Entrevista Por Competencias

Descripción del puesto.

Título del puesto: Recepcionista

División/Área: Operaciones

Propósito del puesto: Realizar tareas de recepcionista y secretariales según sea necesario.

Principales funciones y responsabilidades:

(Se indica el porcentaje de tiempo que se aconseja que se debe dedicar a cada tarea o responsabilidad)

50% Operar el conmutador:

a) Atención amable, oportuna y de calidad a todas las llamadas entrantes y a todas las visitas.

b) Tomar recados en caso de ausencias de personal y distribuirlos a tiempo

c) Canalizar llamadas a las áreas correspondientes

10% Mantener un registro de todas las llamadas salientes de larga distancia y a celular

a) Mandar los reportes de llamadas salientes a cada persona para que digan si son llamadas oficiales o personales. Estos reportes le serán enviados previamente por el área de informática.

b) Darle seguimiento hasta obtener respuesta del personal y mandar dichas respuestas al área de finanzas para su cobro.

10% Actualización de directorio interno de la oficina con extensiones y celulares.

20% Revisión, registro y entrega de la correspondencia de todo el personal a tiempo. Apoyo a las diferentes áreas para él envió de paquetería.

10% Apoyo secretarial ocasional al área de Recursos Humanos y al área de Suministros para la elaboración de cartas (constancias de empleo, seguimiento de trámites y cotizaciones, etc.)

Habilidades necesarias para el desempeño de las funciones del puesto.

Educación: Preparatoria terminada

Experiencia laboral: Al menos 1 año de experiencia en un puesto similar

Idiomas: Inglés mínimo 50% (escrito y hablado)

Otros: Conocimiento de equipo de oficina (computadora, conmutador, fax, scanner, impresora,etc.)

Entrevista.

Yo decidí hacer una entrevista por competencias ya que en mi experiencia previa como entrevistada, fue la que más disfruté y la que a mi parecer me permitió ejemplificar mejor mi manera de trabajar.

Preguntas y Respuestas

Competencia: Comunicación

1. Dame un ejemplo de alguna vez que hayas tenido que explicar algo difícil a alguien que no tenía tú mismo conocimiento de un tema en específico?

2. Como le hiciste para transmitir la información?

3. Que fue lo más difícil de dar la explicación?

4. Como te aseguraste de que la persona entendió?

5. Que aprendiste del proceso?

R: En base a las preguntas que le hice ella me explico muy claramente que en su antiguo trabajo como recepcionista a la hora que se iba a comer, tenía que dejar encargado el conmutador al policía de vigilancia de la puerta y le tuvo que explicar la manera de hacerlo. Mencionó que lo más difícil de la situación fue explicarle al vigilante el tipo de vocabulario y las palabras adecuadas que tenía que usar para la correcta contestación de las llamadas

Competencia: Trabajo en equipo

6. Dame un ejemplo de alguna vez que hayas tenido que modificar tu estilo de trabajo para adaptarte de una mejor manera a un equipo.

7. Por qué crees que fue importante modificar tu estilo?

8. Que fue lo que cambiaste?

9. Que aprendiste de esta situación?

R: Menciono que dentro de las actividades de su antiguo empleo estaba el manejo de la caja chica, estoy implicaba poner en orden los recibos y pedir el reembolso. Este proceso pasaba por varias áreas de la empresa y ella tenía que estar en constante comunicación con ellas y adaptándose a las fechas, tiempos y montos que todos consideraban prudentes. La manera en la que ella se puso de acuerdo con los demás fue por medio de juntas semanales con todo el equipo involucrado para ver cómo iba avanzando el proceso

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