Proceso Administrativo Y áreas Funcionales

INTRODUCCIÓN

PROCESO ADMINISTRATIVO

La administración es un sistema, en tanto que el funcionamiento de una organización cuenta con objetivos, metas acordes con sus recursos y planes que actúan en forma continua y cíclica para generar productos y servicios que, al ser consumidor, satisfacen necesidades de usuarios a través de una retribución económica por el beneficio recibido.

El proceso administrativo a su vez es un importante instrumento para manejar de manera integral una empresa y lograr los objetivos de la empresa, organización o institución, ya que proporciona una metodología relativamente sencilla. Empieza por visualizar a la empresa, cualquiera que sea el giro o su naturaleza, y posteriormente nos da las guías de cómo planearla, organizarla, dirigirla y controlarla, incluyendo los pasos para conseguir el capital humano, técnico, financiero y tecnológico. Podemos señalar como ventajas de la aplicación del proceso administrativo las siguientes características:

1. Es una Guía práctica y metodológica para la generación de empresas.

2. Permite sistematizar y controlar las operaciones continuas.

3. Da las bases para la estructurar el trabajo y dividirlo en departamentos y jerarquías conforme a las necesidades y recursos de la empresa.

4. Permite el desarrollo de capacidades y competencias laborales.

5. Facilita la dirección, al darle estrategia y control a quien la conduce.

6. Es un instrumento importante de reorganización de la empresa.

Según la teoría neoclásica, las funciones del administrador corresponden a los elementos de la administración que Fayol definió en su momento (planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar), pero con apariencia actualizada. En la línea propuesta por Fayol, los autores neoclásicos adoptan el proceso administrativo como núcleo de su teoría administrativa. No obstante, cada autor se aparta de los demás para establecer funciones administrativas ligeramente diferentes.

Fayol Lyndll Urwick Koontz O’Donnel Agustín Reyes Ponce José A. FDZ. Arena

Prever Investigación previsión y planeación. Planeación Previsión Planeación

Organizar Organización Organización Organización Organización

Ordenar y Coordinación Mando y Coordinación Designación de Personal y Dirección Integración y Dirección Integración, Ejecución y Dirección

Controlar Control Control Control Coordinación y Control

Como estos ejemplos podemos dar varios, sin embargo, en la actualidad se aceptan las funciones básicas de toda administración que son la planeación, la organización, la dirección y control.

El proceso administrativo, por lo tanto, es más que una secuencia, pues están íntimamente relacionadas en interacción dinámica.

Para comprender mejor el proceso administrativo, comenzaremos por definir el concepto de proceso: Secuencia sistematizada de actividades para alcanzar un fin.

Una vez visto el concepto de proceso, veremos el de administrar en que de acuerdo con Escriche, administración es la dirección, gobierno y cuidado que una persona tiene a su cargo de un establecimiento von fines determinados. Otra definición más completa de lo anterior, Wilburg Jiménez Castro define a la administración: ciencia compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo.

Utilizando las definiciones de proceso administrativo, podremos decir en forma general que el proceso administrativo es la secuencia sistematizada de actividades para alcanzar un fin bajo la dirección de acuerdo con fines determinados de un establecimiento, institución o empresa.

Sin embargo una definición más completa del proceso administrativo sería:

Pasos para sistematizar la operación de una empresa en forma efectiva, desde su presión- para la fijación de objetivos claros- planeación, organización, integración, dirección y control de sus actividades, que permitan el adecuado aprovechamiento de sus recursos y la máxima motivación del elemento humano que la conforma.

A continuación se verán las cuatro funciones administrativas: planear, organizar, dirigir y contralar, con el objetivo de comprender su funcionalidad de cada uno de los pasos que conforman el proceso administrativo.

PLANEACIÓN

La planeación es la primera función o etapa administrativa la cual determinara cuáles son los objetivos que deben alcanzarse y el qué se debe hacer para alcanzar dichos objetivos. Planear y definir los objetivos es seleccionar anticipadamente el mejor curso para lograr las metas, objetivos o fines deseados. La planeación por ende determinará a dónde se pretende llegar, qué debe hacerse, cuándo, cómo y en qué orden.

