REPORTE DE PROYECTO SEIS SIGMA APLICACIONES MEDICAS INTEGRALES
josemartinez1982Ensayo5 de Septiembre de 2019
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REPORTE DE PROYECTO SEIS SIGMA APLICACIONES MEDICAS INTEGRALES |
GENERACIÓN DE FOLIOS DE CONSUMO DE MATERIALES PARA FACTURACIÓN |
Oscar Daniel Castillo Andrade Guillermo Guevara Escobar Jorge Ordaz Soto |
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INDICE | Pág. |
I.- DEFINIR | |
1.1.- CASO DE NEGOCIO | 3 |
1.2.- OPORTUNIDAD | 3 |
1.3.- Oportunidades en la Creación de Pedidos de Traslado | 3 |
1.4.- Oportunidades en la Creación de Folios de Consumo de Materiales para Facturar | 3 |
1.5.- METAS | 4 |
1.6.- ALCANCE DEL PROYECTO | 4 |
1.7.- PLAN DE TRABAJO Y DIAGRAMA DE GANT | 4 |
1.8.- EQUIPO SIGMA | 7 |
1.9.- MAPEO DEL PROCESO | |
1.9.1.- Macro Proceso | 8 |
1.9.2.- Diagrama de Flujo | 9 |
1.10.- DIAGRAMA SIPOC | 11 |
1.11.- VOC | 11 |
1.12.- ESTABLECIMIENTO DE VARIABLES CRÍTICAS | 12 |
II.- MEDIR | |
2.1.- SELECCIÓN DE VARIABLE | 13 |
2.2.- DEFINICIÓN DE DEFECTO | 13 |
2.3.- PLAN DE RECOLECCIÓN DE DATOS | 13 |
2.4.- IDENTIFICACIÓN DE LÍMITES ACTUALES DE PROCESO | 14 |
2.5.- IDENTIFICAR LA VARIACION DEL PROCESO | 15 |
2.6.- DETERMINAR LA CAPACIDAD DEL PROCESO | 15 |
III.- ANALIZAR | |
3.1.- DEFINICIÓN DEL PROBLEMA | 15 |
3.2.- ANALISIS ESTADISTICO | 15 |
3.2.1.- DISPERSION | 15 |
3.3.- DATOS ÉXITO (Imagen Kaizen) | 18 |
IV.- INCORPORAR | |
4.1.- Búsqueda de alternativas de solución | 18 |
4.2.- Proyectos sigma generados | 18 |
4.3.- Generación del plan piloto del proceso | 19 |
4.4.- Implementación del plan piloto. | 19 |
V.- CONTROL | |
5.1.- PLAN DE CONTROL DE PROCESOS | 19 |
5.2.- GRAFICAS DE CONTROL | 20 |
5.3.- GENERACIÓN DE INDICADORES DE CONTROL | 20 |
5.4.- INTEGRACIÓN DE SOLUCIONES | 20 |
5.5.- CIERRE DE PROYECTO | 21 |
VI.- ANEXOS | 21 |
ANEXO 1 | 22 |
ANEXO 2 | 23 |
ANEXO 3 | 24 |
I.- DEFINIR
1.1.- CASO DE NEGOCIO:
Aplicaciones Medicas Integrales es una empresa Mexicana con 13 años desempeñándose en el mercado de salud en nuestro país, fundada con el firme propósito de contribuir en el mejoramiento de los servicios hospitalarios a través de la innovación en Equipo Médico, Material de Curación e Insumos, Medicamentos y Soluciones Integrales, dando como resultado la plena satisfacción de pacientes y hospitales a nivel nacional, es por ello que siempre se tiene como principal objetivo la Innovación de nuestro procesos, por ello es que se arranco en septiembre del año pasado la implementación del Sistema SAP con la finalidad de tener un panorama claro de negocio y se generen bases sustentables para la toma de decisiones y la planeación estratégica de negocio.
Los esfuerzos han sido exitosos y a 6 meses de arrancar este proyecto, se clarifica nuestro siguiente objetivo el cual es ser Lean en los procesos de facturación de la mano de la tecnología con la que cuenta la empresa, las Hand Held, este poderoso instrumento tienen área de oportunidad ya que la actual interface y metodología de trabajo no están debidamente enlazadas para que realicen un trabajo adecuado.
Estas áreas de Oportunidad nos afectan directamente en el retorno de la inversión ya que se retrasa el proceso de facturación de servicios y consumos, el servicio de venta directa y venta a mostrador, las consecuencias son que tenemos varios retrasos en pago a proveedores y al liquides de la empresa no es muy buena y pedir préstamos es muy riesgoso.
