Qué información debe contener el documento de cierre para documentar los resultados y formalizar su terminación

Para esta tercer entrega tengan en cuenta que es sobre el proyecto en el que cada uno decidió trabajar y me documentó en la primer entrega, anexo instrucciones:

En base al proyecto en que elegiste trabajar desarrolla: 

1. Identifica lo siguiente:

1. Qué información debe contener el documento de cierre para documentar los resultados y formalizar su terminación.

• Descripción del proyecto.
• Requerimientos del proyecto.
• Propósito del proyecto.
• Riesgos del proyecto.
• Aprobaciones.

1. Cómo se podría evaluar el éxito o fracaso de tu  proyecto. 

• Es necesario determinar y poder identificar de antemano los posibles riesgos que pudiesen surgir durante la realización del proyecto para poder comenzar a buscar soluciones rápidas y efectivas que permitan que las actividades del proyecto no se vean afectadas y puedan continuar con su óptimo funcionamiento.

1. Qué riesgos se presentaron y cómo se corrigieron.

• Falla en la fecha de disponibilidad planteada por los proveedores. Riesgo: 16% Impacto: atrasaría las operaciones de la administración del proyecto.
• Cambio en las tarifas brindadas por los proveedores. Riesgo: 14% Impacto: se alterarían los presupuestos generados además de que se generaría un aumento en los costos.

Estas fallas, se corrigieron mediantes juntas, y seguimiento a los detalles presentados anteriormente.

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Posteriormente, realiza un ejemplo de encuesta de cierre administrativo que incluya: (van a agregarme el instrumento con los campos que aquí se indican)

1. Medición de objetivos, plazos, informes, presentación y calidad del proyecto.
2. Aspectos negativos que se presentaron.
3. Aspectos positivos que se presentaron.

Cuando exista algún discernimiento o alguna toma de decisión, ya sea a largo plazo o urgente,  las herramientas que pueden ser usadas en este proyecto son las siguientes:

-Votación por mayorías: Cada integrante de la junta podrá proponer alguna propuesta y después toda la asamblea en general votará por la mejor opción. De esta manera se toma la decisión

-Tormenta de ideas: Todos se reúnen y aportan todo lo que se crea puede ser la solución a cierto problema presentado.

-Consenso: Una vez expuestas las propuestas, se votan y se aprueba la  mejor opción por unanimidad.

Para la toma de decisiones en la agencia de viajes, se contará con una minuta previamente redactada con la información a recabar, la cual será obligatoria llenar después de cada junta por algún integrante designado.  

El formato presentado a continuación es un ejemplo:

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1. Retraso del proyecto por motivos de mal planeación.

En esta ocasión se puede presentar en el momento en el que el proyecto se vea detenido por malos entendidos por parte de nuestro personal en el que ciertas tareas que se vayan aplazando más tiempo por lo que le fecha de entrega del proyecto se verá en la necesidad de tener que aplazarlo para que de tal forma se recupere el tiempo perdido.

2. Falta de planeación estratégica.

En este problema se puede dar en el sentido en que ante la falta de dirección del proyecto nuestros involucrados no sepan la función que desempeñan durante el proyecto por lo cual generaría atrasos que para la empresa tendrá que desembolsar más dinero para cumplir con la fecha de entrega, además el no contar con una buena planeación estratégica causara grandes impactos irreversibles por lo que solo quedara dar un extra e invertir más tiempo y dinero para cumplir con las fechas.

3. Falta de plan B con proveedores.

En algunas de las ocasiones en cualquier proyecto puede suceder que el proveedor que te está proporcionando los materiales para realizar tu obra pueda en un momento quedarte mal con fechas de entrega de materia o que carezca de un cierto número de producto lo que te causara un retraso es por eso que es importante contar con un proveedor extra el cual se contactó ante la situación que llegue haber falta de producto por parte de nuestro primer proveedor y así tener el material completo y listo para que la obra siga y cumpla en las fechas establecidas.

Además, desarrolla la manera de trabajar de la empresa:

1. Organigrama que utiliza. 
2. Sistemas de organización.
3. Tipo de liderazgo que emplea.
4. Desarrollo de su equipo de trabajo.
5. Cómo manejan sus grupos de trabajo.
6. Cómo manejan su toma de decisiones.

Objetivos:

•        Diseñar  un proyecto  eficiente, con un rápido retorno de inversión y sobre todo de calidad que haga de este proyecto uno de los más productivos para  ambos países

•        Utilizar la tecnología más innovadora  sin sobrepasar el presupuesto establecido  para ofrecer el mejor servicio y que el cliente tenga la seguridad de que tendrá un fabuloso viaje.

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