Procesos Administrativos

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo: se puede definir como la Administración en acción, o como el conjunto de fases sucesivas a través de las cuales se efectúa la Administración, las cuales se interrelaciónan y forman parte de un Proceso Integral que llevarán a la Empresa a su optimización. Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

El proceso administrativo ha sido un modelo a seguir durante generaciones, el cual fue desarrollado y utilizado a finales del siglo XIX y principios del XX por Henry Fayol, y a partir de ese momento se le ha identificado como la estructura básica de la práctica administrativa, otorgándole a ésta una capacidad de abstracción más amplia y la posibilidad de generar conceptos teóricos cada vez más particularizados a las necesidades de las organizaciones, siendo también un modelo con el cual se estandariza la función del administrador.

El proceso administrativo se define como una consecución de fases o etapas a través de las cuales se lleva a cabo la práctica administrativa. Algunos autores que estudian dicho proceso lo han dividido de acuerdo con su criterio en tres, cuatro, cinco o seis etapas, pero sólo se refieren al grado de análisis del proceso, ya que el contenido es el mismo que manejan todos. Por eso, en la actualidad, la división cuatripartita, consta de dos fases; mecánica y dinámica, que a su vez forman las cuatro etapas del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control.

LA IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

En la actualidad podemos notar que todas las empresas exitosas utilizan un proceso administrativo para manejar sus operaciones ya que esteproceso compuesto por la planeación, organización, dirección y control son los procesos sistematizados necesarios para lograr lo que se proponen. El proceso administrativo es extremadamenteimportante en todo tipo de empresas ya que el uso de este proceso evita improvisaciones en los momentos más difíciles y en la toma de decisiones importantes.

FASE DINÁMICA

La fase dinámica se refiere a como manejar de hecho un organismo social y se divide en: control, dirección

FASE MECÁNICA

Se refiere a cómo manejar de hecho un organismo social; se llevan a cabo los planes y organización previamente establecidos. A esta fase también se le puede llamar operativa.

Tanto la fase dinámica como le mecánica forman parte del proceso evolutivo de la administración, la cual se desarrolla en cuatro etapas:

PRIMERA ETAPA: PLANEACIÓN

Principio de previsibilidad. Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzarán certeza completa, ya que existe siempre el riesgo. Principio de objetividad. La práctica administrativa debe apoyarse en hechos, y no en opiniones subjetivas.

Principio de la medición. Los objetivos serán más seguros cuanto más podamos apreciarlos cuantitativamente, es decir, que sean susceptibles de medición. Principio de precisión. Los planes deben elaborarse con la mayor precisión posible, y no con afirmaciones vagas y genéricas, ya que van a regir acciones concretas.

Principio de flexibilidad: Es cierto que debe existir precisión en la elaboración de los planes, pero en su implementación debe haber margen para los cambios que surjan en forma imprevista. Principio de unidad. Dentro de la organización se elaboran planes en cada una de las áreas de trabajo, pero estos planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe un solo plan general. Principio de rentabilidad. Todo plan debe redituar una relación favorable de los beneficios que espera respecto a los costos que exige.

Forma parte de la fase "mecánica" de la administración y es en esta etapa donde inicia el Proceso Administrativo. La planeación, como comienzo va acompañada del cuestionamiento:¿Qué se quiere hacer? o ¿Qué se va a hacer?, en esta etapa se determinan la visión, misión, propósitos, objetivos y estrategias; se realizan la formulación de políticas y reglas, y el establecimiento de programas, presupuestos y procedimientos para alcanzar el éxito del organismo social. Dicho de otra manera la administración implica la formulación de planes estratégicos, tácticos y operativos con resultados a corto, mediano y largo plazo, y aquí la planeación proporcionara las bases para el inicio de cualquier ente.

SEGUNDA ETAPA: ORGANIZACIÓN

Principio de especialización. El trabajo tiende a dividirse cada vez más en actividades concretas. El individuo reditúa mayor eficiencia, precisión y destreza al responsabilizarlo a una actividad más limitada y concreta. La especialización genera mayor creatividad e iniciativa.

Principio de unidad de mando. Un subordinado recibirá ordenes de un solo jefe. Principio del equilibrio de autoridad-responsabilidad. Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde a cada jefe dentro de los niveles de la organización, estableciendo al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquélla. Principio de dirección-control. A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados para asegurar la unidad de mando.

La etapa de organización, corresponde a la fase "mecánica" de la administración y responderá a la cuestión «¿cómo se va a hacer?» o «¿quién lo va a hacer?» La obtención de eficiencia sólo se logra mediante el ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte de determinado grupo social, y la planeación, implantará una metodología de división del trabajo y coordinación; jerarquización, departamentalización y descripción de funciones que permitan la magnificencia de la empresa.

Una vez que se ha establecido "lo que se quiere hacer" o bien los objetivos que se pretenden alcanzar durante la etapa de planeación, será necesario determinar "cómo hacerlo", qué medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto sólo es posible a través de la organización.

TERCERA ETAPA DIRECCIÓN

Principio de coordinación de intereses. Es importante lograr una comunión de intereses particulares y generales dentro de la organización, para el logro de los objetivos. Principio de impersonalidad del mando. El ejercicio de la autoridad debe verse como producto de una necesidad de todo el organismo, y no como resultado exclusivo de la voluntad del que manda.

Principio de la vía jerárquica. Las órdenes, quejas y comunicaciones en general deben seguir los conductos previamente establecidos, y jamás omitirlos sin razón, ni en forma constante.

Principio de resolución de conflictos. El conflicto debe resolverse lo más pronto posible, sin lesionar la disciplina y que produzca el menor disgusto de las partes involucradas. Principio de aprovechamiento de conflictos. El conflicto no es una amenaza; por el contrario, administrativamente se considera como una oportunidad y debe aprovecharse para forzar el encuentro de soluciones.

También llamada ejecución, comando o liderazgo esta etapa se encuentra dentro de la fase "dinámica" de la Administración. En esta etapa el líder imprime su estilo propio de dirección, coordinando, guiando y supervisando los esfuerzos de los colaboradores para alcanzar las metas de la organización.

El elemento principal de la dirección es "ver que se haga", y es en ésta donde la toma de decisiones e integración son factores trascendentales para el grupo. Una buena dirección comprende de la habilidad del administrador para ejercer: capacidad de mando, motivación, comunicación y supervisión así como lograr una adecuada valoración y desarrollo de subalternos.

CUARTA ETAPA CONTROL

Principio del carácter administrativo del control. Es necesario distinguir “las operaciones” de control de “la función” de control. Principio de los estándares. El control es imposible si no se fijan anticipadamente, en forma precisa y cuantitativa, los estándares correspondientes a la operación en turno. Principio de excepción. El control administrativo es más eficaz y rápido cuando se concentra en los casos en que no se logró lo previsto.

Ultima etapa del proceso administrativo, que responde a la cuestión «¿cómo se ha realizado?» Es aquí donde se compara el resultado de las actividades con el estándar o modelo establecido a fin de detectar desviaciones y adoptar medidas correctivas oportunas. Al ser ésta una etapa de la fase dinámica, se encuentra en constante retroalimentación. El control se encuentra íntimamente ligado a la planeación, pues a través del control se puede reiniciar la planeación de modo que se logren las metas establecidas.

PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVICION TÉCNICA DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

1.0 Propósito.

1.1 Coordinar las acciones y medidas pertinentes para la mejora continua de los procesos de las

Subdirecciones dependientes de la Dirección de Operaciones que incluyen a los servicios Auxiliares

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