Sistemas de información administrativos contemporáneos

Sistemas de información administrativos contemporáneos

1. El cambio de paradigma en la administración de costos:

Es importante tener claro que por motivo de la globalización los clientes obtienen la información gracias a la tecnología de información y comunicación, y que la mayor complicación de la interacción de los entre los diferentes agentes de la economía mundial,  ponen en manifiesto la necesidad que tienen las empresas  de establecer una estrategia sólida para competir y satisfacer las demandas de sus clientes de la mejor manera

Originalmente los sistemas de costeo tenían como misión principal calcular el costo por unidad para valuar los inventarios y el costo de ventas lo cual no resulta útil para la toma de decisiones dado su enfoque hacia el pasado, no al futuro y también su enfoque al corto plazo.

1. Cambios en las tendencias que afectan a los negocios:

Cuando una empresa basa su ventaja competitiva en el liderazgo en costos no se puede limitar en métodos de costeo que solo le sean útiles para valuar inventarios o costo de ventas.

Tendencias:

1. Tendencia mundial:

Fabricar productos de calidad con líneas de producción flexibles manteniendo al mínimo el inventario, rotación, intensificación de competencia global con nuevas tecnologías para mantener la información detallada y necesaria.

1. Tendencias en el proceso de manufactura:

Las empresas de producción tienden a utilizar el proceso de forma robotizada, lo cual genera mayor eficiencia y calidad en los productos,  Por otro lado el proceso de supervisión y mantenimiento lo realiza el trabajo humano..

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3-Tendencia en los sistemas de información de costos:

El avance en las tecnologías de información y de las telecomunicaciones en los últimos años propicia que existan más herramientas computacionales para apoyar a las distintas áreas de trabajo. En el caso del área de manufactura han propiciado el desarrollo de sistemas de manufactura flexible, mientras que en el área administrativa se han diseñado diferentes tecnologías y herramientas que propician la optimización de los recursos de la empresa.

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C. La administración de costos:

1. Determinación de costos para fines de reportes externos: Valúa el costo de ventas y el costo inventario. Mano de obra, materiales o materia prima, gastos indirectos de fabricación.

1. Control Operativo: Valúa y controla costos de producción, análisis de materia prima, aumento de precio, aumento de precio en insumo.

1. Planeación y toma de decisiones operativas: Costos relacionados a la producción adicional.

1. Administración estratégica: Hacia donde deben encaminarse para alcanzar misión y visión, conocer los costos nuevos. Errores, capacitaciones y tecnología.

D. Sistemas basados en volúmenes de costeo en comparación a sistemas estratégicos de costos.

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Los gastos indirectos han llegado a representar hasta un 70% del costo total de un producto o servicio, lo cual refleja la importancia de asignarlos correctamente si se quiere conocer con precisión los costos de los productos.

E. Determinación adecuada del costeo de los productos y servicios a través  del costeo basado en actividades (CBA).

1. Síntomas de un sistema de costos ineficiente:

1. En relación con el rendimiento: Productos difíciles de elaborar. Márgenes de utilidad difícil.

1. En relación a la competencia: Poca competencia con grande margen de utilidad. Competencia fija, no disminuye su compra cuando el precio aumenta.

1. En relación con las decisiones sobre precios de productos: Se pierde o gana, relativo.

1. En relación a inventarios: Grandes e inesperados. Auditores indican controles de inventarios no adecuados.

1. En relación con los costos: Grandes variaciones, demoras, personal contable demora mucho para hacer estudios especiales, tendencias de tasas a la alza.

1. En relación con los usuarios: Poco interés de los gerentes hacia presupuestos y reportes. Gerente con sistema privado de costos.

1. En relación con los cambios: Cambios en productos, competencia estrategia.

1. Fundamentos del costeo basado en actividades (CBA)

Herramienta desarrollada Robert Kaplan y Robín Cooper promueven  formas razonables GIF. Los GIF son asignados al prorrateo al producto para obtener una tasa de aplicación (horas-maquina, hora mano de obra y unidades producidas). Se emplea para incrementar competitividad de las empresas con información exacta.

1. Secuencia Lógica del Costeo basado en actividades

Primero efectúa el señalamiento o asignación de costos a las actividades y después a los productos, primero asigna los costos indirectos a las actividades más que a las unidades organizacionales.

1. Mecánica del costeo basado en actividades:

1. Identificación de las actividades: Actividades con resultado, debe existir un cliente, encargado por actividad: Visualizar los recursos que se tiene y los recursos que se asumirán.

1. Costeo de las actividades: Correlacionar costos con las actividades, generadores de costo o costo drivers (por transacción, por duración, por intensidad).

1. Selección del cost driver: Existen tres tipos en ABC de acuerdo con la función a la cual se asigna el costo de las actividades al producto o al cliente.

1. Conjuntos de actividades homogéneas: Debido a la gran cantidad de actividades que se realizan en una empresa se recomienda encontrar un grupo de ellas en que los costos varíen en función de una misma base.

1. Asignación del costo de las actividades al producto: Una vez que se determina el costo de las actividades debe asignarse al costo de los productos en función de los cost drivers utilizados para cada actividad. Eso se hace obteniendo una tasa predeterminada por cada detonador de costo y luego multiplicándolo por la base real utilizada para cada actividad.

1. Asignación del costo de las actividades al producto: correlacionados con las actividades y cost drivers: además de los Costos de fabricación hay otros que debe asignarse al producto o a las líneas.

1. Exactitud o precisión: Con frecuencia se trata de encontrar frecuencias de cuatro cifras decimales, pero se pasa por alto la exactitud de la información que se utiliza para hacer el cálculo.

F. Como evitar que fallen los programas de reducción de costos usando el costeo basado en actividades.  

1. Fallas principales de los programas de reducción de costos basados en volúmenes.

Metodología para evitar que fallen los programas de reducciones de costos:

Paso 1: Determinar la situación actual de la empresa con base en actividades: esquema de costeo por actividades permite comprender de lo más relevante hasta lo insignificante, constante proceso de mejora.

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