Los Equipos De Trabajo

Resumen capítulo 10: “Los Equipos de Trabajo”

En las empresas de negocios contemporáneas, los equipos se convierten cada vez más en el medio principal para organizar el trabajo.

¿Por qué se han vuelto tan populares los equipos?

Hace varias décadas, cuando compañías como W.L Gore, volvo y General Foods introdujeron equipos en sus procesos de producción, fue tema de noticias debido a que nadie lo había hecho. Actualmente sucede lo contrario. Es la organización que no usa equipos la que se ha vuelto digna de salir en los noticieros. Los equipos están en todas partes.

Las organizaciones se reestructuran para competir con más eficacia y eficiencia, recurren a los equipos como la mejor forma de aprovechar los talentos de los empleados. La administración ha descubierto que los equipos son más flexibles y responsables ante los eventos cambiantes que los departamentos tradicionales u otras formas de grupos permanentes. Los equipos tienen la capacidad de formarse, actuar, dedicarse a otra cosa y desintegrarse.

Otra explicación de la popularidad de los equipos es que son un medio eficaz para administrar y democratizar sus organizaciones e incrementar la motivación de los empleados.

DIFERENCIAS ENTRE LOS GRUPOS Y EQUIPOS

Grupo es dos o más individuos que interactúan, son interdependientes y se reúnen para lograr objetivos particulares. Un grupo de trabajo es aquel que interactúa sobre todo para compartir información y tomar decisiones que ayuden a cada uno de sus miembros a realizar el objeto de su responsabilidad. No tienen necesidad de involucrarse en el trabajo colectivo que requiere un refuerzo conjunto.

Un equipo de trabajo genera una sinergia positiva a través del esfuerzo coordinado. Los esfuerzos de sus individuos dan como resultado un nivel de rendimiento superior a la suma de sus aportes individuales.

La administración busca la sinergia positiva que permita que sus organizaciones incrementen el desempeño. El uso extenso de los equipos crea el potencial para que una organización genere más resultados sin aumentar sus insumos.

TIPOS DE EQUIPOS

Equipos para resolver problemas: compuestos por 5 a 12 empleados que trabajan por horas para el mismo departamento y que se reunían cada semana un par de horas para analizar la manera e mejorar su calidad, ambiente y eficiencia de trabajo.

Los miembros comparten ideas u ofrecen sugerencias acerca de cómo mejorar los procesos y métodos de trabajo, aunque rara vez tienen la autoridad para implementar en forma unilateral cualquiera de las acciones que recomiendan.

Equipos de trabajo auto-dirigidos: los quipos para resolver problemas no tenían la autoridad para hacer que los empleados se involucraran en la toma de decisiones lo que los llevo a experimentar con equipos que tuvieran verdadera autonomía y que no solo pudieran resolver problemas, sino que también implementar soluciones y hacerse responsables por completo de los resultados.

Estos equipos son grupo de empleados (de 10 a 15 miembros) que llevan a cabo trabajos relacionados o inter-dependientes y asumen muchas de las responsabilidades de sus supervisores. Incluye planeación y programación del trabajo, asignar tareas a sus miembros, ejercer el control colectivo del ritmo de trabajo, tomar decisiones operativas, enfrentar problemas y trabajar con los proveedores y clientes.

Como resultado, los puestos de supervisión ven reducida su importancia y hasta son eliminados.

Equipos transfuncionales: estos equipos son formados por empleados que tienen el mismo nivel jerárquico aproximado, pero provenientes del mismo nivel de trabajo, que se reúnen para llevar a cabo una tarea.

Son una medio eficaz que permite que las personas de distintas áreas de una organización intercambien información, desarrollen ideas nuevas y resuelvan problemas, además de coordinar proyectos complejos.

Los comités compuestos por varias líneas departamentales son un ejemplo de equipos transfuncionales. Por ejemplo, todos los fabricantes grandes de automóviles (Toyota, honda, nissan, BMW) usan actualmente esta forma para coordinar estos proyectos complejos.

Equipos virtuales: a diferencia de los equipos anteriores, que tiene una relación directa de trabajo cara a cara; los equipos virtuales usan tecnología de computación para reunir a miembros que están disueltos físicamente con el objetivo de alcanzar una meta común. Permite que la gente colabore en línea con el empleo de medios de comunicación como las redes de área amplia, conferencias por video o correo electrónico, ya se aque los separe una oficina o un continente.

