REclutamiento Y Selección

ANALISIS DE PUESTOS

 ¿Por qué es importante el análisis de puestos?

Porque dependiendo de las funciones que se tengan que cubrir, se requerirán ciertas habilidades, estudios, experiencia e iniciativa, puesto que las condiciones de trabajo, la responsabilidad y el esfuerzo variarán en cada caso. Por ello, es importante examinar las características de cada puesto a fin de establecer los requisitos necesarios para desempeñarlo con posibilidades de éxito.

 Definición de Análisis de puestos:

“ Es la descripción del conjunto de funciones, habilidades, responsabilidades y condiciones que forman una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto) “(Grados, 2003)

 Aplicaciones del análisis de puestos:

a) Seleccionar personal: Tener detallado el puesto

ayudará a determinar aquellos requisitos que debe

satisfacer un candidato para ocupar el puesto y así

disminuir al grado de error al momento de la contratación.

b) Detección de necesidades de capacitación: Identifica los conocimientos y habilidades que son fundamentales para la realización óptima del puesto.

c) Evaluación del desempeño o calificación de méritos: El análisis de puestos es un parámetro con el que se compara el desempeño del empleado, lo que posibilita que se realice de la forma más objetiva posible.

d) Seguridad industrial: En la especificación del puesto

se identifican los riesgos que conducen a accidentes o

enfermedades, producto del mismo trabajo; lo que

da la posibilidad de establecer las medidas preventivas

adecuadas así como la adquisición del equipo de

seguridad correspondiente.

e) Valuación de puestos: Al conocer de forma detallada las funciones, las habilidades y condiciones en que se desarrolla un puesto, se le asigna la posición que le corresponde en la estructura orgánica de la empresa, así como el rango de sueldo que le será asignado.

 Criterios para seleccionar al titular del puesto

Con la finalidad de garantizar la descripción precisa de un puesto se debe elegir a la persona adecuada para ello. Las características con las que debe de cubrir, o al menos las dos primeras, son las siguientes:

a) Experiencia en el puesto

b) Rendimiento adecuado (productividad)

c) Facilidad para comunicarse

d) Responsabilidad

e) Tipo de relaciones con otros trabajadores

 Técnicas para la recopilación de datos:

Observación directa.- La observación se lleva a cabo en el lugar en que se desarrolla el trabajo y es conveniente tomar datos por escrito. Está técnica no debe emplearse en forma exclusiva, puesto que no resulta suficiente en los casos en que el trabajador realiza actividades periódicas o eventuales, que no lleva a cabo en el momento de la observación.

La entrevista.- La observación puede ser complementada

con explicaciones verbales del trabajador y su supervisor

inmediato. Así el trabajador podrá hablar más ampliamente

sobre sus actividades y la forma en que las realiza. Algunas

de las preguntas a sondear son: ¿Qué es lo que hace?,

¿Cómo lo hace?, ¿Con qué fin lo hace?, ¿Cuándo lo hace? Y

¿Dónde lo hace?.

Los cuestionarios.- Para que el registro de datos sea lo más confiable y válido posible, es necesario establecer claramente cuál es la información que deseamos obtener. Resultaría muy poco profesional aplicar un formato de análisis de puestos exactamente igual a como está diseñado. Se deben tomar en cuenta los objetivos para los cuáles se pretende aplicar.

 Elementos de un análisis de puestos

Descripción del puesto

Especificación del puesto

 Descripción del puesto:

Se define como un producto del análisis, que consiste en un informe escrito sobre el contenido del puesto con base, esencialmente, en las funciones que éste comprende. La descripción del puesto esta formada por tres partes:

1. Descripción o encabezado (ficha de identificación)

2. Descripción genérica

3. Descripción específica

1. Descripción o encabezado.- Se refiere a los datos

que nos permiten la identificación del puesto; contiene

los siguientes puntos:

- Título de puesto.- El que se da oficialmente y el de uso cotidiano, debe ser los más breve posible y sintetizar los elementos que componen el puesto.

- Clave.- Número en que se encuentra el puesto en el archivo correspondiente.

- Categoría.- Rango que se le otorga de acuerdo con lo que establezca la empresa de que se trate. La mayoría de las veces se puede englobar de la siguiente manera: nivel ejecutivo, mando intermedio y nivel operativo.

