The Dashman Company

CASO: COMPRAS

The Dashman Company

La Dashman Company era una empresa grande que fabricaba muchos tipos de equipo para las fuerzas armadas de Estados Unidos. Contaba con más de 20 plantas, ubicadas en la parte central del país y cuyos procedimientos de compra nunca habían sido coordinados por completo. En efecto, la oficina central había alentado a los gerentes de planta a operar con su personal como unidades independientes en casi todo… Cuando se hizo evidente que la compañía afrontaría dificultades crecientes para obtener ciertas materias primas indispensable, el señor Manson, presidente de la compañía, nombró vicepresidente a un ejecutivo experto en compras para que se encargara de las adquisiciones, el señor Post, un puesto creado especialmente para él.

El señor Manson le dio mucha libertad al señor Post en la organización de su trabajo y le asignó un ayudante: el señor Larson. Este último había trabajado en la compañía durante varios años en muchos puestos, y por eso conocía personalmente a casi todos los ejecutivos de la planta. El nombramiento del señor Post fue anunciado a través de los canales formales de la compañía, entre ellos el boletín publicado por ella.

Una de las primeras decisiones de Post fue empezar de inmediato a centralizar los procedimientos de compras. Como primera etapa decidió pedir a los ejecutivos que habían manejado las compras en cada planta enviaran a la oficina central todos los contratos de compra mayores de $10,000 pensaba que, para que la oficina central hiciera una coordinación útil para cada planta y la compañía en general, debía notificársele la preparación de los contratos por lo menos una semana antes de ser firmados. Discutió esta propuesta con Manson, quien la presentó al Consejo de Administración. El plan fue aprobado.

Aunque la compañía realizaba compras a lo largo de todo el año cuando el nuevo plan fue aprobado faltaban apenas tres semanas para que se iniciara la temporada de las compras más altas. El señor Post preparó la siguiente carta y la envió a los 20 ejecutivos de compra de la compañía.

Estimado_____________________:

El consejo de administración de la compañía acaba de autorizar un cambio en nuestros procedimientos de compras. En lo sucesivo los ejecutivos de compras en las plantas de la compañía notificarán al vicepresidente encargado de compras todos los contratos mayores de $10,000 que está negociando y esto lo harán por lo menos una semana antes de la fecha en que vayan a firmarlos.

Estoy seguro de que ustedes comprenderán que esta medida es necesaria para coordinar las necesidades de compras de la compañía en esta época en que afrontamos dificultades cada vez mayores en la obtención de los suministros necesarios. Este procedimiento dará a la oficina central la información que necesitamos para comprobar que cada planta consiga el suministro óptimo de materias primas. De ese modo se atenderá mejor a los intereses de cada planta y de la compañía en general.

Atentamente

El señor Post mostró la carta a Larson y le pidió sus comentarios.

Larson pensaba que la carta era excelente pero señaló que, como Post todavía no conocía más que a unos cuantos ejecutivos, quizá le gustaría visitarlos y tratar el asunto con ellos personalmente. Post rechazó de inmediato la idea porque, según dijo, tenía muchas cosas que hacer en la oficina central y no podía emprender un viaje. En consecuencia, hizo que las cartas fueran enviadas con su firma.

Durante las dos semanas siguientes llegaron respuestas de todas las plantas menos unas pocas. Aunque algunos ejecutivos dieron una respuesta amplia, la siguiente respuesta fue típica:

Estimado señor Post:

Recibimos su última comunicación en relación con la necesidad de notificar

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