Proyecto: Aduana. Programa: Administración

República Bolivariana de Venezuela

Ministero de Educación Superior

Universidad Nacional Experimental ''Rafael Maria Baralt''

Proyecto: Aduana.

Programa: Administración.

Unidad II.

Organización.

Realizador por: Valentina Padrón.

C.I:30.365.355            

Prof: Isabel.              

• Definición de Organización como proceso de la adminstración (varios autores).
• Importancia de la Organización.
• Objetivos.
• Organigramas
• Tipos de organigramas y definición.
• Realizar un organigrama con todos sus apartamentos.
• ¿Que son los manuales?
• Importancia de los manuales.
• Tipos de manuales.

• Definición de Organización como proceso de la adminstración (varios autores).

• Es el proceso de dirigir, organizar, planificar y controlar los recursos propios de una empresa, con la finalidad de alcanzar los objetivos de la misma. Se encarga de coordinar los diferentes departamentos, conjuntamente con los empleados que laboran en cada uno de estos.

• Es el poder trabajar como un equipo y consolidar los propósitos planteados

           por la organización. Permite el uso óptimo de los

           recursos a través de una planificación y control meticulosos en el lugar de trabajo.

           Para esto es necesario tomar decisiones y resolver los problemas que surjan

           durante ese proceso.

• La organización debe trabajar estrechamente con el personal, valorando e incentivando su labor. De esta manera les brindará una sensación de seguridad y unidad que se traducirá en un trabajo mancomunado para alcanzar los objetivos de la empresa.

• (Varios Autores).

• Las organizaciones son entidades sociales, dirigidas a metas diseñada con una estructura deliberada y con sistema de actividad coordinados y vinculadas con el ambiente externo. Según definición dada por Richard L.Daft (2001).

• Según Koontz y Weihrich (1999), define la organización como la identificación, clasificación de actividades requeridas, conjunto de actividades necesarias para alcanzar objetivos, asignación a un grupo de actividades a un administrador con poder de autoridad, delegación, coordinación, y estructura organizacional.

• Diaz De Quijano (1993) “Formaciones sociales complejas y plurales, compuestas por individuos y grupos, con límites relativamente fijos e identificables, que constituyen un sistema de roles, coordinado mediante un sistema de autoridad y de comunicación y articulado por un sistema de significados compartidos en orden a la integración del sistema y a la consecución de objetivos y fines.

• PORTER, LAWLER & HACKMAN (1975) “Las organizaciones están compuestas de individuos o grupos en vistas a conseguir ciertos fines y objetivos, por medio de funciones diferenciadas que se procura que estén racionalmente coordinadas y dirigidas y con una cierta continuidad a través del tiempo”.

• Una Organización es un sistema de actividades concientemente coordinadas, formado por dos o más personas cuya cooperación recíproca es esencial para la existencia de aquélla. Esto según la definición de John M. Ivancevich, Peter Lorenzi (1997).

• Importancia de la Organización.

• Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), la que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementado la productividad.

5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

• Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

• Objetivos.

• Una empresa debe tener sus propósitos de manera clara y precisa. Ahí estará reflejado el alcance del grupo, el cual definirá las diferentes estrategias y acciones que se programarán y ejecutarán. Todas las acciones establecidas en la empresa deben estar relacionadas con los objetivos y metas de la organización, indistintamente del área a la que pertenezcan. Así se reducirá el desperdicio de hacer labores orientadas hacia otro norte que no sea el requerido.

• Los objetivos son declaraciones que identifican el punto final o condición que desea alcanzar una organización. Tener un conjunto específico de objetivos es lo que proporciona identidad propia a una organización.

• Organigramas.

• Es una representación gráfica del esqueleto de una organización, mostrando los cargos jerárquicos. Permite obtener una idea eficiente de cómo está organizada una empresa, cooperativa u organización sin fines de lucros, cualquiera sea el tipo de organización el organigrama es válido. Si al momento de diseñar el organigrama no se lo realiza de forma fiel a la realidad, se generarian confusiones en cuanto a la toma de decisiones en la organización, autorizaciones y cuestiones similares.

• Tipos de organigramas y definición.

• Organigramas analíticos: Son específicos, brindan información detallada y pueden servir de complemento para otras fuentes de información.

• Organigramas generales: Este tipo de organigrama muestra solo las unidades de mayor importancia, se los denomina con ese nombre por ser los más comunes.

• Organigramas suplementarios: Son aquellos que se usan para analizar un departamento en particular y sirven como complemento de los del primer tipo.

• Organigrama matricial: Este es común en las empresas que tienen más de un director. Por ejemplo, una organización puede tener un equipo de diseñadores gráficos que debe rendirle cuentas al diseñador gráfico principal. Los diseñadores gráficos también trabajan en otros proyectos que probablemente estén liderados por otro gestor de proyectos. En este caso, los diseñadores gráficos deben rendirle cuentas a dos personas.

• Organigrama jerárquico: En este tipo lo importante es la jerarquía. Por eso, se plantean los diferentes niveles de autoridad de arriba a abajo.

• Según su forma geométrica: Pueden ser: verticales (los más comunes), horizontales (comenzando por la izquierda como la cabeza), escalares (no se utilizan recuadros para los nombres o puestos) y concéntricos o circulares (los más altos rangos jerárquicos están en el centro del círculo y mientras van bajando la jerarquía, se van alejando del mismo).

• Según su naturaleza: Pueden ser: microadministrativos (de una sola organización), macroadministrativos (más de una organización) o mesoadministrativos (se tienen en cuenta una o más organizaciones del mismo sector de actividad).

