REclutamiento Y Selección

ANALISIS DE PUESTOS

 ¿Por qué es importante el análisis de puestos?

Porque dependiendo de las funciones que se tengan que cubrir, se requerirán ciertas habilidades, estudios, experiencia e iniciativa, puesto que las condiciones de trabajo, la responsabilidad y el esfuerzo variarán en cada caso. Por ello, es importante examinar las características de cada puesto a fin de establecer los requisitos necesarios para desempeñarlo con posibilidades de éxito.

 Definición de Análisis de puestos:

“ Es la descripción del conjunto de funciones, habilidades, responsabilidades y condiciones que forman una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto) “(Grados, 2003)

 Aplicaciones del análisis de puestos:

a) Seleccionar personal: Tener detallado el puesto

ayudará a determinar aquellos requisitos que debe

satisfacer un candidato para ocupar el puesto y así

disminuir al grado de error al momento de la contratación.

b) Detección de necesidades de capacitación: Identifica los conocimientos y habilidades que son fundamentales para la realización óptima del puesto.

c) Evaluación del desempeño o calificación de méritos: El análisis de puestos es un parámetro con el que se compara el desempeño del empleado, lo que posibilita que se realice de la forma más objetiva posible.

d) Seguridad industrial: En la especificación del puesto

se identifican los riesgos que conducen a accidentes o

enfermedades, producto del mismo trabajo; lo que

da la posibilidad de establecer las medidas preventivas

adecuadas así como la adquisición del equipo de

seguridad correspondiente.

e) Valuación de puestos: Al conocer de forma detallada las funciones, las habilidades y condiciones en que se desarrolla un puesto, se le asigna la posición que le corresponde en la estructura orgánica de la empresa, así como el rango de sueldo que le será asignado.

 Criterios para seleccionar al titular del puesto

Con la finalidad de garantizar la descripción precisa de un puesto se debe elegir a la persona adecuada para ello. Las características con las que debe de cubrir, o al menos las dos primeras, son las siguientes:

a) Experiencia en el puesto

b) Rendimiento adecuado (productividad)

c) Facilidad para comunicarse

d) Responsabilidad

e) Tipo de relaciones con otros trabajadores

 Técnicas para la recopilación de datos:

Observación directa.- La observación se lleva a cabo en el lugar en que se desarrolla el trabajo y es conveniente tomar datos por escrito. Está técnica no debe emplearse en forma exclusiva, puesto que no resulta suficiente en los casos en que el trabajador realiza actividades periódicas o eventuales, que no lleva a cabo en el momento de la observación.

La entrevista.- La observación puede ser complementada

con explicaciones verbales del trabajador y su supervisor

inmediato. Así el trabajador podrá hablar más ampliamente

sobre sus actividades y la forma en que las realiza. Algunas

de las preguntas a sondear son: ¿Qué es lo que hace?,

¿Cómo lo hace?, ¿Con qué fin lo hace?, ¿Cuándo lo hace? Y

¿Dónde lo hace?.

Los cuestionarios.- Para que el registro de datos sea lo más confiable y válido posible, es necesario establecer claramente cuál es la información que deseamos obtener. Resultaría muy poco profesional aplicar un formato de análisis de puestos exactamente igual a como está diseñado. Se deben tomar en cuenta los objetivos para los cuáles se pretende aplicar.

 Elementos de un análisis de puestos

Descripción del puesto

Especificación del puesto

 Descripción del puesto:

Se define como un producto del análisis, que consiste en un informe escrito sobre el contenido del puesto con base, esencialmente, en las funciones que éste comprende. La descripción del puesto esta formada por tres partes:

1. Descripción o encabezado (ficha de identificación)

2. Descripción genérica

3. Descripción específica

1. Descripción o encabezado.- Se refiere a los datos

que nos permiten la identificación del puesto; contiene

los siguientes puntos:

- Título de puesto.- El que se da oficialmente y el de uso cotidiano, debe ser los más breve posible y sintetizar los elementos que componen el puesto.

- Clave.- Número en que se encuentra el puesto en el archivo correspondiente.

- Categoría.- Rango que se le otorga de acuerdo con lo que establezca la empresa de que se trate. La mayoría de las veces se puede englobar de la siguiente manera: nivel ejecutivo, mando intermedio y nivel operativo.

