Sistemas De Gerencia

Los sistemas de información gerencial y el control de gestión

Autor: Héctor Aguilera Segura

Auditoria y control interno

08-08-2007

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En toda organización moderna, la conducción es posible gracias al logro de acuerdos entre las personas que integran el equipo dirigente.

Calificaremos de acuerdo a una decisión común, a la que se llega mediante una negociación madura entre todos los responsables o participantes de la dirección de la Empresa. De esta forma es posible que pueda ser administrada de forma eficiente y rentable, siguiendo una visión y una misión bien definidas y trazadas de acuerdo con un plan estratégico.

I.- INTRODUCCIÓN

Para administrar, los administradores o gerentes conducen de forma racional las actividades de la organización, ya sea con o sin fines de lucro. Ello implica la planeación, organización, dirección y el control de todas las actividades, funciones o tareas. Sin planes de acción bien llevados, las organizaciones jamás tendrían condiciones para existir y crecer.

Por todo lo anterior, el papel de los administradores y gerentes es de suma importancia. Son ellos los responsables de lograr que las cosas sucedan, ya sea bien o mal. Así de simple. Sin una buena planeación, organización, dirección y control, las empresas no pueden funcionar exitosamente y lograr las metas y objetivos propuestos. Mucho menos, pueden ser rentables y competitivas. Es el administrador o gerente, esa figura de sumo valor, el eje principal, el líder, el guía y promotor de que las cosas sucedan y de que todos sigan la ruta correcta. De lo contrario, cada cual seguiría un rumbo diferente e intereses distintos.

Existe una gestión de los negocios. Para hacer negocios, los hombres que ha acuñado la sociedad son los empresarios. La buena marcha de los negocios sólo es posible ejecutarla mediante información que, programas en tiempo, forma, secuencia y oportunidad, constituyen un sistema que llamamos "control de gestión". Tenemos así una "gestión de los negocios" a cargo de los empresarios y un "control de la gestión" a cargo de especialistas, es decir, de quienes saben como hacerlo.

Los sistemas de información gerencial forman parte del "control de gestión", el que abarca toda una serie adicional de elementos. “No existe un consenso sobre la definición del término “sistema de información gerencial”. Algunos autores prefieren utilizar una terminología alternativa como: “sistema de procesamiento de información”, “sistema de información y de decisiones”, “sistema de información para la organización”, para referirse al sistema de procesamiento de información basado en el computador”1

Cuanto más acabados son los sistemas de información, cubren más eficientemente su parte en el control de gestión, Los sistemas de información integrados, minimizan la incertidumbre que toda persona enfrenta cuando debe asumir la responsabilidad de tomar una decisión que lo implica y que compromete recursos humanos, financieros, naturales, tecnológicos, etc.

II.- INSUFICIENCIAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS DE FAMILIARES

Es sabido que sistemas de información gerencial (con un grado aceptable de integración) esto es un sistema diseñado como una federación planificada de pequeños sistemas, son de utilización rutinaria en las empresas multinacionales, transnacionales y grandes corporaciones. En las empresas grandes y medianas, se observan dos situaciones distintas. Cuando la conducción está a cargo de miembros de la familia propietaria de la empresa, sin formación profesional, los sistemas de información son precarios, limitados y carentes de integración. Cuando en los puestos de mando se encuentran ejecutivos profesionales, existen sistemas de información instalados, si no en su totalidad al menos en parte y existe una verdadera inquietud para disponer de ellos.

Una experiencia muy generalizada nos dice que podemos verificar en la práctica, la existencia de las siguientes carencias o insuficiencias:

1) En una no despreciable cantidad de este tipo de empresas, no saben cuánta ni cual información necesitan para la conducción de sus negocios. Esta situación, penosa pero real, se debe a que nunca se han detenido a reflexionar sobre la tremenda importancia de los sistemas de información gerencial. El procesamiento de información es una de las principales actividades de la sociedad. Una porción importante del trabajo y del tiempo del personal se gasta en la búsqueda y asimilación de la información.

