Propuesta de Digitalización para la empresa ÉXITO COLINA
Enviado por Jose Rodriguez Villamizar • 23 de Febrero de 2019 • Trabajos • 2.815 Palabras (12 Páginas) • 90 Visitas
PROYECTO DE GESTION DOCUMENTAL
JOSE RODRIGUEZ VILLAMIZAR
LINA MARIA MONTERO URREGO
NELLY BUITRAGO GOMEZ
JENNI JIMENA DUCUARA
JULEI LAITON GRANDAS
ANGELA MARIA GALVIS
CENTRO DE EDUCACION LABORAL SINERGIA
ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD
GESTION DOCUMENTAL
BOGOTÁ D.C.
SEPTIEMBRE 2018
PROYECTO DE GESTION DOCUMENTAL
JOSE RODRIGUEZ VILLAMIZAR
LINA MARIA MONTERO URREGO
NELLY BUITRAGO GOMEZ
JENNI JIMENA DUCUARA
JULEI LAITON GRANDAS
ANGELA MARIA GALVIS
Propuesta de Digitalización para la empresa ÉXITO COLINA durante la preservación y conservación de archivos y documentos de la sección de garantías en el almacén.
Sandra Yanet Ramírez
Docente
CENTRO DE EDUCACION LABORAL SINERGIA
ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD
GESTIO DOCUMENTAL
BOGOTÁ D.C.
SEPTIEMBRE 2018
CONTENIDO
Pág.
1 VISITA EMPRESARIAL 4
2. HALLAZGOS 4
3. DIAGNÓSTICO 5
4. PROPUESTA 6
5. OBJETIVOS 6
6.NORMATIVIDAD 7
7. ALCANCE 7
8. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 7
8.1. Definicione7
8.2. Abreviaturas 9
9. CONTENIDO DE LA GUÍA 10
ANEXOS
CIBERGRAFÍA
- VISITA EMPRESARIAL
Se realizó una visita a las instalaciones de la Empresa ÉXITO, en sus oficinas del Almacén sede la Colina específicamente en el área de cambios de mercancía, donde se prestan los servicios de garantías y devoluciones.
Se realizó el recorrido donde se encuentra el área de almacenamiento de documentos y su estado, en donde se pudo hallar la cantidad de metros lineales, se realizó una propuesta referente a la documentación almacenada. Esta información se encuentra contenida acontinuacion.
- HALLAZGOS
LISTA DE CHEQUEO DIAGNÓSTICO - HALLAZGO | ||
NOMBRE DE LA EMPRESA: | ALMACENES ÉXITO SEDE LA COLINA | |
METROS LINEALES A DIGITALIZAR: |
| |
ITEM | SI | NO |
1. ¿Existe duplicidad de documentos dentro de los expedientes? | X | |
2. ¿Se debe retirar de los expedientes algún tipo de material metálico? (Clips - Grapas) | X | |
3. ¿Se debe retirar de los expedientes algún tipo de material Adhesivo? (Banderillas - Notas adhesivas) | X | |
4. ¿Los documentos se encuentran con rasgaduras? | X | |
5. ¿La documentación se encuentra afectada por algún agente de tipo biológico? (Hongos - Insectos) | X | |
6. ¿Existen planos o algún tipo de material cartográfico dentro de los expedientes? | X | |
7. ¿Los expedientes están organizados cronológicamente? | X | |
8. ¿Los expedientes se encuentran foliados? | X | |
9. ¿Los expedientes se encuentran inventariados en base de datos? | X | |
10. ¿Existen Tablas de retención documental en la entidad? | X | |
- DIAGNÓSTICO
ANÁLISIS DOFA
Fortalezas
- Elimina el extravío de documentos
- Permite un rápido y fácil acceso a la información.
- Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos
- Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).
- Resguarda la documentación. Optimiza el espacio físico.
- Protege la información teniendo varios respaldos de la información.
- Agiliza y eficiencia de taza el servicio a clientes
- Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet
- Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos
Amenazas
- Tiempo prolongado en la etapa inicial del proyecto.
- Capacidad de producción (personal y equipamiento) limitada
Oportunidades
- Acceso a la información
- Reduce costos de operación.
- Permite simultaneidad de usuarios al mismo documento.
- Bajo costo de almacenamiento
- Elimina costos de impresión de documentos
Debilidades
- Poca automatización de los procesos.
- Poco espacio para el almacenamiento
- PROPUESTA
De acuerdo a la información recolectada, durante la visita en almacenes éxito sede la Colina en el área de cambios y garantías, se toma la determinación de presentar una propuesta de organización de archivos, con el fin de obtener un manejo fácil y acorde rápida y oportuna. Para así garantizar que los procesos del departamento cumplan sus procesos.
- OBJETIVOS
- Objetivo General
- Ubicar un lugar acorde para el almacenamiento de archivo físico, así garantizar que los procesos del departamento cumplan sus procesos y por ende propender a la conservación preventiva de los mismos.
- Objetivos específicos
- Diagnosticar el estado actual de los archivos de garantías en el almacén EXITO COLINA.
- Proyectar una propuesta metodológica para aplicar los procesos técnicos archivísticos en la organización física de garantías
- Delimitar por sublinea dependiendo del producto.
- Generar una mejor búsqueda de los documentos.
- NORMATIVIDAD
Según el Archivo general de la nación en el acuerdo 48 del 2000, acuerdo 49 del 2000, Acuerdo 50 del 2000, y la ley 594 del 2000 título II, IV, V, VI, VII,VIII,XI, XIII ( Ley General de Archivo de Colombia) supervisada por la ISO 23081 01 del 2016 y la CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA Capitulo 2 de los derechos sociales, culturales y económicos Art 58
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