Simulación de sistema gerencia de proyectos

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S1-Tarea 1: Simulación de gestión de proyectos: alcance, recursos, cronograma

GERENCIA DE PROYECTOS

CRISTIAN ANDERSON PARRALES ZAMBRANO

Octubre 2022

Instrucciones

El simulador le proveerá una visión End to End y con foco en área de gestión del proyecto con algunas características relevantes a la experiencia de simulación. 

Una vez que haya completado la simulación, realice lo siguiente:

1. Realice un informe completo con los resultados de su simulación que incluya lo siguiente:

• Objetivo
• Estrategia
• Opciones tomadas y razones que las fundamentan
• Resultados obtenidos
• Conclusiones

1. A más de lo antes indicado, responda las siguientes preguntas e incluya su respuesta en su informe:

• ¿Qué cuellos de botella has encontrado y que deberían solucionarse en un futuro?
• ¿Qué cambios en tus acciones sugerirías para futuros proyectos?

1. Finalmente, en la sección de conclusiones debe argumentar y fundamentar el éxito en los resultados obtenidos.

1. Cargue su informe a esta tarea en formato PDF.

Instrucciones

Una vez realizado la simulación correspondiente a la Gerencia de Proyectos, se puede mencionar que la ejecución de un proyecto tiene varios factores relacionados al desenvolvimiento normal de este, en lo cual destaca: presupuesto, capital humano, fechas de entrega (calendario), subcontratación y otros elementos que van inmerso a la hora de realizar un proyecto. Por lo cual a continuación se detalla el informe respectivo sobre la simulación realizada de la gestión de proyectos.

1. OBJETIVO

Realizar un informe completo sobre lo aprendido en la simulación de Gerencia de Proyectos, que abarque las experiencias adquiridas (aciertos y errores) y recomendaciones futuras, de acuerdo con la realización de los tres escenarios que se planteó en la simulación.

1. ESTRATEGIA

Al realizar el primer escenario de la simulación no se tenia una estrategia en concreto, ya que no se tenia una idea de cómo las diferentes decisiones afectarían a los diferentes factores dados (presupuesto, personal, fechas de entrega, reuniones, prototipos, horas extra, meta a alcanzar), sin embargo, al paso de las semanas ya se tenía una noción de estos.

Tomando en cuenta lo mencionado, mi opinión sobre la estrategia que se siguió en los otros escenarios fue la siguiente:

• Realizar la contratación de personal con capacidades básicas en las primeras semanas apoyándose en la subcontratación y horas extra, tratando de cumplir con el calendario de avance del proyecto y aun mas importante el presupuesto asignado que es una gran limitante a futuro.
• Tomar en cuenta el ánimo y la motivación del equipo de trabajo, ya que esto va influenciado por las fechas de entrega del proyecto y las reuniones periódicas que se van realizando por semana.
• Estar atentos a los errores que se van encontrando en el proyecto y de acuerdo con esto realizar prototipos del producto que ayudaran a suplir estos errores.
• Tratar de cumplir con el presupuesto del proyecto o a su vez que se acerque bastante a este, en caso de sobrepasar el mismo.
• De acuerdo con el desenvolvimiento del proyecto, cambiar las fechas de entrega, luego de una evaluación de este.

1. OPCIONES TOMADAS Y RAZONES QUE LAS FUNDAMENTEN

Las opciones tomadas que se realizan cada semana de acuerdo con la simulación inciden directamente en el desenvolvimiento del proyecto, tal así que una mala gestión de este puede atrasar al proyecto y que no llegue a la fecha de lanzamiento establecida, afectando directamente a la organización, por eso es necesario tener claro los factores que afectan al proyecto, y tomar opciones acertadas para el correcto avance del proyecto.

A continuación, se detallarán las opciones tomadas y la fundamentación de estas.

• Opción: Contratación de 3 personas de entrenamiento básico, apoyadas en la subcontratación, y de acuerdo como avance el proyecto contratación de 1 persona adicional o cambio de entrenamiento a medio.

• Fundamento: Es necesario para poder cumplir con el presupuesto asignado en el proyecto, y como se pude dar cuenta en la simulación es una gran limitante a largo plazo, tener en cuenta los gastos que se van dando a la semana, ayudara a que se realicen gastos mayores en semanas críticas.

• Opción: Ampliar el plazo de entrega del proyecto cuando vas atrasado en la programación del calendario.