- Horario.- Incluye la hora de entrada y salida

- Sueldo asignado al puesto.- Se determina lo que gana al ingresar y los ascensos que ha obtenido, con el fin de ayudar a la evaluación del puesto y conocer las posibilidades de aumento y promociones dentro de la empresa.

- Ubicación del puesto.- Se refiere a la localización del mismo dentro de la estructura de la empresa. Se puede determinar de dos maneras: por medio de un pequeño organigrama o con una breve descripción por escrito. Se debe establecer el departamento, sección taller, etc. en que se desarrolla el trabajo, para una mejor observación de éste.

- Jerarquía y contactos.- Se anota el puesto del supervisor inmediato y el de sus trabajadores a su cargo, así como sus relaciones internas (contactos permanentes con personal de la empresa) y externas (con gente que no pertenece a ésta).

- Número de trabajadores que desempeñan el puesto.- No es necesario incluir los nombres de las personas.

- Por último hay que anotar el nombre y la firma del analista y del supervisor inmediato del titular del puesto, así como la fecha de análisis.

2. Descripción Genérica.- Es una explicación del conjunto de

las actividades del puesto como un todo y en forma breve.

La principal función es mencionar el objetivo básico de éste.

3. Descripción específica.- Consiste en una descripción detallada de las operaciones que se realizan en un puesto determinado. Cuando el trabajo está constituido por un proceso largo, es útil dividirlo en partes o etapas principales; también es recomendable enumerar estás actividades en orden progresivo, incluyendo los siguientes puntos:

- Actividades diarias

- Actividades periódicas

- Actividades eventuales

- Accesorios del puesto: comprende aquellos elementos físicos que de alguna manera van a permitir el desarrollo de las funciones del puesto analizado. Incluyendo el equipo cotidiano, los recursos técnicos, herramientas, maquinaria, papelería, etc.

 Especificación del puesto:

Se describe como un producto del análisis, que consiste en un reporte escrito sobre la habilidad, responsabilidad y esfuerzo que exige el puesto, así como las condiciones a las que se somete su ocupante.

- Habilidad.- Es la capacidad necesaria para desempeñar el puesto y se divide en dos:

a) Habilidad física.- Puede determinarse a través de los elementos de entrenamiento, destreza, agilidad y rapidez.

b) Habilidad mental.- Incluye los puntos de escolaridad, experiencia ( la que se requiere para desempeñar el puesto es dada en términos de tiempos mínimos y máximos necesarios), criterio, iniciativa, conocimientos, capacidad de expresión, ingenio y creatividad.

- Responsabilidad.- Se deriva de la actividad propia del puesto y de la relación que ésta guarda con el proceso productivo, con el equipo que se maneja, con datos confidenciales, etc. En suma, la responsabilidad se puede medir en términos de probabilidad y consecuencias de los errores que pueda cometer el trabajador. La responsabilidad puede ser:

a) Por el trabajo de otros.- Riesgos a los que están expuesto los subordinados y terceras personas con motivo de las funciones que realiza el ocupante de puesto.

b) Por valores.- Es necesario especificar el monto aproximado de éstos para determinar el grado de responsabilidad, pueden ser por equipo, dinero o información confidencial.

c) Por trámites, procesos o procedimientos.- Cuando el trabajador debe realizar ciertos trámites en forma y tiempo adecuados. También se puede incluir en este punto la responsabilidad por tiempo y calidad.

En general, el grado de responsabilidad ayudará a determinar, junto con otros factores como el esfuerzo, si el salario que recibe el trabajador es justo y equitativo, si es necesario asegurarlo, etc.

- Esfuerzo.- Puede ser físico y mental y está determinado en gran parte por el tipo de habilidad que requiere el trabajador y la intensidad o grado en que ésta se aplica para desempeñar el puesto, puede ser:

a) Esfuerzo físico.- Que consiste en los siguientes aspectos: fuerza física requerida, tensión muscular, cansancio físico y postura entre otras.

b) Esfuerzo mental.- Tensión visual y auditiva, fatiga mental, concentración, tensión nerviosa, volumen y ritmo de trabajo.