Estos equipos enfrentan dificultades especiales; tienen menos compenetración social e interacción directa entre sus miembros, cuando los miembros no se conocen en persona, los equipos virtuales tienden a estar orientados a la tarea y a compartir menos información social y emocional que los equipos cara a cara.

Para que estos equipos sean eficaces, los gerentes deben asegurarse de:

a) Se establezca confianza entre sus miembros.

b) El avance de equipo se vigile de cerca

c) Los esfuerzos y productos del equipo virtual se divulguen en la organización.

Creación de equipos eficaces.

Los equipos difieren en forma y estructura.

El modelo supone que ya se ha determinado que el trabajo en equipo es preferible sobre el trabajo individual. La creación de equipos eficaces en situaciones en las que un individuo haría mejor el trabajo es equivalente a resolver a la perfección el problema equivocado.

Los componentes clave que hacen que los equipos sean eficaces se agrupan en 4 categorías generales:

1- Son los recursos y otras influencias del contexto.

2- Esta categoría se relaciona con la composición del equipo.

3- El diseño del trabajo.

4- Las variables del proceso reflejan aquello que está contenido en el equipo y que influye en su eficacia.

¿Qué significa eficacia en el equipo?  lo común es que incluya medidas objetivas de su productividad, las calificaciones que da el gerente a su desempeño y medidas adicionales a la satisfacción de sus miembros.

Modelo de eficacia del equipo

I. Contexto: factores que determinan que los equipos sean exitosos.

 Recursos adecuados: una escasez de recursos disminuye en forma directa la aptitud del equipo para realizar su trabajo con eficacia. Una de las características ma importantes de un grupo de trabajo eficaz es el apoyo que recibe de la organización. Si han de tener logro de sus metas, los equipos deben recibir el apoyo necesario de la administración y la organización que los engloba.

 Liderazgo y estructura: los miembros del equipo deben estar de acuerdo en quien va a hacer qué y asegurarse de que todos compartan con equidad la carga de trabajo. Esto lo provee directamente la administración o los propios miembros del equipo.

El liderazgo tiene importancia especial en los sistemas de quipos múltiples, donde diversos equipos necesitan coordinar sus esfuerzos para producir el resultado que se busca.

 Clima de confianza: la confianza interpersonal entre los miembros del equipo facilita la cooperación, reduce la necesidad de vigilar el comportamiento de los otros y unifica a los miembros alrededor de que la creencia de que los demás integrantes del equipo no sacaran ventaja de ellos. (la confianza es el fundamento del liderazgo)

 Evaluación del desempeño y sistemas de recompensa: Las evaluaciones de desempeño individuales, salarios fijos por hora, incentivos individuales, entre otros, no son consistentes con el desarrollo de equipos de alto desempeño. La administración debe considerar hacer modificaciones en las evaluaciones, el reparto de beneficios, incentivos para los grupos pequeños y otros cambios a fin de que se basen en el grupo, para que refuercen el esfuerzo y compromiso de éste.

II. Composición del equipo(relacionado con la forma en que se le asigna personal a los equipos)

 Aptitudes de los miembros: “no siempre gana la carrera el más rápido, ni la batalla el más fuerte, pero esa es la forma en la que hay que apostar”. El desempeño de un equipo no es solo la suma de las aptitudes individuales de sus miembros. Sin embargo, éstas fijan los parámetros de lo que los integrantes son capaces de hacer y la eficacia con que se desempeñan en un equipo.

Para desempeñarse con eficacia, un equipo requiere de 3 aptitudes diferentes

1- Se necesita personas con experiencia técnica.

2- Se debe incluir gente con aptitud para resolver problemas y tomar decisiones a fin de que sea capaz de identificar problemas, generar y evaluar alternativas y hacer elecciones competentes.

3- Los equipos necesitan personas que sepan escuchar, retroalimentar y resolver conflictos, entre otras aptitudes personales.

Los equipos con mucha aptitud son más adaptables a situaciones cambiantes a las que adecuan sus conocimientos previos a un conjunto de problemas nuevos.

Cuando las tareas son sencillas (aquellas que pueden resolver cada miembro por su cuenta) los equipos muy preparados no se desempeñan tan bien, quizás porque esos trabajos los aburren o dirigen su atención a otras actividades mas estimulantes, en tanto que los menos aptos permanecen en la tarea.

También tiene relevancia la capacidad del líder del equipo, ya que los lideres inteligentes ayudan a los miembros menos capaces cuando algo se le dificulta.

 Personalidad de los miembros: Los equipos con calificación alta en extroversión,

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