Comunicación efectiva: Cuadro Comparativo

Definición de la comunicación organizacional

Características

Diferencias

Similitudes

La Teoría Clásica

Max Weber: trato de determinar una forma de organización que sirviese a la creciente sociedad industrial.

Planteo su teoría de la burocracia, una división precisa del trabajo y la especialización de funciones.

• Contar con una jerarquía de autoridad bien definida.
• Desarrollar normas, reglas y estándares de operación que sean precisas.
• Delimitar la injerencia del personal en la propiedad de la organización.
• Llevar un informe administrativo y por escrito de los actos, decisiones y reglamentos más importantes.
• Que los funcionarios mantengan una distancia social con sus empleados.

Frederick W. Taylor: quería establecer una serie de principios básicos para el desempeño eficaz y “científico” del trabajo en base a la optimización de la producción con base a los “tiempos y movimientos”.

• El personal debe ser seleccionado “científicamente”, capacitado y ubicado en el puesto que más concuerde con sus características tanto física como intelectuales.
• El trabajo deberá ser analizado científicamente y no intuitivamente, o sobre bases de poder o influencia.
• Debe de haber una cooperación muy cercana entre los que planean y los que ejecutan para lograr una adecuada integración de funciones.
• Administradores y trabajadores deben compartir responsabilidades por igual.

Henri Fayol: Sistematizar los elementos administrativos y darles un matiz de mayor universalidad, cumpliendo 14 principios de administración.

• División de trabajo
• Autoridad y responsabilidad
• Diciplina
• Unidad de mando
• Unidad de dirección
• Subordinados de los intereses particulares a los generales
• Remuneración del personal
• Centralización
• Jerarquía
• Orden
• Equidad
• Estabilidad en el personal
• Iniciativa
• Compañerismo.

• Excesiva formalidad, frialdad y papeleo.
• Dejar de lado el elemento humano.
• Es preponderantemente formal, vertical y oficial, con poca libertad en cuanto al manejo de contenidos y de relaciones fuera de lo estipulado.
• Marcada centralización en la toma de decisiones incluidas en los comunicados oficiales, acerca de cómo debe de decirse, cuándo, etc.  

• Se trata de asegurar que los que las metas no ocurran al azar, sino a base de planes, programas y tareas bien establecidas.
• Investigación constante como la única forma segura y solida de lograr una mayor productividad.
• Proponen forma sistematizadas para la organización y establecer principios universales en materia de organización.

La Teoría Humanista: Factores Sociológicos y Psicológicos

Elton Mayo: Mide la conducta de las personas de una manera científica. Determina el impacto de algunas condiciones físicas -la luz- en la productividad de un grupo de empleados.

Kurt Lewin: Dedicado a comprender el comportamiento grupal llegó a despertar interés acerca del impacto del liderazgo, la comunicación interna, la moral, la productividad y la solución de problemas.

Rensis Likert: Desarrollo 4 modelos de diseño de organización que incluye variables como liderazgo, motivación, interacción e influencia, toma de decisiones y control.

Douglas McGregor: Necesidad de autodesarrollo y sus implicaciones organizacionales. Su conocida teoría “X” “Y” propone dos formas contrapuestas de entender la naturaleza humana, proponiendo a partir de ella la “administración por objetivos” en donde el empleado es responsable y determina sus objetivos con la ayuda y la colaboración de su superior.

Chris Argyris: Sostiene que las organizaciones son un limitante para el ser humano, ya que se contraponen a su madurez, autonomía, responsabilidad y desarrollo. Propone la “administración participativa” para aprovechar el potencial real de los individuos, e identificó 6 propiedades que determinan la salud o enfermedad de un miembro de la organización.

• Likert y Mayo tienden a la satisfacción de necesidades como fuente inagotable de motivación.
• La función de supervisión se limita a casos en que la comunicación y la discusión abierta no llegan a una conclusión satisfactoria.
• Se cree en soluciones que satisfacen a todos.
• Exagera la importancia del elemento humano sobre los costos.
• Se garantizan los supuestos sin importar factores externos.
• Se simplifican los requisitos de una buena administración integral y las necesidades de logro y poder.
• No toma en cuenta los factores externos a la organización.

• La necesidad de conocer y comprender a las organizaciones como entes sociales, sus relaciones grupales, tanto formales e informales y el impacto psicológico.
• Liderazgo, la comunicación interna, la moral, la productividad y la solución de problemas.
• Valoración adecuada de elementos humanos en la organización mediante una mayor comunicación y participación, estructuras más flexibles e integrales, la conjunción de las necesidades de ambas partes y el desarrollo personal y motivación.

La Teoría de Sistemas: Apertura al medio e interrelación de las partes

E. Trist: Identificó algunas de las fuerzas que impactan desde fuera de la organización y los subsistemas mas importantes de la organización. Todo sistema es identificado como una unidad social, económica y técnica, todas estas unidades deben ser analizados y estudiados para medir sus efectos en la configuración (estructura, proceso y tarea).

Subtemas:

• Producción
• Mantenimiento de la estructura
• Compras, selección del personal, etc.
• Adaptativos
• Gerenciales o administrativos.

