Procesos Administrativos

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo: se puede definir como la Administración en acción, o como el conjunto de fases sucesivas a través de las cuales se efectúa la Administración, las cuales se interrelaciónan y forman parte de un Proceso Integral que llevarán a la Empresa a su optimización. Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

El proceso administrativo ha sido un modelo a seguir durante generaciones, el cual fue desarrollado y utilizado a finales del siglo XIX y principios del XX por Henry Fayol, y a partir de ese momento se le ha identificado como la estructura básica de la práctica administrativa, otorgándole a ésta una capacidad de abstracción más amplia y la posibilidad de generar conceptos teóricos cada vez más particularizados a las necesidades de las organizaciones, siendo también un modelo con el cual se estandariza la función del administrador.

El proceso administrativo se define como una consecución de fases o etapas a través de las cuales se lleva a cabo la práctica administrativa. Algunos autores que estudian dicho proceso lo han dividido de acuerdo con su criterio en tres, cuatro, cinco o seis etapas, pero sólo se refieren al grado de análisis del proceso, ya que el contenido es el mismo que manejan todos. Por eso, en la actualidad, la división cuatripartita, consta de dos fases; mecánica y dinámica, que a su vez forman las cuatro etapas del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control.

LA IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

En la actualidad podemos notar que todas las empresas exitosas utilizan un proceso administrativo para manejar sus operaciones ya que esteproceso compuesto por la planeación, organización, dirección y control son los procesos sistematizados necesarios para lograr lo que se proponen. El proceso administrativo es extremadamenteimportante en todo tipo de empresas ya que el uso de este proceso evita improvisaciones en los momentos más difíciles y en la toma de decisiones importantes.

FASE DINÁMICA

La fase dinámica se refiere a como manejar de hecho un organismo social y se divide en: control, dirección

FASE MECÁNICA

Se refiere a cómo manejar de hecho un organismo social; se llevan a cabo los planes y organización previamente establecidos. A esta fase también se le puede llamar operativa.

Tanto la fase dinámica como le mecánica forman parte del proceso evolutivo de la administración, la cual se desarrolla en cuatro etapas:

PRIMERA ETAPA: PLANEACIÓN

Principio de previsibilidad. Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzarán certeza completa, ya que existe siempre el riesgo. Principio de objetividad. La práctica administrativa debe apoyarse en hechos, y no en opiniones subjetivas.

Principio de la medición. Los objetivos serán más seguros cuanto más podamos apreciarlos cuantitativamente, es decir, que sean susceptibles de medición. Principio de precisión. Los planes deben elaborarse con la mayor precisión posible, y no con afirmaciones vagas y genéricas, ya que van a regir acciones concretas.

Principio de flexibilidad: Es cierto que debe existir precisión en la elaboración de los planes, pero en su implementación debe haber margen para los cambios que surjan en forma imprevista. Principio de unidad. Dentro de la organización se elaboran planes en cada una de las áreas de trabajo, pero estos planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe un solo plan general. Principio de rentabilidad. Todo plan debe redituar una relación favorable de los beneficios que espera respecto a los costos que exige.

Forma parte de la fase "mecánica" de la administración y es en esta etapa donde inicia el Proceso Administrativo. La planeación, como comienzo va acompañada del cuestionamiento:¿Qué se quiere hacer? o ¿Qué se va a hacer?, en esta etapa se determinan la visión, misión, propósitos, objetivos y estrategias; se realizan la formulación de políticas y reglas, y el establecimiento de programas, presupuestos y procedimientos para alcanzar el éxito del organismo social. Dicho de otra manera la administración implica la formulación de planes estratégicos, tácticos y operativos con resultados a corto, mediano y largo plazo, y aquí la planeación proporcionara las bases para el inicio de cualquier ente.

SEGUNDA ETAPA: ORGANIZACIÓN

Principio de especialización. El trabajo tiende a dividirse cada vez más en actividades concretas. El individuo reditúa mayor eficiencia, precisión y destreza al responsabilizarlo a una actividad más limitada y concreta. La especialización genera mayor creatividad e iniciativa.

Principio de unidad de mando. Un subordinado recibirá ordenes de un solo jefe. Principio del equilibrio de autoridad-responsabilidad. Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde a cada jefe dentro de los niveles de la organización, estableciendo al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquélla. Principio de dirección-control. A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados para asegurar la unidad de mando.

La etapa de organización, corresponde a la fase "mecánica" de la administración y responderá a la cuestión «¿cómo se va a hacer?» o «¿quién lo va a hacer?» La obtención de eficiencia sólo se logra mediante el ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte de determinado grupo social, y la planeación, implantará una metodología de división del trabajo y coordinación; jerarquización, departamentalización y descripción de funciones que permitan la magnificencia de la empresa.

