Ejemplo de un programa de capacitación sobre comunicación PayHumanGroup

I. Análisis Situacional

La empresa que elegimos fue PayHumanGroup:

Es una firma especializada en procesos de Nómina Inteligente e integración de soluciones y servicios para Recursos Humanos, que agrega valor en la información.

Su experiencia de más de 15 años, integra Tecnología y Creatividad al Servicio del Capital Humano

Misión:

Lograr que nuestros Clientes den valor estratégico a su operación, a través de nuestros procesos de nómina inteligente y de Capital Humano, adaptándonos a sus necesidades globales.

Visión:

Convertirnos en la solución global más completa para empresas multinacionales en gestión de nómina y de capital humano

Proceso productivo:

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Áreas ocupacionales, departamentos, puestos:

1.- Operaciones

a) Gerente de operaciones

b) Coordinador de operaciones

c) Ejecutivo de nómina

d) Trainee de nómina

2.- Implementaciones

a) Coordinadora

b) Consultores

c) Trainee

3.- Tecnología

a) Gerente de TI

b) Consultor

c) Auxiliar de Soporte técnico

d) Trainee

4.- Administración de personal

a) Gerente de servicios

b) Ejecutivo Sr.

c) Ejecutivo

5.- Recursos Humanos

a) Gerente de RH

B) Ejecutiva de Reclutamiento

6.- Ventas

a) Coordinador de ventas

7.- Gestoría

a) Gestor

b) Mensajero

8.- Dirección

a) Director General

b) Directora de operaciones y administración

c) Asistente/recepcionista

d) Intendencia

Clientes, competencia y proveedores:

Los principales clientes son empresas transnacionales que por el tamaño de su operación y costos, eligen la opción de tercerización de su nómina como la mejor alternativa.

La competencia son otras empresas de maquila que ofrecen servicios similares.

Los proveedores son los que proporcionan servicios o recursos necesarios para la operación (software de nómina, equipos de cómputo, etc)

Recursos humanos, materiales y tecnológicos

La plantilla total de la empresa es de 51 personas, contamos con oficinas en el Estado de México y Guadalajara.

II. Diagnóstico de necesidades

El personal del área de operaciones requiere para el óptimo desempeño de sus funciones adquirir habilidades de comunicación.

Tipo de necesidades de capacitación:

Encubiertas – No se detecta a simple vista, por lo que se tiene que realizar un análisis minucioso para detectarlas:

• No se logra cumplir con los objetivos.
• Ausencia de políticas, procedimientos, etc., institucionales por lo que existe falta de definición.
• Actitudes negativas, conflictos interpersonales, etc.

Modelo DNC por problemas

Utilizamos este método ya que el área de operaciones ha mostrado problemas de comunicación de manera constante, lo que se ve reflejado en quejas por parte de los clientes.

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Técnicas para la obtención de información:

Se realizó un Pre test- Pos test con la aplicación de un “Cuestionario de Habilidades de Comunicación” (Ver anexo).

Se le pidió al área de operaciones que respondieran un cuestionario con el objetivo de conocer el proceso de comunicación dentro de su área.

No fue posible aplicar el cuestionario, sin embargo se sabe por las quejas de los clientes que existe una problemática dentro del área debido a que no cuentan con las habilidades necesarias para realizar una comunicación efectiva, y esto origina más problemáticas laborales.  

Con base en el diagnóstico de necesidades, se implementara un curso sobre la “Comunicación Efectiva” con una duración de 15 horas. El cual se realizara los días viernes.

III. Programación de la capacitación

CRONOGRAMA

Dirigido a.  Personal que desee minimizar fricciones y malos entendidos entre personas y  aéreas de trabajo e incrementar su confianza y respeto mutuo, así como la eficacia y eficiencia de su trabajo para lograr satisfacer la misión, visión y valores de la organización.

Objetivo. Al término del curso los participantes adquirirán habilidades efectivas para comunicarse correctamente dentro de su área de trabajo y así transmitir correctamente su mensaje.

El curso se desarrollará con exposición de teoría, práctica y experiencia por parte de los participantes y finalizando con dinámicas que refuerzan el conocimiento.

Tiempo:      15 hrs.

IV. Ejecución de las acciones

Unidad 1. Comunicación.

Objetivo.  Al finalizar el primer módulo los participantes conocerán la importancia de la comunicación así como sus beneficios.

Temario

¿Qué es la comunicación?

Tipos de comunicación:

• Verbal
• No verbal

• Corporal
• Comunicación escrita.

        -Elementos básicos para una comunicación escrita eficaz

Habilidades de comunicación

Ética del mensaje

¿Qué aspectos mejoran la comunicación?

Actividad

“Formas de comunicar”.

A cada participante se le pedirá que comunique una situación laboral a alguno de sus compañeros tanto de forma oral como escrita.

En la escrita se le pedirá que redacte un mail, en una hoja de papel, sobre la situación laboral, considerando los puntos clave vistos en el curso:

1. Situación.

2. Consecuencias.

3. Resolución.

 4. Acción.

5. Cortesía.

Posteriormente comunicarán la misma situación a alguno de sus compañeros empleando las habilidades de comunicación, tanto la  verbal como la corporal. Por ejemplo, el contacto visual, gestos faciales (expresión de la cara), movimientos de brazos y manos, postura y distancia corporal, siendo específico, evitando generalizaciones, siendo breves, etc.

Al finalizar cada participante deberá decir qué momento y lugar hubiera considerado adecuados para transmitir el mensaje.  

Se dará una retroalimentación en clase y en grupo se hará un listado comparativo de las ventajas e inconvenientes de transmitir un mensaje de forma escrita o verbal.

Preguntas de cierre.

¿Algún comentario?, ¿Cómo se sintieron?, ¿Cuál manera consideran que es mejor para comunicar un mensaje?, ¿Su comunicación corporal coincidió con la verbal?, ¿Creen que todos los mensajes se deben comunicar por mail, es decir de manera escrita?, ¿Consideran que algunos mensajes son mejor transmitirlos en persona?, ¿Por qué?

Unidad 2. Escucha Activa

Objetivo. Al término de la unidad los participantes  utilizarán  su habilidad de escucha activa, observando al emisor, identificando el contenido de lo que dice, los objetivos y los sentimientos,  no interrumpiéndolo, y expresándole que lo escucha con comunicación verbal, cada vez que algún emisor se dirija para comunicarle algún mensaje laboral/personal.

Temario:

¿Qué es la escucha activa?

Elementos que facilitan la escucha activa

Elementos a evitar en la escucha activa

Habilidades para la escucha activa.

Actividad.

 “¿Estás escuchando?”.

En esta actividad se suministra a los integrantes dos listas, una con respuestas que favorecen la comunicación y otra con contestaciones que la entorpecen. Cada pareja representará un diálogo en el que uno de los dos participará con la lista de escucha activa o de escucha ineficaz. 
La hoja con las instrucciones para la escucha activa contiene las siguientes pautas:

1. Presta toda tu atención a la persona que habla, y dale claras muestras de ello: mírale frecuentemente a los ojos, asiente mediante gestos y expresiones verbales.
2. Repite los puntos clave de aquello que te cuente y que parezca tener importancia para él, para darle a entender que le vas comprendiendo.
3. No lo interrumpas salvo para mostrar que atiendes y para pedir aclaración si no entiendes algo.

La hoja con las directrices para boicotear la conversación mostrará los ejemplos que pueden interferir en nuestra capacidad de escucha:

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