Supervisión de contratos: Mirando desde lo alto

Supervisión de contratos: Mirando desde lo alto

Al iniciar un proyecto siempre se tendrá como objetivo el cumplir con los requisitos de tiempo, alcance y coste. Así, y para que la realización se ajuste a lo pactado en el contrato, será necesaria una supervisión continua del proyecto que nos dé una idea de su estado e identifique las áreas que necesitan una mejora. Para ello, una buena metodología es el uso de indicadores claves de rendimiento, pues proporcionan un cálculo certero del estado del proyecto.

Aunque muchas veces no nos demos cuenta, la supervisión o monitoreo forman parte de nuestro día a día. Estamos continuamente realizando diferentes actividades, como una fiesta de cumpleaños, organizando una reunión, planificando las próximas vacaciones, actividades que implican llevar un proceso de planificación, organización, dirección y finalmente control o supervisión de lo que nos propusimos en cada caso. Asimismo, los proyectos y contratos en la minería no sólo deben ser planificados y realizados, sino también monitoreados para tener certeza de que se está cumpliendo con los objetivos propuestos.

Etimológicamente la palabra “supervisión” significa “mirar desde lo alto”, lo que supone tener una visión global acerca de algo. Este concepto apunta a la observación y el registro regular de todas las actividades que se llevan a cabo en un proyecto o programa; lo cual se logra por medio de una labor de inspección, asesorías, supervisión, comprobación y evaluación sobre todos los aspectos relacionados con el proyecto, con el fin de establecer que la realización del mismo se ajuste a lo pactado.

Así, debemos tener en cuenta que el proceso de supervisión o monitoreo es un aspecto de la dirección de proyectos que se realiza a lo largo de todo el ciclo del proyecto y en todos sus procesos, ya sea que estén relacionados con el inicio, la planificación, la ejecución o el cierre.

Un monitoreo continuo le proporcionará al equipo de dirección una idea acerca del estado del proyecto e identificará cualquier área que necesite más atención, con el fin de adoptar medidas correctivas o preventivas para controlar su rendimiento. El objetivo siempre será que se cumplan los requisitos de tiempo, alcance, coste y calidad. Cabe destacar, que un contrato es parte de un proyecto y se controlará como proyecto.

¿Cómo planificar el monitoreo de un proyecto? Para supervisar el desarrollo, tanto a nivel interno como externo de los requisitos e indicadores del proyecto, una buena metodología es el uso de indicadores claves de rendimiento (KPI, Key Performance Indicators). Los KPIs proporcionan un cálculo muy certero del estado del proyecto, ya que estos indicadores claves son una métrica de alto nivel de la efectividad y/o eficiencia que se usan como guía y control progresivo del rendimiento. Las áreas que abordan los KPI's son:

Figura 1. Áreas del proceso de supervisión y control del trabajo

Supervisión de aceptación de entregables

Los entregables y su aceptación son un punto crítico en el desarrollo del proyecto, debiéndose llevar también un registro de todos aquellos que van apareciendo durante el ciclo de vida del proyecto.

La aceptación es uno de los aspectos más problemáticos, ya que las partes deben estar de acuerdo en qué se requerirá exactamente y si el producto cumple esos requisitos. La aceptación se llevará a cabo bajo el plan de gestión del alcance del proyecto definido inicialmente, debiendo estar claramente definidos en el contrato los criterios de aceptación, así como dónde y bajo qué circunstancias operativas esta se llevará a cabo.

Supervisión de pagos

La administración del contrato también tiene un componente de gestión financiera que involucra el seguimiento de los pagos. Esto asegura que los plazos de pago definidos dentro del contrato se cumplan y que la compensación del proveedor se corresponda con sus avances, según lo establecido en el contrato.

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