Una vez que se ha establecido "lo que se quiere hacer" o bien los objetivos que se pretenden alcanzar durante la etapa de planeación, será necesario determinar "cómo hacerlo", qué medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto sólo es posible a través de la organización.

TERCERA ETAPA DIRECCIÓN

Principio de coordinación de intereses. Es importante lograr una comunión de intereses particulares y generales dentro de la organización, para el logro de los objetivos. Principio de impersonalidad del mando. El ejercicio de la autoridad debe verse como producto de una necesidad de todo el organismo, y no como resultado exclusivo de la voluntad del que manda.

Principio de la vía jerárquica. Las órdenes, quejas y comunicaciones en general deben seguir los conductos previamente establecidos, y jamás omitirlos sin razón, ni en forma constante.

Principio de resolución de conflictos. El conflicto debe resolverse lo más pronto posible, sin lesionar la disciplina y que produzca el menor disgusto de las partes involucradas. Principio de aprovechamiento de conflictos. El conflicto no es una amenaza; por el contrario, administrativamente se considera como una oportunidad y debe aprovecharse para forzar el encuentro de soluciones.

También llamada ejecución, comando o liderazgo esta etapa se encuentra dentro de la fase "dinámica" de la Administración. En esta etapa el líder imprime su estilo propio de dirección, coordinando, guiando y supervisando los esfuerzos de los colaboradores para alcanzar las metas de la organización.

El elemento principal de la dirección es "ver que se haga", y es en ésta donde la toma de decisiones e integración son factores trascendentales para el grupo. Una buena dirección comprende de la habilidad del administrador para ejercer: capacidad de mando, motivación, comunicación y supervisión así como lograr una adecuada valoración y desarrollo de subalternos.

CUARTA ETAPA CONTROL

Principio del carácter administrativo del control. Es necesario distinguir “las operaciones” de control de “la función” de control. Principio de los estándares. El control es imposible si no se fijan anticipadamente, en forma precisa y cuantitativa, los estándares correspondientes a la operación en turno. Principio de excepción. El control administrativo es más eficaz y rápido cuando se concentra en los casos en que no se logró lo previsto.

Ultima etapa del proceso administrativo, que responde a la cuestión «¿cómo se ha realizado?» Es aquí donde se compara el resultado de las actividades con el estándar o modelo establecido a fin de detectar desviaciones y adoptar medidas correctivas oportunas. Al ser ésta una etapa de la fase dinámica, se encuentra en constante retroalimentación. El control se encuentra íntimamente ligado a la planeación, pues a través del control se puede reiniciar la planeación de modo que se logren las metas establecidas.

PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVICION TÉCNICA DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

1.0 Propósito.

1.1 Coordinar las acciones y medidas pertinentes para la mejora continua de los procesos de las

Subdirecciones dependientes de la Dirección de Operaciones que incluyen a los servicios Auxiliares de

Diagnóstico y Tratamiento, Atención del Usuario, Atención Ambulatoria, Atención Hospitalaria, en

Quirófanos y Medicina Crítica así como de los de Ingeniería Biomédica, para lograr atención médica en

banda de flujo continuo para la satisfacción completa del usuario y su familia.

2.0 Alcance.

2.1 Este procedimiento aplica a la Dirección de Operaciones (Imagenología, Patología, Laboratorio,

Ingeniería Biomédica, Hospitalización, Consulta Externa, Diálisis, Hemodiálisis, Quimioterapia

Ambulatoria, Atención al Usuario, Farmacia. Nutrición parenteral, Terapia de Fluidos, Nutrición y

Dietética, Medicina Nuclear).

3.0 Polrticas de operación, normas y lineamientos.

3.1 La Dirección General Adjunta del Hospital de Especialidades Pediátricas mediante la dirección de

Operaciones es responsable de analizar las propuestas de mejora de las subdirecciones

dependientes en beneficio de los usuarios externos e internos que acuden al Hospital de

Especialidades Pediátricas.

3.2 La Dirección de Operaciones tiene la responsabilidad de determinar y coordinar las iniciativas de

mejora y regular las acciones de cada una de sus áreas competentes.

3.3 Es responsabilidad de la Dirección de Operaciones a través las Subdirecciones dependientes, la

emisión de los resultados y propuestas de mejora.

3.4 Es responsabilidad de la Dirección de Operaciones, dar a conocer los resultados de las

evaluaciones.

