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Proceso De Contratación De Honorarios


Enviado por   •  19 de Julio de 2011  •  1.397 Palabras (6 Páginas)  •  867 Visitas

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RESUMEN EJECUTIVO

El proceso escogido para analizar y proponer una mejora es la contratación de personal a honorarios del Ministerio de Vivienda y Urbanismo, cuyo ámbito a considerar será a nivel de la Subsecretaria y las respectivas Seremis a nivel nacional.

El desarrollo del trabajo se basa en el modelo planteado por el académico Sr. Jorge Bravo Carrasco en su libro Gestión de Procesos. Es así que para estos efectos el sponsor del proceso es el Ministro y Subsecretario de Vivienda.

El problema detectado en el proceso de contratación de personal a honorarios radica en los tiempos totales del proceso, que son de 38 días aproximadamente para la confección del decreto y de 45 días aproximadamente para la dictación de la resolución, lo cual genera una complicación y demora en el pago a los funcionarios contratados.

Efectuado un análisis de los datos obtenidos en el proceso, y considerando una revisión de los procedimientos, la solución planteada consiste en reducir los tiempos de contratación de 38 a 21 días en la generación del decreto. Lo anterior tiene un impacto en las personas contratadas, ya que una vez generado el decreto se puede proceder a efectuar el pago respectivo por los servicios prestados.

Es necesario mencionar que la administración pública se ha complejizado en la contratación de nuevos funcionarios, principalmente porque las plantas son establecidas por ley y la segunda manera de atraer nuevas personas es a través de la contrata, que igualmente tiene una limitación por ley. A raíz de esto, se ha producido un notable aumento de personas a honorarios, que en el caso del Ministerio de Vivienda han pasado de 416 en el año 2010 a 763 en el presente año.

La propuesta de mejora consiste en analizar la situación actual a través de un flujograma y revisar aquellas etapas en que evidentemente existe demora o definitivamente no aportan al proceso, para ello se propone una optimización que da como resultado un nuevo flujograma con las modificaciones respectivas.

1.- ANTECEDENTES GENERALES

1.1 Breve descripción: el Ministerio de Vivienda al igual que todos los servicios públicos tiene una planta de personal establecida por ley, a la cual se pueden agregar personas a contrata cuyo porcentaje también está establecida por ley. Dada la rigidez del sistema para contar con persona para ciertas tareas cuyas competencias no tiene el personal vigente, se ha contratado personas en calidad de honorarios.

Dado que no son estrictamente funcionarios públicos con responsabilidad administrativa, el trato en cuanto a contratación y pago es diferente que los funcionarios de planta y contrata, principalmente porque surgen inicialmente para asesorías específicas en ciertos proyectos que duraban poco tiempo y que no necesariamente cumplían horario. Con el tiempo esto fue cambiando y han pasado a formar parte importante de personas que trabaja en el Minvu.

El contrato a honorarios como proceso presenta una serie de intervenciones de diferentes unidades, que van desde la unidad de personal, asesoría jurídica, finanzas, contraloría, subsecretario, oficina de partes, etc. Lo anterior conlleva a demorar en exceso el proceso de contratación y consecuentemente el pago respectivo a la persona. El problema radica que hay muchas validaciones y controles antes de pasar a firma del Subsecretario, quien es la persona que firma los decretos.

Actualmente la Subsecretaria de Vivienda y Urbanismo cuenta con 763 personas contratadas a honorarios, las cuales se desarrollan en diferentes ámbitos de la institución, pero principalmente apoyando labores relativas al negocio del Ministerio y sus diferentes programas y proyectos.

El proceso de contratación de personas a honorarios se inicia con el requerimiento efectuado por la unidad respectiva, previa autorización y justificación de la autoridad, y automáticamente se traslada al departamento de recursos humanos. El proceso completo contempla el requerimiento, selección, contratación y renovación, generando un punto crítico en la etapa de contratación, cuyo producto es el decreto y resolución exenta. El problema radica en que en esta etapa participan diversas unidades en que se deben efectuar revisiones, firmas, visaciones, etc. La tramitación de dicha resolución da derecho al pago del honorario de la persona contratada.

Para entender el proceso a continuación se muestra el mapa respectivo:

Mapa de Procesos Contrato a honorarios

1.2 Datos del proceso

 Cliente del proceso: La unidad requirente

 Dueño: Jefe de Recursos Humanos

 Volumen de transacciones: 20 por mes (aprox.)

 Variable crítica principal: Tiempo de demora en la tramitación del contrato. 38 días vía decreto y 45 vía resolución.

 Problema de fondo: Falta automatización del proceso y disminuir las aprobaciones o autorizaciones, o reducir sus tiempos.

 Costo directo: Retraso en la contratación del trabajador, con el respectivo perjuicio para la unidad requirente

2.- Diagnostico

Para abordar un proceso en toda su magnitud y lograr encontrar aquellos puntos críticos que pueden ser optimizados, es necesario efectuar un buen

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