Proceso aministrativo. Conceptos e importancia de la dirección

Proceso Administrativo

Dirección

Introducción

Iniciamos la etapa 3 del proceso administrativo llamada Dirección, en donde hablaremos principalmente del líder y su responsabilidad en las empresas. Dentro de esta parte del Módulo veremos los siguientes temas:

• Funciones de dirección y roles gerenciales
• Habilidades gerenciales
• Autoridad, poder e influencia
• Motivación y liderazgo
• Comunicación

En la etapa del proceso administrativo se analiza el liderazgo ejercido en las empresas. Los elementos que integran esta etapa son: motivación, comunicación, supervisión y logro de metas.

La etapa de administración es donde se pasa de los planes a la acción, por lo tanto, el liderazgo juega un papel importante, ya que utiliza la comunicación como medio para alcanzar las metas, la motivación para cambiar la conducta de los empleados y la supervisión para aumentar la productividad de la empresa.

Conceptos e importancia de la dirección

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Figura 1. Teamwork (Jesadaphorn & Freedigitalphotos.net, 2014).

Dirección significa gobernar, guiar, vigilar y conducir a los subordinados para lograr ciertos objetivos. Por lo tanto, es indispensable saberse comunicar, motivar, supervisar y liderar a las personas que conforman el equipo de trabajo.

Estas son algunas definiciones de dirección:

Concepto Clave

• Según Koontz y Weihrich (1999, citados por Universidad Tecnológica de México, 2005) es el “proceso consistente en influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizaciones y grupales” (p. 248).
• Stoner y Freeman (1994, citados por Universidad Tecnológica de México, 2005) afirman que “el liderazgo (dirección) implica dirigir, influir y motivar a los empleados para que realices tareas fundamentales” (p. 248).
• Robbins y De Cenzo (1999, citados por Universidad Tecnológica de México, 2005) dicen que “la dirección incluye motivar empleados, dirigir a otros, seleccionar los canales de comunicación más efectivos y resolver conflictos” (p. 248).

Si analizas las definiciones puedes notar que coinciden en: motivación, conducción de empleados, comunicación, supervisión y logro de metas.

Dentro de la organización un líder se convierte en un ente capaz de cambiar el estilo de trabajo de los empleados y cuando él actúa en la empresa se dice que ejerce un liderazgo.

Multimedia

Te invito a revisar el video titulado El circo de la mariposa, en el que podrás ver a un líder que cambió la vida de las personas. Disponible en:

• https://www.youtube.com/watch?v=od2lg1ZC20s

Como observaste en el video anterior, a veces las personas no conocen la dimensión de sus habilidades, por eso se necesita un liderazgo que haga la diferencia y lo mismo pasa en las empresas, donde se deben identificar las fortalezas de los empleados y ayudarlos para que las desarrollen a plenitud.

1.1. Funciones de dirección de la empresa

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Figura 3. Working Plans (Suphakit73 & Freedigitalphotos.net, 2014).

Algunas de las funciones típicas de los líderes dentro de la organización son:

• Administrar de forma cotidiana: tomar decisiones, planear y controlar.
• Comunicar: trasmitir información a los grupos de interés internos y externos.
• Administrar los recursos humanos: motivar, capacitar y manejar conflictos.
• Establecer redes: negociaciones, sociabilizar y relacionar a la empresa con el entorno.

Es importante que las empresas tengan líderes capaces de desenvolverse en ambientes globalizados y que sepan distribuir equitativamente todas sus actividades a lo largo del día laboral, poniendo especial atención en establecer redes, relaciones sociales y políticas dentro del entorno de los negocios. Para las demás actividades, la empresa debe contar con gerentes de nivel medio, ya que al líder sólo le correspondería supervisar dichas funciones.

2. Roles gerenciales

De acuerdo con Garza (2000), los gerentes en la organización realizan diferentes actividades o roles, entre los cuales se encuentran:

• Rol interpersonal: dirige discursos, confiere honores, preside comités y representa a la empresa.
• Líder: motiva, dirige y valida el trabajo de los subordinados.
• Enlace: representa a la organización ante diferentes instancias públicas y privadas.
• Monitor: revisa y observa el cumplimiento de las metas.
• Difusor: informa dentro de la organización y de manera externa.
• Empresario: autoriza cambios, fija objetivos y formula planes.
• Soluciona problemas: resuelve conflictos y enfrenta a la competencia.
• Asigna recursos: aprueba gastos, programas y promociones, fija prioridades.
• Negociador: gestiona acuerdos con clientes, proveedores y agencias.

Lee con atención el siguiente caso:

Para que tengas una idea más clara de los roles que cada líder interpreta en una organización, te presento lo que sucede en la vida de Ana.

Ana es gerente de una tienda departamental y tiene que desarrollar diversas actividades durante su día laboral.

¿Alguna vez te has imaginado cómo es un día en la vida de un líder dentro de una empresa?

