QUE ES EL COMITE DE ARCHIVOS?

QUE ES UN DOCUMENTO

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos,fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.

Cuando los documentos se producen para atender a las competencias y actividades encomendadas a las organizaciones e instituciones, y se realizan a lo largo del tiempo, adquieren su carácter seriado y se denominarán series documentales (actas, libros de contabilidad, correspondencia, etcétera).

QUE ES UN DOCUMENTO DE ARCHIVO

Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.

Particularidades definitorias de los documentos de archivo:

Dan testimonio de un acto administrativo, con una función. Son el resultado natural de esa actividad.

Tienen un carácter seriado, único, objetivo y exclusivo.

QUE ES EL VALOR PRIMARIO Y EL VALOR SECUNDARIO

Valor primario: desde que se crea, sirve como garantía o prueba de algo (da testimonio). Este es el valor administrativo o legal. El valor administrativo se pierde con el paso del tiempo.

Valor secundario: también desde su creación, tiene la posibilidad de ser fuente de investigación histórica. Este valor es más consistente como documento.

Características

Externas (su aspecto formal):

Materia escriptoria o soporte.

Formato

Signos especiales y visibles.

Forma

Internas (definitorias del contenido)

Origen funcional

Lengua empleada

Autor y destinatario

Formulario y cláusula

Fecha y lugar

Contenido y mensaje

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de de cada documento (valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor secundario es el que pueden tener para la investigación histórica).

La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos no solo en su organización si no también en la mayoría de las entidades tanto publicas como privadas alrededor del mundo.

Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los documentos de archivo dentro de una organización, estas son:

Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el tramite de la información que contiene.

Segunda edad: información que no es consultada frecuentemente pero que todavia tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como objeto de consulta.

Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se puede utilizar como documento investigativo.

Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las Tablas de Valoración Documental.

Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de uso frecuente. Se conservan mas o menos cinco años.

Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más de cincuenta años.

Los documentos del archivo historco se conservan definitivamente. Corresponde a los archivos históricos.

Para la correcta comprención de como se decide el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir los siguientes términos:

Tabla de Retención Documental: “La Tabla de Retención Documental es un listado de las series documentales, a las cuales se asigna el

tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.”1.

Tabla de Valoración Documental: “La Tabla de Valoración Documental es un listado de las series documentales correspondientes a fondos acumulados, “1

Serie: “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.”2

Subserie: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.”.

Archivo de Gestión Documentación activa Valores Primarios

-Administrativo

-Legal

-Contable

-fiscal

-Técnico

Archivo Central Documentación semiactiva Valores Primarios

Archivo Historico Documentación inactiva Valores Secundarios -Histórico

-Cultural

-Investigativo

-Científico

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