• Fundamento: Mantener un plazo rígido de entrega una ves que el proyecto este atrasado y no es posible volver a la planificación establecida, puede desencadenar en estrés para el grupo de trabajo, lo que significa en una menor productividad de ellos y una entrega de proyecto mucho más atrasada.

• Opción: Realizar reuniones periódicas tomando en cuenta las necesidades del grupo, por lo general empezaba con 2 horas a la semana destinada a hablar uno por uno, 3 reuniones de 15 min a la semana para actualización de tareas y 2 horas a la semana en una reunión general para avance de proyecto, luego se iba ajustando de acuerdo con el grupo de trabajo.

• Fundamento: En el caso de las reuniones es importante saber cuando es necesario más de estas o cuando ya no lo es, ya que tu grupo de trabajo lo tomara de diferente manera, lo que quiero decir es que a mayores reuniones el personal se sentirá fatigado por interrupciones en sus tareas y a menor reuniones sentirán que no se les explica suficiente del proyecto o tareas específicas. Es necesario mantener un equilibrio en el tema de reuniones.

• Opción: Tomar en cuenta las horas extras que pueden realizar tu equipo de trabajo dando opciones como tomarlas por motivación o exigirlas en caso de estar atrasado en el proyecto, de igual forma en no permitirlas de acuerdo con el caso.

• Fundamento: Las horas extras pueden ayudar a ponerse al día en caso de que el proyecto este atrasado, sin embargo, esto afecta directamente al estrés y cansancio de tu grupo de trabajo, por tal razón es necesario saber cuando exigir horas extra o dejarlas a libre decisión de ellos, también existe la posibilidad de prohibirlas si se compromete el desenvolvimiento de actividades en horario normal.

1. RESULTADOS OBTENIDOS

Una vez que se realizo los tres escenarios de la simulación se tuvo un promedio aproximado de 620/1000, teniendo en cuenta esto, se detallan a continuación los aciertos y los aspectos para mejoras que se tienen que tomar en cuenta en un futuro:

Aciertos

• Llegar al objetivo principal ya sea en la semana planificado o cerca de esta (1 o 2 semanas de retraso) tomando en cuenta que el 3er escenario había un cambio brusco dentro de la fecha de entrega.
• Tener la motivación alta dentro de mi equipo de trabajo, tomando en cuenta el animo de cada semana de trabajo y aplicando cambios para su mejora.
• Poder mantener los errores del proyecto al mínimo, teniendo en cuenta las diferentes subcontrataciones que ayudaban en diferentes partes del proyecto.
• Planificar un horario de horas extra por semana tratando de que no llegue a un punto de estrés y cansancio para el equipo de trabajo.

Aspectos para mejorar

• Ajustarse al presupuesto asignado para el proyecto, ya que en ninguno de los tres escenarios se puedo terminar con números verdes, ya que en ciertas semanas era priorizar la contratación de otra persona o mejorar el nivel de capacitación para poder acabar el proyecto.

• Tener en cuenta el ritmo de tu equipo de trabajo, ya que había semanas que se tenían que hacer varios cambios en reuniones o horas extra y esto desencadenaba que baje la producción del trabajo que normalmente realizan, lo que ocasionaba retrasos.

• Tener en cuenta el cronograma de actividades y las metas a alcanzar por semana, ya que muchas veces me paso que no le ponía énfasis en cumplir con las metas semanales y esto se reflejaba en semanas que se hacia mas y otras menos, esto también tiene incidencia en el presupuesto del proyecto.

1. CONCLUSIONES

• En conclusión, la simulación que se realizo fue de gran ayuda para darse cuenta de los factores principales que inciden en un proyecto, y que cada uno de estos es fundamental para el éxito de lo planificado, factores como el manejo de personal o asignación del presupuesto se tiene que saber manejar para poder cumplir con las metas establecidas, dando prioridad a llegar al objetivo principal.

• Los resultados alcanzados dentro de la simulación son esperables, al no tener una experiencia anterior de una gestión de proyectos completa, no se podía ver la magnitud de variables que participan en este, factores como los prototipos o el estado de tu equipo de trabajo eran desconocidos para mi persona, por tal razón a ver sacado una nota promedio de 620/1000 era un resultado esperable, sin embargo, teniendo la experiencia dada se podría mencionar que se pudo haber llegado a una nota más alta.

• PREGUNTAS ADICIONALES

¿Qué cuellos de botella has encontrado y que deberían solucionarse en un futuro?

En mi opinión existen dos cuellos de botella que se encontraron en la simulación los cuales son:

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