REVISION DE PROCESOS LA EMPRESA EXTENDIDA COMO PROCESO

MODULO VI

REVISION DE PROCESOS

1.   LA EMPRESA EXTENDIDA COMO PROCESO

En el tipo de empresa extendida, se aprecia a la organización de principio a fin como un macroproceso de negocio, que a su vez se encuentra constituida por subprocesos que desde una óptica horizontal se unen de forma directa con el fin de obtener los resultados esperados siguiendo un esquema cliente-proveedor.

La virtud que tiene este modelo es que permite identificar los subprocesos que componen el macro proceso y asimismo a las personas que intervienen en cada etapa de éste (clientes-proveedores).

Modelo de empresa extendida

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De este principio se desprende una poderosa herramienta: el mapeo de procesos, mediante el cual se pueden identificar a los procesos clave de organización, los subprocesos y los elementos que integran a los mismos.

A partir de esta herramienta se puede identificar a los clientes internos-externo (empleados de la empresa y proveedores de cada proceso) y permite establecer nuevas medidas de desempeño para los resultados de cada subproceso fijados por estos clientes, mismos que son los que mejor conocen al proceso y quienes pueden establecer la forma más ágil y efectiva de obtener resultados adecuados.

Relación con los proveedores en ISO 9000/2000

Una oportunidad importante para competir, lo representan los proveedores y al mismo tiempo se reconoce que la calidad de los productos/servicios de la organización no sólo esta dada por las posibilidades de la empresa, sino que se ve fuertemente influenciada por la calidad que alcancen sus proveedores, por lo que en muchos casos su influencia en la calidad de los servicios/productos se ubica entre un 30 a 60%.

Por tal razón, la relación con los proveedores va más allá del hecho de “comprar”, por lo que resulta indispensable asociarlo a los proyectos de la organización, utilizando óptimamente las especialidades creativas que desarrollan los proveedores y creando una cadena de calidad.

Para lograr lo anterior la organización debe generar una estrategia para los proveedores que permita una relación definida con objetivos de mejora en el proceso de adquisición que crea valor para la organización.

Estrategia

La organización prepara una estrategia para proveedores derivada del plan de negocios que define una relación clara con los proveedores basada en sus capacidades, flexibilidad, costos integrales, logística, calidad, etc.

Dicha estrategia se pone en práctica y muestra como están involucrados los participantes, aprovechando al máximo sus capacidades y si es necesario se transfieren a los proveedores los conocimientos de la organización. Asimismo la relación con los proveedores es evaluada de manera periódica sobre la base de desempeño y los resultados de las revisiones.

Evaluación y selección de proveedores

Se basa en un análisis detallado de su desempeño en: calidad, costo, tecnología y costo de inversión.

Los proveedores potenciales son evaluados antes de ser seleccionados y su potencialidad se basa en el mercado de suministro considerado de cada proveedor importante sus fortalezas/debilidades.

La evaluación de los proveedores toma en cuenta los costos de adquisición, incluidos los costos internos y las capacidades de calidad, innovación y procesos de los proveedores potenciales.

Tipos de relaciones con proveedores

La organización establece relaciones diferenciadas con sus proveedores basándolas en la importancia del proceso integrado, por ejemplo puede tener:

• Proveedor asociado
• Proveedor preferencial
• Proveedor comercial

La organización comunica al proveedor sus expectativas y que tipo de proveedor es para ella, comprometiendo al proveedor con la relación especificada.

Acuerdos con los proveedores

Seleccionando el proveedor se establece el grado de cooperación para que comprenda y apoye los objetivos y políticas de calidad de la organización, asimismo se verifica la compatibilidad entre los requerimientos de los bienes y/o servicios por adquirir y las capacidades de los procesos del proveedor.

Los acuerdos con los proveedores se revisan periódicamente para asegurarse que se cumplan todas las especificaciones y normas pactadas con antelación.

Los proveedores seleccionados, clasificados como relevantes (asociados y preferenciado) deben contar con un sistema de mejoramiento de la calidad, que incluya la participación y capacitación de sus empleados en la rutina de solución de problemas y mejora de los procesos.

Comunicación y desempeño de proveedores

Las expectativas que se espera del proveedor y el tipo de relación que tendrá con la organización debe ser comunicada y convenida con él.

Todos los bienes y/o servicios suministrados por el proveedor deben ser certificados de que cumplen con las especificaciones pactadas y los resultados y procedimientos de las pruebas son comunicados.

Los informes de desempeño (entregas, calidad, servicio, etc.) se comunican frecuentemente a los proveedores y una copia es transferida a los funcionarios internos de la organización a fin de facilitarles el proceso de supervisión y mejora. La evaluación y certificación de proveedores es un procedimiento formal que se realiza periódicamente y es comunicado al proveedor.

Mejorar juntos

La organización busca activamente el mejoramiento mutuo con sus proveedores con el objetivo de aprovechar óptimamente las capacidades de los mismos; para ello implementa un programa de desarrollo de proveedores que se maneja mediante evidencias.

Las metas de mejora de calidad de los proveedores relevantes están definidas de modo que avancen a la par con las de la organización, incluso en los equipos de mejora de la empresa se incluyen representantes de los proveedores pues se busca una comunicación frecuente y abierta a fin de compartir información y apoyo mutuo para la mejora de la calidad.

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