Entre las labores que tiene están asignar recursos y llevar el control de los inventarios; establecer estrategias de venta y darles seguimiento; determinar los requerimientos de compra y adquirir cosas; administrar los recursos humanos que tiene la tienda y por si fuera poco, debe ser el líder del equipo de servicio al cliente.

La tienda cuenta con una plantilla de personal de 50 trabajadores. Como Ana es la líder del equipo también es responsable de organizar las funciones de estos trabajadores, capacitarlos y motivarlos para que realicen sus actividades con una actitud positiva.

También ejerce el rol de empresaria pues debe tener cuidado de garantizar el cumplimiento de las leyes y reglamentos en materia de administración de recursos humanos, obligaciones fiscales, medio ambiente y operaciones comerciales.

Como puedes observar, para ser un líder formal se requiere de una preparación que tiene que ver con conocimientos, habilidades y actitudes, que le permitan a la persona que escogió esta ocupación o que le ha sido asignada, desarrollar sus funciones, de manera que logre el cumplimiento de los objetivos de la organización para la cual trabaja.

3. Habilidades gerenciales

Los gerentes deben desarrollar habilidades y competencias que les permitan alcanzar las metas de la organización que lideran, como son:

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Figura 4. Businessman With Chart (Ambro & Freedigitalphotos.net, 2011c).

La habilidad técnica. Es el conocimiento de los procesos y actividades para generar el producto o servicio principal de su empresa; sin esta habilidad los gerentes no podrán evaluar el proceso de producción, ni la calidad de los productos o servicios y mucho menos las capacidades de sus empleados.

Cuando el líder carece de la habilidad técnica se debe capacitar o por lo menos involucrar en los procesos básicos de la organización.

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Figura 5. Multi-ethnic Team Toasting (Ambro & Freedigitalphotos.net, 2011f).

La habilidad humana. Es la capacidad para trabajar con otras personas dentro de la organización, mediante la interacción, comunicación y motivación. Por eso esta habilidad es la más difícil de lograr.

Dado que las organizaciones se mueven a través de las personas, un líder debe buscar:

• La armonía y colaboración en su equipo de trabajo.
• Una comunicación efectiva.
• Empatía con sus subalternos.

Importante

Imagina lo que sería de las organizaciones si el líder divide a sus empleados al crear un conflicto, o basa la toma de decisiones en chismes de pasillo. Lo que lograría será un mal clima laboral que se verá reflejando en la productividad de la organización. Cuando el líder carece de la habilidad humana es necesario capacitarlo mediante cursos de liderazgo.

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Figura 6. Multi Ethic Team During Meeting (Ambro & Freedigitalphotos.net, 2011d).

La habilidad conceptual. Es la capacidad de análisis del contexto de los negocios que sirve de base para tomar decisiones. Un líder debe desarrollar la habilidad de predecir el futuro de su organización a través de su preparación académica, experiencia y sobre todo, tener sentido común.

4. Autoridad, poder e influencia

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Figura 7. Business Team (Kiatying-Angsulee 6 Freedigitalphotos.net, 2013).

Como parte de la dirección se estudian los diferentes estilos de liderazgo (recuerda que el líder es quien logra influir en la conducta de una o varias personas dentro de una empresa para alcanzar las metas). Por consiguiente, este concepto engloba tres elementos: influencia, autoridad y poder, los cuales se explican a continuación:

• La influencia significa la relación dinámica entre personas y tiene por objeto alcanzar un fin.
• La autoridad es el derecho legal que la organización otorga a una persona de acuerdo con su nivel jerárquico, o en otras palabras, es la facultad que se le concede a alguien para que utilice su capacidad de juicio cuando quiera tomar decisiones y dar instrucciones. La autoridad no debe confundirse con arbitrariedad, pues en el ámbito administrativo la primera es el derecho que tiene un gerente sobre un subordinado para exigir un nivel de actuación o que dé resultados.
• El poder en las organizaciones confiere el derecho de premiar o castigar a los empleados con la intención de cambiar su conducta. Existen diferentes tipos de poder, entre los cuales están:

• Poder de posición o formal: es el que da la organización al nombrar al jefe, también conocido como de línea o legítimo, refiriéndose a que la línea de autoridad de la posición otorga legitimidad y formalidad a través del organigrama.
• Poder de premiar o recompensar: cuando los administradores otorgan premios como estímulos salariales.
• Poder coercitivo o de castigo: cuando los administradores otorgan castigos.
• Poder de experto o especialista: es el que se logra por conocimientos y/o habilidades, también atribuido a la pericia en la ejecución de ciertas actividades.
• Poder referente o afinidad: es cuando se logra que los subordinados se identifiquen con el líder o que encuentran aspectos en el estilo de liderazgo con el que coinciden.

Multimedia

Te invito a revisar el video titulado Liderazgo, Autoridad y Poder y cuyo enlace se encuentra a continuación:

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