Dentro del análisis de este factor, se deben tomar en cuenta cuestione como el grado de concentración que requiere el trabajo, la velocidad con que debe llevarse a cabo, las distancias que debe recorrer el trabajador durante el desempeño de sus labores y las posturas que debe adoptar para realizarlas.

- Condiciones físicas.- Involucra todas aquellas condiciones físicas del medio ambiente en que se realiza el trabajo, así como los riesgos que asume el ocupante del puesto. Dentro de las condiciones del medio están:

a) Del lugar de trabajo: Iluminación, temperatura, humedad, ventilación, ruidos, limpieza, olores desagradables y espacio, entre otros

b) Posición.- La postura que debe adoptar el trabajador para realizar su trabajo se debe especificar en términos fisiológicos

c) Riesgos.- Pueden ser de dos tipos: Contraer enfermedades y sufrir accidentes

- Otros requisitos del puesto.- En general se refieren a condiciones de tipo físico que necesite el sujeto para cubrir el puesto. Algunos de ellos dependen de las políticas de la empresa, como son: Edad (se señalan lo limites mínimos y máximos), estatura, sexo, peso, estado civil, disponibilidad para viajar, presentación y nacionalidad.

EJEMPLO DE UN ANÁLISIS DE PUESTOS

NOMBRE DE LA EMPRESA: Consultores Asociados, S.C.

NOMBRE DEL PUESTO: Gerente de Reclutamiento y Selección

CLAVE: IP- 16

HORARIO: 9:00 – 18:00 horas de Lunes a Viernes

SUELDO: $18,000 – $20,000 mensuales

UBICACIÓN: Departamento de Recursos Humanos

REPORTA A : Director General

PERSONAL A CARGO: Auxiliar de Reclutamiento y Selección (2)

Secretaria

FECHA DE ANÁLISIS: 5 de enero del 2002

TITULAR DEL PUESTO: (nombre del ocupante)

REVISO: ( jefe inmediato del titular)

ANALIZO: ( responsable del análisis)

DESCRIPCIÓN GENÉRICA:

Es el responsable de la adquisición del Factor humano para la empresa, así como lograr la integración de los nuevos elementos y finiquitar a los empleados que decidan retirarse de la organización.

DESCRIPCIÓN ESPECIFICA:

 Actividades Diarias:

o Revisar con su equipo el plan de trabajo para ese día

o Revisar las requisiciones de personal que contengan todos los datos solicitados en el documento “requisición de personal” y los requerimientos que sean acordes al perfil de puestos. Así como que tengan las firmas del solicitante y del Gerente del área que solicita.

o Si existen inconsistencias en la requisición, acudir con el gerente del área solicitante y revisar la requisición

o Supervisar la promoción interna de las vacantes, entre los empleados, cartera de solicitudes o referencias de empleados

o Realizar entrevistas profundas y coordinarse con el futuro jefe inmediato para la entrevista técnica

o Supervisar la aplicación, calificación e interpretación de la batería de exámenes psicométricos

o Revisar y validar con su firma el reporte de la batería de exámenes psicométricos

o Supervisar la investigación de referencias del personal en proceso de selección y realizar directamente las investigaciones de los puestos Directivos y Gerenciales.

 Actividades periódicas

o Los viernes de cada semana revisar las fuentes de reclutamiento propuestas por el auxiliar del área y autorizar las que requieren de mayor presupuesto del asignado a esa actividad.

o Cada tercer día supervisar a su auxiliar del aviso a los candidatos contratados

o Recibir a los candidatos próximos de contratación para recibir su documentación y realizar la firma de contrato y el alta del Seguro Social. Realiza el llenado de la Cédula de contratación y autoriza el ingreso de los nuevos empleados con su firma. Turnar el archivo con la documentación completa al área contable.

o Los lunes de cada semana recibir a los candidatos de nuevo ingreso, entregarles su credencial, copia del Reglamento Interior de Trabajo y realizar con ellos un recorrido por las instalaciones de la empresa, mostrado las áreas de uso común y conducirlos a su área de trabajo con su jefe inmediato.

o Quincenalmente coordinar, supervisar y participar en el curso de inducción.

o Trimestralmente revisar y actualizar datos del archivo de personal

o En la segunda quincena de junio y diciembre, revisar la plantilla de personal para la planeación de las necesidades y crecimiento de la empresa con base al envío de los requerimientos de las demás gerencias.

o En la última quincena de diciembre, realizar el reporte de contrataciones y retiros, así como el índice de rotación de personal, los motivos de ello y las estrategias a seguir para el siguiente año.

