal en quien se va a delegar. d) Establecer estándares de actuación de tal manera que se fomente la iniciativa, creatividad y lealtad hacia la organización. e) Convenir sobre las áreas de no delegación. f) El directivo debe mostrar interés en el desempeño del empleado. g) Reconocer el buen desempeño y confiar en los subordinados. La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. En esta función concluye todas las etapas de dirección anteriormente vistas y su importancia radica en que de una supervisión efectiva dependerá: La productividad del personal para lograr los objetivos, la observancia de la comunicación, la relación entre jefe y subordinado, la corrección de errores y la observancia de la motivación y del marco formal de disciplina. Por lo tanto el liderazgo está ligado con la supervisión y de acuerdo con los diversos estilos de liderazgo que existen en la empresa variaría el grado de eficiencia y productividad dentro de la misma. El control es una etapa esencial en la administración, incluso si una empresa tiene planes magníficos. El control bien aplicado es dinámico, promueve el potencial de los individuos. Sirve para medir la temperatura presente y futura del desempeño de todos los recursos de la empresa. Su objetivo principal es prever y corregir errores y no solo registrarlos. Principales autores de la etapa de control: Henry Fayol, George R. Terry, Harold Kooonntz y Cyril O"Donnell. Algunos elementos con los que se conforma dicha etapa son: Relación con lo Planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación. Establecer Medidas Correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores. Con todo lo anterior podemos definir al control como la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y proveer desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias. Al igual que las etapas anteriores, este también se divide en tipos diferentes: Establecimiento de estándares. Este se puede definir como una unidad de medida que sierva como modelo, guía o patrón con base en el cual se efectúa el control. Representan el estado de ejecución deseado (Ralph Davis). Tipos de estándares: Estándares estadísticos. Llamados también históricos se elaboran con base en el análisis de datos de experiencias pasadas ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras. Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente juicios de valor, resultado de experiencias pasadas del administrador, en áreas donde la ejecución personal es de gran importancia. Estándares técnicamente elaborados. Son aquellos que se fundamentan en un estudio objetivo o cuantitativo de una situación de trabajo específica. La medición de resultados es el establecimiento de tales unidades es uno de los problemas más difíciles, especialmente en áreas con aspectos eminentemente cualitativos. Es virtualmente imposible mencionar todas las unidades de medida que se pueden aplicar. A modo de ejemplo se pueden mencionar algunos: tiempo por pieza producida, porcentaje de material rechazado, hora —máquina utilizada. La corrección concreta y percibe el control en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares y en función de carácter netamente ejecutivo. La retroalimentación es básico en el proceso de control, pues aquí, la información obtenida se ajuste al sistema administrativo al correr el tiempo. De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. Existen tres tipos de control: Control preliminar. Es aquel que tiene lugar antes de que inicien las operaciones, e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas sean ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos, es posible ejercer influencia controladora limitando las actividades por anticipado. Control concurrente. Tiene lugar durante la fase de acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran. Control de retroalimentación. Se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable. El control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, éste debe reunir ciertas características para ser efectivo:  Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional. Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se debe controlar. Oportunidad. Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que la descubra antes que se produzcan. Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación. Ubicación estratégica. Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico. Estas características se relacionan con el principio de excepción; enfatiza el hecho de que es necesario establecer puntos de verificación clave antes de que la corrección implique un alto costo. Las áreas de actividad, también llamadas áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones; están directamente relacionadas con las principales funciones que realiza la empresa para alcanzar sus objetivos. Es importante el análisis de estas áreas para introducir para el conocimiento de las funciones y subfunciones, escenciales a cada campo y para comprender el conocimiento de gestión empresarial. La eficacia de la gestión no depende del éxito de un área funcional específica, sino de la implementación de una coordinación equilibrada entre las etapas del proceso de gestión y la correcta ejecución de las actividades de las diferentes funciones del área funcional principal: Producción. Ha formulado y desarrollado las metodologías de desarrollo de productos más adecuadas, proporcionando y coordinando la mano de obra, equipos, instalaciones, materiales y herramientas necesarias. Sus funciones son: Ingeniería de productos: diseño de productos, pruebas técnicas, soporte de marketing. Ingeniería de planta: diseño y especificación de instalaciones, mantenimiento y pruebas de equipos. Ingeniería industrial: métodos de investigación, medición del trabajo, disposición de plantas. Planificación y control de la producción: planificación, informes de progreso de la producción, normas. Abastecimientos: tráfico, expedición, compras nacionales e internacionales, gestión de inventarios, almacén. Fabricación: producción, servicio. Control de calidad: normas y especificaciones, verificación de pruebas, protocolos de verificación, métodos de recuperación. La mercadotecnia es una función trascendente en la cual a través de esta se logran varios objetivos institucionales corporativos. Su propósito es reunir factores y hechos que influyen en el mercado, para crear lo que los consumidores quieren y necesitan, para distribuirlo y así esté disponible en el momento adecuado, en el lugar adecuado y con el precio más accesible. Sus funciones son las siguientes: investigación del mercado, planificación y desarrollo de productos, precio, distribución y logística,  ventas y comunicación. Las finanzas son importantes ya que, cada negocio opera de manera efectiva y constante. Se constituye de las siguientes funciones: Financiamiento: planificación financiera, relaciones financieras, tesorería o finanzas, abastecimiento, inversiones. Contralaría: contabilidad general, contabilidad de costos, elaboración de presupuestos, auditoría interna, estadísticas, crédito y honorarios, impuestos. El objetivo de recursos humanos es lograr y mantener un grupo de empleados cuyas características estén ajustados a los objetivos de la empresa a través de programas adecuados de reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo. Sus principales funciones son: Contratación y empleo: Reclutamiento, selección, contratación, derivación o derivación, promoción, traslado y promoción. Capacitación y desarrollo: formación, coaching, desarrollo. Sueldos y salarios: análisis y evaluación de puestos, clasificación de logros, compensación, vacaciones. Relaciones laborales: comunicación, negociación colectiva, disciplina, búsqueda de personal, relaciones laborales. Servicios y prestaciones: actividades de ocio, actividades culturales, ventajas. Higiene y seguridad industrial: atención médica, promoción de la higiene y la seguridad, absentismo, accidentes. Planeación de recursos humanos: inventario de personal, rotación, auditoría de personal. Para que una empresa logre sus objetivos, debe contar con algún elemento o recurso que contribuya a su funcionamiento en armonía. El estudio de los recursos de la empresa es importante porque uno de los objetivos de la gestión es la productividad, que es la relación entre los productos obtenidos y los recursos utilizados para lograrlos. La gerencia siempre debe evaluar la productividad de los recursos. Se clasifican en: Los recursos materiales. Activos de la empresa: edificios, terrenos, estructuras, maquinaria, equipos, edificios, herramientas, etc. Los recursos técnicos son recursos que soportan herramientas para coordinar actividades distintas de los recursos: sistemas de producción, sistemas de ventas, sistema financiero, sistema de gestión administrativa, etc. Fórmulas y patentes. Los recursos humanos, son trascendentes para la supervivencia de cualquier grupo social, de los cuales depende la gestión y financiación de otros recursos. Los recursos humanos tienen las siguientes: capacidad de desarrollo, creatividad, ideas, imaginación, emociones, experiencias, habilidades, etc. Lo mismo que lo distingue de otros recursos según la función que desempeña y el grado de jerarquía que tienen en la organización pueden ser: Trabajadores: calificados y no calificados. Trabajadores: calificados y no calificados. Supervisor: Responsable de supervisar la ejecución de las actividades. Técnico: desarrollo de nuevos productos, sistema de gestión, método y control. El gerente es responsable de implementar las decisiones del gerente. Gerentes: establecen metas, estrategias, políticas, etc. Los factores monetarios internos y externos que la empresa debe perseguir se denominan recursos humanos. Sobre ellos se puede decir lo siguiente: Efectivo. Aportes de socios. utilidades Publicas. Las fuentes externas de financiamiento están representadas por: Préstamos a acreedores y proveedores. Préstamo bancario o privado. Emisión de valores. Los recursos son de suma importancia si se quiere lograr los objetivos de dicha empresa. El éxito de una empresa o negocio depende de la adecuada gestión y desempeño que se le dé.

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