El punto de partid de la planeación es el establecimiento de los objetivos por alcanzar. Dicha fijación de los objetivos es la primera acción a realizar. Por lo tanto, de manera general, los objetivos son resultados futuros que se esperan alcanzar, en otras palabras se puede decir que son las metas seleccionadas en que se pretende alcanzar en cierto tiempo con determinados recursos disponibles.

A partir de los objetivos organizacionales, la empresa puede fijar sus políticas, directrices, metas, programas, procedimientos, métodos y normas. Podríamos definir cada uno de los elementos de la planeación de la siguiente manera:

1. Políticas: afirmaciones generales basadas en los objetivos organizaciones y funcionan como guías orientadoras de la acción administrativa. Proporcionan de igual manera las normas o limitaciones, para establecer las áreas en que deberá desarrollarse la acción administrativa. Algunos ejemplos comunes son las políticas de los empleados, las políticas de precios o las políticas establecidas en cualquier otro manual de políticas y procedimientos.

2. Directrices: principios establecidos para lograr los objetivos determinados. Estas mismas ayudan a establecer los medios adecuados para alcanzarlos y canalizar las decisiones. Existen directrices de personal (cómo reclutar y seleccionar), de compras (selección de proveedores y acreedores).

3. Metas: son los objetivos a alcanzar a corto plazo. Algunos ejemplos de metas, o de objetivos a corto plazo son la producción, nómina, recaudación que se obtuvo en el día, etcétera.

4. Programas: actividades secuenciales necesarias para alcanzar cada una de las metas y objetivos. Estos planes específicos pueden incluir un conjunto integrado, como es el caso de los programas de producción de las diversas áreas para alcanzar la meta de producción establecidos o programas de financiación en donde se explica el cómo programar los diversos préstamos bancarios para alcanzar la meta de aportes financieros.

5. Procedimientos: llevar a cabo la ejecución de los programas anteriormente explicados. Los procedimientos son los planes que establecen la secuencia cronológica en las tareas necesarias para realizar determinados trabajos o actividades. En el caso de los procedimientos de admisión de personal, donde se establece que documentos y formularios se necesitan para llevar a cabo esta acción.

6. Métodos: planes prescritos para el desempeño de una tarea específica. El método detalla cómo debe realizarse el trabajo e indica exactamente como desempeñar o cumplir su tarea adecuadamente.

7. Normas: reglas que determinan o delimitan y aseguran el cumplimiento de los procedimientos. Son órdenes directas y objetivas respecto al curso de acción que habrá de seguirse. Dichas normas establecen o definen lo que debe hacerse y lo que no debe hacerse.

8. Presupuestos: son los planes relacionados con el dinero durante determinado tiempo, ya sea para calcular los egresos, gastos o ingresos.

9. Reglas o reglamentos: son planes relacionados con el comportamiento solicitado a las personas, especifican, en términos generales cómo debe comportarse el capital humano.

Amplitud de Planeación.

Además de la jerarquía de objetivos, existe una jerarquía de planeación. En este sentido, existen tres niveles diferentes de planeación:

Planeación estratégica. Es la planeación más amplia de la organización. Sus características son:

• Proyectada a largo plazo, sus efectos y consecuencias abarcan varios años.

• Cubre con totalidad a la empresa, pues abarca todas las áreas, actividades y recursos de la misma, y unos de sus objetivos es alcanzar los objetivos organizacionales.

• Está definida por el alto mando de la empresa y corresponde al plan general, al cual están subordinados los demás.

Planeación Táctica.

Es la planeación efectuada en los departamentos y sus principales características son:

• Proyectada a mediano plazo, generalmente estableciendo un periodo de tiempo de un año.

• Cubre cada uno de todos los departamentos de la empresa, abarcado recursos específicos y se preocupa principalmente por conseguir los objetivos de cada departamento.

• Se define en el nivel intermedio jerárquicamente hablando.

Planeación operacional.

Planeación de cada tarea o actividad. Sus características son:

• Proyectada a corto plazo, es decir, objetivos y metas establecidas a plan inmediato.

• Esta cubre tareas o actividades específicas, por lo mismo, se preocupa por alcanzar metas y objetivos específicos de cada tarea o actividad.

• Está definida en el nivel operacional para cada tarea o actividad.

Planeación Contenido Periodo Amplitud

Estratégica Genérico, sintético y global Largo plazo Macroorientado,

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