Titulación en Publicidad y Relaciones Públicas
rtrt23Trabajo21 de Septiembre de 2016
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Producción de Congresos, Eventos y Protocolo[pic 1]
Facultad de Comunicación
Departamento de Publicidad y Relaciones Públicas
Titulación en Publicidad y Relaciones Públicas
Autoras
Laura Algarra Manzano
Sacramento Baños Rubio
Patricia Lara Navarro
Profesor
Salvador Hernández Martínez
Murcia, Junio 2015
Índice
1. Fase previa | 4 |
1.1. Denominación del acto y objetivo | 4 |
1.2. Proyecto y presupuesto para el visto bueno | 5 |
1.2.1. Anfitrión | 5 |
1.2.2. Lugar | 5 |
1.2.3. Fecha | 6 |
1.2.4. Diseño inicial | 7 |
1.2.5. Programa avance | 9 |
1.2.6. Lista de invitados | 11 |
1.2.7. Previsión del personal | 13 |
1.2.8. Previsión de material | 15 |
1.2.9. Presupuesto | 18 |
1.3. Material e infraestructura | 24 |
1.6. Convocatoria | 32 |
1.6.1. Envío de invitaciones | 32 |
1.6.2. Confirmaciones | 32 |
1.6.4. Medios de comunicación | 36 |
2. Fase de ejecución | 37 |
2.1 Previo al acto | 37 |
2.1.1. Programa definitivo | 37 |
2.1.2. Establecimiento de la presidencia | 37 |
2.1.3. Ordenación de invitados: acto institucional | 38 |
2.1.4. Ordenación de los invitados: comida de gala | 41 |
2.1.5. Distribución de las tareas | 43 |
2.1.6. Tarjeteado de los asientos | 44 |
2.1.7. Preparación de los escenarios | 44 |
2.1.8. Rueda de prensa previa | 45 |
2.1.9. Ensayo | 45 |
2.2 Durante el acto | 45 |
2.2.1. El personal en su sitio | 45 |
2.2.2.Apertura de puertas y llegada de los invitados | 45 |
2.2.3. Recibimiento de las autoridades | 45 |
2.2.4. Desarrollo del acto | 45 |
2.2.5. Traslados | 45 |
3. Fase posterior | 46 |
3.1. Agradecimientos | 46 |
3.2. Archivo de reseña en prensa | 47 |
3.3. Registro de incidencias | 47 |
4. ANEXO | 48 |
1. Fase previa
1.1. Denominación del acto y objetivo
El evento objeto de celebración es el Acto de Inauguración de la empresa de transporte de viajeros Alambus. Se trata de una empresa joven y dinámica que nació a mediados de año en Mayo de 2015. Fue fundada por el conductor de autobuses Oriol Hernández Parra, que tras varios años en el negocio, decidió salir de la carreta y poner su experiencia al servicio de su propia compañía.
Oriol trabajaba para Latbus en la Línea 72 Cartagena-Murcia (por Corvera). Sus experiencias con los pasajeros le llevaron a querer consolidarse como un referente empresarial en el sector del transporte de viajeros, ofreciendo algo que las líneas de autobuses no hacían. Es decir, su motivación era unir dos lugares en el menor tiempo posible creando nuevas rutas. Así, Oriol fundó Alambus cuya actividad principal es el transporte de viajeros dentro del territorio nacional y regional. Para ello, presentó su proyecto a unos inversores que dieron el visto bueno y su apoyo económico.
Hay que destacar que Alambus presenta como valor diferencial respecto otras empresas su compromiso con el medio ambiente. Y es que la compañía, además de asumir los requisitos legales aplicables en materia ambiental, se adjudica otros requisitos de forma voluntaria. Esto es, la mitad de su flota está compuesta por autocares ecológicos. Además, a pesar de su corto recorrido como empresa, se proponen satisfacer las expectativas de los clientes utilizando las últimas tecnologías y las máximas prestaciones de confort y seguridad en sus vehículos.
Además, Alambus ha contribuido a la creación de 200 puestos de trabajo cubiertos por ciudadanos de Fuente Álamo altamente cualificados. Su flota consta de 50 vehículos con los que se pretende complementar la red de transportes de la Región de Murcia y Fuente Álamo. Asimismo, ofrecer viajes dentro del territorio nacional.
Por tanto, la inauguración tiene como finalidad mostrar a la sociedad murciana, en especial a los habitantes de Fuente Álamo, el servicio que ofrece la empresa y su contribución a la prosperidad social. Asimismo, con el acto se pretende no solo aumentar el conocimiento de la sociedad sobre la empresa sino proyectar una imagen de marca y transmitir los valores corporativos de la misma.
1.2 Proyecto y presupuesto para el visto bueno
1.2.1. Anfitrión
El anfitrión del acontecimiento será Oriol Hernández Parra, fundador de la empresa Alambus. Se aprovechará que los eventos de empresa son flexibles, para no ceder la presidencia al invitado de honor, que en este caso es el Presidente de la Región de Murcia. Esto se debe a que el objetivo primordial de este evento no consiste en entablar una relación interestelar con autoridades públicas, sino en darse a conocer entre los ciudadanos de Fuente Álamo, por ello se le debe de dar más importancia y protagonismo al fundador de la empresa de transportes que al anfitrión de honor. A pesar de ello, tal y como dicta el protocolo, la autoridad más relevante del acontecimiento, que en este caso es el Presidente de la Región de Murcia, va a ser quien descorra la placa conmemorativa, aunque esto ocasione que él tenga más protagonismo que Oriol Hernández.
A pesar de que el fin último de este evento sea el darse a conocer como nueva empresa de transportes, esto no quiere decir que el anfitrión no aproveche el momento para entablar una relación profesional y de interés con autoridades públicas, como son el Presidente de la Región de Murcia y el Alcalde de Fuente Álamo.
1.2.2 Lugar
El lugar escogido para realizar el evento es la sede central de Alambus, ya que la realización de este acontecimiento radica en la puesta en funcionamiento de ésta empresa.
La sede central de Alambus se ubican en el municipio de Fuente Álamo, Ronda Poniente, CP 30320 y consta de un edificio de dos plantas de 10.000 metros cuadrados (Ver mapa de las instalaciones en ANEXO 1):
- La primera planta consta una sala de recepción y de tres departamentos: atención al cliente, recursos humanos y control de transporte.
- La segunda planta está formada por un gran salón de actos, además de una sala de descanso que hace honor a la empresa, pues tiene una apariencia muy corporativa y contiene varias maquetas y fotografías de la institución.
1.2.3 Fecha
La fecha elegida para la celebración del evento de inauguración es el viernes 22 de octubre del 2015, a pesar de que en agosto ya se finaliza el proceso de las obras de las instalaciones de la empresa. Y es que, si la inauguración no se realiza en agosto es por tres motivos principalmente:
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