• Según su finalidad. Se clasifican en otros cuatro tipos: informativo (tienen como objetivo estar a la disposición de todo el público), analítico (analiza determinadas características de una organización), formal (es aprobado por un órgano mayor en la institución) e informal (a diferencia del anterior tipo, éste no está aprobado por un directorio).

• Según su ámbito: Hay dos tipos de organigramas: generales o específicos.

• Según su contenido: Tenemos tres tipos de organigramas: integrales(representan las relaciones entre unidades), funcionales (incluyen las principales funciones de cada departamento) y de puesto, plaza y unidades(dejan expresados los puestos ocupados y el número de empleados necesarios por puestos).

• ¿Que son los manuales?

• Es un documento que contiene información detallada referente al directorio administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones, estructuras y funciones de las unidades administrativas que integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación. También contiene organigramas que representan en forma gráfica la estructura de una organización. Es un documento de suma importancia para la empresa ya que en esencia detalla lo que la organización representa como tal, su funcionamiento y hacia dónde va.

• Importancia de los manuales.

• Consiste en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una empresa u organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le redactan todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.

• Tipos de manuales.

• Es necesario que en un manual se muestre contenido de forma organizada, es decir, este debe de seguir un orden coherente, para que todos aquellos a quienes va dirigido puedan comprender la información con total fluidez. Que también este cumpla una serie de parámetros como son el lenguaje sencillo, la distribución del contenido en artículos y capítulos, como también en secciones.

• Se clasifican en: Manuales de organización, departamental, política, procedimientos, técnicas, bienvenida, puesto, múltiple, finanzas, sistema y calidad.

• Manual Organizacional:

• Es el más genérico de los manuales, ya que éste busca plasmar toda el funcionamiento de una corporación, que plantea el modo de organizar la actividad administrativa, ejecutiva y operativa de una empresa. Comprende aspectos complejos, intermedios y básicos de los procesos, especialistas consideran que este manual debe de existir en todas las personas jurídicas, como el medio de consulta general ante cualquier evento que pueda ocurrir. Considerando por igual, que este debe de ser del conocimiento de todos los empleados.

• Manual Departamental:

• Si el manual de organización es genérico, estos vienen siendo los específicos de cada departamento, ya que se consideran el reflejo de los organizacionales pero a menor escala. Es decir, contemplan todo lo referente a la actividad que debe llevar a cabo cada área de la empresa, tanto en el proceso administrativo como operativo, por lo que regulan las actividades que debe realizar cada departamento, las operaciones que deben ser ejecutadas y los roles que deben desempeñarse.

• Manual Político:

• No debe confundirse con el campo de los partidos políticos, ni con las elites gubernamentales, ya que este es un manual diseñado para el control y regulación de las actividades desempeñadas por los ejecutivos de la empresa. Va referido a las acciones que deben desencadenar los gerentes y subgerentes, con el fin de ayudar a la empresa a desenvolverse en un campo óptimo para la obtención de sus objetivos.

• Manual de Procedimientos:

• En este se contemplan los pasos que se deben de seguir para que un proceso pueda ser llevado a fin término, es un manual de instrucciones, donde se plasma lo que debe de hacerse de forma correcta para lograr un determinado objetivo. Estos no necesariamente van referido al área operativa, que implica los procesos industriales y manufactureros, sino que también se crean para aquellas áreas administrativas, para que el personal pueda realizar de modo eficaz sus acciones dentro del departamento.

• Manual de Técnicas:

• Es un complemento del manual de procedimientos, ya que en este se plantea de forma detallada cada una de las actividades que debe el personal realizar. Muchos consideran que estos tienden a ser más explícitos, con las instrucciones de aquellos procesos que pueden leerse o entenderse como confusos, en el manual de procedimientos.

• Manual de Bienvenida:

• Comprende la historia, misión y visión de la corporación, estos se crean con la idea de transmitir y mantener los valores institucionales de la empresa, y que de este modo los empleados y socios se sientan identificados plenamente con la misma. La mayoría de las veces, estos manuales comprenden un conjunto de normas de conductas y deberes que el personal debe de adoptar, por el bien de las relaciones interpersonales dentro del lugar.

• Manual de Puesto:

• Aquellos que van referidos exclusivamente a la actividad que ejerce una persona en particular, la idea es especificar las funciones que debe desempeñar un rol o cargo específico dentro de la empresa. Un ejemplo, de ello, es cuando la persona es entrevistada o bien captada para un proceso laboral y se le leen las funciones inherentes a su puesto.

• Manual Múltiple:

• Muchas veces estos surgen de las actas de asambleas que se celebran entre los socios, y se crean con el fin de coordinar y organizar situaciones sobrevenidas que no están contempladas en el resto de los manuales de la organización.

• Manual de Finanzas:

• Uno de los medios de control más importantes de la institución, por cuanto en estos se hayan resumido todos los aspectos monetarios, y su forma de control y regulación, incluyéndose también las funciones que deben de llevar a cabo las personas que están a cargo de esta área.

• Manual de Sistema:

• Este se desenvuelve a medida que se crea el sistema, muchos atribuyen que estos vienen siendo un subtipo de manual de los procedimentales y de técnicas, pero que en la práctica son más específicos. En muchas ocasiones, estos son creados para los departamentos de informática y manejo de la información de las organizaciones.

• Manual de Calidad:

• Es un manual que presenta un conjunto de parámetros para medir los niveles de productividad y eficiencia en toda la organización, tanto en los procedimientos como en los resultados, de modo tal, que este contempla el avalúo del personal, procesos y productos.

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