Proceso Administrativo

Aplicación del proceso administrativo a la empresa

Los componentes esenciales que constituyen las principales etapas del proceso administrativo en una empresa son: planeación, organización, dirección y control.

Planeación

En FUJIFILM cada año se lleva a cabo una junta con los directores y gerentes de la compañía en la cual se definen los objetivos y metas que tiene la empresa para ese año. De esta manera cada gerente de los diferentes departamentos se pone metas y objetivos que permitan alcanzar la meta en común de la empresa.

A su vez los gerentes de cada departamento se reúnen con la gente que tienen a su cargo para hacerles saber cuales serán los objetivos y metas que tienen que alcanzar.

En el caso del departamento de tráfico su objetivo es que se reduzcan los costos y tiempos de las importaciones, tomando como base tener buenos proveedores de servicio, en este caso transporte y agentes aduanales. La gerente le hace saber al personal del departamento la meta a alcanzar, de esta manera cada integrante se pone metas y objetivos propios como puede ser estar rastreando embarques para saber cuándo lo embarcaron, cuándo va a llegar a aduana, que documentación se requiere para su liberación, entre otras cosas.

Organización

Una vez que se tiene definido las actividades a realizar, todo el personal trabaja sobre un mismo eje realizando programas y presupuestos que ayuden a alcanzar esas metas.

Se asignan los recursos necesarios tanto financieros como materiales y en ocasiones humanos.

En el caso del departamento de tráfico que se importa por varias aduanas, éstas se reparten a los integrantes del mismo para tener un mayor control sobre las operaciones que se tiene en cada una de éstas y se dan a conocer los procedimientos que se van a seguir.

Dirección

El gerente se mantiene todo el tiempo en comunicación con las personas que tiene a cargo, los orienta y guía para saber en qué están fallando y los coordina para que las actividades se realicen.

Hace que el personal este actualizado, haciendo que tomen cursos y diplomados.

La función de dirección tiene como propósito fundamental impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo que integran la empresa, con el fin de que dichas actividades en conjunto se lleven a cabo conforme a los planes establecidos.

Esta función comprende las siguientes etapas:

Autoridad. Forma en que se delega y se ejercen las acciones durante el desarrollo de las actividades y búsqueda de los objetivos y metas planeadas.

Comunicación. Forma en que se establecen los canales de comunicación y fluye la comunicación al interior y exterior de la empresa.

Supervisión. Verificar que las actividades se lleven a cabo conforme se planeó y ordenó.

Las actividades básicas que comprenden la función de dirección son:

Determinación de lo que debe hacerse (planeación), establecimiento de cómo se deberán llevar a cabo las actividades de la empresa (organización), vigilar lo que debe hacerse (control).

Control

Cada semana se revisan las ordenes de compra que se tienen pendientes con la gerente para saber que documentos hacen falta y si los tiempos y costos se están cumpliendo contra los objetivos planteados.

Si no se esta cumpliendo con el objetivo se toman acciones correctivas, como puede ser cambiar de agente aduanal, de transportista, de proveedores en el extranjero, etc.

Y finalmente al cierre del año se hace otra junta con los directores y gerentes para saber cuales fueron los resultados generales y saber si se llegó a los objetivos y metas planteadas.

Aplicación de la Planeación en las Distintas Áreas Funcionales de la Empresa

Vivimos en una era tecnológica, económica, social y política en la cual la planeación, al igual que las demás funciones administrativas, se ha convertido en un factor importante en la empresa

Hoy en día casi todo el mundo planea. Es por esto que para los pequeños empresarios es sumamente útil implementar la planificación en las distintas áreas funcionales de su negocio, ya que esta contribuye a disminuir las sorpresas y emergencias derivadas de acciones imprevistas.

ÁREA DE CONTABILIDAD, COSTOS Y PRESUPUESTOS

-El presupuesto y el flujo de efectivo-

Resume las necesidades de efectivo que tendrá la empresa en el periodo planificado.

ÁREA DE MERCADO

-Plan Mercado-

Incluye un análisis minucioso de las ventas por productos vendidos y área territorial que se proyecta cubrir en el periodo planificado.

ÁREA DE PRODUCCION

-Programa de Producción-

Consiste en determinar todas las actividades requeridas para la producción y los recursos necesarios para poder cumplir con el programa de ventas.

ÁREA DE PERSONAL

-Plan de personal Consiste en determinar las necesidades del recurso humano necesario para llevar a cabo actividades de la empresa.

Aspectos Fundamentales del Proceso de Planeación

Al planificar las distintas actividades de la empresa, es necesario, primordialmente, estudiar su situación actual, la respuesta del mercado de que se dirige, el crecimiento y desarrollo que ha alcanzado y las oportunidades

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