Proceso de control administrativo

INTRODUCCIÓN

En este tema de investigación abordaremos el capítulo final dentro del proceso administrativo: Control. Se otorgará una definición del mismo, así como sus características, el proceso que conlleva, los tipos y fuentes de éste, así como sus técnicas para llevarlo a cabo y su seguimiento. Antes de definir Control debemos tener en claro qué es el Proceso Administrativo.

Henry Fayol fue el autor que determinó las cuatro funciones primordiales en la administración, con la creencia de tener que sistematizar las tareas dentro de una empresa u organización. Su contribución es inmensamente importante hasta hoy. Se le llama Proceso Administrativo porque dentro de las organizaciones se sistematizan tareas vitales para el logro de objetivos: en primer lugar éstos son fijados, después se delimitan los recursos que serán necesarios, se coordinan las actividades y por último se verifica el cumplimiento correcto de estos objetivos. Cada uno de estos pasos son:

1. Planeación: Esta etapa consiste en determinar cuál o cuáles serán los objetivos y los cursos de acción a tomar. En ella se determina:

• Las metas de la organización.
• Las mejores estrategias para lograr los objetivos.

1. Organización: Se refiere a la distribución del trabajo entre el grupo para poder establecer y reconocer las relaciones y autoridad necesarias; ésta implica:

• Designar a las personas correctas para ocupar un puesto.
• Diseñar tareas y puestos.
• Los métodos y procedimientos que se van a emplear.

1. Dirección: Consiste en conducir el talento y el esfuerzo de las demás personas para lograr los resultados esperados, se interpreta así:

• Determinar cómo se dirigirá el talento de las personas.
• Determinar el estilo de dirección adecuado.
• Orientar a las personas hacia el cambio.
• Determinar las estrategias para la solución de problemas, así como la toma de decisiones.

1. Control: Éste consiste en la revisión de lo planeado y lo logrado, se determina:

• Las actividades que necesitan ser controlados.
• Los medios de control que se emplearán.

Control: Definición y Características[pic 1][pic 2][pic 3][pic 4]

El Control es la medición y corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la institución y los planes diseñados para alcanzarlos. Controlar es determinar qué se está realizando, esto es, evaluar el desempeño y si es necesario, aplicar medidas correctivas, de manera que el desempeño tenga lugar de acuerdo con los planes. Nos permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas.

El control puede considerarse como la detección de las variaciones de importancia en los resultados obtenidos por las actividades planeadas. Es importante tener presente que el propósito del control es positivo, es hacer que sucedan las cosas por medio de las actividades planeadas, nunca debe considerarse como negativo en carácter, como un obstáculo para alcanzar los objetivos, es una necesidad administrativa y no un impedimento y obstáculo.

La falta de control significa tarde o temprano el fracaso de la planeación y el éxito de la planeación significa el éxito del control. Cuando el control demuestra claramente que la planeación no puede cumplirse, debe modificarse el plan o formularse uno nuevo.

Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, éste debe reunir ciertas características para ser efectivo:

• Oportunidad

Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. El control será útil en tanto proporcione información en el momento adecuado.

• Accesibilidad

Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las que van a ser dirigidos. Las técnicas muy complicadas, en lugar de ser útiles, crean confusiones.

• Ubicación estratégica

Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecer en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico.

El Control Administrativo consta de ciertos principios, los cuales son:

• Principio de responsabilidad

La responsabilidad principal de la ejecución del control recae sobre el jefe que tiene a su cargo el desempeño de los planes de que se trate. Puesto que la delegación de la autoridad, la asignación de tareas y la responsabilidad de ciertos objetivos recaen sobre jefes específicos, se desprende que el control de este trabajo lo debe ejercer cada uno de esos jefes.

• Principio de eficiencia

Las técnicas y enfoques de control son eficientes si detectan y hacen resaltar la naturaleza y las causas de las desviaciones de los planes con un mínimo de costo o de otras consecuencias indeseables.

• Principio de control preventivo

Cuanta más alta es la calidad en un sistema será menor la necesidad de controles. La mayor parte de los controles se basan en el hecho de que los seres humanos cometen errores y que con frecuencia, no reaccionan frente a los problemas llevando a cabo su corrección en forma adecuada y rápida.

• Principio del reflejo de planes

Cuanto más claros, completos e integrados sean los planes, cuando más se diseñen los controles para que reflejen esos planes, los controles cumplirán de modo más efectivo las necesidades. No es posible crear un sistema de control sin planes, puesto que la tarea del control es asegurar que funcionen en la forma deseada. No hay duda que en cuanto más claros, completos e integrados sean estos planes se tendrá un control más efectivo.

• Principio del punto crítico

El control eficaz requiere presentar cuidadosa atención a aquellos factores críticos para evaluar el desempeño con respecto a los planes.

El Proceso de Control

El proceso de control sin importar del ámbito donde se encuentre, está compuesto por tres pasos: establecer estándares, medir el desempeño con estos estándares y corregir las variaciones de los estándares y los planes. 

Dentro del proceso del control se deben identificar los puntos estratégicos de control donde se debe dar la vigilancia o la recopilación de la información. Cuando se han localizado los puntos estratégicos de control, la cantidad de información que se tiene que reunir y evaluar se pude reducir bastante.

• Establecimiento de estándares

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización.

• Medición de resultados

Consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas más difíciles, sobre todo en áreas con aspectos eminentemente cualitativos.

Las unidades producidas, tarjetas llenadas y muestras distribuidas son mediciones tangibles. Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones, mismas que deberán reportarse inmediatamente.

Para llevar a cabo la medición del desempeño se deben establecer anticipadamente estándares, con el fin de que las desviaciones se detecten antes de que ocurran y se eviten mediante las acciones apropiadas.

• Corrección

Siempre que se descubren variaciones de importancia, es imperativa una acción enérgica, e inmediata. El control efectivo no puede tolerar demoras innecesarias, excusas o excesivas excepciones. La acción correctiva la aplican quienes tienen autoridad sobre el desempeño real. No obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa.

• Retroalimentación

Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo. De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

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