Daniel Katz y Robert Kahn: Consideran a las organizaciones como sistemas abiertos y vivientes. El sistema abierto es aquel que visualiza en interacción continua y directa con el medio que lo rodea, del cual “importa” energía para funcional, trasformar internamente y “exportar” algún producto.

• No se especifica el cómo y el por qué las interacciones entre cada una de las partes, de la organización con el entorno.
• La importancia que se le da a la información como una “entrada” fundamental para cualquier sistema, retroalimentación constante como aspecto determinante en el control y la evolución.

• Abre el panorama de las condiciones internas y presenta una visión más realista de las organizaciones con toda su complejidad.
• Identificación de las partes o subsistemas de la organización.
• Énfasis en la identificar las interacciones de entre sí y el entorno.
• Le da importancia a los factores estructurales, funcionales, sociales y psicológicos dentro de la empresa, y considera las interacciones con diferentes partes del entorno.
• La comunicación interna es aprovechada, profundiza y la amplia.

La Teoría Contingente: El impacto del contexto

Joan Woodward: encontró una correlación alta entre el tipo de tecnología de la empresa y su forma de estructurarse:

• Producto unitario (pequeños lotes fabricados generalmente a mano).
• Producción masiva (de línea o cadena).
• Producto de proceso continuo (flujo).

Dependiendo del nivel se encuentra algunas variables como el nivel promedio de niveles ejecutivos, numero de empleados en el tramo de control de los supervisores, porcentaje de costos y su relación con salarios, etc. No todas las empresas se conforman igual, sino que hay elementos diferenciadores que derivan de las respuestas diferentes.

Tom Burns y G. M. Stalker: identificaron dos formas de organización, el mecánico y el orgánico.  Es un medio estable predomina el mecánico (sistema patológico, recordando a la teoría clásica, no obstante, cuando este tipo de empresas se enfrenta al cambio a la necesidad de innovación, su respuesta es muy lenta y poco efectiva dado sus formalidades.

El orgánico se caracteriza por su flexibilidad e informalidad organizacional. Dentro del mismo hay mas interrelación y participación de los diferentes niveles para la solución de problemas y toma de decisiones. La delimitación de derechos y responsabilidades es más flexible y se ajusta constantemente a los cambios, dándole reconocimiento a cada persona en las aportaciones que hace hacia las problemáticas, más que a su nivel de autoridad.

Paul Lawrence y Jay Lorsch: la aportación más importante que tienen es la delimitación de los impactos de los medios en distintas partes de la organización, a las cuales deben responder de forma directa. Así las áreas del mercado, producción, ventas y demás se enfrentan a presiones diversas del medio, a una incertidumbre diferente, y para responder realizan sus funciones especializadas.

Lo más importante son los elementos integradores que deberán funcionar para una adecuada coordinación y colaboración entre las partes, establecer las metas comunes y enfocarse en que las fuerzas de las partes se dirijan a la optimización de la organización y dependerán del medio y la demanda.

Comparten de la necesidad de identificar situaciones concretas para la empresa, para que se desarrolle de manera más o menos eficaz y eficiente.

• La comunicación es más completa dado que en ella se reconoce reputaciones no sólo en el ámbito estructural, sino también en las relaciones humanas, psicológicas, sociales.
• Hace patente la necesidad de especificar y delimitar más el papel de la comunicación.

• Implica una revisión profunda de posturas metodológicas y su necesaria adecuación de algunos de los elementos del método científico.
• Habrá que vigilar la comunicación interna y externa entre dentro de cada parte como entre ellas.
• Deriva la relevancia de la comunicación como integrador de una empresa.

Enfoques Teóricos Contemporáneas

El reconocimiento directo o indirecto de que no todas las organizaciones funcionan de la misma manera, de una forma globalizada por un lado y de forma uniforme en otro.

Permanencia de la teoría de sistemas y contingencia, que se sigue estudiando tanto en México como en el extranjero, con la idea de un sistema abierto para alimentarse de insumos y ventas.

• Se desecha la “universalidad” de conceptos de la teoría clásica, dándole importancia al contexto o condiciones particulares.
• Critican el concepto de jerarquía clásica, se contrapone a la autoridad basada en conocimiento o especificaciones.
• Identificación de algunas variables que puedan afectar para que algo funcione o no dentro de una empresa, pero no la forma particular en la que lo hace, incluso si llega a tener un impacto a no.

• La importancia que tiene la comunicación interna y externa, que servirá para conocer mejor a los clientes, el entorno y sus necesidades y demanda, y trasmitir esta información hacia dentro de la organización como el ultimo objetivo que se desea lograr y coordinar los esfuerzos de todas las áreas.
• Las organizaciones son diversas, por lo que sería difícil principios que funcionen para todas las organizaciones o en todas situaciones.

Escuela Neoclásica

Representa distintos movimientos heterogéneos y en ocasiones hasta contrario, pero tienen en común el orientar la administración hacia la innovación constante, la competitividad y la necesidad de aclarar y difundir objetivos y estrategias.  

• Máxima importancia a los objetivos buscados y los resultados obtenidos.
• Desarrollar un enfoque pragmático y desarrollar un instrumento aplicado a la administración.

• La comunicación organizacional desempeña un papel fundamental.
• Retroalimentación de algunas de las principales aportaciones de los autores para adaptarlas al contexto actual.