CONCLUSION

Los procesos administrativos pueden definirse como la administración en acción, que comprende dos fases: la mecánica y la dinámica, que se dividen a su vez en las etapas de: planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que implican relaciones humanas y tiempo; las 4 funciones fundamentales de la administración están de modo entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de una función no termina antes que se inicie la siguiente, por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situación. Al establecer una empresa nueva el orden de las funciones será quizás como se indica en el proceso, debido a que en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a continuación de esto ejecutar y luego planear. El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirige y controla sus actividades. Todos estos factores determinan el funcionamiento de la empresa los cuales se integran y se conjugan para mejorar el desenvolvimiento de las actividades organizacionales de la organización en la cual los factores trabajan y se conjugan de manera estructural para establecer condiciones de funcionamientos corporativas y empresariales dentro de una empresa u organismo.

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD BOLIVARIANA DE VENEZUELA

P.N.F. EN ADMINISTRACIÓN

ALDEA CAMILO PRADA

MICHELENA – ESTADO TACHIRA

CONTABILIDAD

REALIZADO POR:

FLOREZ S. LUZ E

DOCENTE: PROF. EMIRO VELARDE

MICHELENA, MARZO DE 2015

LA CONTABILIDAD FINANCIERA

La contabilidad financiera: es la disciplina mediante la cual se clasifican, registran, suman e informa de las operaciones cuantificables en dinero realizadas por una entidad económica. Es la utilización de ciertos principios al registrar, clasificar y sumarizar, en términos monetarios, datos financieros y económicos, para informar en forma oportuna y fehaciente las operaciones de la vida de una empresa. La función principal de la contabilidad financiera o externa es llevar en forma histórica la vida económica de una empresa y de cuentas bancarias: los registros de cifras pasadas sirven para tomar decisiones que beneficien en el presente o a futuro. También proporciona los estados contables o estados financieros que son sujetos al análisis e interpretación, informando a los administradores, a terceras personas y a entes estatales del desarrollo de las operaciones de la empresa. La contabilidad financiera proporciona la definición de los conceptos básicos integrantes de los estados financieros, que constituyen la base para la clasificación de las transacciones y provee los supuestos básicos (los nueve principios básicos y el criterio prudencial) como condiciones que deben observar las reglas particulares, para que los procedimientos contables arriben a la información financiera conforme a sus propios objetivos, bajo las condiciones de calidad establecidas.

LA CONTABILIDAD DE COSTOS:

La contabilidad de costos: es una rama de la contabilidad que tiene como fin predeterminar, registrar, acumular, distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar de los costos de producción, distribución, administración y financiación, para el uso interno de los directivos de la empresa para el desarrollo de las funciones de planificación, control y toma de decisiones dentro de una empresa.

LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

También llamada contabilidad gerencial, diseñada o adaptada a las necesidades de información y control a los diferentes niveles administrativos. Se refiere de manera general a la extensión de los informes internos, de cuyo diseño y presentación se hace responsable actualmente el contador de la empresa. Está orientada a los aspectos administrativos de la empresa y sus informes no trascenderán de la compañía, o sea, su uso es estrictamente interno y serán utilizados por los administradores y propietarios para juzgar y evaluar el desarrollo de la entidad a la luz de las políticas, metas u objetivos preestablecidos por la gerencia o dirección de la empresa; tales informes permitirán comparar el pasado de la empresa, con el presente y mediante la aplicación de herramientas o elementos de control, prever y planear el futuro de la entidad. La Contabilidad Administrativa es aquella que proporciona informes basados en la técnica contable que ayuda a la administración, a la creación de políticas para la planeación y control de las funciones de una empresa.

Se ocupa de la comparación cuantitativa de lo realizado con lo planeado, analizando por áreas de responsabilidad. Incluye todos los procedimientos contables e informaciones existentes, para evaluar la eficiencia de cada área.

Sistema de información al servicio de las necesidades de la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar las funciones de planear.

LA CONTABILIDAD FISCAL

Se fundamenta en los criterios fiscales establecidos legalmente en cada país, donde se define como se debe llevar la contabilidad a nivel de fiscal. Es innegable la importancia que reviste la contabilidad fiscal para los empresarios y contadores; ya que comprende el registro y la preparación de informes tendientes a la presentación de declaraciones y el pago de impuestos. Es importante señalar que por las diferencias entre las leyes fiscales y los principios contables, la contabilidad financiera en ocasiones difiere mucho de la contabilidad fiscal, pero esto no debe ser una barrera para llevar en la empresa un sistema interno de contabilidad financiera. Y de igual forma, establecer un adecuado registro fiscal, y a su vez fomentarlo con las acciones que se tengan que llevar a cabo.

FINALIDAD DE LA CONTABILIDAD

La finalidad de la contabilidad es suministrar información en un momento dado de los resultados obtenidos durante un período de tiempo, que resulta de utilidad a sus usuarios, en la toma de decisiones, tanto para el control de la gestión pasada, como para las estimaciones de los resultados futuros, dotando tales decisiones de racionalidad y eficiencia.

OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD

Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas poseídas por los negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar:

• Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.

• Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos.

• Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.

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