Tarea de acción. Área de compras y abastecimiento

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Identificación del estudiante        

Formato Informe

1. Realiza un análisis crítico de los actuales procesos, identificando las oportunidades de mejora.

Dado las nuevas decisiones que han tomado en la empresa “El Pupilo ltda” con el fin de tener mayor protagonismo en el mercado, mejorar los inventarios y procesos productivos, además, de la eficiencia, se ha tomado la determinación de contratar un nuevo gerente de operaciones don Juan Hermosilla, el cual como primera acción se juntó con todos los encargados de los departamentos que son determinantes en la cadena de suministros (compras, producción, bodegas, ventas) y luego de un análisis respecto  a la operativa se puede identificar las siguientes debilidades  

Área de compras y abastecimiento           

• El proceso de compras comienza con sus negociaciones en los meses de junio y julio, y se basa en proyecciones de producción entregadas por el encargado de ese departamento.
• Las mercaderías enviadas por los proveedores son recibidas a partir de octubre y hasta diciembre. En enero y febrero se hacen pedidos menores para casos específicos.  

Aspectos para mejorar

1. La coordinación entre departamentos, ya que la unidad de compras informa a las de producción y bodega las cantidades y fechas en que los productos adquiridos llegaran a la empresa, pero no hay relación previa entre si
2. La adquisición de la tela para la confección de faldas para uniformes especiales aumentara en un 15% dado el trabajo que se debe realizar para la confección de una de ellas y con plazo de entrega 60 días.

Posibles mejoras

1. Realizar reuniones de coordinación y planificación entre departamentos de producción, bodega y abastecimiento de manera frecuente (semanal, quincenal) con el objetivo de que la compra de materia prima y las fechas de recepción sean conocidas  y cumplan con un plan productivo en donde se puedan recibir de manera escalonada para no atocharse de material y a su vez que el departamento de producción no quede sin algún elemento que lo deje con algún cuello de botella en la elaboración de textiles, de esta manera se mejoraría la eficiencia y se puede cumplir con las demandas esperadas para la temporada Dic-Ene-Feb.
2. Debido a que el tiempo de entrega es muy amplio se podría planificar que sean primeras telas en solicitarse para que tenga margen de llegada a tiempo y no generar tiempos de espera, a su vez que la planificación de producción las considere dentro del proceso de fabricación y maquila, sobre todo para los negocios que se están cerrando, para no generar una “mala imagen” con los clientes nuevos

Área de producción

• Dentro de funciones del área de producción se encuentra la solicitud de materiales e insumos las cuales se planifican en base a las proyecciones que entrega gerencia general.
• Responsables de la coordinación con empresas externas de maquilas (98%) y terminaciones y las internas (2%)

Aspectos para mejorar

1. Existirá un aumento en los costos productivos ante el incremento significativo que se estima en la producción de faldas, pues estas deben ser cortadas de acuerdo con las necesidades de cada colegio (uniformes especiales)
2. Deficiencias en la planificación con las empresas de maquina debido a que la producción se planifica en base a la llegada de materiales
3. Las empresas de maquila no están alineadas con los estándares de calidad que busca El Pupilo ltda. Por lo tanto, muchas veces se devuelven los uniformes para que sean corregidos lo que aumenta los costos en transporte, el cual se complementa con la ineficiencia de adquisiciones donde no siempre llega todo el material y se va enviando a estas empresas de maquila a medida que vayan llegando.
4. Ineficiencia en la programación de vacaciones
5. Tiempo de respuesta de 72 hrs ante una urgencia

Posibles mejoras

1. Se debe generar una planificación y coordinación con el área de compras, de tal manera que los elementos necesarios lleguen con antelación y que la elaboración de estos productos comiencen a producirse mas adelantado que los procesos productivos de años anteriores, este punto tiene directa relación con las vacaciones de personal, con la planificación de producción y con la linealidad que se debe tener con el dpto de adquisiciones como el de ventas, el que deber  proveer de información necesaria para producir (largo de corte en las faldas)
2. Generar un plan de producción coordinado con abastecimiento y que el abastecimiento sea en base a la planificación y no en caso contrario, de esta manera se ahorra un porcentaje en los costos de envíos de materiales a las maquinas que llegan desfasados
3. El encargado de producción debe definir los criterios de calidad y hacérselos saber alas empresas de maquila de tal manera que se estandarice los criterios de producción y en caso de no cumplirse la empresa de maquila cubra los gastos de envío por no conformidad, a su vez, mejorar canales con adquisiciones para evitar incurrir en gastos innecesarios de envío de material por desabastecimiento.
4. La programación de las vacaciones debe mejorarse de tal manera que en los periodos altos se cuente con todo el personal y en los periodos bajos las vacaciones sean programadas de tal manera que no afecte la producción. Para esto se podría usar algún tipo de incentivo al personal para que este alineado con la producción de la empresa.
5. Siempre contar con personal capacitado y un steck de material mínimo para poder resolver estas situaciones a los menos en 48 hrs

Área de Bodega

Este proceso consta de la recepción de los materiales e insumos, almacenar productos terminados, tanto de producción externa como interna, responder a las necesidades de la tienda principal y mayorista, llevar control de entradas y salidas de existencias,

Aspectos para mejorar

1. No se cuenta con un sistema de almacenamiento de ad hoc, los productos se van guardando en base al ciclo productivo y no en base a un análisis de rotación, costos, espacio etc. “los espacios se van ocupando en la medida de las necesidades, sean estos artículos terminados o materias primas e insumos.”  
2. Los artículos estén dispersos entre las distintas bodegas, y no existe un control detallado de los productos que se encuentra en cada una de ellas, siendo que el control es por cantidades totales de cada artículo que ingresa al edificio.
3. La salida de los productos que se encuentran en bodega es el último que ingresa es el primero que sale (LIFO), por lo que quedan en bodega productos muy antiguos sin salida, se pierde la rotatividad
4. Solo el encargado lleva el control de los ingresos y salidas de la bodega, lo que habla de una mala distribución de las tareas en el personal.

Posibles mejoras

1. Generar un sistema de almacenamiento y un layout en las bodegas donde se estandaricen los sectores donde quedaran los productos terminados, materias primas, Implementos, productos con mayor rotatividad etc. Ya que se van almacenando en cualquier parte y se pierde el control de lo que realmente existe y tiempo en buscar donde se encuentran estos productos.
2. Generar un layout acorde a las necesidades de la empresa, incorporar algún software de control de ingresos y salidas de productos y dejar una persona que se encargue solo de estas funciones de control
3. Cambiar la metodología de almacenaje a un sistema FIFO para que los productos ya fabricados sean entregados y no pierdan calidad y no se pierdan en bodegas como mermas.
4. Al aplicar lo anteriormente mencionado mejorarán los sistemas de almacenaje y control, redistribuyendo al recurso humano en sus funciones y agregando el uso de softwares, generará  un sistema más eficiente, con información mas fluida, lo cual también reduciría el estrés del encargado.  

1. Analiza comparativamente el año anterior versus el actual, a nivel de partidas,  los presupuesto de las distintas áreas a cargo de la Gerencia de Operaciones,   y en concordancia con la tarea del punto 1,  indica las partidas que a tu parecer deben  sufrir mejoras en su gestión.  Argumente su respuesta.

Se analizan los datos entregados respecto a la producción real de 1990 y la estimada de 1991 que se observan a continuación

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