2) El procesamiento de información por computadores es práctica corriente en la mayoría de las empresas. Lo utilizan los empresarios, profesionales, negocios al por menor, en fin, muchas personas e instituciones. El médico recibe información computarizada y un computador lleva sus cuentas por cobrar; el ganadero controla la relación entre el aumento del peso de su ganado y el costo de la ración consumida por cabeza, mediante un servicio de computación. Cada día son más las personas e instituciones que utilizan computadores para llevar el control de sus actividades, haciendo que el uso de computadores sea uno de los medios más aptos para lograr que un sistema de información gerencial opere como es debido.

“Las aplicaciones del sistema de información no deberían requerir usuarios que sean expertos en computación. Sin embargo los usuarios necesitan estar capacitados para especificar los requerimientos de información”2

3) Los balances nos entregan información que permiten tener una visión de la empresa como una totalidad. Especialmente en su moderna concepción de "balance diferencial", que presenta, además de la situación patrimonial al principio y al final de un ejercicio, en forma separada, las causas que motivaron las diferencias en el periodo analizado. Nos informan acerca de la situación patrimonial de una firma, la comparación de balances nos permite determinar, entre otras cosas, si el patrimonio neto de una empresa crece o diminuye. Esta información es, por supuesto, de carácter fundamental. Existe otro conjunto de series estadísticas y de informaciones que establecen como opera cada área en particular. Los datos sobre unidades producidas, porcentaje de ocupación del equipo industrial, relación entre horas pagadas al personal de producción y horas dedicadas a la manufactura, por ejemplo, nos explicitan el estado de eficiencia de un departamento de producción. Vemos por lo tanto, que existe una información sobre la empresa en general, es decir; sobre las "cosas de la Empresa"; y otra información sobre las operaciones de la empresa, o dicho de otra manera, del resultado de las '"las decisiones que toman las personas responsables de la conducción”, decisiones que según Newman, “es la dirección que ha sido definida como la guía, conducción y control de los esfuerzos de un grupo de individuos hacia un objetivo común.”3

Información sobre personas e información sobre cosas: se trata de dos sistemas de información muy diferenciados por su naturaleza, pero que lógicamente se integran entre sí. Deben integrarse pero no confundirse. Como regla general, lo que en sí nos dice que ello constituye una carencia es que: en las empresas de las cuales estamos hablando, se confunde a la información sobre las cosas, con la información sobre la utilización del recurso humano y de las consecuencias que de sus decisiones derivan.

4) La quinta carencia que queremos comentar es un resultado de la anterior y, a su vez, genera la carencia siguiente: Al confundir la información sobre las personas con la información sobre las cosas, se pone un énfasis indebido sobre los balances, como proveedores de información sobre el patrimonio y sobre los resultados. Todos los días, en esas empresas se sabe cuánto deben los clientes, cuánto se debe a los proveedores, cuales son las disponibilidades y cuál es aproximadamente el inventario. Se fijan precios de venta, se tienen cálculos bastante buenos de los costos y se puede hacer con facilidad una determinación de los costos fijos industriales y post - industriales. Pero en lugar de estar cotidianamente manejando esta información, se la deja de lado y se insiste en que, sin los balances, no se pueden tomar buenas decisiones. Lo que sí bien es parcialmente cierto, no lo es totalmente.

Recordemos que una de las premisas de los sistemas de información gerencial, es la siguiente: "sí la información de que se puede disponer es limitada, se la debe considerar suficiente".

5) Al poner énfasis excesivo en la información que surge de la contaduría de la empresa, encontramos que queremos disponer de una información muy difícil de obtener en el momento que sea necesaria. Es frase corriente la de que la contabilidad nunca está al día. Se trata de un área permanentemente en "stress", circunstancia por cierto totalmente desfavorable para permitirle incrementar su eficacia. “Los sistemas de información gerencial incluyen muchos de los contenidos de la contabilidad gerencial, sin embargo, los sistemas de soporte que proveen a los usuarios con acceso a los modelos y datos, van más allá del alcance de la contabilidad gerencial tradicional”4

6) Los sistemas de información precisan de un centro concentrador que ordene el tiempo y ritmo de los datos, su contenido y destinatarios, de modo que éste sea a la vez el diseminador y el monitor de la información. Esta estructura es la "única" posible

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