 Actividades eventuales

o Realizar entrevistas de salida a los empleados que se retiran de la organización, para conocer los motivos por lo que desean irse.

o Preparar la documentación y entregar el finiquito correspondiente al empleado que sale de la organización

o Llenar la documentación de salida del empleado y turnar el expediente al archivo muerto.

o Acompañar al Director General a eventos relacionados con el Reclutamiento y Selección de Personal

o Supervisar y coordinar las acciones para la participación en Ferias de Reclutamiento y Selección

 Accesorios del puesto:

Computadora, línea telefónica, fax, baterías de exámenes psicométricos, accesorios de oficina.

ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO:

 Escolaridad: Titulado en las carreras de Administración, Derecho, Psicología o Relaciones Industriales

 Experiencia: Mínimo 3 años en puesto similar

 Conocimientos: En aplicación de estrategias para la realización de Reclutamiento y Selección, así como en el proceso para su realización efectiva

 Habilidad: En relaciones interpersonales, criterio para la toma de decisiones, trabajo bajo presión, determinar prioridades, planeación y organización, anticipación.

 Responsabilidad:

Por optimizar el proceso de reclutamiento y selección para la pronta contratación

Por las contrataciones del personal

Por información confidencial de datos personales y resultados de exámenes de psicométricos de los empleados de la empresa

Por los exámenes psicométricos

Por los expedientes del personal

Por el desarrollo de su personal a cargo

 Esfuerzo

Esfuerzo mental:

Atención y concentración excesivas: Para realizar las entrevistas, para la calificación e interpretación de las baterías psicométricas.

Tensión nerviosa: Por el alto volumen y ritmo de trabajo

Tensión visual: Por el largo periodo de tiempo frente a la computadora y la revisión de documentos.

Esfuerzo Físico: Cansancio por permanecer demasiado tiempo sentado

 Condiciones físicas

d) Del lugar de trabajo: Oficina ubicada cerca del acceso de la empresa, con una sala con suficientes lugares y siempre limpia y ordenada, donde esperen los candidatos su turno, con buena iluminación libre de ruidos ambientales.

e) Posición.- Principalmente sentado

f) Riesgos.- Por el cambio de temperatura del calor al frío, o bien estar expuesto todo el tiempo al aire acondicionado.

Enfermedades de tipo nervioso, como estrés o de tipo psicosomático.

 Otros requisitos del puesto

Edad: Entre 32 y 50 años

Estado Civil: De preferencia casado

APROBACIONES:

TITULAR JEFE INMEDIATO ANALISTA

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NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

ENTREVISTA

El buen manejo de la información es indispensable para el adecuado funcionamiento y retroalimentación dentro de la organización.

La técnica más eficaz para la obtención de información es la entrevista, que satisface las necesidades de interacción personal que proporciona información verbal pero sobre todo de tipo corporal que en ocasiones determina la contratación de una persona.

Entrevista Inicial.- Es una entrevista muy breve, con duración aproximada entre 15 y 20 minutos, generalmente se realiza al momento en que el candidato entrega su currículo y permite confirmar datos o tener información general del candidato, con la que tal vez pueda realizarse una preselección. Sobre todo cuando se trata de evaluar características como presentación, relaciones interpersonales, manejo de vocabulario, impacto, conocimiento o experiencia específica en alguna área y algunas otras características que son determinantes en el perfil de puestos vacante.

Entrevista de Admisión o Selección.- Es aquella, por medio de la cuál, el entrevistador procura formarse un juicio acerca del candidato entrevistado, tratando de profundizar en la personalidad y habilidades del candidato, para qué, con base en ello, estar en condiciones de evaluar sus aptitudes para el empleo que se le ofrece.

 Fases de la entrevista

1. Apertura.- Es la recepción formal del entrevistado.

2. Rapport.- Es la corriente de simpatía y comunicación que se establece entre el entrevistado y el entrevistador, su finalidad es disminuir la ansiedad del solicitante.