- Horario.- Incluye la hora de entrada y salida

- Sueldo asignado al puesto.- Se determina lo que gana al ingresar y los ascensos que ha obtenido, con el fin de ayudar a la evaluación del puesto y conocer las posibilidades de aumento y promociones dentro de la empresa.

- Ubicación del puesto.- Se refiere a la localización del mismo dentro de la estructura de la empresa. Se puede determinar de dos maneras: por medio de un pequeño organigrama o con una breve descripción por escrito. Se debe establecer el departamento, sección taller, etc. en que se desarrolla el trabajo, para una mejor observación de éste.

- Jerarquía y contactos.- Se anota el puesto del supervisor inmediato y el de sus trabajadores a su cargo, así como sus relaciones internas (contactos permanentes con personal de la empresa) y externas (con gente que no pertenece a ésta).

- Número de trabajadores que desempeñan el puesto.- No es necesario incluir los nombres de las personas.

- Por último hay que anotar el nombre y la firma del analista y del supervisor inmediato del titular del puesto, así como la fecha de análisis.

2. Descripción Genérica.- Es una explicación del conjunto de

las actividades del puesto como un todo y en forma breve.

La principal función es mencionar el objetivo básico de éste.

3. Descripción específica.- Consiste en una descripción detallada de las operaciones que se realizan en un puesto determinado. Cuando el trabajo está constituido por un proceso largo, es útil dividirlo en partes o etapas principales; también es recomendable enumerar estás actividades en orden progresivo, incluyendo los siguientes puntos:

- Actividades diarias

- Actividades periódicas

- Actividades eventuales

- Accesorios del puesto: comprende aquellos elementos físicos que de alguna manera van a permitir el desarrollo de las funciones del puesto analizado. Incluyendo el equipo cotidiano, los recursos técnicos, herramientas, maquinaria, papelería, etc.

 Especificación del puesto:

Se describe como un producto del análisis, que consiste en un reporte escrito sobre la habilidad, responsabilidad y esfuerzo que exige el puesto, así como las condiciones a las que se somete su ocupante.

- Habilidad.- Es la capacidad necesaria para desempeñar el puesto y se divide en dos:

a) Habilidad física.- Puede determinarse a través de los elementos de entrenamiento, destreza, agilidad y rapidez.

b) Habilidad mental.- Incluye los puntos de escolaridad, experiencia ( la que se requiere para desempeñar el puesto es dada en términos de tiempos mínimos y máximos necesarios), criterio, iniciativa, conocimientos, capacidad de expresión, ingenio y creatividad.

- Responsabilidad.- Se deriva de la actividad propia del puesto y de la relación que ésta guarda con el proceso productivo, con el equipo que se maneja, con datos confidenciales, etc. En suma, la responsabilidad se puede medir en términos de probabilidad y consecuencias de los errores que pueda cometer el trabajador. La responsabilidad puede ser:

a) Por el trabajo de otros.- Riesgos a los que están expuesto los subordinados y terceras personas con motivo de las funciones que realiza el ocupante de puesto.

b) Por valores.- Es necesario especificar el monto aproximado de éstos para determinar el grado de responsabilidad, pueden ser por equipo, dinero o información confidencial.

c) Por trámites, procesos o procedimientos.- Cuando el trabajador debe realizar ciertos trámites en forma y tiempo adecuados. También se puede incluir en este punto la responsabilidad por tiempo y calidad.

En general, el grado de responsabilidad ayudará a determinar, junto con otros factores como el esfuerzo, si el salario que recibe el trabajador es justo y equitativo, si es necesario asegurarlo, etc.

- Esfuerzo.- Puede ser físico y mental y está determinado en gran parte por el tipo de habilidad que requiere el trabajador y la intensidad o grado en que ésta se aplica para desempeñar el puesto, puede ser:

a) Esfuerzo físico.- Que consiste en los siguientes aspectos: fuerza física requerida, tensión muscular, cansancio físico y postura entre otras.

b) Esfuerzo mental.- Tensión visual y auditiva, fatiga mental, concentración, tensión nerviosa, volumen y ritmo de trabajo.

Dentro del análisis de este factor, se deben tomar en cuenta cuestione como el grado de concentración que requiere el trabajo, la velocidad con que debe llevarse a cabo, las distancias que debe

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