Perfil de puesto secretaria

Trabajo Práctico N°1

Ejercitamos las aptitudes del buen trato.

1. No sería lo ideal.
2. En este momento estoy ocupada, lo resolveremos luego.
3. Esto está fuera de mi alcance resolver esa situación.
4. Estamos iguales.
5. Por favor aguarde como las demás personas.
6. Disculpe, ya está cerrado.
7. Las condiciones en las que se presenta la cuestión determinan que sea así.
8. Disculpe, yo no soy responsable por esto.
9. Pase por favor, es la primera puerta a la izquierda.
10. En el cartel está especificado como debe realizarse, léalo por favor.
11. La oficina de información está por aquí.
12. Esa información debería ser verificada.
13. Disculpe Sr. /Sra., ¿qué necesita?
14. Las cosas deben realizarse de esta manera, de lo contrario seré yo el responsable.
15. Disculpe, nos encontramos desbordados.
16. Disculpe, en este momento no se puede.
17. Esa decisión no la puedo tomar yo, disculpe.
18. Quien debe realizar esa tarea se ocupará de ello.
19. Por favor, ¿podría confirmármelo por escrito? Gracias.

Trabajo Práctico Nº2

Conteste la siguiente consigna:

¿Cuándo usted está participando en algún tipo de comunicación en caso de duda a que le cree más?

• Palabras 10%
• Tono de voz 40%
• Gestos/ actitud corporal 50%

Preguntas:

1. ¿Por qué la gente no escucha?
2. ¿Por qué a menudo mal interpretan los mensajes que a nuestro juicio están perfectamente claros?
3. ¿Cómo puedo evitar o reducir la incomprensión de mí y de mis ideas?
4. ¿Qué causa que la comunicación se interrumpa en una organización? ¿Y qué hacer?

Desarrollo:

1. Yo creo que la gente se cierra o no tiene interés por escuchar las opiniones de los demás y se llega a perder un poco el valor de la comunicación. Tenemos que saber escuchar a la gente porque se aprende mucho, además muchos problemas se solucionan escuchando y debatiendo.

1. Los mensajes que transmitimos, muchas veces, no llegan a ser comprendidos de forma correcta debido a que el uso del lenguaje no es el adecuado o no estamos expresando ideas claras. Debemos conocer al receptor para determinar de qué manera le transmitiremos la información. Debemos ser precisos y concisos en lo que comunicamos, hacerlo en forma concreta, breve, y sobre todo, simple.

1. Para evitar las incomprensiones debemos saber bien que queremos transmitir a la otra persona, que el mensaje sea lo más claro posible, asegurarnos que tenemos la atención de la otra persona y despejar sus dudas y preguntas.
2. La mala comunicación en una organización  provoca varios asuntos negativos en un lugar de trabajo, desde causar retrasos en la planificación o moverse a lo largo de un proyecto hasta repetir innecesariamente el flujo de trabajo o tener que rehacer el mismo. La comunicación organizacional es vital para la planificación empresarial, la gestión de proyectos y la planificación estratégica y cuando esta se rompe, sufre la función general de la empresa.
3. Existen muchas estrategias para mejorar la comunicación en las organizaciones, es importante mantener informado al equipo sobre los sucesos que ocurren en la empresa, reunirse con el equipo cuando se deba dar instrucciones o comunicar un dato importante, hacerlo participe en las reuniones, en la toma de decisiones y aceptar las opiniones o sugerencias.

Actividad de Reflexión Personal:

1. Si, en muchas oportunidades me enfrenté a situaciones donde tuve que dejar de lado lo que yo pensaba para continuar con la conversación o para no entrar en una discusión.
2. Si, fui parte de una empresa en donde la información no llegaba a todos y solo unos pocos sabían lo que pasaba. La información debe ser compartida mediante reuniones formales como informales, es sumamente importante que la información llegue a todos los miembros ya que facilitan muchas cosas y hace que todos sean realmente participes.
3. En el ámbito laboral ocurre que a veces malinterpreto los mensajes. Se podría haber evitado despejando dudas e inquietudes que muchas veces por vergüenza no quiero preguntar.
4. Sí, en mi trabajo me pasa diariamente que las personas se expresan más con gestos y actitudes corporales. Cuando estoy en una entrevista con un postulante le presto atención a su discurso, pero me doy cuenta que se expresa mucho mas con la parte no verbal. Se puede notar si está nervioso, ansioso, serio, predispuesto o tranquilo.
5. La comunicación verbal por parte de mis superiores siempre fue correcta y muy respetuosa dejando en claro lo que quieren que se haga. Me ayuda a que pueda desempeñarme de manera correcta y pueda cumplir con los objetivos.
6. Una vez intenté realizar una entrevista a un postulante vía telefónica ya que no podía asistir a cita. No se llevo a cabo todo el proceso, dificulto mucho la tarea y perdí tiempo. Lo ideal hubiera sido posponer la fecha de la entrevista para que pudiera realizarse de forma adecuada.

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