SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO (SIA)

INTRODUCCIÓN

Toda actuación administrativa se apoya en el uso de información, la cual sienta las bases para el proceso de toma de decisiones.

Los administradores y otras personas que toman decisiones deben tener información útil sobre los resultados del desempeño para así planear, apoyar y tomar medidas adecuadas. Aquí radica la importancia que los sistemas de información tienen para los administradores.

La información también es la base de la función de control administrativo.

Cualquier sistema de control de la comunicación debe brindar información exacta, en el momento oportuno y para las personas adecuadas, si el objetivo de estas es la ejecución eficaz de la tarea.

El termino sistemas de información administrativa se refiere al desarrollo y al uso de sistemas eficaces dentro de la organización, lo cual no se aplica solo a los niveles gerenciales, sino a todos los estratos y personas que componen su estructura. Se refiere a la suma de todos los sistemas de información de la empresa.

Un sistema es un conjunto de partes interdependientes que actúan en forma conjunta para llevar a cabo una función determinada, que forma un todo unitario y que tiene un objetivo específico.

la presente investigación tiene el propósito de resolver la siguiente pregunta: ¿Cuál es la importancia que tiene la toma de decisiones que utilizan como herramientas los sistemas de información administrativa?; de las cuales se desprenden las siguientes interrogantes específicas: ¿Qué es una toma de decisión?; ¿Cuáles son los diferentes tipos de tomas de decisiones y en que entornos empresariales se aplican?; ¿Cómo las tomas de decisiones se apoyan delos sistemas de información gerencial (SIA), y cuál es la importancia de su uso?.

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA.

Antes de lograr definir que son sistemas de información administrativa debemos conocer las siguientes definiciones:

• Los datos: son los hechos primarios, básicos, como las figuras y otros símbolos usados para representar a personas, hechos, conceptos, etc. Un Dato es un elemento cualquiera, identificado en su forma bruta, que por si solo no conduce a comprender un hecho o situación determinados.

• Información: es el conjunto de datos ordenados y analizados, lo cual confiere significado y utilidad para tomar decisiones y resolver problemas.

• Sistema de información: recopila, organiza y distribuye datos, de modo que estos adquieren significado como información.

DEFINICIONES DE SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA:

Algunas definiciones sobre lo que es un sistema de información administrativa.

Según Murdick (1998), un S.I.A es:

"El sistema que examina y recupera los datos provenientes del ambiente que captura los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa que filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de información a los gerentes, proporcionándoles los mediospara generar la información"

Para Bocehino (1987), un sistema de información administrativa es:

"Los canales de flujo de transformación que retroalimentan datos de operaciones para análisis, decisiones administrativas y aplicaciones, para poder ejercer control, con el fin de que la organización alcance sus objetivos"

De acuerdo con las anteriores definiciones, El sistema de información administrativa es el proceso de transformar los datos en información de calidad, que permite a los administradores tomar decisiones, resolver problemas y cumplir con sus funciones en forma eficiente y eficaz.

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA:

1. Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener términos y símbolos adecuados para que el receptor lo interprete debidamente.

2. Confiabilidad: es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.

3. Relevancia: debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación del administrador.

4. Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita para tomar decisiones y resolver problemas.

5. Concisión: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con el sistema de información administrativa.

6. Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en quesea necesaria para la actuación del administrador, pues anticipada podría ser olvidada o mal usada, y retrasada no tiene valor.

7. Calidad: es el grado de precisión con el cual la información retrata la realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribución.

COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA:

Todo sistema de información administrativa tiene cuatro componentes básicos, a saber:

1. Entradas: Datos obtenidos de fuentes internas y externas; la fase de entrada es permanente porque los datos nuevos se suman continuamente al sistema cuando se realizan las transacciones.

2. Procesamiento: fase durante la cual los datos obtenidos son transformados, organizados y archivados; la mejor manera de procesar datos, actualmente, es por medio de las computadoras.