- Approach: Es el establecimiento de una distancia social de acuerdo al tipo de entrevista y objetivo de la misma.

- Empatía: Es la capacidad de sentir lo que otros sienten, percibir lo que otros perciben

3. Cima.- Dicha etapa se refiere a la realización de la entrevista propiamente y a través de ella van a explorarse diferentes áreas, se puede iniciar con la corroboración de datos del currículo para dar paso a las áreas a explorara, como son:

- Historia educativa: Último grado de estudios, duración de los mismos, continuidad entre estos, escuelas donde estudio, tipo de estudiante, calificaciones, cursos que ha tomado después de su formación, intereses vocacionales y aplicación de sus conocimientos a sus actividades actuales.

- Historia laboral: Empresas donde ha estado, puesto que ocupo, periodo en el que estuvo, actividades que ha desarrollado en las empresas, aportaciones logros y fracasos, continuidad y estabilidad en los trabajos, ingresos económicos al entrar y al salir, ascensos, actitud hacia la autoridad, antigüedad, motivos de salida, se relaciona su experiencia y conocimientos vinculando la información con el puesto al que aspira.

En esta área también se evalúa el auto concepto y la auto percepción, mediante sus cualidades, áreas de mejora, auto descripción y la relación con el puesto que va a desempeñar.

Asimismo se evalúan sus metas a corto, mediano y largo plazo así como su proyecto de vida.

- Historia familiar: Se investiga el núcleo de origen, datos de los padres y hermanos: edad, nivel de estudios y ocupación, grado de cohesión e integración familiar.

Si el (la) aspirante son casados se cuestiona sobre los datos de la esposa (o), hijos, organización de la familia, apoyo e integración familiar. Se investigan decesos familiares y como se llevó el duelo.

- Pasatiempos: Tiene como finalidad saber si sus actividades son de tipo individual o involucra a un grupo. Detecta características generales de personalidad, así como congruencia entre sus metas y sus acciones. Determina los grupos a los que él dedica más tiempo.

- Salud: Enfermedades que ha padecido, tratamientos, cómo han influido en sus estudios y/o trabajo. En el caso de tener una discapacidad física, investigar cómo ocurrió, que ha tenido que hacer para adaptarse al trabajo, que atención médica debe seguir y la frecuencia de ello, que actividades no puede realizar. Con la investigación de esta área no solo se conoce del hecho, sino se evalúa el control emocional de la persona y su adaptación al medio.

4. Cierre.- Es una anuncio por parte del entrevistador de que la entrevista está a punto de finalizar. Se puede preguntar al candidato si no tiene algo más que agregar, o bien si no tiene alguna duda que desee aclarar.

 Áreas de medición en Psicología Industrial

En general, el diseño de la batería psicológica para el área laboral comprende las siguientes áreas:

a) De inteligencia: Para medir el nivel intelectual y capacidad de una persona para hacer uso adecuado del ambiente en el que se desarrolle y el manejo del mismo para la solución de conflictos

b) De personalidad: Describen a la persona y permiten identificar los rasgos de personalidad que sirvan como indicadores del buen desempeño para el puesto que aspira, así como el control emocional antes situaciones desfavorables. O bien identificar empleados problemáticos o que sus rasgos pudieran “chocar” con las políticas de la empresa.

c) De aptitudes: Son aquellas pruebas que miden la capacidad potencial de ejecutar con éxito una actividad específica, que resultan fundamentales para el desarrollo del puesto

d) De intereses: Son las pruebas que miden la preferencia o rechazo de la persona para realizar cierto tipo de tareas (esta prueba solo evalúa sí la persona quiere o no realizar cierta actividad, pero no indica sí tiene capacidad para hacerlo). Resulta fundamental para orientar hacia la permanencia en el puesto o para el desarrollo del plan de vida y carrera.

Si el puesto es de tipo operativo será necesario emplear pruebas de rendimiento, que generalmente aplica el área donde estará asignado, como puede ser un simulador. El objetivo es medir la capacidad de ejecutar una actividad específica, pero en el momento de la prueba, como un hecho actual.

El número de exámenes que contiene cada batería está determinado por el grado de importancia de cada función psicológica, con relación al puesto.

