Procesos de almacén y compras

a.        Elaborar un pequeño manual de procedimiento del departamento, su extensión no debe ser inferior a dos folios. Este manual debe incluir al menos: horarios, recepción y comprobación de mercadería, coordinación con otros departamentos, método de valoración de materia prima, procedimiento de aprovisionamiento interno y externo, cálculo de inventarios y documentación que se utilizará en el día a día. Se valorará especialmente cualquier aportación adicional no mencionada en este mismo párrafo.

Introducción.

Dentro de la estructura hotelera cada área juega un papel de gran importancia a la hora de prestar los de calidad a los clientes, es necesario en este proceso contar con materia prima cuya relación precio-calidad no signifique un impacto negativo en los costes.

Destacando la interrelación de los departamentos de compras y almacén,  estudiaremos los procesos de desempeño dentro de esas áreas operativas, siendo el departamento de compras el encargado de elegir los productos más convenientes en cuanto a calidad y bajo coste, y almacén es el responsable preservación, control y distribución para reducir el deterioro de los productos.

Podríamos definir que este manual tiene por objeto servir de herramienta de apoyo para detallar los procesos secuenciales en las áreas de compras y almacén de un hotel desde que se inicia el proceso de selección de la mercancía hasta que es dispensada a las diferentes áreas operativas.

Contenido.

1. Estructura Organizativa del Departamento de Compras y Almacén.

El departamento de compras se encarga de la gestión de compras de alimentos, bebidas,  suministros e insumos necesarios para las funciones operativas del hotel, bajo cumplimiento de los procesos estándares y medidas sanitarias establecidas. En el caso planteado el hotel cuenta con la siguiente estructura organizativa.

Figura 1. Estructura Organizativa del Departamento de Compras y Almacén.

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Fuente: Elaboración del autor. Cargos que conforman el departamento de compras y almacén.

El Departamento de Compras se encuentra bajo dependencia directa de la Gerencia General y mantiene estrecha relación con la Gerencia Administrativa. Se encuentra conformado por seis (6) trabajadores distribuidos en los cargos de Jefe de Compras, Auxiliar de Compras, Chofer de Compras, Almacenista, Ayudante de almacén y Receptor de Mercancía.

1. Proceso de Compras.

Inicialmente cualquier proceso de compras se efectúa bajo una determinada necesidad en los departamentos del hotel, corresponde en este caso al departamento de compras comprobar si en el almacén se cuenta con la existencia o disponibilidad de los artículos del pedido.

A partir de ese momento se dan dos diferentes fases: una de haber existencia, se emite al almacén una orden de requisición para dotar a los departamentos en atención a lo solicitado; y la otra, emitiendo la orden de compra para la reposición de la mercancía saliente y mantener los máximos y mínimos establecidos. En caso de que la solicitud del pedido sobrepase la existencia en almacén, se debe realizar la compra de manera inmediata para cubrir la necesidad y mantener los stocks del producto.

Selección de Proveedores. En este punto, el jefe de compras y el auxiliar verifican la cartera de proveedores existentes o potenciales, a fin de seleccionar los tres proveedores más convenientes y solicitarles las cotizaciones. Es necesario emitir un listado de pedido, donde se indican las cantidades y especificaciones de los productos. En algunos casos las cotizaciones pueden realizarse a través de llamadas telefónicas, tele fax, correo electrónico, medios de compra digitales (páginas webs), etc.

El objeto principal es ubicar al proveedor que ofrezca los productos de mayor calidad a los más bajos precios, o en su defecto obteniendo una relación costo-beneficio de conveniencia para el hotel, de ahí la importancia de la habilidad del jefe de compras en las negociaciones, bajo la capacidad de obtener ofertas, descuentos o aprovechar promociones y créditos.

Recibidas las cotizaciones de los tres proveedores, el jefe de compras debe  analizar y compararlas para seleccionar la cotización más conveniente en concordancia con el jefe del departamento que presenta la necesidad del pedido.  Luego de seleccionado el proveedor, se emite ante la gerencia financiera la cotización seleccionada debidamente justificada a fin de obtener su autorización para la compra.

