Sistemas de informacion empresarial. Toda acción genera una reacción

Toda acción genera una reacción, un proceso genera unos resultados, los cuales entregan la información que plasme esa realidad, dando paso a los bancos de datos organizados en las estadísticas. Todo estos pasos fueron necesarios para la se realizaran dentro de las organizaciones los sistemas de información empresarial. Dichos procesos de sistemas de información son realizados por personas especializadas en la recolección de información a través de los datos, pero ellas no cumplen todo el trabajo en estos sistemas de información empresarial, estos datos son tabulados y suministrados a softwares especializados de sistemas que generan variables de análisis como periodos, tasas, porcentajes y demás, los cuales son analizados por otro grupo de profesionales que identificaran las realidades que se han generado de la participación en el mercado. Estos diagnósticos generan la toma de decisiones coordinadas, para mejorar, frenar o continuar cada uno de los procesos de las empresas, así mismo se toman decisiones fundamentales que regularan la posibilidad de continuar en como empresa, si necesitan inyección financiera, y de qué manera conseguirla, o en su defecto, el cambio de proveedores, o lanzar campañas de marketing, en fin, las decisiones que sean necesarias para lograr los objetivos propuestos desde la misión y visión de cada empresa.  Así de elemental pero de vital importancia son los procesos con los sistemas de información empresarial, que se vienen desarrollando como parte de la administración de empresas en los últimos 50 años, pero tomo gran impulso en el inicio del siglo XXI con la masiva sistematización de los procesos empresariales, ya sean industriales o administrativos. Estas variables fueron tenidas en cuenta por los procesos administrativos de las empresas, tomado conciencia de la importancia del sistema de información empresarial; de esta forma se pueden identificar cambios de procesos o toma de decisiones con los cuales se busque lograr un mayor rendimiento a todo nivel, al mejorar las relaciones con clientes, proveedores, socios, empleados y de la misma forma, la misma información  facilita la toma de decisiones de los directivos y la gestión del conocimiento de sus empresas en el mercado.

Dentro de los sistemas de información empresarial, todo proceso y acción dentro de las empresas se convierte en recursos como datos empresariales que sirven de base para el paso básico en la captación, transformación y comunicación de dicha información.

La información recolectada dentro de estos sistemas debe ser fidedigna, para que esta información logre ser eficaz y eficiente, con lo que se facilita la información necesaria, y a la hora de la recopilación de la información se imprentarían y gastarían los menores recursos posibles. Por ello, estos sistemas de información empresarial se debe adaptar a necesidades concretas de la organización, teniendo en cuenta como primera variable el cómo  está compuesta su estructura organizativa; por ello ahora se tienen áreas administrativas en comercial, de operaciones, financiero, de personal, y de información. De esta forma el sistema de información tiene relación directa con las demás áreas del sistema y con el entorno organizacional. Este sistema de información empresarial determina el desempeño de los directivos y de ellos depende la habilidad para explotar la adecuada información de los sistemas, convirtiéndose en una ventaja comparativa a nivel empresarial o una sistema de retroceso empresarial sino se le da el uso y manejo adecuado a la información obtenida.

La información de cada empresa en particular tiene variables claves según la confiabilidad y la confidencialidad de la información, hecho que le genera a la información recaudada un grado de calidad y niveles de accesibilidad mayores o menores.

El sistema de información empresarial se especializa en procesos determinados como:

• Recibir datos de fuentes internas o externas de la empresa
• Tomar decisiones para actuar con base en la información recibida y procesarla.
• Entregar los resultados de procesar la información a los usuarios indicados en el organigrama.

De esta forma es muy importante la implementación de código de seguridad de representación de la información, los cuales la blinden y además le otorgue el grado de confiabilidad que esta información requiere, toda vez que sobre la información entregada es sobre la cual se van a tomar las decisiones requeridas. Estas altas exigencias han identificado tres características básicas en la información, las cuales son: la modularidad, la integración y la adaptabilidad. Así estos sistemas de Información empresarial se manejan bajo un proceso formal que opera sobre la recolección de datos según las necesidades de cada empresa, recopilando, elaborando y distribuyendo la información necesaria para la toma de decisiones operativas de la empresa, con las cuales se generen actividades de dirección y control necesarias, delegando trabajos y tomando decisiones necesarias para realizar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia.

Hay que tener en cuenta que para implantar con éxito un Sistema de Información Empresarial se deben cumplir una serie de condiciones previas:

• El Sistema de Información Empresarial debe adaptarse a las necesidades de cada organización y a su nivel de estructura organizativa.

• Tener en cuenta que cada actividad puede influenciar a otra actividad, al estar  integradas con el resto de actividades de la empresa.

• El área directiva de la empresa debe tener una implicación completa con todas las actividades en todos los niveles de la empresa.

• A cada actividad se le deben asignar los recursos necesarios, humanos, financieros, o logísticos.

• La delegación y designación de personal responsable del área de información es vital, quien además debe mantener motivada y coordinar el trabajo de los demás empleados dentro del área de información.