El proyecto busca encontrar la mejor solución al problema de generación de folios para facturación, con el fin de que se logre facturar en la medida de lo posible un 92% de ellos en promedio durante los próximos 12 meses.
1.2.- OPORTUNIDAD:
El presente análisis describe todo el proceso de generación de Pedidos de Traslado o Pedidos de Reposición para los diferentes hospitales que se manejan, en los diagramas de flujo enlistamos los diferente casos o problemas que se presentan en todo este proceso y posteriormente presentamos los problemas que se presentan al momento de intentar crear un Folio de consumo de Materiales para Facturación, a continuación enlisto solo algunos de ellos:
1.3.- Oportunidades en la Creación de Pedidos de Traslado:
- Pedido tiene códigos incorrectos.
- Lo que piden no existe.
- En muchas ocasiones solo se va la urgencia por paquetería o en viaje especial.
- Muchas ocasiones los sustitutos de marca entregan más seguido que los GI y se tienen perdidas principalmente en el área de Gobierno.
- Las existencias SAP vs físicas no concuerdan.
1.4.- Oportunidades en la Creación de Folios de Consumo de Materiales para Facturar:
- Muy constantemente se cambian lotes y se reversan pedidos.
- En el hospital por lo regular no cuentan lo que reciben.
- Se recibe el pedido este completo o no esté completo.
- El supervisor se tarda hasta una semana en comunicar los faltantes.
- Siempre se tienen problemas para transmitir a HH los pedidos de traslado.
- No se acomoda por PEPS el material, solo se amontona.
- El envió de Backorder provoca que se envíen pedidos por paquetería o en viajes especiales que salen muy carros.
- Realizar un control de recepción de medicamentos en el hospital.
1.5.- METAS:
- Facturar en la medida de lo posible un 92% de ellos en promedio durante los próximos 12 meses.
- Ajustar por debajo del 5% del valor de inventarios por mes.
- Ingresar a Revisión la Facturación con los clientes el 90% de lo facturado en el mes anterior.
- Que el proceso al final del año este en un nivel 3 Sigma de servicio.
- Terminar al 100 % la Implementación del Sistema SAP e integrar la interface Hand Held a la configuración de este sistema.
1.6.- ALCANCE DEL PROYECTO:
El proyecto solo se centra en todo el proceso de operación de gestión de stock para facturación, que abarca desde el envió del Pedido de Reposición para Hospital, pasando por toda la gestión de materiales en Almacenes y terminando con el proceso de generación de folios de consumo de materiales para facturación.
El presente Proyecto no contempla la gestión de compras, mantenimiento, gestión de proyectos hospitalarios, licitaciones ni procesos contables.
1.7.- PLAN DE TRABAJO (DIAGRAMA DE GANT):
ANALISIS ESTRATEGICO | 20 días | 03/06/2013 09:00 | 28/06/2013 19:00 | ||
Selección del Proyecto | 2 días | 03/06/2013 09:00 | 04/06/2013 19:00 | Presencia del Director | |
Definición del equipo Sigma | 3 días | 05/06/2013 09:00 | 07/06/2013 19:00 | 2 | Presencia del Director |
Curso de Integración | 5 días | 10/06/2013 09:00 | 14/06/2013 19:00 | 3 | Todo el Equipo Seis Sigma |
Creación de las Etapas del Proyecto | 3 días | 17/06/2013 09:00 | 19/06/2013 19:00 | 4 | Todo el Equipo Seis Sigma |
Integración de la voz del cliente y sus requerimientos | 2 días | 20/06/2013 09:00 | 21/06/2013 19:00 | 5 | Todo el Equipo Seis Sigma |
Tolerancias del Proceso | 2 días | 20/06/2013 09:00 | 21/06/2013 19:00 | 5 | Todo el Equipo Seis Sigma |
Definir Mapa del Proceso | 4 días | 24/06/2013 09:00 | 27/06/2013 19:00 | 7,6 | Todo el Equipo Seis Sigma |