Una batería bien planeada debe estar sistematizada y bien organizada, pues debe suponer una base firme para el diagnóstico diferencial. Para diseñar una batería se deben considerar los siguientes factores:

1. Según el puesto: Con base en el análisis de puestos se establece qué funciones psicológicas son deseables que mida en un aspirante a determinado puesto.

2. Según el tiempo: Las pruebas deben de requerir de poca inversión de tiempo, tanto para su administración como para la calificación e interpretación de los datos.

3. Según el costo: Seleccionar pruebas económicas y que además se ajusten a lo requerido.

INTEGRACIÓN DE REPORTE PSICOLÓGICO

Es obligación de quién aplicó e interpretó los exámenes psicométricos, comunicar clara y objetivamente los resultados encontrados en el candidato.

Ante esta situación, se han diseñado diferentes tipos de conclusiones y formas de presentación, que son accesibles a personas no especializadas y familiarizadas con los tecnicismos empleados en los exámenes.

Los tipos de reportes se pueden dividir en tres tipos:

- Reporte cerrado: En este reporte los resultados se expresan gráficamente, ya sea a través de rangos numéricos de 0 a 100, en forma porcentual o indicando la puntuación escala (CI, percentiles, etc.) arrojada por las diferentes pruebas realizadas al candidato.

Esta conclusión debe contener los siguientes datos: nombre del candidato, puesto que solicita y una explicación genérica o interpretación de los resultados expresados de acuerdo a las características más sobresalientes.

- Reporte mixto: En este modelo se expresan los resultados combinados de las dos formas de conclusión anteriores. Hay que tener en consideración que existen aspectos subjetivos que se pueden expresar en la conclusión abierta, pero al hacer una gráfica en una conclusión cerrada, se dificulta esto.

Para disminuir los problemas en la comunicación de las conclusiones, es conveniente que el responsable defina y explique por escrito cada uno de los aspectos que esta midiendo, de manera que los ejecutivos puedan saber que significado tienen y no mal interpreten datos que pueden ser valiosos en alguna decisión.

- Reporte abierto: Es aquel que se construye en forma de oficio y debe contener los siguientes datos: nombre del candidato y puesto para el que es propuesto resultados obtenidos en las pruebas aplicadas de inteligencia, personalidad, intereses y aptitudes; diagnóstico y pronóstico, además nombre y firma de quién elaboró el reporte y su respectivo departamento. No hay que olvidar que la presentación, ortografía y redacción (que debe hacerse en un lenguaje conciso, objetivo y cotidiano), hablan mucho de la imagen del psicólogo en este caso).

 Los apartados que integran el reporte son:

A) Datos personales: Nombre, escolaridad, edad, estado civil, no. De hijos, domicilio y teléfono

B) Resumen de experiencia laboral: Realizar una sipnosis de sus antecedentes laborales, tomando la información de su currículo, ubicándola en orden cronológico. Señalar el periodo que permaneció en la empresa, nombre de la organización, puesto que ocupo y los ascensos que tuvo durante su estancia.

C) Características personales: Descripción de las pruebas de personalidad e inteligencia, así como señalar como trabaja la persona bajo presión

D) Habilidades: Descripción de las características sobresalientes del candidato que tienen amplia relación con las que se requieren en el análisis de puestos. Descripción de pruebas de habilidades y aptitudes.

E) Conclusiones: Con base a los datos anteriores, vincular el análisis de puestos con el perfil del candidato y señalar las fortalezas y áreas de mejora de este último. Con base en este análisis determinar si es un candidato apto, apto con reservas o no es apto.

F) Firma: Nombre y firma de la persona que realiza el reporte.

 Aspectos a considerar para la elaboración del reporte:

- El reporte debe estar libre de nombres de las pruebas, rangos o criterios numéricos

- Debe estar redactado de forma clara y sin tecnicismos

- Se hace referencia de la persona en el proceso de selección por su nombre y apellido y no con el término sujeto.

- La conclusión debe ser contundente: cubre o no cubre con el perfil, o bien se deben hacer recomendaciones al área o a la empresa correspondiente.

- El reporte no debe de ser mayor a 3 cuartillas

- Cualquiera que sean los resultados no se proporcionan al candidato

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