Ventajas De La Automatizacion

En cualquier empresa que se precie se emplean una serie de procesos para llevar a buen puerto el negocio, como por ejemplo la recepción de un pedido de compra y todo su procesamiento hasta hacer la entrega del producto al cliente que lo solicitó, una reclamación sobre un producto o servicio y los pasos hasta su solución, recopilar la información necesaria para cumplir con los estándares de calidad o simplemente el alta de un nuevo empleado en la compañía.

Pero muchas veces estos procesos no se gestionan de un modo óptimo, y nos encontramos con cuellos de botella debidos al flujo de la burocracia interna de cada empresa. En la actual era digital, donde el concepto cloud está tomando un valor importantísimo, los principales procesos de las compañías siguen gestionándose utilizando el papel. En ocasiones, aplicaciones de gestión tales como ERPs, CRMs y otras no coexisten, dando lugar a un embotellamiento administrativo provocando pérdidas empresariales de miles de euros.

Con la automatización de los procesos internos de una empresa se consigue, a través de un motor, “mover” toda esa burocracia interna y conectar entre sí todas esas aplicaciones haciendo además que trabajen en entornos diferentes, sin utilizar como soporte de datos el papel. A este motor se le denomina BPMS (Business Process Management System) o conjunto de herramientas y servicios que facilitan la administración de los procesos de negocio, empezando por su análisis y definición para localizar dónde están los cuellos de botella o simplemente dónde se puede mejorar el proceso, siguiendo con la ejecución o puesta en marcha de la automatización del proceso, y finalizando por su monitorización y control, porque es de vital importancia conocer cómo se comporta el proceso para poder mejorarlo o adaptarlo al tipo de negocio de la empresa.

El objetivo de un sistema BPM es la eficiencia a través de la gestión de los procesos de negocio, y automatizando éstos, se reducen errores y se asegura que se comporten siempre igual pudiendo visualizar el estado de los mismos. Agiliza el flujo de información dentro de la compañía, reduce el tiempo dedicado a tareas repetitivas, permite monitorizar y controlar los procesos para detectar y eliminar los cuellos de botella, permite gestionar la colaboración entre usuarios, incluso de diferentes departamentos, para cumplimentar un estado de un proceso.

En definitiva, un motor para automatizar procesos que agiliza las funciones internas de una empresa, ahorra costes operacionales y permite generar más negocio.

En todo departamento de administración, una de las tareas manuales que más tiempo y recursos consume es la gestión de los pagos a proveedores: facturas pendientes de aprobación pero que han de pasar a la gestión contable, pagos retrasados, datos erróneos por haber sido introducidos manualmente…

¿Cómo puede un sistema de automatización de estas tareas ayudar a los departamentos de administración a gestionar más eficientemente los pagos? Vamos a explorar los beneficios que esta automatización proporciona para que pueda evaluar si esta solución es adecuada para su negocio.

¿En qué consiste la automatización del proceso de cuentas a pagar?

La automatización del proceso de cuentas a pagar o del pago a proveedores es la conversión a automáticas de las tareas manuales de manipulación, captura de información y gestión del procesado de las facturas de los proveedores.

Las facturas se reciben en formato papel y se digitalizan a formato electrónico. Los ficheros resultantes se pueden enviar como adjuntos de un mensaje, subir a un servidor mediante FTP o web, o trasladar a su ubicación definitiva mediante un sistema EDI (Electronic Data Interchange o intercambio de datos electrónicos).

Sea cual sea la ubicación final del fichero con la factura digitalizada, la información en ella contenida ha de ser extraída y comprobada mediante la verificación contra la información registrada en el ERP (Enterprise Resource Planning) o en la base de datos de proveedores.

Una vez verificada la información, la factura entra en los procesos de aprobación, verificación y pago. Para éstos tradicionalmente se ha utilizado software de flujo de trabajo o BPM (Business Process Management). El objetivo es asegurarse de que la factura coincide con la

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