Definición de Objetivos Kaizen | 1 día | 28/06/2013 09:00 | 28/06/2013 19:00 | 8 | Todo el Equipo Seis Sigma |
PLANEACIÓN | 20 días | 01/07/2013 09:00 | 26/07/2013 19:00 | ||
Definir los Datos de Recolección | 2 días | 01/07/2013 09:00 | 02/07/2013 19:00 | Todo el Equipo Seis Sigma | |
Definir los Limites | 2 días | 03/07/2013 09:00 | 04/07/2013 19:00 | 12 | Todo el Equipo Seis Sigma |
Curso para Black Belt y Green Belt | 5 días | 05/07/2013 09:00 | 11/07/2013 19:00 | 13 | Master,Black y Green Belt |
Crear el Plan de Recolección de Datos | 2 días | 12/07/2013 09:00 | 15/07/2013 19:00 | 14 | Todo el Equipo Seis Sigma |
Definir el sistema de Medición y Análisis | 2 días | 16/07/2013 09:00 | 17/07/2013 19:00 | 15 | Todo el Equipo Seis Sigma |
Integrar los requisitos críticos del cliente | 2 días | 16/07/2013 09:00 | 17/07/2013 19:00 | 15 | Todo el Equipo Seis Sigma |
Asegurar los Requisitos Críticos normativos o regulatorios | 3 días | 18/07/2013 09:00 | 22/07/2013 19:00 | 16,17 | Todo el Equipo Seis Sigma |
Crear Base de Datos | 4 días | 23/07/2013 09:00 | 26/07/2013 19:00 | 18 | Black,Green y Yellow Belt |
ANALISIS | 47 días | 29/07/2013 09:00 | 01/10/2013 19:00 | ||
Procesamiento de los datos recolectados | 5 días | 29/07/2013 09:00 | 02/08/2013 19:00 | Black,Green y Yellow Belt | |
Capacitación a Yellow Belt | 5 días | 05/08/2013 09:00 | 09/08/2013 19:00 | 22 | Black,Green y Yellow Belt |
Recolección de datos | 30 días | 12/08/2013 09:00 | 20/09/2013 19:00 | 23 | Green y Yellow Belt |
Segundo Procesamiento de los datos recolectados | 3 días | 23/09/2013 09:00 | 25/09/2013 19:00 | 24 | Green y Yellow Belt |
Análisis de los resultados de los 2 Procesamientos | 4 días | 26/09/2013 09:00 | 01/10/2013 19:00 | 25 | Todo el Equipo Seis Sigma |
DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN | 45 días | 02/10/2013 09:00 | 03/12/2013 19:00 | ||
Taller de Propuestas de solución | 2 días | 02/10/2013 09:00 | 03/10/2013 19:00 | Equipo Seis Sigma sin la Dirección | |
Análisis de Costo Beneficio | 3 días | 04/10/2013 09:00 | 08/10/2013 19:00 | 29 | Equipo Seis Sigma sin la Dirección |
Presentación a la Alta Dirección | 1 día | 09/10/2013 09:00 | 09/10/2013 19:00 | 30 | Todo el Equipo Seis Sigma |
Segundo Curso de Integración | 5 días | 10/10/2013 09:00 | 16/10/2013 19:00 | 31 | Todo el Equipo Seis Sigma |
Plan Piloto Pruebas Integrales | 30 días | 17/10/2013 09:00 | 27/11/2013 19:00 | 32 | Equipo Seis Sigma sin la Dirección |
Procesamiento de los datos recolectados | 2 días | 28/11/2013 09:00 | 29/11/2013 19:00 | 33 | Black,Green y Yellow Belt |
Análisis de los resultados del procesamiento | 1 día | 02/12/2013 09:00 | 02/12/2013 19:00 | 34 | Equipo Seis Sigma sin la Dirección |
Presentación de los Resultados a la Alta Dirección | 1 día | 03/12/2013 09:00 | 03/12/2013 19:00 | 35 | Todo el Equipo Seis Sigma |
ENTREGA | 8 días | 04/12/2013 09:00 | 13/12/2013 19:00 | ||
Plan de Implementación | 2 días | 04/12/2013 09:00 | 05/12/2013 19:00 | Todo el Equipo Seis Sigma | |
Curso para Black Belt y Green Belt | 5 días | 06/12/2013 09:00 | 12/12/2013 19:00 | 39 | Master,Black y Green Belt |
Elaboración de Plan Help-Desk | 1 día | 13/12/2013 09:00 | 13/12/2013 19:00 | 40 | Todo el Equipo Seis Sigma |
OPERACIÓN | 19 días | 16/12/2013 09:00 | 09/01/2014 19:00 | ||
GO-LIVE a Productivo | 1 día | 16/12/2013 09:00 | 16/12/2013 19:00 | Todo el Equipo Seis Sigma | |
Help-Desk | 15 días | 17/12/2013 09:00 | 06/01/2014 19:00 | 44 | Black Belt y Green Belt |
Elaboración de Plan de Control | 3 días | 07/01/2014 09:00 | 09/01/2014 19:00 | 45 | Todo el Equipo Seis Sigma |
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