Surtir Pedidos A Clientes

SURTIR PEDIDOS A CLIENTES

La gestión de pedidos de cliente incorpora la fase de preventas, el pedido de cliente real y las acciones siguientes resultantes, tales como la entrega, las reclamaciones y devoluciones y la facturación. Las consultas y las ofertas se utilizan para asignar operaciones comerciales de la fase de preventas en el sistema. Conviene crear consultas y ofertas si desean utilizarse los documentos resultantes como base para los análisis que se ejecutan en el sistema. 1.1 CAPTURA DE PEDIDOS Documenta el sistema de captura de pedidos. Pues documenta con mayor detalle el procesamiento. 1.1.1 EDITAR DATOS DE PEDIDOS Las compañías usan formas de órdenes de venta para registrar los datos que necesitan para progresar un pedido de un cliente. Cuando se recibe la orden de ventas de un cliente, se revisa para ver si no faltan datos o hay datos incorrectos. El empleado de captura de pedidos corrige los errores si es posible, digamos buscando el número del cliente. Sin embargo, si es imposible corregir el error, como cuando el número de artículo no concuerda con el nombre del artículo, el empleado prepara un aviso de orden ventas rechazadas que se envía al cliente pidiéndole que vuelva presentar una orden de ventas corregida. El empleado también archiva la orden de ventas en un archivo llamado órdenes de ventas rechazadas por edición. Los pedidos rechazados se conservaran en ese archivo, que es un archivo de suspenso, hasta que los clientes presenten nuevos pedidos o hasta que los pedidos se transfieran a algún tipo de archivo histórico. No incluiremos esa actividad en nuestro sistema. La tercera salida del proceso 1.1.1 consiste en los pedidos editados que pasaron la edición. Estos pedidos son las entradas del siguiente paso. 1.1.2 VERIFICACIÓN DE CRÉDITO El propósito de este paso es determinar si la compañía quiere tratar con el cliente. Esto se efectúa mediante una verificación de crédito. Una estrategia para realizar la verificación de crédito considera el impacto que tendría el importe del pedido sobre el saldo de cuentas por cobrar del cliente. Las cuentas por cobrar son el dinero que se debe a la compañía por ventas previas. La cantidad por cobrar se mantiene en el archivo de cuentas por cobrar, pero también incluimos esos datos en un archivo especial, llamado archivo de créditos de clientes, que se usa para realizar la verificación de crédito. El archivo de crédito de clientes también contiene los límites de crédito del cliente. Un límite de crédito es el importe total de cuentas por cobrar que la compañía esta dispuesta a aceptar de un cliente. El flujo de datos rotulado datos de crédito incluye tanto la cantidad por cobrar como el límite de crédito. El importe del pedido se suma a la cantidad por cobrar y la suma se compara con el límite de crédito. Si se excede el límite de crédito, el pedido se rechaza. Los pedidos que no pasan la verificación de crédito se almacenan en el archivo de órdenes de compra rechazadas por crédito, y se envían avisos de orden de venta rechazada a los clientes.

La tercera salida de la verificación de crédito es pedidos editados y verificados, que son las entradas del siguiente paso. 1.1.3 ASENTAR PEDIDOS Cuando se acepta un pedido, se introduce en una bitácora de pedidos en breve descripción para identificarlo, y se escribe un registro de pedidos aceptados que se introduce en el sistema de inventarios. La bitácora de pedidos sirve para hacer un seguimiento de los pedidos y asegurarse de que se surtan. La bitácora de pedidos contiene elementos de datos como el número de cliente, el número de pedido del cliente, la fecha del pedido del cliente y fecha de recepción del pedido. Los pedidos que están en este archivo se llaman pedidos abiertos, esto quiere decir que no se han surtido. 1.1.4 MARCAR PEDIDOS SURTIDOS Los primeros tres pasos del sistema de captura de pedidos forman una cadena conectada; están vinculados por flujos de datos, sin almacenes de datos interpuestos. El paso 1.1.4 esta aparte porque se efectúa después, cuando el sistema de facturación indica que los pedidos ya se surtieron. El sistema de facturación crea el flujo de datos de pedidos completados para que sirva como señal. En el paso 1.1.4, los registros de la bitácora de pedidos correspondientes a los pedidos surtidos se marcan introduciendo la fecha en que se surtieron para indicar que ya no están abiertos. Al registrar la fecha de surtido en la bitácora de pedidos, se incrementa el valor de información de ese archivo. La computadora puede examinar los campos de fecha de surtido para determinar cuales pedidos están abiertos, y también puede comparar las fechas en que se surtieron los pedidos con las fechas en que se recibieron para determinar cuanto tiempo toma surtir los pedidos. Esta información es valiosa para los gerentes. 1.2 INVENTARIOS Una vez que se toma la decisión de aceptar los pedidos, se debe determinar si es posible surtirlos. La figura muestra los cuatro procesos principales del sistema de inventarios. 1.2.1 VERIFICAR EXISTENCIAS El primer paso es verificar las existencias de cada artículo ordenado. Se recupera el archivo de inventarios el registro de artículo del artículo ordenado. El campo de cantidad en existencia del registro se compara con la cantidad del pedido del registro de pedido aceptado para ver si hay suficiente cantidad de es articulo para surtir el pedido. En el caso de los pedidos que no puedan surtirse, se introducen registros en el archivo de pedidos pendientes. Un pedido pendiente implica que no puede surtirse el pedido ahora, pero se surtirá apenas se reabastezca el inventario. Este es el punto del sistema en el que se obtienen todos los elementos de datos relacionados con el artículo de inventarios. El registro de inventarios incluye elementos como descripción del artículo y ubicación en bodega, que se usaran posteriormente.

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