Trabajo Colaborativo Logistica

LOGISTICA COMERCIAL

ORGANIZACIÓN DEL EVENTO DE EMPRESARIOS E INVERSIONISTA FABRICAS DE MUEBLES DE COLOMBIA

31/03/2013

HUGUES ENRIQUE CASIANI ARZUAGA

Logística de la organización de un Evento empresarial con las fábricas de Muebles Colombia

La principal diferencia en cuanto a la organización de este evento es su envergadura. Este evento es generalmente más multitudinarios, por lo que lógicamente requieren mayor esfuerzo y dedicación y sin embargo, debemos ser conscientes de que una reunión mal organizada siempre provocará problemas, por ello es importante dedicarles esfuerzo y dedicación.

En este caso tenemos 50 posibles inversionistas invitados a un evento empresarial y de negocios organizado por las Empresas muebles en Colombia y un grupo de 30 empresarios que hacen parte de la comitiva colombiana, El objetivo es invitarlos a 5 ciudades y enseñarles los beneficios de nuestros productos.

Dado que contamos con dos semanas calendario para realizar el evento empresarial por las empresas Muebles en Colombia, la cual se llevara a cabo en la ciudad de Valledupar Cesar.

Dentro de la organización que se llevara a cabo será de la siguiente forma:

1. mes antes del evento

Confirmar contratos de servicios: hospedaje, alimentos y bebidas, en el hotel Sicarare

Coordinación de transporte, aeropuerto hotel – hotel aeropuerto – hotel fábrica de muebles.

Prueba y confirmación de menús

Rreuniones con proveedores salón principal del hotel (SALÒN ARHUACO: Capacidad 120 personas).

Impresión de escarapelas distintivas.

Ordenar impresos diversos como señalizaciones, sombreros de bienvenida, etc.

Preparar paquetes con información para los participantes registrados

Ajustar garantías de proveedores conforme a las nuevas necesidades del evento.

Junta inicial y proveedores para ver logística general del evento, montajes, políticas, etc. Salón Arhuaco.

Cierre de contratos con proveedores para pago de anticipos.

Continuando con la organización del evento para los inversionistas y empresarios de fábrica de Muebles Colombia.

1 semana antes del evento

Reunión de revisión de logística a detalle con proveedores y comités del evento.

Horarios de montajes y desmontajes

Eventos sociales

Vigilancia del hotel y fabricas a visitar

Limpieza del entorno

Señalización

Recepción

Sala VIP

Revisar equipo audiovisual

Requerimientos de inauguración

Confirmación de invitados a inauguración del evento

Reconocimientos

Alimentos y bebidas a cargo de los chef del hotel

reserva y registro del hotel

Programa de acompañantes

Confirmación del programa académico

Confirmación de ponentes

Presupuesto total con proveedores ya con un número final de inversionistas y empresarios

Reunir memorias del evento

Presupuesto: en este evento se tiene un cupo de dinero estimado, en general, cada área siempre tiene un presupuesto a su disposición para ser utilizado.

Actividades a realizar un día antes del evento

Ultima revisión completa de logística para la realización del evento

Verificar montaje del evento entre estos esta registro de los participantes, verificar la Sala VIP, Alimentos y bebidas, Salones Equipo de sonido y audiovisual, Sala de prensa, Re-confirmar asistencia de invitados especiales, Pruebas de equipo de sonido y audiovisual y Elaboración de personalizadores.

El día de la Inauguración del evento con los empresarios e inversionistas

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