• Para el mejor resultado de los trabajos en el área de información, el jefe de esta área debe mantener un clima favorable a la comunicación y el trabajo en equipo, generando un clima laboral tranquilo que les permita compartir información y conocimiento con los demás áreas de la empresa.

La administración moderna ya tiene capítulos completos en donde se identifican varios tipos de sistemas de información empresarial, los cuales se deben adaptar según las realidades de cada empresa y sus entornos con el mercado donde interactué.

Uno de los tipos más requerido usualmente por las empresas para esta área es el E.R.P. por sus siglas en ingles (Enterprise Resource Planning ) que  es un sistema de información integral donde se incorporan procesos operativos y de negocio de una empresa, producción, ventas, compras, logística, contabilidad, gestión de proyectos, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas y todo lo que tenga que ver con la operatividad de la empresa. Este sistema hace optimizar el desarrollo empresarial, en la reducción de tiempo y de los costos de los procesos, además incrementa el rendimiento de la empresa. Su objetivo es incrementar la productividad de la organización y mejorar para los clientes del negocio el tiempo rápido de respuestas a sus problemas, aumentando el nivel de manipulación de información y disminuyendo los costos totales de operación, con ello se busca tener mejores dividendos en las utilidades al final del ejercicio económico de las empresas.

Los sistemas de información empresarial tienen características específicas que los identifican, definidos como sistemas integrales, modulares y adaptables:

• Los sistemas integrales permiten controlar los diferentes procesos de la compañía haciendo que todas las áreas de la empresa se relacionan entre sí, para que el resultado de un proceso sea el punto de inicio del siguiente. Se puede hacer notable cuando en una compañía, un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta, desde allí se da inicio al proceso de producción, con situaciones y acciones consecuentes a esta orden como el control de inventarios, de planeación de distribución del producto, cobranza, y los respectivos movimientos contables. Acá es donde cobra importancia la utilización de Enterprise Resource Planning E.R.P. sistema de información integral, pues allí se agrupa toda la información generada luego de que el cliente emita la orden de compra, de lo contrario la empresa necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos, creándose una desventaja en tiempo y calidad de la información recogida y se puede presentar el caso de que la información se duplique, hecho que puede generar la inducción para la toma de malas decisiones por parte del área administrativas, generando malversaciones, que afectan directamente el rendimiento financiero y la baja de ingresos que se reflejaran en la baja de las utilidades. Aplicando el sistema de información empresarial con ERP, solo se toma el pedido y el  sistema se encarga de todo lo demás, lo que no permite que la información se manipule, se encuentre protegida, dándole la más alta calidad y veracidad a la información obtenida

• Los sistemas modulares de información con la utilización de los Enterprise Resource Planning E.R.P. sistema de información integral, hacen relación a que en una empresa se maneje como un conjunto de departamentos o áreas interrelacionados atreves de la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Convirtiéndose en una ventaja, tanto económica como funcional por encontrarse dividida en módulos, siendo implementados según la orden del cliente afectando directamente variables como ventas, materiales, finanzas, almacén, etc.

• Los sistemas son adaptables con los Enterprise Resource Planning E.R.P. sistema de información integral, al estar creados para adaptarse la  naturaleza de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración de los parámetros de los procesos coordinados.

Pero a su vez, los sistemas de información de empresas deben tener una serie de atributos para que dicha información sea siempre fiable. Dichos atributos de la información son:

• Desde la comprensión: Debe ser entendible.
• Desde lo económico: Mínimo costo para obtener esta información.
• Desde la confianza: Calidad de datos y fuentes de información.
• Desde la Relevancia: Útil.
• Desde lo universal: Todo el contenido adecuado e importante.
• Desde lo verificable: Puede ser comprobada.
• Desde la oportunidad: Entregada a la persona que la requiere (tiempo y forma).
• Desde el nivel de detalle: Presentación y formato requerido.

Con la aplicación de estos sistemas se da inicio a los procesos ordenados de recopilación de información, implementando una forma estudiada para este trabajo llamada  C.R.M. (Customer Relationship Management), donde se deja en claro la relación comercial entre la administración, los clientes y la empresa desde el punto de vista del manejo de la información. La implementación de estos procesos hace parte de una estrategia de negocio dirigida hacia el cliente, siendo cada cliente uno en particular, el cual le brinda información detallada según su experiencia al recibir el producto o servicio, información vital para los nuevos procesos que se designen en la empresa, por ello el cliente es la parte más importante para una Empresa. Con este sistema se hace fundamental la recopilación de la mayor cantidad de información posible sobre los clientes, para poder dar valor a la oferta y distanciarse de sus competidores, pues es el cliente quien puede entregar información desde el exterior de las empresas, ya que ellos pueden comparar productos, y entregar información adecuada en la comparación de los productos o servicios, así la empresa conocerá ventajas y necesidades a mejorar, para analizar como se realice el nuevo proceso de oferta y mejorar la calidad en la atención; para ello la implementación de CRM (Customer Relationship Management), a través de un software específico, permite a cada empresa medir y controlar los contactos con sus clientes, almacenando la información de todos y cada uno de los clientes y su entorno con el propósito de obtener los detalles de la información otorgada por los clientes, generando consejos o pautas sobre dicha información obtenida.

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