3. Salidas: Relatos, diagramas, cuadros, resúmenes escritos compilados y producidos durante la fase de procesamiento; una vez que las salidas son utilizadas para tomar decisiones estas deben ser producidas en un formato que permita al usuario final tener un acceso rápido.

4. Retroalimentación: Mecanismo de verificación y ajuste, que ayuda a los administradores a determinar que información generada es necesaria; los informes pueden ser comparados con pronósticos, patrones y otros medios para medir. Además, los resultados y las salidas son, por si solos, retroalimentación.

Además de estos componentes básicos, debemos de considerar los siguientes elementos:

1. Modelos: combinación de referencias lógicas, procedimientos y matemáticas que manipulan las entradas y almacenan los datos en diversos medios, para producir los resultados.

2. Tecnología: Consiste en reunir datos, orientar modelo, almacenar y acceder a los datos y la producción y trasmisión de salidas.

3. Datos Básicos (Archivo): Conjunto de textos, números o imágenes que pueden no estar computarizadas, pero que son utilizados por diversos usuarios en diferentes condiciones.

IMPACTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA EN EL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS:

Para llevar a cabo un estudio de sistemas y procedimiento es necesario efectuar las siguientes etapas o pasos:

1. Preparación del estudio.

2. Registro de datos.

3. Análisis de los hechos.

4. Desarrollo de la mejor solución.

5. Implantación del nuevo procedimiento.

6. Mantenimiento de los procedimientos.

El sistema de información Administrativa sistema de información administrativa, a sido de suma importancia para el estudio de sistemas y procedimientos, ya que luego de hacer la preparación del estudio y saber que se va a realizar el registro de datos y aquí es donde el sistema de información administrativa hace su entrada, ya que permite transformar los datos en información de calidad y al mismo tiempo nos permite tomar decisiones acertadas en cuanto se refiere al desarrollo de la mejor solución encontrada y la implantación de un nuevo procedimiento con la finalidad de resolver los problemas existentes y cumplir al mismo tiempo con sus funciones de una forma precisa , clara y acertada. Para luego de todo esto realizar el mantenimiento de los procedimientos, lo cual nos permite al mismo modo llevar un control de las actividades realizadas.

SISTEMAS DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES

En las organizaciones es necesario tomar decisiones diariamente sobre distintos asuntos. Unas son más frecuentes, de menos impacto para la organización y tienen procedimientos bien definidos.

En cada fase del ciclo de vida de un sistema hay que tomar decisiones: decisiones en la planificación, decisiones en el análisis de datos y de sistema a elegir, decisiones en el diseño, en la implantación y en la evaluación.

Suelen clasificarse los tipos de decisiones en estructurada y semi-estructurada. Y éstas a su vez en estratégicas, tácticas y operativas.

Los sistemas de apoyo a las decisiones (S.A.D) usan computadoras para el facilitar el proceso de toma de decisiones de tareas semi-estructuradas.

Estos sistemas están diseñados no para reemplazar el criterio administrativo, sino para apoyarlo y hacer mas efectivo el proceso de toma de decisiones.

Los sistemas de respaldo a las decisiones ayudan también a los gerentes a reaccionar rápidamente a los cambios de necesidades. Por lo tanto, queda claro que el diseño de un sistema efectivo requiere de un conocimiento profundo de cómo los gerentes toman las decisiones.

ENFOQUE DE SISTEMAS A LA TOMA DE DECISIONES

Se define a los sistemas de apoyo a las Decisiones como un conjunto de programas y herramientas que permiten obtener oportunamente la información requerida durante el proceso de la toma de decisiones, en un ambiente de incertidumbre.

A lo anterior se agrega que, en la mayoría de los casos, lo que constituye el detonante de una decisión es el tiempo límite o máximo en el que se debe tomar. Así, en cada decisión que se toma, siempre se podrá pensar en que no se tiene toda la información requerida; sin embargo, al llegar al límite de tiempo, se deberá llegar a una decisión.

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