Proceso de integración de proyectos

Proceso de integración de proyectos

Un proceso es una serie de actividades y acciones coordinadas que se desarrollan para obtener un resultado esperado. Sin embargo, la diferencia con un proceso integrado es el grado de coordinación y sincronización de los esfuerzos ofrecidos por los participantes en el proyecto.

Se trata de un esfuerzo tendiente a la optimización de los recursos disponibles para el mismo, se ofrece un valor agregado a los alcances preestablecidos por el propietario del proyecto, es un esfuerzo que apunta a emplear los recursos disponibles en el momento preciso y al costo óptimo.

El proceso de integración de proyectos se encuentra en el corazón de la administración de proyectos y es desarrollado para asegurar que todas las partes trabajen juntas en las operaciones del día a día. Es un proceso que el administrador completa para asegurarse de que el proyecto se desarrolle de su inicio al cierre. Coordina las actividades, los recursos, sus restricciones y presupuestos de los planes de proyecto para obtener un modelo funcional. Una vez que se tiene el modelo, se ejecuta y monitorea de principio a fin para asegurar que todo funcione como fue planeado, y si no se corrige.

Concebir un proceso pendiente en la integración de proyectos no es una tarea sencilla.

Una aproximación detallada se proporciona por el Project Management Institute a través del documento "A guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK guide).

• Se incluyen los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la dirección de proyectos.

• En el contexto de la dirección de proyectos, la integración incluye características de unificación, consolidación, articulación, así como las acciones integradoras que son cruciales para:

- la terminación del proyecto

- la gestión exitosa de las expectativas de los interesados

- y el cumplimiento de los requisitos.

• La integración del proyecto implica tomar decisiones en cuanto a la asignación de recursos, balancear objetivos y alternativas contrapuestas, y manejar las interdependencias entre las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos.

• Los procesos de dirección de proyectos son normalmente presentados como procesos

diferenciados con interfaces definidas, aunque en la práctica se superponen e interactúan de forma detallada.

La tabla siguiente tabla presenta los procesos para la integración de los proyectos propuestos en la guía PMBOK. Se presenta una descripción general y una selección de las herramientas o técnicas recomendadas para su desarrollo.

Administrador de proyectos y su equipo de trabajo.

El primer asunto en la agenda del propietario de un proyecto está en la selección de un administrador profesional que guíe el quehacer de proyecto. La elección del personal de

Administración de proyectos es un paso importante que debe ser meditado v analizado desde varios ángulos. Uno de esos ángulos es la práctica demostrable del administrador de proyectos en otros similares, el éxito obtenido en proyectos previos, la experiencia y credenciales de los miembros que componen la organización del administrador y las referencias que pueden ser obtenidas por clientes anteriores. Los propietarios seguramente estarán tentado« de seleccionar a la organización que provea a los servicios de administración de proyectos al menor costo. El costo por la administración de proyectos sí debe ser considerado, pero dentro de un sistema de evaluación que incline la experiencia del administrador de proyectos y su desempeño en pasadas experiencias.

La función del administrador de proyectos es crear un producto o servicio. por ejemplo, una pieza de tecnología avanzada. La principal herramienta con que cuenta este profesional es la Inteligencia y capacidad de análisis de los especialistas en diferentes áreas del conocimiento.

El administrador de proyectos utiliza esta herramienta en todas las etapas de la creación del producto o servicio, desde su inicio como concepto hasta las operaciones finales de prueba en manufactura (Gaddis, 1999). Un administrador de proyectos profesional debe ser Incluido en el equipo de trabajo en las etapas más tempranas del proyecto. Hacerlo de esta toma facilita el desempeño del administrador en etapas futuras. Podrá familiarizarse con los del propietario y por ende de los objetivos fijados para el proyecto en el que han sido requeridos sus servicios.

Involucrar a un administrador de proyectos también ayudará a reconocer los potenciales y posibles participantes de otras etapas del misino. Incluir a la persona u organización que habrá de ejecutar los trabajos en una etapa de planeación, facilitará no sólo a la ejecución, sino que simplificará la planeación y dará consistencia a la relación entre las etapas de planeación y ejecución. Las decisiones que en la planeación se elaboren no serán incongruentes con las acciones que deban desarrollarse en la ejecución.

