Propuesta de Digitalización para la empresa ÉXITO COLINA

PROYECTO DE GESTION DOCUMENTAL

JOSE RODRIGUEZ VILLAMIZAR

LINA MARIA MONTERO URREGO

NELLY BUITRAGO GOMEZ

JENNI JIMENA DUCUARA

JULEI LAITON GRANDAS

ANGELA MARIA GALVIS

CENTRO DE EDUCACION LABORAL SINERGIA

ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD

GESTION DOCUMENTAL

BOGOTÁ D.C.

SEPTIEMBRE 2018

PROYECTO DE GESTION DOCUMENTAL

JOSE RODRIGUEZ VILLAMIZAR

LINA MARIA MONTERO URREGO

NELLY BUITRAGO GOMEZ

JENNI JIMENA DUCUARA

JULEI LAITON GRANDAS

ANGELA MARIA GALVIS

Propuesta de Digitalización para la empresa ÉXITO COLINA durante la preservación y conservación de archivos y documentos de la sección de garantías en el almacén.

Sandra Yanet Ramírez

Docente

CENTRO DE EDUCACION LABORAL SINERGIA

ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD

GESTIO DOCUMENTAL

BOGOTÁ D.C.

SEPTIEMBRE 2018

CONTENIDO

Pág.

1 VISITA EMPRESARIAL        4

2. HALLAZGOS        4

3. DIAGNÓSTICO        5

4. PROPUESTA        6

5. OBJETIVOS        6

6.NORMATIVIDAD        7

7. ALCANCE        7

8. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS        7

8.1. Definicione7

8.2. Abreviaturas        9

9. CONTENIDO DE LA GUÍA        10

ANEXOS        

CIBERGRAFÍA        

1. VISITA EMPRESARIAL

Se realizó una visita a las instalaciones de la Empresa ÉXITO, en sus oficinas del Almacén sede la Colina específicamente en el área de cambios de mercancía, donde se prestan los servicios de garantías y devoluciones.

Se realizó el recorrido donde se encuentra el área de almacenamiento de documentos y su estado,  en donde se pudo hallar la cantidad de metros lineales,  se realizó una propuesta referente a la documentación almacenada. Esta información se encuentra contenida acontinuacion.

1. HALLAZGOS

1. DIAGNÓSTICO

ANÁLISIS DOFA

Fortalezas

• Elimina el extravío de documentos
• Permite un rápido y fácil acceso a la información.
• Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos
•  Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).
•  Resguarda la documentación. Optimiza el espacio físico.
• Protege la información teniendo varios respaldos de la información.
• Agiliza y eficiencia de taza el servicio a clientes
• Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet
• Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos

Amenazas

•  Tiempo prolongado en la etapa inicial del proyecto.
• Capacidad de producción (personal y equipamiento) limitada

Oportunidades

• Acceso a la información
• Reduce costos de operación.
• Permite simultaneidad de usuarios al mismo documento.
• Bajo costo de almacenamiento
• Elimina costos de impresión de documentos

Debilidades

• Poca automatización de los procesos.
• Poco espacio para el almacenamiento

1. PROPUESTA

De acuerdo a la información recolectada, durante la visita en almacenes éxito sede la Colina en el área de cambios y garantías, se toma la determinación de presentar una propuesta de organización de archivos, con el fin de obtener un manejo fácil y acorde rápida y oportuna. Para así garantizar que los procesos del departamento cumplan sus procesos.

1. OBJETIVOS

1. Objetivo General

• Ubicar un lugar acorde para el almacenamiento de archivo físico, así garantizar que los procesos del departamento cumplan sus procesos y por ende propender a la conservación preventiva de los mismos.

1. Objetivos específicos

• Diagnosticar el estado actual de los archivos de garantías en el almacén EXITO COLINA.
• Proyectar una propuesta metodológica para aplicar los procesos técnicos archivísticos en la organización física de garantías
• Delimitar por sublinea dependiendo del producto.
• Generar una mejor búsqueda de los documentos.

1. NORMATIVIDAD

Según el Archivo general de la nación en el acuerdo 48 del 2000, acuerdo 49 del 2000, Acuerdo 50 del 2000, y la ley 594 del 2000 título II, IV, V, VI, VII,VIII,XI, XIII ( Ley General de Archivo de Colombia) supervisada por la ISO 23081 01 del 2016 y la CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA Capitulo 2 de los derechos sociales, culturales y económicos Art 58

1. DESARROLLO

1. ORGANIZACIÓN POR SUBLÍNEA

El departamento de cambios garantías deberá tener un orden específico de los productos dependiendo de las sublinea del artículo.

1. ORGANIZACIÓN GRONOLOGICA

Para la organización de cada documento se deberá tener en cuenta su fecha de expedición y lo dicho anteriormente.

1.  ENCARPETADO

Cada carpeta deberá estar debidamente marcada por sublinea y orden cronológico (trimestral, división mensual en el mismo yute), además de estar foleada.

1.  LISTA TIPO A TIPO

Cada formato estará nombrado por sublinea, el archivo estará divido por fecha, numero ROC, número de cédula del cliente y nombre del cliente.

1.  ARCHIVACIÓN POR CAJA

Deberá estar marcada por nombre del almacén y dependencia, trimestre, folios, si la entidad es pública o privada.

1.  UBICACIÓN

Cada metro lineal estará ubicado en el área de tesorería con un lapso de cinco años de conservación, en una estantería de cinco niveles (cada nivel por año).

1. PROTECCIÓN PERSONAL

El profesional deberá tener los siguientes elementos para realizar el trabajo: Guantes, tapabocas y bata.

1. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

1. Definiciones

ACCESO A LOS ARCHIVO:

Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, enlos términos consagrados por la Ley.

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