De este modo, el auxiliar de compras notifica al proveedor seleccionado y emite la orden de compra o solicitud del pedido. Las órdenes de compra se envía una copia a la administración para la gestión del pago y otra al almacén para el control y verificación de la mercancía que será recibida y su posterior almacenaje.

Es importante destacar que el proveedor debe conocer los lapsos de tiempo de entrega de pedido, emisión legal de la factura, clausulas sobre devoluciones, descuentos u ofertas, así como las condiciones de pago establecidas por el hotel sobre las cancelaciones, a efectuarse los días viernes, en la caja principal, en horario de 8 am – 12 pm, y de 2 pm a 5 .30 pm.

Se requiere hacer seguimiento al proveedor para corroborar el cumplimiento del pedido en los aspectos antes señalados, hasta el momento de la recepción de la mercancía.

De este modo, se destaca la presencia del jefe de compras, el almacenista y el receptor de mercancía al recibir el pedido, como medida de control del cumplimiento de las especificaciones. En caso de no cumplirse, si hay algún error en las cantidades o la calidad de los productos, deben realizarse las devoluciones respectivas o la reposición de los faltantes. De igual modo, de existir ese tipo de contingencias es necesario informar a la gerencia administrativa para que se realicen los ajustes necesarios.

Asimismo, el departamento de compras también es responsable del pago respectivo y oportuno a los proveedores, por lo tanto debe corroborar que en la administración se cumplan los plazos acordados en las cancelaciones.

En este orden de ideas, cuando las necesidades son inmediatas o extraordinarias, es necesario realizar la compra directa en los mercados o sitios de abastecimientos locales. Este tipo de procesos lo realizan el chofer de compras y el jefe de compras, ambos conocedores de los estándares de compras y cumplimiento de las normativas administrativas y fiscales; generalmente son compras que se cancelan de manera inmediata en efectivo, las cuales deben ser soportadas con facturas o recibos que justifiquen las erogaciones.

Las compras diarias son realizadas a primeras horas de la mañana para conseguir la mercancía en su más óptima condición, generalmente se trata de frutas y hortalizas, requeridas por el chef, previa revisión de los refrigeradores para los servicios diarios, los días martes y viernes se realizaran los pagos a proveedores de las compras realizadas en la semana, en horarios comprendidos de 8 am a 12 pm y de 2pm a 6 pm.

        Los días lunes y viernes los diferentes departamentos emiten al departamento de compras, una requisición o solicitud de suministros requeridos para las operaciones de la semana. En el caso del departamento de alimentos y bebidas, diariamente a las 7 de la mañana se solicitan las carnes, aves, pescados necesarios para los servicios de restaurantes en atención a los menús del día.

1. Recepción de mercancía.

Al referirnos a la receptoría de mercancía no solo  se trata del espacio físico donde es entregado el pedido al proveedor, sino también al proceso detallado de verificación de calidad de la mercancía recibida, el cual consiste en la recepción y comprobación de los pedidos, en atención a las especificaciones detalladas en la orden de compras. En atención a ello, se implementan ciertas técnicas dependiendo de la naturaleza del producto,  tal es el caso de las carnes, pescados, y aves, los cuales es necesario constatar la frescura y calidad de los productos.

En este aspecto, la recepción de mercancía debe contar con un espacio físico limpio y ordenado, con suficiente espacio para el abordaje de vehículos transportadores de mercadería, así como contar con equipos de pesaje y medición en óptimas condiciones, adicional a ello encontrarse cercano al área de almacenaje del hotel.

Es necesario que el encargado del área debe tener en su poder la orden de compra o lista de mercado a recibir, para realizar el conteo, verificación y pesaje en atención a lo solicitado por el departamento de compras para comprobar que las especificaciones detalladas en la orden de compra y los precios, sean los mismos que en la presentación física de la mercancía, al igual que se cumpla con los estándares del producto.

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