Incluir a un administrador de proyectos en las etapas iniciales del ciclo de vida proveerá al proyecto de la posibilidad de obtener un mejor uso de los recursos disponibles. Los recursos, que son escasos y no siempre disponibles, pueden ser optimizados. Un administrador de podrá identificar métodos para un mejor desempeño. localizar áreas y procesos que pueden ser susceptibles de proveer ahorros, sea tiempo o dinero, a un proyecto. Un administrador de proyectos es un hombre multifuncional (Gadiss, 1999):”un hombre de acción, un hombre de pensamiento, y un hombre que dirige”.

Propietario del proyecto

Por lo general, los proyectos son el resultado de una idea de un agente externo a su desarrollo.

Los propietarios pueden o no abocarse en la operación diaria y medición constante de los resultados de las operaciones. De no contar con el personal experto en su un propietario buscará una asociación con un administrador de proyectos para el seguimiento del proyecto, así corno para su planeación, y en algunos casos su ejecución.

La decisión de proceder con un proyecto está ligada a los objetivos y metas de la organización que lo concibe, es decir, será el propietario quien siguiendo sus intereses dará la autorización para su desarrollo. Los resultados esperados por la ejecución del proyecto están alineados con los de la organización que operará corno propletana del mismo. Es el propietario el responsable o soporte principal del producto. Es en su nombre que el apoyo financiero, legal, político, ambiental y de otra índole para alimentar un proyecto en desarrollo.

Herramientas para el éxito del proceso de integración

La Integración de los proyectos requiere herramientas que facilitan el trabajo del administrado profesional de se necesitan herramientas para la Integración de los proyectos, es decIr facilitar el proceso de que mantiene el producto unido a lo largo de su ciclo de vida. Las herramientas toman la forma de habilidades o destrezas que posee de forma natural un administrador de proyectos y que son complementadas mediante el aprendizaje, sea por experiencias previas o mediante la capacitación en el área de administración de proyectos. Esas habilidades, destrezas, y conocimientos esperados por el administrador de proyectos o cualquier partícipe de uno pueden ser:

• Un juicio sólido que facilite y simplifique la toma de decisiones. Se desarrolla a través de la experiencia y el transcurso del tiempo en proyectos anteriores,

• Facilidad para comunicar las decisiones que afectan a todos los participantes del proyecto. La documentación es Indispensable para la difusión de los contenidos que dictará asociaciones  o actividades del proyecto.

Entendimiento de los sisternas, tecnologías, técnicas, y principios que se implementarán en el proyecto. Los sistemas de Información de un proyecto general transmiten y actualizan los datos fundamentales para su desarrollo.

• Existen otras herramientas relacionadas con el éxito de la Integración de un proyecto éstas son tratadas en capítulos posteriores. No son exclusivas para manejar un proceso de Integración de proyectos son además útiles durante todo el ciclo de vida de los mismos:

-Conducta profesional

-Liderazgo

-Creación de equipos y trabajo en equipo.

-Motivación.

-Influencia en los equipos de trabajo.

-Torna de decisiones.

-Comprensión de la cultura y política relacionada al proyecto.

-Negociaron.

-Entendimento legal

-Certificación.

Juicio sólido

La experiencia adquirida por el administrador de proyectos en tareas y actividades previas, mada a la capacitación obtenida en las áreas de interés de la administración, y más aún de la adnumstraclón de proyectos, permiten al administrador la formulación de un juicio sólido para la toma de decisiones en los proyectos. El juicio es Importante conlo una operación del entendimiento para conocer y determina la relación entre Ideas por las que se pueden distinguir las acciones y situaciones correctas de las Incorrectas, lo verdadero y lo falso, lo bueno y lo malo que ocurren en un proyecto. Es mediante juicio sólido con la combinación de experiencia conocimiento y habilidad, que un provecto puede lograr sus objetivos de alcance, costo Y para proporcionar a su propietario un producto, servicio, o resultado preestablecidO•

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